Составляем положение о персональных данных работников – образец 2021

Работодатель издает приказ об утверждении положения о персональных данных. И этот документ является одной из гарантий защиты персональных данных работника. Фактически это обязанность работодателя. Которую устанавливает статья 87 Трудового кодекса РФ. Положение о персональных данных не что иное, как локальный акт, который устанавливает порядок хранения и использования такие сведений. А приказ вводит Положение в действие.

Пример документа

Акционерное общество “Праймериз”

Приказ № 24 об утверждении Положения о персональных данных

г. Бердск 19 марта 2022 г.

Во исполнение требований главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ “О персональных данных”,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о персональных данных работников АО “Праймериз” с 20 марта 2022 года.
2. Назначить ответственным лицом за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников – начальника отдела кадров АО “Праймериз” Иванову Светлану Игоревну.
3. Утвердить перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными работников АО “Праймериз” (доступ без ограничений):

• генеральный директор АО
• заместитель генерального директора АО
• коммерческий директор АО
• начальник отдела кадров АО
• ведущий специалист отдела кадров АО
• главный бухгалтер АО

4. Ивановой Светлане Игоревне ознакомить всех работников АО с Положением о защите персональных данных работников, с лицами, замещающими должности с допуском к работе с персональными данными заключить Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Приложение:

1. Положение о персональных данных

Генеральный директор Агонян Агонян В.Д.

Обязателен ли приказ об утверждении положения о персональных данных

На сайте мы разместили много образцов приказов. Как по кадровым вопросам (о приеме на работу, об увольнении), так и об утверждении локальных актов (например, приказ об учетной политике). В принципе, такой документ как приказ об утверждении положения о персональных данных составляется достаточно просто. В отличие от самого положения, которое должно содержать ряд сведений.

Положение о персональных данных – обязательный локальный акт, который должен быть в организации. Порядок обработки, хранения и использования таких данных работодатель устанавливает именно в Положении. Соответственно, отсутствие его в организации может стать основанием административной ответственности. И назначения штрафа трудовой инспекции.

Структура акта о персональных данных

Персональные данные работника работодатель обрабатывает исключительно в рамках трудового договора. Только в целях трудовой деятельности в связи с трудовыми отношениями. И работник в силу ст. 86, 68 ТК РФ обязательно должен быть знаком с Положением о персональных данных. Его работодатель составляет на основании Трудового кодекса и Закона о персональных данных.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

1. Общие положения. Или цель, нормативно-правовая основа документа. Все то, о чем мы говорили выше. Общие принципы (ст. 86 ТК РФ).
2. Основные понятия. Состав персональных данных работников. Здесь можно указать, какие документы организации содержат персональные данные, общие понятия (Закон о персональных данных).
3. Обработка персональных данных. Доступ к персональным данным. Здесь указываем условия, ограничиваем доступ к данным. Перечень лиц и уровень доступа лучше отдельно упомянуть в приказе об утверждении Положения. Или в отдельном приказе.
4. Передача персональных данных. Как внутри организации, так и третьим лицам и государственным органам.
5. Ответственность за нарушение Положения.

Все общие правила, которые входят в структуру Положения, на сайте рассмотрены с точки зрения актуального законодательства, в том числе трудового.

Как ввести в организации положение

Руководитель организации или лицо, уполномоченное им, издает приказ. Которым утверждает Положение о персональных данных. Именно так документ обретает юридическую силу в стенах организации. Если в организации есть представительный орган работника, учитывается его мнение.

Затем работодатель должен ознакомить каждого работника под роспись с указанным документом. Отсутствие самого Положения или подписи работника – основание привлечь работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ознакомить можно путем получения подписи на отдельном листе, на самом Положении. Или указать в перечне документов, с которыми работник ознакомлен при подписании трудового договора. Возможно, в организации будет журнал ознакомления с локальными актами работодателя. А вот рассылать, например, по электронной почте, не стоит. Трудовой кодекс содержит требование ознакомить с документами под роспись.

Если при подготовке приказа об утверждении положения о персональных данных возникли трудности, можно задать вопросы дежурному юристу сайта.

Осуществляя деятельность, предприятию или ИП, выступающими работодателями, или работающими с контрагентами — физлицами, приходится иметь дело с их личными данными, которые в соответствии с законодательством подлежат защите. Вся работа с этими сведениями должна регламентироваться, для этого на предприятии создается положение о персональных данных работников.

Для чего необходимо положение о защите персональных данных

Персональные данные — это сведения работника, с которыми предприятию приходится иметь дело каждый день с момента заключения с ними трудового договора и до увольнения.

Ответственные лица на предприятии не только их собирают и хранят, но также периодически обрабатываю и разглашают третьим лицам. Часто это требует осуществляемая деятельность, например, выплата зарплаты на картсчета в банке.

С другой стороны, существующие положения законодательных актов обязывают предприятие, хранить и не допускать разглашения подобной информации.

Чтобы полностью соблюсти положения законодательства, но и в дальнейшем осуществлять свою деятельность предприятие должно разработать Положение о персональных данных, в котором действующие нормы реализуются с учетом работы организации.

Разработать данное Положение необходимо любому хозяйствующему субъекту, который нанимает работников, а вследствие этого имеет дело с их личными данными.

Этот локальный нормативный акт разрабатывается и утверждается точно так же как и все другие внутренние нормативы предприятия. Ответственным за его разработку может выступать руководитель кадрового отдела или же иное должностное лицо, в обязанности с которыми включается работа с этими сведениями.

Проект документа согласуется с различными специалистами организации, профсоюзом, а после этого вводится в действие распоряжением директора. После того как Положение о персональных данных введено в действие, с ним необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников.

Фиксировать ознакомление сотрудников с данным локальным документом можно в специальном журнале регистрации или с помощью заполнения отдельных опросных листов.

Внимание! Законодательство устанавливает, что в состав Положения должно входить согласие на обработку личных данных работника. Его необходимо запрашивать у работающего на предприятии человека каждый раз, когда происходит разглашение сведений третьим лицам, например, при составлении доверенности, справок и т. д.

При этом данное согласие сотрудник может отозвать в любой момент, подав на имя своего работодателя соответствующие заявление.

Какие данные сотрудников являются персональными

Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.

Сюда включаются:

• Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
• Сведения о месте и дате появления его на свет.
• Адрес фактический и по регистрации.
• Социальное, семейное, имущественное положение.
• Имеющиеся у работника образование, профессия.
• Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.

Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.

Список информации, которая может быть отнесена к ПД сотрудника не является закрытым, поэтому каждый субъект, ведущий бизнес, имеет право расширять его, при этом данные категории должны быть обязательно зафиксированы в Положении предприятия.

Внимание! Существует информация о работнике, которая никогда не должна запрашиваться администрацией компании, так как она является сугубо личной. Сюда относится, к примеру, вероисповедание, национальность. Если кто-то попытается узнать подобную информацию, это будет расценивать как попытка вторжения в личную жизнь работника.

Скачать образец положения о защите данных сотрудников на 2018 год

Положение о защите персональных данных работников 2018 образец скачать в формате Word.

Скачать образец листа ознакомления сотрудников с положением в формате Word.

Что должно содержать положение о защите персональных данных

Закон не определяет, какие именно сведения и разделы должны быть внесены в документ. Также нигде не оговариваются критерии, по которым необходимо производить оформление. Поэтому, в процессе подготовки этого документа на предприятии нужно учитывать требования ФЗ о персональных данных, а также общие принципы оформления внутренних нормативных актов.

Общие положения

Этот раздел должен содержать цели составления документа, иметь ссылки на законы и другие нормативные акты по работе с персональными данными. Еще здесь нужно описать процесс введения положения в действие, и как именно будут в него вноситься изменения.

Перечень персональных данных сотрудников

Это один из самых важных разделов в положении, поскольку именно он будет определять, какие именно сведения подпадают под понятие персональных. Составлять этот раздел лучше всего только после того, как от работников получены все необходимые документы и проведен их анализ на предмет содержащихся в них сведений. Здесь же можно описать внутренние документы, в которых могут содержаться личные данные, и какие также должны подлежать защите.

Операции с персональными данными

В этом разделе нужно описать какие подразделения, либо конкретные лица, получают право на работу с персональными данными. Также здесь нужно конкретно указать носители, на которых могут храниться данные (например, в виде распечаток на бумаге, в электронном виде в базе данных и т.д.)

Доступ к персональным данным

В разделе нужно описать каким образом персональные данные, имеющиеся в компании, могут быть использованы другими работниками, не имеющими на это полномочий. Также в этом разделе необходимо обговорить порядок предоставления имеющихся сведений в другие организации, госорганы, прочим лицам.

Обязанности работников с доступом к персональным данным

В этом разделе нужно описать какие именно действия обязаны выполнять работники, допущенные к личным данным сотрудников компании.

Права работников в отношении операций с персональными данными

Здесь описываются права работников, которые передали компании свои персональные сведения, и тех, кто обладает доступом к таким сведениям в процессе выполнения обязанностей.

Защита персональных данных

В разделе описывается, в каком именно месте и каким образом в компании хранятся полученные персональные данные. Необходимо подробно указать при помощи каких мер производится защита данных на бумаге (например, архивные шкафы, запирающиеся на ключ, замок с кодовым доступом на двери помещения архива и т. д.). Также нужно описать, где хранятся и как защищаются данные, имеющиеся в электронном виде.

Порядок утверждения положения о персональных данных сотрудников

Порядок разработки и принятия у данного положения точно такой же, как и у любого другого внутреннего акта предприятия.

Если в компании сформирован профсоюз, то принятие положения должно производиться только после его согласования с данным органом.

Проект документа нужно передать в профсоюз, у которого есть пять дней на его рассмотрение. По истечении этого срока орган должен в письменном виде представить свое мнение о нем.

Мнение органа может выражать несогласие с представленным документом. В этой ситуации вместе с выражением мнения предоставляются предложения по изменению положения. Администрация должна либо принять предлагаемые изменения, либо в срок трех дней провести с органом дополнительные обсуждения.

Если даже после этого согласие достигнуто не было, то обе стороны составляют и подписывают протокол разногласий. После этого шага администрация имеет право принять документ в том виде, как он предлагается. Но надо помнить, что профсоюз при возникновении спорной ситуации может обжаловать принятие положения в суде либо через трудинспекцию.

Если профсоюзный орган в организации не сформирован, но есть другой, представляющий интересы рабочих, то проводить согласование положения нужно с ним.

Если профсоюза нет вообще, то администрация вводит Положение о персональных данных в действие самостоятельно, принимая необходимый приказ. В этом распоряжении нужно проставить дату, с которой нормативный акт начинает действовать, определить ответственных лиц за соблюдение его, отменить предыдущий нормативный акт (если новое положение принимается взамен старого).

бухпроффи

Важно! Если в приказе не указана дата начала действия, то положение приобретает силу с даты подписания распоряжения.

Ответственность за разглашение персональных данных

C 1 июля 2017 года начали действовать поправки к законам и КОАП, которые касаются работы с личными данными. Среди них было существенное увеличение штрафов за нарушения в сфере обработки и хранения сведений о людях.

Закон о персональных данных с 1 июля 2017 года предусматривает следующие штрафы:

• Так, если производится сбор персональных данных в не предусмотренных законом случаях, либо выполняется обработка несовместимая с целями, указанными в законе, это наказывается предупреждением либо штрафом для простых граждан в сумме 1-3 тыс. р., для должностных лиц — 5-10 тыс. р., для предприятий — 30-50 тыс. р.
• Если у субъекта, получившего персональные данные, нет согласие на обработку персональных данных от их владельца, хотя оно обязательно должно быть получено, влечет наложение штрафа на граждан в сумме 3-5 тыс. р, на должностных лиц — 10-20 тыс. р., на организации — 15-75 тыс. р.
• Также поправками была введена ответственность за то, что оператор не опубликовал в открытом доступе документ, описывающий его политику по получению, обработке и хранению личных данных. Это действие влечет за собой штраф на граждан от 700 до 5 тыс. р., на должностных лиц — 3-6 тыс. р., на предпринимателя — 5-10 тыс. р., на организацию — 15-30 тыс. р.
• Если оператор данных не предоставляет владельцу сведения о том, каким образом производится обработка его данных, влечет наложение на граждан предупреждения либо штрафа в сумме 1-2 тыс. р., на должностных лиц — 4-6 тыс. р., на предпринимателей — 10-15 тыс. р, на компании — 25-40 тыс. р.

25 апреля 2021 «Положение о персональных данных работников 2021 образец» — весьма популярный запрос в поисковиках. Закон обязывает всех работодателей утвердить этот внутрикорпоративный акт, однако не указывает при этом требований к его форме и структуре. Понятие персональных сведений, действия по их охране, а также правила составления положения рассмотрим ниже. Фото: Образец Положения о персональных данных

• Персональные данные работника и меры по их охране
• Нюансы составления положения о работе с персональными данными

Персональные данные работника и меры по их охране

Ранее определение термина «персональные данные» для трудовой сферы содержалось в ст. 85 ТК РФ. В качестве таковых указывались исключительно сведения, требующиеся и полученные работодателем в связи с трудовой деятельностью субъекта. Сейчас данная норма исключена.

В настоящее время толкование понятия персональных данных содержится в ФЗ «О персональных данных» № 152-ФЗ: это вся информация, относящаяся к физлицу.

Работодатель как субъект, осуществляющий обработку личных сведений, обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования.

Примеры документов, включающих персональные данные:

• карточка сотрудника (форма Т-2) содержит Ф.И.О. лица, сведения о семье, оконченных учебных заведениях;
• в трудовой книжке указаны стаж, предшествующие места работы;
• трудовой договор содержит название должности, размер вознаграждения и т.д.

Ст. 86 ТК РФ отмечает, что единственным источником личных сведений может выступать сам сотрудник. Когда такими данными обладает постороннее лицо, получить их допускается при условии, что на это согласен работник.

В ст. 88 ТК РФ содержится общий запрет на распространение данных с указанием ряда исключений, например, если такие действия требуются во избежание угрозы жизни субъекта. Об уголовной ответственности за разглашение сведений, читайте в статье Какая ответственность предусмотрена за разглашение персональных данных по 137 УК РФ?

Грубым нарушением закона является сам факт необеспечения сохранности документации, содержащей персональную информацию, вне зависимости от наступления для лица негативных последствий (определение Челябинского облсуда № 11-1913/2016).

Хотите знать больше об ответственности за нарушения в сфере персональных данных? Система Консультант Плюс предлагает экспертную статью, дающую полную картину.

Нюансы составления положения о работе с персональными данными

В ст. 87 Трудового кодекса и ст. 18.1 закона зафиксирована обязанность работодателя по формулировке и закреплению во внутренних актах порядка обработки, хранения личных данных персонала, перечня шагов по их защите. Указанным документом чаще всего является положение об обработке персональных данных работников.

Закон не предъявляет специфических требований к составлению локального акта. На практике в него включается следующая информация:

• общие нормы, содержащие предназначение акта, ссылки на нормативную основу его разработки;
• состав личных сведений, список их носителей;
• права работника по контролю за обращением с его личной информацией;
• меры, которые требуется предпринимать организации для защиты сведений, порядок обработки, использования;
• последовательность действий при передаче персональной информации;
• список сотрудников, обладающих доступом;
• санкции за неисполнение правил обращения с рассматриваемыми сведениями.

Положение о персональных данных работников подлежит утверждению приказом руководителя юрлица.

Всем работникам указанный акт предоставляется для ознакомления, для чего может быть заведен специальный журнал с перечнем работающих в компании субъектов, где каждый ставит подпись после прочтения правил.

Образец положения о работе с персональными данными можно скачать по ссылке: Положение о работе с персональными данными (образец-2020). 

***

Работодатель, выступая субъектом, получающим и обрабатывающим личную информацию персонала, обязан принять необходимые меры для ее защиты при обработке, хранении, использовании. Соответствующие меры регламентируются положением о персональных данных, предоставляемым для ознакомления всем работникам.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня. Кадровое делопроизводство

Действующее законодательство строго регламентирует работу с персданными сотрудников. Компания должна определить, какие сведения и для чего она будет обрабатывать. Затем нужно получить согласие работника и запросить у него необходимые документы. Чтобы упорядочить работу с персональными данными сотрудников, разрабатывают специальное положение. Скачать образец положения о работе с персональными данными 2021 можно в этой статье.

Что относится к персональным данным сотрудников

Термин «персональные данные» раскрыт в ТК РФ и Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Персональные данные — это:

• информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ч. 1 ст. 85 ТК РФ);
• любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на ее основании физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другие сведения (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Закон требует от работодателя правильной организации процедуры получения, хранения, передачи и защиты персональных данных работников.

Узнать персональную информацию можно только от самого сотрудника. Если персональные сведения по какой-либо причине нужно запросить у третьих лиц, то нужно получить согласие сотрудника в письменном виде. Получая согласие, нужно известить сотрудника (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ):

• о целях получения информации;
• источниках данных;
• характере сведений;
• способах получения;
• последствиях отказа от дачи согласия на их получение.

Получив в свое распоряжение персональные сведения работников, их нельзя распространять и раскрывать третьим лицам без согласия самого сотрудника (ст. 7 Закона № 152-ФЗ).

Правила хранения, обработки, использования и защиты персональных сведений работодатель устанавливает самостоятельно. Принятый в компании порядок закрепляется в положении о работе с персональными данными сотрудников 2021. Далее расскажем, как его составить и ввести в действие.

Кому обязательно разрабатывать положение о работе с персональными данными

Положение о работе с персональными данными — локальный нормативный акт, который должен быть у каждого работодателя. Этот документ является обязательным, за его отсутствие ГИТ может наказать по ст. 5. 27 КоАП РФ. Суды в этом вопросе поддерживают инспекторов (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194).

Даже если в компании минимальный штат (к примеру, директор, бухгалтер и секретарь), работодатель обязан иметь локальный нормативный акт, регулирующий порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников. В качестве такого документа может выступать положение о персональных данных.

Кто составляет текст положения о персданных

Работодатель сам решает, кому поручить разработку проекта положения о работе с персональными данными. Обычно этим занимаются специалисты кадровой и юридической служб.

Читайте также:  Получаем дубликат страхового свидетельства для сотрудника

Затем проект согласовывается со структурными подразделениями, участвующими в работе с персональными данными, — бухгалтерией, службой экономической безопасности, специалистом по информационным технологиям и др.

Что включить в положение о работе с персональными данными сотрудников

Количество разделов положения о персональных данных сотрудников, а также их состав и содержание определяет работодатель. В него можно включить несколько разделов:

Общие положения

Укажите здесь:

• цель разработки документа;
• цель обработки персональных данных сотрудников;
• основание для разработки положения: Конституция РФ, ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», другие действующие НПА.

Пропишите порядок утверждения положения и введения его в действие в компании, а также процедуру ознакомления с ним работников.

Основные понятия. Состав персональных данных

В этом разделе расшифруйте формулировки и основные термины, связанные с обработкой и защитой персональных данных в соответствии с действующим законодательством: что такое персональные данные, оператор персональных данных, обработка, распространение, предоставление, блокирование, обезличивание персональных данных и др.

Здесь же перечислите документы, содержащие персональные данные сотрудников: предъявляемые работником при приеме на работу, кадровые приказы и распоряжения работодателя, результаты аттестаций работников и т. д.

Обработка персональных данных сотрудников

Опишите в этом разделе права и обязанности работодателя по получению и обработке персональных данных, порядок оформления работником письменного согласия на обработку его персональных данных, в также порядок обеспечения работодателем защиты персональных данных работника от их неправомерного использования.

Передача персональных данных

Перечислите законодательные требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче персональных данных сотрудников (не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции и т. д.).

Укажите конкретное место в компании, где производится обработка и хранение персональных данных сотрудников (обычно это отдел кадров).

Обозначьте, в какой форме (на бумажных носителях или в электронном виде) персональные данные могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение.

Читайте также:  Выдаем справку о суммах удержанных алиментов (образец)

Доступ к персональным данным сотрудников

Приведите список лиц компании, которым предоставляется право доступа к персональным данным:

• в порядке внутреннего доступа (руководитель, работники бухгалтерии, отдела кадров, секретариата и т. д.);
• в порядке внешнего доступа (налоговая инспекция, правоохранительные органы, ПФР, военкоматы и т. д.).

Перечислите права работников в отношении своих персональных данных: получать к ним доступ, требовать от работодателя исключения или исправления неверных или неполных персональных данных и др.

Защита персональных данных

В этом разделе должны найти отражение:

• порядок оформления письменных запросов других организаций и учреждений в пределах их компетенции и полномочий (в письменном виде на фирменном бланке компании в объеме, позволяющем не разглашать излишний объем персональных данных);
• запрет на передачу информации, содержащей сведения о персональных данных работников по телефону, электронной почте, факсу без письменного согласия работника;
• другие необходимые вопросы (порядок хранения и защиты от несанкционированного доступа личных дел и документов, содержащих персональные данные работников, установление паролей доступа к компьютерам и т. д.).

Ответственность работодателя

В этом разделе опишите виды ответственности лиц, виновных в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных (дисциплинарная, материальная, административная, гражданско-правовая, уголовная) (ст. 90 ТК РФ).

Здесь же укажите обязанность работодателя по возмещению морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его прав, а также правил обработки персональных данных и несоблюдения требований к защите персональных данных, установленных Законом № 152-ФЗ.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец положения о защите персональных данных работников в материалах справочно-правовой системы.

Согласование и введение в действие положения о работе с персональными данными

По общим правилам локальные нормативные акты нужно согласовывать с профсоюзным органом. Если в компании есть профсоюз, лучше так и поступить, хотя гл. 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника» таких требований не содержит.

Согласование с профсоюзом проводится в порядке ст. 372 ТК РФ. Порядок согласования предусматривает, что не позднее 5 рабочих дней с момента получения проекта положения профсоюзный орган направляет работодателю письменный документ со своим мотивированным мнением.

Если профсоюз не согласен с проектом и/или высказал предложения по его доработке (изменению), работодателю необходимо учесть его мнение и внести корректировки. Либо в течение 3 дней после получения мотивированных возражений провести дополнительные консультации с профсоюзным органом с целью достижения решения, которое устраивало бы обе стороны.

Читайте также:  Как писать “исполняющий обязанности” сокращенно в документах

Если к общему мнению прийти не удалось, разногласия оформляются протоколом, и работодатель вправе своим решением принять локальный акт. У профсоюзного органа есть право обжаловать это решение в трудовой инспекции или суде (ч. 4 ст. 372 ТК РФ).

Для введения в действие положения о работе с персональными данными работодатель издает приказ:

Образец приказа о введении в действие положения о работе с персональными данными Скачать

Как ознакомить работников с положением о персданных

С положением о работе с персональными данными необходимо ознакомить под роспись всех работников (ст. 68, 86 ТК РФ).

Способы фиксации факта ознакомления работников с положением:

• в тексте трудового договора (при приеме на работу перечислите в трудовом договоре локальные акты работодателя, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
• в журнале ознакомления работников с локальными актами компании;
• в листе ознакомления с положением о персональных данных — работник проставляет ФИО, дату ознакомления и личную подпись в этом листе, являющемся приложением к положению.

Образец листа ознакомления с положением о работе с персональными данными:

Лист ознакомления с положением о персданных Скачать

Такой способ ознакомления с положением о персональных данных, как рассылка на служебные электронные адреса работников, удобный, но не законный.

По трудовому законодательству работодатель обязан знакомить работников с локальными актами под роспись. В ситуации рассылки положения по электронной почте и отсутствии личной подписи сотрудника работодатель не сможет доказать факт его ознакомления с положением. За это работодателю грозит наказание по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Подводим итоги

• Положение о работе с персональными данными сотрудников — локальный нормативный документ, который должен разрабатываться и применяться всеми работодателями.
• Положение должно включать правила хранения, обработки, использования и защиты персональных данных, права и обязанности работников и работодателя в этих вопросах.
• Документ вводится в действие приказом руководителя, с ним нужно ознакомить по роспись всех работников.
• За отсутствие положения о работе с персональными данными и/или за не ознакомление с ним сотрудников работодателя могут наказать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии

Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. При этом мы стараемся минимизировать количество рекламы, чтобы она не отвлекала от прочтения статей.

 Заполненный образец

r />

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

г. Москва

01.02.2016

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с персональными данными работников «Альфы» разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования, хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу с 1 февраля 2016 года. 

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника. Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве.

2.2. При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:

• пол;

• дату рождения;

• семейное положение;

• отношение к воинской обязанности;

• местожительство и домашний телефон;

• образование, специальность;

• предыдущее(ие) место(а) работы;

• иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя. В анкету вклеивается фотография работника.

2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

2.7. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за ведение личных дел – бухгалтер организации.

3. Хранение персональных данных работников

3.1. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел – бухгалтер организации.

3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем руководителя организации и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

3.4. Изменение паролей заместителем руководителя организации происходит не реже одного раза в два месяца.

3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц соответствия идентификаторов исходным данным.

3.6. Доступ к персональным данным работника имеют руководитель организации, его заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника. Специалисты отдела бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации или его заместителя.

3.7. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации, его заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников

4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

4.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера зарплаты. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного поступления. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.

5. Передача персональных данных работников

5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

5.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника.

5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.

5.5. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников

6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом.

6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.

6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от работодателя разъяснений.

Бухгалтер	_________  В.Н. Зайцева
01.02.2016

r />