Зарубежные командировки: бухгалтерский и налоговый учет

Содержание

Оформление командировки и учет командировочных расходов мы ранее уже рассматривали – ссылка, но в указанной статье делался упор на служебные поездки в пределах РФ. Если же работника нужно отправить  в более дальнюю поездку, за рубеж, то нужно учесть некоторые особенности.

Содержание

Учет расходов

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

  • Затраты на проезд;
  • Затраты на жилье;
  • Суточные;
  • Оформление визы;
  • Оформление загранпаспорта;
  • Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.

Расходы на проезд

Организация возмещает своему работнику расходы на:

  • доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
  • доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
  • перемещение в месте назначения.

Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены. Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные.

Расходы на жилье

Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле.

Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.

В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.

Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно. Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных.

Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону. Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ.

Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом.

В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.

В день когда работник пересечет границу с РФ при возвращении на родину начинает действовать размер суточных, установленных для РФ.

Если командировка предусматривает посещение нескольких стран, то в день, когда командируемый въезжает в новую страну, начинает действовать размер суточных, установленных для этой страны.

При пересечении границы таможенный орган делает отметку в загранпаспорте, по которой бухгалтер в дальнейшем сможет определить, когда и в какую страну въехал работник.

Именно копия страницы загранпаспорта с этими отметками будет служить основанием для списания данных расходов.

Оформление загранпаспорта

Данный вид расходов характерен именно для зарубежной командировки. В случае, если работник, направляемой в заграничную поездку, не имеет загранпаспорта, он оформляется за счет средств организации.

При этом работнику может быть выдана определенная сумма денег для оформления всех необходимых документов и оплаты госпошлины.

Данные расходы должны быть также документально подтверждены, должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату (чеки, квитанции). Также необходимо сделать копию загранпаспорта, который будет также являться подтверждающим документом.

Оформление визы

Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы.

Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

При необходимости копия визы может быть предоставлена в налоговую службу для обоснования произведенных расходов.

Все виды расходов, связанных с зарубежной командировкой, должны быть прописаны во внутренних локальных актах организации или в коллективном договоре. Там же должны быть указаны размеры суточных и виды иных расходов, возмещаемых работнику в связи с зарубежной командировкой.

Оформление документов

Командировка за границу начинается с того, что составляется служебное задание, занимается этим, как правило, непосредственный начальник работника, который отправляется за границу.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

На основании служебного задания на командировку оформляется приказ.

Далее работнику выдается необходимая сумма денег на затраты. Выдается он под отчет на основании авансового отчета АО-1. Сумма может быть выдана как в отечественной валюте, так и в иностранной.

В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях. Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

Важным отличием оформления зарубежной командировки от отечественной является то, что не нужно заполнять командировочное удостоверения. Если при поездке по РФ, работник должен в каждой организации, в которой он побывал, сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии, выбытии, то для поездки за границу этого делать не нужно.

Факт нахождения в той или иной стране будет подтверждаться загранпаспортом с отметками таможни о пересечении границы.

Темы: КадрыКомандировкиОрганизация бизнеса imageНа протяжении осуществления своей деятельности организации нередко приходится сталкиваться с необходимостью направлять своих сотрудников в заграничные командировки. Подобная практика позволяет предприятиям расширять сферу своего влияния, а также повышать показатели прибыльности по факту заключения новых контрактов с зарубежными контрагентами.

Оглавление: 1. Нормативная база командировок за границу 2. Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2021 году 3. Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года 4. Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника 5. Документальное оформление заграничной командировки 6. Длительность зарубежной командировки 7. Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Нормативная база командировок за границу

Нормативная регулировка данного вопроса начинается с трудового законодательства РФ. В частности, ст. 166 ТК РФ определяет понятие командировки, а также порядок их постановления.

Помимо этого, законодательство гарантирует работникам любой компании, что:

  • будут сохранены должность, рабочее место сотрудника, а также возмещения по временной нетрудоспособности гражданина. Помимо этого за подчиненным закрепляется объем его среднего заработка, который не может стать меньше в период деловой поездки субъекта. Эти положения регламентируются ст. 167 ТК РФ;
  • когда должностные обязанности подчиненного предполагают работу на выезде, поездки за пределы офиса в пределах города не будут считаться командировкой. Это фиксируется в ПП № 749 от 13.10.2008г.

Кроме ТК РФ для зарубежных деловых поездок также актуальны такие нормативные документы:

  • НК РФ и ФЗ № 173 от 10.12.2013г. определяют порядок и условия направления подчиненных в деловые поездки за границу;
  • ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. фиксирует порядок исполнения командирования сотрудников;
  • порядок возмещения денежных средств, затраченных в поездке, а также суточных, регламентируется коллективным соглашением, личным трудовым договором с подчиненным, плановыми документами и проч.

Руководителю компании, готовящейся направить подчиненного в зарубежную поездку, следует понимать, что юридические и экономические отношения между странами часто изменяются. Поэтому требуется ознакомиться с системой въезда в конкретную страну с той целью, чтобы документы сотрудника были оформлены правильно.

Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2021 году

Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:

  • женщины, ожидающие появление ребенка;
  • субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
  • работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
  • подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.

Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:

  • матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
  • отцы-одиночки и матери-одиночки;
  • одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
  • родители несовершеннолетних инвалидов;
  • опекуны малолетних детей;
  • подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:

  • с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
  • с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
  • были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

  • для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
  • для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.

Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.

Любую сумму, определяемую на конкретном предприятии как норма суточных, следует оформить в локальном нормативном документе.

Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника

Средства, затраченные для организации загранкомандировки подчинённого, можно классифицировать следующим образом:

  1. Затраты на проезд. По факту приезда сотрудника им на протяжении первых трех дней, составляется авансовый отчет, к которому он прикладывает оправдательные документы. Среди них также присутствуют билеты на проезд, включая общественный транспорт и авиабилеты.

Существуют случаи, когда сотрудник направляется в деловую поездку личным транспортом. Тогда к оправдательным документам следует добавить путевой лист, а также чеки с заправок. На этапе оформления командировки сотрудник должен подать технический паспорт транспорта, а также доверенность, если машина не принадлежит ему.

Также нередко используется арендуемый транспорт. Для этого представитель компании направляется в соответствующую организацию. По факту возвращения сотрудник предоставляет арендное соглашение, акт о возврате машины, а также чеки.

  1. Затраты на проживание. Нередко случается так, что иностранный оппонент берет на себя расходы по проживанию субъекта. Однако если этого не случилось, о гостиничном номере, мотеле или квартире следует позаботиться заранее. На этапе планирования командировки предприятие должно забронировать соответствующую жилплощадь для работника. В качестве доказательств сотрудником предоставляются счета за проживание.
  2. Издержки на оформление заграничного паспорта в случае необходимости. Если сотрудник такового не имеет, то командировка за рубеж становится невозможной. Поэтому зачастую работодатели берут на себя растраты по оформлению загранпаспорта для подчиненного. Однако фактически этим занимается лично сотрудник. Также ему предоставляют право выбора: заранее получить аванс или получить дальнейшее возмещение личных расходов. В частности, подобными расходами является выплата государственной пошлины и, при необходимости, оплата консультации юриста. Доказательными документами являются квитанции банка.
  3. Затраты на получение визы. При данном процессе также подразумевается госпошлина. Без наличия обговариваемого документа командировка также становится невозможной.
  4. Дополнительные расходы на заграничную деловую поездку работника. Основываясь на ст. 264 НК РФ, подразумевается возмещение затрат на консульские, аэродромные сборы, а также сборы по факту транзита автомобиля и прочее.

Помимо этого сотруднику также выплачиваются суточные при командировках за границу, как возмещение каждого дня пребывания в деловой поездке.

Документальное оформление заграничной командировки

imageОформление командировки заключается в публикации приказа работодателя, в котором детально прописываются место, время, а также реквизиты принимающей стороны.

Если на предприятии предусмотрено использование командировочного удостоверения и служебного задания, их также необходимо оформить до отъезда подчиненного. При зарубежной командировке информация, ранее проставляемая в командировочном удостоверении, теперь фиксируется на таможенных пунктах, а именно – фактическая дата выезда и въезда человека.

По факту приезда субъекта ему дается три дня на оформление авансового отчета. При этом если день приезда попадает на выходной или праздник, то три дня начинают свой отсчет с первого дня рабочей недели.

Нередко возникают сложности при зарубежных командировках. Так, отвечая на вопрос как оформить авансовый отчет при командировках за границу, необходимо в первую очередь уточнить, что, фактически, субъекту его требуется не оформить, а заполнить. Унифицированная форма АО-1 для подобных документов имеется в отделе кадров. Кадровики заранее подготавливают бумаги, которые затем передаются командированному сотруднику для заполнения. Основным нюансом является необходимость приложить все оправдательные документы, ничего не упустив. Именно на основании авансового отчета работнику будут возмещены затраченные средства.

Длительность зарубежной командировки

Начиная с 2017 года были отменены ограничения по длительности командировок за границу. Однако продолжительность деловой поездки должна быть зафиксирована в приказе. Помимо этого, большинством организаций оформляются специальные нормативные акты, в которых фиксируются нюансы направления сотрудников в заграничные командировки.

Длительность командировки обуславливается:

  • экономической целесообразностью;
  • наличием документальных аргументов в подтверждение превышения доходов над расходами ввиду осуществленной поездки.

Если сотрудник пробыл в командировках за рубежом суммарно более 183 дней за предшествующие поездке 12 месяцев, процент НДФЛ станет 30%, а не 13%.

Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Порядок оформления зарубежной деловой поездки и командировки по территории страны существенно не отличаются. Основанием для обеих поездок служит опубликованный приказ руководителя, по факту которого сотрудник направляется на другую территорию для выполнения задания. Однако подобные поездки имеют и отличия, в частности, это проявляется в нюансах и особенностях оформления документов для сотрудника и порядка выплат денежных средств.

Пошаговая инструкция оформления заграничной поездки работника в общем виде заключается в следующем:

  1. Работодатель принимает решение о направлении конкретного подчиненного в командировку за рубеж.
  2. Публикуется соответствующий приказ, в котором будут обозначены цели и задачи поездки.
  3. В случае если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия, выдача командировочного удостоверения.
  4. Извещение работника о наличии такого приказа руководителя, ознакомление подчиненного с ним.
  5. Исчисление будущих затрат на проживание, питание и дорогу, а также суточных, исходя из текущего курса валют.
  6. Осуществление авансовых выплат.

Как отмечалось ранее, заграничная поездка имеет множество нюансов. Поэтому руководителю заранее следует ознакомиться с предложением зарубежной организации и определить, берет ли на себя оппонент часть расходов по командировке. Помимо этого, следует определить наличие у подчиненного заграничного паспорта. Так, если данного документа нет в наличии, порядок оформления зарубежной деловой поездки, фактически, начинается с его получения.

Также расчеты по факту командировки базируются на таких расходах:

  1. Оформление визы подчиненному, если такая необходимость существует.
  2. Бронирование номера отеля, хостела или гостиницы. Также учитываются арендные траты, если сотруднику снимается квартира.
  3. Оформления требуемого пакета документов для исполнения сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Определение объема авансовых выплат, основываясь на предыдущих расчетах будущих трат, а также положенных субъекту суточных.
  5. Исчисление усредненной заработной платы подчиненного за каждый день деловой поездки.
  6. Оплата налогов, в частности, НДФЛ и соответствующих взносов

Также следует отметить, что зарубежная командировка должна проходить те же этапы оформления, что и обычная. Разница заключается только в выплате суточных. Так, командировка за границу на 1 день суточные не предусматривает. То есть, если субъекту не придется ночевать вне дома, то суточные не будут выплачены. Однако остальные затраты на подобную «мобильную» деловую поездку будут возмещены.

В последние годы зарубежные командировки перестают быть редкостью: все больше компаний, поддерживающих деловые связи с иностранными партнерами, отправляют своих сотрудников в загранкомандировки. Давайте выясним, чем командировка за границу отличается от обычной командировки.

Под командировкой подразумевают поездку работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы по распоряжению работодателя. Зарубежной будет считаться командировка за пределы РФ. Командировка за границу имеет ряд особенностей в отличие от командировок по территории Российской Федерации.

Первое отличие заключается в особенности возмещения расходов. Согласно ст. 186 ТК РФ, работодатель обязан возместить направленному в командировку работнику расходы на проезд и проживание, а также суточные. В случае с зарубежной командировкой в список возмещаемых затрат включаются и другие расходы, в частности:

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки и других документов;
  • обязательные платежи и сборы, к примеру, консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта и др.

Суточные выплачивают в валюте той страны, куда сотрудник направляется в командировку. Их размер предусматривается коллективным договором. Если продолжительность загранкомандировки составляет один день, суточные выплачивают в размере 50% от установленной коллективным договором нормы. Пока сотрудник перемещается по территории РФ, суточные ему выплачиваются по нормам, установленным для внутренних командировок (в пределах страны). Выплата суточных по нормам страны назначения начинается с момента пересечения границы.

Также при командировке за рубеж не выписывается командировочное удостоверение. Исключение составляет командировка за границу в одну из стран — участниц СНГ, с которыми были заключены межправительственные соглашения, на основании которых пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы в документах въезда и выезда (соглашения о безвизовом режиме).

Командировка за границу доступна не для всех работников, а только для тех, с кем был заключен трудовой договор. В загранкомандировку нельзя направлять работников сторонних организаций или исполнителей, с которыми был заключен гражданско-правовой договор, беременных женщин, сотрудников, с которыми был заключен ученический договор (за исключением случаев, когда командировка связана с ученичеством), а также несовершеннолетних работников (за исключением профессиональных спортсменов, творческих работников СМИ, театров и т. п.).

Также есть категории работников, которых можно отправлять в зарубежную командировку с их письменного согласия и в том случае, когда командировка за границу не запрещена им медицинскими рекомендациями. К ним относятся женщины с детьми в возрасте до трех лет, родители несовершеннолетних детей-инвалидов, одинокие матери (отцы), попечители и опекуны с детьми в возрасте до пяти лет, а также работники, которые осуществляют уход за больными членами своих семей в соответствии с медицинским заключением. Эти категории работников имеют право отказаться от зарубежной командировки.

Решение о направлении сотрудника в заграничную командировку принимает руководитель организации на основании документов, обосновывающих необходимость командировки. Оформление зарубежной командировки будет зависеть от того, в какую страну командируется работник. Если он отправляется в страну-участницу СНГ с безвизовым режимом, необходимо оформить служебное задание, приказ о командировании и командировочное удостоверение. При командировке в страны с визовым режимом, а также страны с безвизовым режимом, не являющиеся участницами СНГ, командировочное удостоверение, как мы уже упоминали выше, не оформляется.

Главная Коллекция “Otherreferats” Бухгалтерский учет и аудит Оформление и учет зарубежных командировок

Понятие командировки как поездки работника по распоряжению руководителя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Учет расчетов по заграничным командировкам. Сбор аудиторских доказательств при проверке экспортных операций.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид реферат
Язык русский
Дата добавления 11.03.2016
Размер файла 25,2В K

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Рекомендуем скачать работу.

Нормативная база

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

  • За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
  • Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
  • ТК РФ;
  • НК РФ;
  • Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
  • Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Кого можно отправить в командировку?

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

  • Беременные.
  • Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
  • Лица, не достигшие 18 лет.
  • Работники, находящиеся в ученическом отпуске.

Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:

Читайте также:  Выставление комитентом «сводных» счетов-фактур в 1С

  • Женщины с малышами до 3 лет.
  • Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
  • Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
  • Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.

Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые о. Рассмотрим все этапы оформления командировки:

  1. Доклад руководителю об оформлении командировки.
  2. Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
  3. Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
  4. Ознакомление работника с оформленными документами.
  5. Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Основные нюансы

Приведём список мероприятий, который необходимо выполнить при направлении сотрудника в загранкомандировку. Это:

  1. Издание приказа о направлении в служебную командировку за пределы РФ.
  2. Оформление загранпаспорта и проверка разрешения на выезд за границу.
  3. Получение визы.
  4. Наличие обязательных прививок при въезде в ту или иную страну.
  5. Подготовка расчета или сметы на командировочные расходы.
  6. Выдача аванса на командировку.
  7. Подготовка авансового отчета.

Если вы хорошо не знакомы с оформление российских командировок, рекомендуем нашу статью «Как правильно оформить командировку».

Также не лишним будет прочитать наш материал о заграничных командировках «Командировка за границу: какие есть бухгалтерские нюансы».

А теперь подробнее по указанным этапам.

Этапы подготовки к командировке

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

  1. Оформление визы, если это требуется.
  2. Бронирование номера в гостинице.
  3. Подготовка всех нужных документов.
  4. Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
  5. Расчет зарплаты за период командировки.
  6. Внесение НДФЛ и взносов.

Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.

ВАЖНО! До 2021 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты. Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника.

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Как отчитываться по заграничной командировке

В целом, деловая поездка сотрудника за границу оформляется по тем же правилам, что и командировки внутри страны. Однако есть некоторые нюансы, поэтому приведем вам пошаговую инструкцию:

  1. Руководство предприятия решает отправить одного сотрудника или целую группу за рубеж.
  2. Издается соответствующий приказ, с которым следует ознакомить подчиненного.
  3. Если на предприятии есть локальные нормативные акты, предусматривающие оформление командировочного удостоверения, выдается данный документ.
  4. Рассчитываются расходы предприятия на дорогу сотрудника, его проживание, сумма суточных, исходя из продолжительности поездки.
  5. Аванс выдается сотруднику.

Важно определиться, какую часть расходов будет брать на себя принимающая сторона, чтобы точно рассчитать затраты предприятия. Кроме того, следует заранее узнать, есть ли у сотрудника загранпаспорт, сколько стоит виза в государство, куда он едет, каковы правила оформления въезда.

Читайте также:  Какие документы заполнять при приеме на работу: перечень от Роструда

Важно

При подсчете расходов предприятия нужно учитывать курс валюты страны, куда отправляется сотрудник. Курс нужно брать актуальный, на дату планирования поездки.

Расходы предприятия будут включать:

  • Оформление визы и загранпаспорта.
  • Оплату проезда.
  • Оплату проживания.
  • Суточные.
  • Среднюю зарплату сотрудника за все время командировки.
  • Налоги, в том числе НДФЛ.

Существенная разница между командировками по стране и за ее пределы есть в размере суточных. Кроме того, если сотрудник едет за рубеж всего на день, то есть ночевать в другом государстве не будет, суточные ему не положены. Остальные затраты на такую короткую деловую поездку компенсируются как обычно.

Порядок предоставления аванса

Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:

  • Проезд.
  • Проживание.
  • Выплата суточных.
  • Выдача страховки.
  • Транспортировка багажа.
  • Телефонные разговоры.
  • Оформление загранпаспорта.
  • Траты при обмене валюты.

Смету нужно приложить к расходному ордеру.

ВАЖНО! Обмен валюты в стране пребывания сотрудника затруднителен и предполагает дополнительные траты. Поэтому аванс рекомендуется выдавать в валюте государства, в которое отправляется работник.

Кто оплачивает получение загранпаспорта?

За оформлением загранпаспорта должен обращаться сам сотрудник. Сопутствующая пошлина возмещается бухгалтерией компании. Предварительно сотрудник должен предъявить соответствующую квитанцию, а также копию паспорта. Расходы по оформлению загранпаспорта можно включить в командировочные траты. Однако этот пункт должен быть включен в локальные акты.

Как отразить расходы на командировку за границу в 2018 году в бухгалтерском отчёте

Необходимость отражения в бухгалтерии валютных расчётов представляет самую большую головную боль для работников соответствующих подразделений компании, командирующей работников за границу.

Справиться с этой непростой задачей им помогут рекомендации опытных профессиональных бухгалтеров.

…Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что такая операция не является нарушением валютного законодательства. Выданная сумма аванса отражается в бухучёте в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н). Сумма валюты в учёте будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учёта, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчётности (не реже чем один раз в месяц). Организация может закрепить в учётной политике более частые «переоценки» валюты. В налоговом учёте курсовые разницы относятся к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ). В бухгалтерском учёте операции, связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро): Дебет 50, субсчёт «Евро», Кредит 52 — получена валюта с валютного счёта в банке в кассу; Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Евро», — выдан валютный аванс работнику под отчёт (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте); Дебет 50, субсчет «Евро», Кредит 71 — возвращён в кассу остаток неизрасходованных подотчётных средств; Дебет 91, субсчёт 2 «Прочие расходы», Кредит 71 — отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006). Либо: Дебет 71 Кредит 91, субсчёт 1 «Прочие доходы», — отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам. Отметим, что субсчета к счёту 50 «Касса» открываются по каждой используемой валюте.

Мосбухуслуги

https://www.mosbuhuslugi.ru/material/zagranichnye-komandirovki-uchet-zatrat

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

  • Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
  • Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
  • Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
  • Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
  • Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий