Проведение обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2012год

Содержание:

Инвентаризация: понятие и цели

Определение 1

Инвентаризация – это проверка финансовых обязательств компании, а также ее имущества при помощи сравнения фактических данных с информацией, указанной в бухгалтерском учете.

Инвентаризация является главным способом фактического контроля имущественных средств и ценностей.

Имущество компании: основные средства, товары, финансовые средства, нематериальные активы и т.д.

Рассмотрим, цели проведения инвентаризации:

  • определение фактического количества собственного или несобственного (но числящегося на балансе организации) имущества с целью обеспечения его сохранности и определения неучтенных ценностей;
  • выявление фактического количества материально-производственных ресурсов, которые были задействованы в процессе производства;
  • определение недостач и излишков;
  • определение корректности ведения бухучета в оценке имущества и финансовых обязательств;
  • определение корректности следования порядкам содержания товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также эксплуатации основных средств.

Виды инвентаризации

Основываясь на особенностях деятельности и целях проведения инвентаризации, каждая компания выбирает разные виды инвентаризации.

Один из способов классификации инвентаризации – периодичность проведения. Здесь можно выделить два вида: плановая и внеплановая инвентаризация. Рассмотрим каждый вид подробно.

Определение 2

Плановая инвентаризация – это вид инвентаризации, который проходит согласно плану контрольно-ревизионных работ ревизионной комиссии или внутреннего аудита, а также в соответствии с учетной политикой предприятия. Также плановая инвентаризация может быть проведена согласно законодательству.

Замечание 1

Инвентаризация, которая проводится ежегодно перед составлением годового отчета, относится к плановой инвентаризации.

Определение 3

Внеплановая инвентаризация –это вид инвентаризации, осуществление которых не отражается ни в учетной политике компании, ни в плане контрольно-ревизионных работ.

Такую инвентаризацию еще называют внезапной. Проводят внеплановую инвентаризацию либо сотрудники аудиторских компании при осуществлении внешнего аудита, либо внутренние ревизоры, которые входят в состав ревизионной комиссии, либо инвентаризационная комиссия предприятия, основной целью которой является обнаружение фактов нарушения законности и т.д.

Другой способ классификации видов инвентаризации – полнота охвата имущества и обязательств. Здесь можно выделить два вида инвентаризации: полную и частичную.

Определение 4

Полная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которого является проверка всего имущества и обязательств компании на определенную дату. Как правило, полная инвентаризация проводится перед началом подготовки годового бухгалтерского отчета, либо при изменениях внутри предприятия.

Определение 5

Частичная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка определенных видов ценностей компании. Еще такой вид инвентаризации называют выборочной инвентаризацией. Это может быть инвентаризация финансовых средств в кассе, либо инвентаризация материалов на складе.

Причинами проведения частичной инвентаризации может быть обнаружение фактов нарушения порядка и сроков исполнения инвентаризации, незаконное списание основных объектов.

Замечание 2

Решение о проведении полной или частичной инвентаризации принимается самим предприятием. Данный вопрос должен быть отражен в приказе по учетной политике организации, основываясь на требованиях законодательства.

И последний способ классификации видов инвентаризаций – метод проведения инвентаризации. Здесь всего два вида инвентаризации: натуральная и документальная инвентаризации.

Определение 6

Натуральная инвентаризация – это вид инвентаризации, основа которого заключается в наблюдении объектов и обозначении их числа при помощи подсчета, измерения, взвешивания и т.д.

Определение 7

Документальная инвентаризация – это вид инвентаризации, основной целью которой является проверка документального подтверждения наличия объектов.

Нужна помощь преподавателя? Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Порядок проведения и оформления инвентаризации

Каждая организация обязана проводить инвентаризацию всех групп имущества и финансовых обязательств.

Проводит инвентаризацию либо ревизионная комиссия, либо сотрудники компании, или же постоянно действующая комиссия.

Инвентаризационная комиссия состоит из сотрудников администрации и бухгалтерии. В отдельных случаях компания может привлечь сотрудников внутреннего аудита. Финальный состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия.

Задача инвентаризационной комиссии – сравнение фактического показателя объектов организации с данными, указанными в бухгалтерском учете.

Есть две разновидности инвентаризационных комиссий: рабочие и разовые комиссии.

Определение 8

Рабочая комиссия – это вид инвентаризационных комиссий, которые проводят плановые инвентаризации в местах хранения объектов инвентаризации.

Данный вид инвентаризационных комиссий, как правило, организуется для одновременной инвентаризации при обширном количестве работы или в случаях, когда объекты инвентаризации находятся в разных местах.

Определение 9

Разовая комиссия – это вид инвентаризационной комиссии, которая осуществляет выборочные инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия обязана подготовить календарный план проведения инвентаризации. После чего необходимо обозначить задачи каждой промежуточной бригады инвентаризационной комиссии. Затем каждая промежуточная группа инвентаризационной комиссии определяет программу проведения инвентаризации конкретных ценностей и формирует задачи для каждого конкретного сотрудника инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель комиссии, а каждую отдельную группу возглавляет бригадир.

Замечание 3

Важно отметить, что результаты инвентаризации могут считаться недействительными, в случае отсутствия даже одного члена инвентаризационной комиссии.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель компании и главный бухгалтер в обязательном порядке проводят собрание для членов инвентаризационной комиссии, где обозначают цели, задачи и правила осуществления инвентаризации.

До инвентаризации бухгалтерия должна подготовить все необходимые документы: описи, промежуточные акты, сличительные ведомости и т.д.

Замечание 4

Унифицированные формы учета результатов инвентаризации определены постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26.

Общий порядок проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации.

Инвентаризация: документальное оформление

Старший бухгалтер предприятия отвечает за корректное документальное оформление инвентаризации.

Определение 10

Сличительная ведомость – документ, в котором обозначаются результаты инвентаризации, а также определяется порядок управления инвентаризационными разницами.

Перед проведением инвентаризации необходимо оформить порядок проведения инвентаризации. Данный документ идет как приложение к приказу об учетной политике. Есть несколько важных моментов, которые необходимо указать в порядке проведения инвентаризации:

  • график проведения инвентаризаций на год;
  • обозначить даты, в которые планируется осуществить плановые инвентаризации;
  • обозначить имущества и обязательства, инвентаризация которых запланирована.

До начала инвентаризации директор компании должен издать приказ о проведении данного мероприятия. В этом документе необходимо указать объекты инвентаризации, сроки проведения и состав инвентаризационной комиссии. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. 

Замечание 5

Важно учитывать, что приказ о проведении инвентаризации должен быть подготовлен за 10 дней до старта.

В завершении инвентаризации материальных объектов составляются акты и описи инвентаризации.

Определение 11

Инвентаризационная опись – основной документ первичной документации учета результатов вещественной инвентаризации.

Определение 12

Акт инвентаризации – основная форма первичной документации учета результатов документальной инвентаризации.

Существую утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 формы инвентаризационных описей и актов.

Есть несколько простых правил оформления инвентаризационных описей:

  • инвентаризационные описи необходимо заполнять предельно четко (не имеет значения, от руки или на компьютере);
  • в случае совершения ошибки в ходе заполнения, необходимо исправить ее во всех экземплярах (некорректная запись зачеркивается одной линией, сверху пишем верную информацию);
  • нельзя оставлять незаполненные строки.

Готовые инвентаризационные описи необходимо отправить в бухгалтерию.

Подытожим, в завершении инвентаризации необходимо подготовить ряд правильно заполненных документов.

Вот список этих документов:

  • сличительная ведомость результатов инвентаризации. Оформляется согласно форме № ИНВ-18;
  • журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;
  • ведомость учета результатов;
  • акт инвентаризации.

Всё ещё сложно? Наши эксперты помогут разобраться Все услуги Решение задач от 1 дня / от 150 р. Курсовая работа от 5 дней / от 1800 р. Реферат от 1 дня / от 700 р.

25.12.2019

В русском языке присутствует немало слов, заимствованных из иностранных языков, которые используются в деловой или экономической сфере деятельности. imageОдно из них – инвентаризация, понятие, с которым практически каждому человеку периодически приходится сталкиваться во время работы с материальными или финансовыми активами. Что же такое инвентаризация и для чего ее проводят на предприятиях и в учреждениях? Что означает слово “инвентаризация”? Под инвентаризацией обычно понимают проверку материальных и финансовых ценностей, которые имеются на балансе предприятия, учреждения или одного из их подразделений. Это эффективная форма контроля сохранности средств и запасов предприятия, которая проводится с определенной периодичностью. Во время инвентаризации количество имущественных ценностей и финансовых средств сверяется с тем, что указано в отчетных документах. Инвентаризация проводится в соответствии с нормативными актами и методическими указаниями Минфина, а также внутренним распорядком предприятия. Что такое инвентаризация? Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке. Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат: — складские помещения; — производственные участки; — торговые площадки; — касса предприятия. В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество. Для чего нужна инвентаризация? Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы. Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д. Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если: — имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду; — перед составлением годового отчета; — в должность вступают другие материально ответственные сотрудники; — были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность; — произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация; — предприятие ликвидируется или реорганизуется. Что такое техническая инвентаризация? Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией. Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта. Чем инвентаризация отличается от ревизии? Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников. В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства. Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету. Источник: https://www.mnogo-otvetov.ru/finansy/chto-takoe-inventarizaciya-i-zachem-eyo-provodyat/ image

В предыдущих статьях, мы разобрали тему, как подготовиться к полной инвентаризации и правильно ее провести. Этот материал будет посвящен проведению выборочной или частичной инвентаризации. Я так и назвал статью — выборочная инвентаризация: как, что, когда.

Хотя делают различие между выборочной и частичной инвентаризацией, в данном случае, мы не будем делать так разграничивать, поскольку методы и подходы, по сути, одни и те же. Просчету подлежит только часть товарно-материальных ценностей.

Из этой статьи Вы узнаете:

  • Определение выборочной инвентаризации
  • Плюсы и минусы выборочной (частичной) инвентаризации
  • С чего начинается инвентаризация
  • Когда и как проводить выборочную инвентаризацию
  • Выявление причин расхождений
  • Инструмент достижения корректных остатков на складе.

Выборочная инвентаризация: плюсы и минусы

Выборочная инвентаризация, это проверка фактического наличия определенных товаров или ценностей из общей номенклатуры. Исходя из этого, есть отличия в проведении полной и выборочной инвентаризации.

Преимущества выборочной инвентаризации:

  • Как мы знаем, цикл полной, инвентаризации — год. Сколько будут точными наши остатки? Месяц или три? Выборочная инвентаризация позволяет в течение года поддерживать точность складских остатков.
  • Процедура подготовки к полной и выборочной инвентаризации — несравнима. Подготовка к полной инвентаризации, это целый проект. К выборочной, гораздо все проще и быстрее.

Минусы выборочной инвентаризации:

  • Отсутствие полной остановки склада и движений товара, как при полной инвентаризации. Пересчитать товар бывает также сложно, как посчитать летающих пчел в улье.

Тем не менее, для каждого вида инвентаризации, есть свой подход. Ведь, это и есть цель нашей статьи — выборочная инвентаризация: как, что, когда. Как организовать, что делать, когда проводить выборочную инвентаризацию во время работы склада.

Выборочная инвентаризация, с чего начать

Есть два основных подхода к проведению выборочной или частичной инвентаризации.

  1. Считать отталкиваясь от рейтинга товара
  2. Считать по географическому признаку

Просчет по рейтингу товара, означает по АВС анализу товара на складе, где:

«А«, это наиболее оборачиваемый товар.

«В«, товар со средней оборачиваемостью.

«С» — товар с малой оборачиваемостью.

зоны склада по АВС анализу

Рейтинг АВС может строиться и по другому признаку, например, исходить из продаж. Более подробно об этом говорили в моей статье «Управление товарными запасами, АВС анализ».

В этом варианте, все товары группы А, считаются каждые 2 месяца. Товары группы В, считаются раз в квартал. И товары группы С, считаются 2 раза в год. Могут быть и другие периоды.

Например, номенклатура склада состоит из 3000 наименований товаров. Товары группы А, — 2200 наименований. Товары группы В — 450, и по товарам группы С — 350 наименований. Значит работу склада следует организовать так, что бы сотрудники склада проводили просчет каждый день.

Мы получаем в месяц 1100 товаров группы А, 150 товаров группы В, и около 60 товаров группы С. Итого 1100+150+60 = 1310 товаров в месяц, что за 21 рабочий день составит по 62 товаров. Если склад работает круглосуточно, то по 31 товару в смену.

Как это возможно организовать, разберем чуть позже.

Просчет по географическому признаку означает по участкам, рядам, то есть — от стены до стены. Сегодня мы считаем первый ряд, завтра второй, и так далее. Конечно, это подразумевает, что товары на складе хранятся не вперемешку друг с другом.

Здесь мы сталкиваемся с тем, что если на складе нет порядка, то проведение частичной инвентаризации становится невозможным. Или риски не корректного просчета значительно увеличиваются. Поэтому:

Сначала порядок на складе, потом инвентаризация

Порядок на складе, это уже часть залога того, что товарные остатки корректны и просчет будет максимально быстрым.

Когда проводить выборочную инвентаризацию

Допускаю, что при определенных условиях, когда весь товар на складе имеет очень низкую оборачиваемость, или склад ежедневно считает только места подбора (пиккинг), ежедневная выборочная инвентаризация не имеет смысла. Однако, многие организации отказываются от систематической выборочной инвентаризации, потому, что не сумели организовать процесс. При этом, потребность в ней есть.

Возьмем наш пример, когда нам за смену требуется просчитать 30-60 товаров. Есть два основных рабочих варианта. Остальное будет зависеть от специфики работы склада.

  1. Выделяется отдельный сотрудник специально для проведения выборочной инвентаризации.
  2. Считают товар только опытные сотрудники вне рабочих часов склада. Это могут быть часы до или после работы. В те дни, когда склад не работает. Здесь, или идет доплата сотрудникам, или, сотрудники работают в смещенном графике, особенно, когда по их специализации нет нагрузки в их основное время.

Конечно, все это требует дополнительных затрат. Здесь мы будем отталкиваться от простого расчета. Сколько мы теряем в деньгах, когда теряем в продажах из-за недопоставки товара по причине расхождения факта с данными в системе учета?

давайте посчитаем все

Если потери составляют примерно стоимость зарплаты дополнительного сотрудника, тогда вопрос ясен. Сотрудник нужен! Ведь есть еще две причины:

  • имиджевая составляющая компании в глазах клиентов
  • неучтенные излишки, которые могут быть также списаны, если товар имеет сроки годности.

Вместе с тем, мы реалисты. Могут быть факторы, когда вложения никогда себя не окупят, организация балансирует на уровне нулевой прибыльности. Здесь совет следующий:

  1. С помощью внутренних ресурсов повысить эффективность работы склада, за счет формирования бизнес-процессов, системы контроля и KPI, обучения сотрудников, и так далее. Все, что приводит к точной и своевременной работе.
  2. Изыскать возможность хотя бы просчитывать товары группы А один раз в квартал.

Что еще важно.

В вашей номенклатуре могут быть товары, которые имеют очень высокую оборачиваемость, например, всего несколько дней. Такие товары можно не включать в перечень выборочной инвентаризации.

Как провести выборочную инвентаризацию

По сути, сам процесс во многом тот же, что и при полной инвентаризации. Поэтому дублировать информацию не имеет смысла. Что касается документов, то можно использовать бланк ИНВ-3, или свою удобную форму описи товара. Также это будет зависеть от уровня автоматизации склада.

Как мы уже говорили, товар должен быть подготовлен к просчету, быть в прямом доступе. Но, поскольку частичная или выборочная инвентаризация проходит во время работы склада, конечно, есть свои нюансы.

  • В первую очередь нужен четкий список на день или на смену инвентаризируемых товаров.
  • Ответственный сотрудник начинает с того, что на каждую ячейку с товаром наклеивает цветной стикер «выборочная инвентаризация». Это должно служить сигналом для других сотрудников склада. Цветной стикер содержит информацию о дате, времени, наименовании товара, и количестве товара в ячейке. При комплектации, сотрудник отмечает на стикере кол-во взятого товара и номер заказа и время.
  • Также цветным стикером помечаются пустые ячейки по выбранным товарам частичной инвентаризации, на случай приемки товара. В этот стикер заносится информация о принятом количестве.
  • После завершения инвентаризации, стикер удаляется с ячеек.
  • Ответственный сотрудник проводит аналитику наличия инвентаризируемых товаров в собранных, но  еще в не отгруженных заказах.

Можно упростить процесс, если заранее знаем план поставок. Не включаем в просчет тот товар, что сегодня по плану будет поставлен на склад. Или же проводить приемку товара в систему склада, сразу после завершения частичной инвентаризации по конкретному товару. Так мы избежим путаницы.

Этот метод сложен, но возможен при четкой организации.

Конечно, в идеале проводить подсчет вне времени комплектации товара, когда сотрудник считает товар, ни на что не отвлекаясь, внося данные в ведомость просчета.

При большом количестве мелкоштучного дешевого товара, применим метод, когда взвешивается 50, 100 или 200 штук. Если итоговая погрешность составляет не более, например 0,5%, то количество принимается за верное. Главное, что бы каждый раз не было минус 0,5%.

Выборочная инвентаризация: как, что, когда. Итоги инвентаризации.

По итогам просчета сверяются данные в системе склада с фактическим количеством. В случае расхождений, уполномоченный сотрудник склада вносит данные в компьютер. Однако, руководство склада должно понимать причины расхождений.

По каждому расхождению проводится выяснение. Анализируется движение товара за период от даты корректных зафиксированных остатков. Учитываются все проводки, пересортица и акты разногласий.

В результате каждой выборочной инвентаризации должен быть сводный отчет о расхождениях в объеме и деньгах.

Излишек также плох, как и недостача.

Ведь излишек говорит, не только, что мы клиенту недопоставили товар, но и что склад работает с ошибками. С точки зрения точности работы склада, это тот же минус.

Для того, что бы мотивировать сотрудников склада отрабатывать акты разногласий и комплектовать точно, необходимо разработать и внедрить KPI сотрудников склада, начиная с руководителя отдела логистики. Этот вопрос разбирается в статье  «Что такое KPI сотрудников склада». Ведь точность приемки, комплектации и отгрузки, минимизирует работу по любому виду инвентаризации.

Надеюсь, тема — выборочная инвентаризация: как, что, когда, была полезной. В следующей статье мы разберем вопрос, как провести инвентаризацию основных средств.

Сейчас об инвентаризации вспоминают в первую очередь потому, что это способ проверить остатки, которые находятся на складе и в магазине, для перехода на обязательную маркировку товаров. Благодаря инвентаризации можно в порядке хранить имущественные ценности компании и контролировать их состояние.

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризации бывают разных видов – полные и частичные. В частичной инвентаризации можно проверить только необходимые позиции товаров. Например, провести плановую или внеплановую проверку для контроля продукции, которая хранится на складе и в магазине.

Срок проведения инвентаризации устанавливается руководителем организации, если инвентаризация не входит в случаи обязательных (согласно ст. 12 закона «О бухгалтерском учете»), таких как:

  • при продаже имущества или при передаче имущества в аренду;
  • при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • при смене материально ответственного лица;
  • перед составлением годового бухгалтерского отчета;
  • при ликвидации или реорганизации предприятия; 
  • при выявлении случаев хищения или в случае стихийных бедствий, пожара или чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями.

При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами:

  1. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».
  2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
  3. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
  4. Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26.

Инвентаризацию проводят, чтобы:

  1. Выявить фактическое наличие имущества у организации для обеспечения его сохранности, а также выявить неучтенные имущество и товар.
  2. Проверить содержание и правила эксплуатации основных средств организации, а также правильное условие хранений товарно-материальных ценностей, использование нематериальных активов.
  3. Определить фактическое использование товарно-материальных средств в процессе производства и изготовление продукции.
  4. Выявить наличие на складе и в магазине излишек и недостач товаров и продукции у организации.
  5. Проверить полное и корректное отражение в бухгалтерском учете, оценить товарно-материальные ресурсы с учетом их рыночной стоимости и фактического состояния.

С чего начать инвентаризацию

Чтобы начать инвентаризацию, организации необходимо издать приказ о проведении инвентаризации и определить инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии должен входить представитель руководителя либо заместитель руководителя, бухгалтер и материально ответственное лицо. После утверждения состава инвентаризационной комиссии ей предоставляют на руки последний приходный и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственное лицо получает письменно информацию, что все расходные и приходные документы внесены бухгалтером.   

Эти документы визируются представителем с пометкой до инвентаризации с указанием даты.  

После предоставления документов составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах, один из которых впоследствии предается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй предоставляется материально ответственному лицу.

Правила проведения инвентаризации

Необходимо определить сроки проведения инвентаризации.  Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.

На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.  Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Во время пересчета проводится проверка фактического наличия остатков продукции на складе и в магазине. Данный перерасчет необходимо проводить в присутствии материально ответственного лица.

Проверка остатков при инвентаризации может производиться как вручную, так и с использованием технических средств.

После фактического перерасчета остатков товары разрешается вносить в опись. Продукция отражается в описи по каждому отдельному наименованию. В опись фиксируется информация по товару: количество, артикул, вид и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесения в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.

Во время пребывания инвентаризационной комиссии на перерыве на обед или в вечернее время описи должны хранится в сейфе или в шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После перерасчета остатков и составления итоговых описей члены инвентаризационной комиссии подписывают опись. Если в инвентаризационной описи отсутствует хотя бы одна подпись члена комиссии, то результат инвентаризации считается недействительным. Также материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передают в бухгалтерию, где бухгалтер сверяет данные с бухгалтерским учетом.

Если после проведения инвентаризации находят расхождение между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна составить сличительные ведомости, в которых зафиксируют суммы излишков и недостатков. Сличительную ведомость необходимо подписать главному бухгалтеру и материально ответственному лицу. Отдельно составляются ведомости на товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении. После составления ведомости и подписания ее руководителем создается приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Что делать с излишками и недостачей

Выявление излишних остатков товаров приходуется по рыночной стоимости. Соответствующая сумма отражается на финансовом результате и увеличении дохода организации.

Недостача в пределах нормы естественной убыли относится на издержки производства. Если выявленные недостатки товара больше норм естественной убыли, то убыток возмещается за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовый результат организации и увеличивают расход. Создается документ для списания недостатка сверх нормы. К нему должны быть прикреплены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с материально ответственных лиц. Результат инвентаризации отражается в учете в том месяце, в котором была проведена. Если проведена годовая инвентаризация, то она отражается в годовом отчете.

Перейти в источник

imageОдним из базовых условий эффективной работы предприятия является постоянный учет и контроль движения материальных активов, в том числе и основных средств.

В силу этого предусмотрена специальная процедура комплексного и тотального учета материальных средств, известная под названием «инвентаризация основных средств», которая производится с определенной периодичностью и по установленному нормативными актами регламенту.

В этой статье будет рассказано о том, что такое инвентаризация основных средств, на какой правовой базе она производится, что входит в состав контролируемых активов, а также кто ответственен за ее проведение и какими  документами оформляется завершение инвентаризации.

Содержание

Для чего нужна на предприятии?

Для того чтобы проведение таких мероприятий по учету и контролю движения материальных средств, как инвентаризация основных средств, действительно была эффективна в деле управления компанией или организацией, необходимо понимать, для каких целей она производится.

Такими целями следует считать следующие:

  • выявление фактического наличия материальных активов, основных средств в их физическом состоянии, т.е. в натуре;
  • imageустановление фактического соответствия данных бухгалтерского учета, по которым числятся основные средства и их реальному наличию в должном состоянии и комплекте;
  • проверка и оценка реальной стоимости основных средств, числящихся на балансе организации или компании и той стоимости, которая отображена в документах управленческого и бухгалтерского учета;
  • определение стоимостной базы основных средств для корректировки начисления амортизационных отчислений, соответствующих реальной цене материальных активов на текущую дату проверки;
  • контроль и выявление несоответствия условий содержания, хранения и текущей эксплуатации всех материальных активов, входящих в категорию основных средств;
  • выявление дополнительной информации, касающейся состояния основных средств, которая может в последующем отразиться на их стоимости и ликвидности;

Кроме этого, проведение инвентаризации нередко имеет целью выявление фактов хищения или нецелевого использования основных фондов.

Это особенно важно при осуществлении корпоративной инвестиционной программы и политики, а также привлечения кредитных ресурсов у банковских  организаций, где данное имущество может служить в качестве залога и обеспечения по займам.

Как часто нужно проводить — периодичность и сроки

Общий порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств регулируются следующими нормативными правовыми актами:

  • Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ (с изменениями и дополнениями).
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 и № 107н, от 24.03.2000).

Для проведения инвентаризации в текущем режиме (т.е. в общем  порядке веления контроля) предусмотрены следующие сроки, указанные в Таблице 1.

Таблица 1. Количество обязательных инвентаризаций основных средств:

Объект, подлежащий учету Периодичность проведения инвентаризации
1. Здания, сооружения и другие объекты недвижимости Один раз в три года
2. Библиотечные фонды, архивы, музейные активы Один раз в 5 лет
3. Другие объекты основных средств Один раз в год

Общая инвентаризация в любой организации, предприятии или учреждении независимо от формы собственности, подведомственности должна проводиться при соблюдении следующих условий:

  1. imageИнвентаризация должна производиться не ранее 1 октября каждого отчетного года и не позднее, чем 31 декабря этого же года.
  2. Проверяются и уточняются все регистровые записи бухгалтерского учета, инвентаризационные книги и реестры.
  3. Все документы, относящиеся к технической эксплуатации — технические паспорта, сертификаты, ведомости, ПТС. Они проверяются на наличие и соответствие предусмотренных для них нормативных сроков годности (сроки действия).
  4. проверяется наличие и срок действия документов, определяющих правовой статус основных средств — свидетельство регистрации прав собственности, соответствие записей в Федеральном реестре недвижимости, договоры аренды, акты приема – сдачи, договоры купли продажи и т.п.

Кроме этих базовых нормативных требований по срокам и формату проведения, инвентаризация основных средств проводится в других, дополнительных случая.

Причинами проведения инвентаризации могут также выступать:

  • при смене лиц, которые согласно распоряжения руководителя являются материально — ответственными, что зафиксировано в соответствующем письменном приказе по организации или ее подразделению. Подобная инвентаризация обязательно сопровождает акт прима — сдачи соответствующих должностных обязанностей;
  • в случаях, связанных с форс — мажорными обстоятельствами, когда имущество повреждено, уничтожено или утеряно вследствие стихийных бедствий, пожаров и прочих событий, носящих характеристику действия непреодолимой силы и попадающими под определение страховых случаев;
  • в случаях обнаружения фактов кражи, недостачи прочих умышленных действий, наносящих ущерб и убытки материальным активам компании;
  • по судебному решению либо на основании соответствующим способом оформленного документа надзорного органа, который в соответствии с законом имеет право предъявлять требования для осуществления инвентаризации. Помимо этого, на этом основании должностные лица соответствующего органа имеют право присутствовать при проведении инвентаризации. Как правило, это связано со случаями возбуждения административного или уголовного дела органами следствия, прокураты при нарушении компанией или ее руководством правил и законов ведения предпринимательской деятельности. Также подобного рода формат инвентаризации используется при проведении процедуры конкурсного производства при банкротстве организации, компании, в том числе, и в случае, если банкротство компании производится по ее собственной инициативе;
  • при передаче компанией и ее структурными подразделениями (на дату передачи) имущества. Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятием и его структурными подразделениями имущества в пределах корпорации.
  • imageпри бригадной материальной ответственности (при подрядном методе работы) при замене бригадира, выбытии из бригады более 50 % ее состава, а также согласно запроса одного или нескольких членов бригады.
  • при ликвидации (реорганизации) предприятия, в том числе и по решению, принятого судом.

Здесь следует отметить, что при проведении инвентаризации по особым случаям (т.е. внеплановые), учету и контролю подлежат все без исключения основные средства, в том числе и те, которые фактически не принадлежат компании на момент проверки, но учитываются на ее вне балансовых счета.

Это, например, арендуемые материальные активы или же имущество, оборудование, приобретенное компанией по договору долгосрочного лизинга (на срок более 1 года).

Создание комиссии

Для того чтобы выполнять инвентаризационные мероприятия, приказом руководителя компании предприятия формируется на постоянной основе инвентаризационная комиссия.

В состав подобной комиссии в соответствии с нормативными требованиями. («Методические указание проведения инвентаризации имущества» — № 49, утвержденные приказом Минфина от 13.09.1995 г), входят в обязательном порядке:

  • Руководитель того подразделения, в чью сферу ответственности входит закрепленное за ним имущество и основные средства.
  • Материально — ответственное лицо, за которым закреплена, в соответствии с приказом и должностной инструкцией, обязанность по учету, хранению и контролю за теми или иными объектами основных средств предприятия (организации).
  • Представитель бухгалтерии, который непосредственно ведет учет основных средств.

Кроме этого, в состав инвентаризационной комиссии могут входить: независимые оценщики, аудиторы, профильные специалисты и эксперты по тем или иным видам материальных активов, представители коллектива (профсоюз).

Здесь особо следует отметить, что присутствие материально ответственного лица при производстве всего процесса инвентаризации  обязательно.

Если при проведении инвентаризации наличие материально ответственного лица не предусмотрено, то в таком случае эта обязанность перекладывается на непосредственного руководителя подразделения или же директора компании (организации).

Порядок и правила проведения для ОС и оборудования

Процесс и порядок проведения инвентаризации имеет определенный алгоритм, утвержденный постановлением Госкомстата № 88.

imageВ соответствии с этим еще одним нормативным документом, общая схема проведения инвентаризации выглядит следующим образом:

  1. Перед тем, как инициировать процесс проведения учета и инвентаризации, руководитель компании должен утвердить приказ, составленный по строго определенной форме — «ИНВ — 22».
  2. Данный приказ, подписанный руководителем и имеющий все необходимые реквизиты (юридический адрес, фирменный бланк, печать, дату и подпись), регистрируется в журнале учета приказов и постановлений (Книга приказов), тоже имеющей определенный стандарт — пронумерованные страницы, прошитые и скрепленные печатью.
  3. Перед началом самой проверки и инвентаризации бухгалтерия или иное финансовое подразделение подготавливает инвентаризационные описи основных средств с указанием соответствующих инвентаризационных номеров.
  4. Материально ответственное лицо подготавливает все необходимые документы для комиссии, а также обеспечивает ей свободный доступ к объектам и имуществу.
  5. Комиссия в ходе проверки устанавливает все факты по имуществу с занесением всех проверочных данных в инвентаризационные ведомости.
  6. После того, как проверка будет закончена по всем пунктам инвентаризационной ведомости, составляется отдельный «Акт проверки», где прописываются все установленные факты по наличию и состоянию основных средств и другого имущества.

После того, как составлен «Акт о проведении инвентаризации», в нем расписываются все члены комиссии и заверяются печатью организации.

Число копий  «Акта инвентаризации» соответствует необходимости для проведения дальнейших действий со стороны руководства компании, но  не менее 2 х экз.

Учет результатов

После того, как инвентаризация завершена, бухгалтерия компании или организации на основании составленного «Акта инвентаризации» и инвентаризационной ведомости производит учет всех фактов, связанных с движением имущества, входящего в группу «основные средства» в балансе.

В качестве примера того, как проводится бухгалтерская проводка в плане счетов компании, можно воспользоваться Таблицей 2.

Таблица 2. Отражение  учета результатов итогов инвентаризации на счетах компании:

Дебет Кредит Наименование и состав проводимой операции
1. 01 91.1 Оприходован излишек, выявленный при инвентаризации
2. 94 01 Отражена недостача, выявленная при инвентаризации
3. 73.2 94 Сумма недостачи списана на виновное лицо
4. 50 73.2 Оплата недостачи виновным лицом в кассу
5. 70 73.2 Недостача удержана из заработной платы виновного лица
6. 91.2 94 Списана недостача на прочие расходы (если виновное лицо не выявлено)

Документальное оформление

imageДля начала процесса обязателен приказ руководителя, составить его можно с использованием унифицированного бланка ИНВ-22. Скачать образец можно здесь.

Основным документом, отражающим результат любой инвентаризации, в том числе и основных средств – это инвентаризационная ведомость по соответствующей форме для каждой группы активов и материальных средств.

Для основных средств — это форма ИНВ -1

На каждой странице инвентаризационной описи или ведомости обязательно указывается прописью число пунктов материальных средств (объектов) и кроме того, она обязательно заверяется подписью членов инвентаризационной комиссии.

На последней странице описи подводится оценка стоимости всего проверенного имущества, в том числе и проставление полной величины суммы прописью.

Данный документ, составленный по всей форме, не содержащий явных ошибок, является первичным документом, принимаемым в качестве базы при ведении бухгалтерского учета, составления финансовой отчетности и принятия управленческих решений.

Итоги инвентаризации из описей переносятся в сличительные ведомости. Этим занимается бухгалтер, подводя итоги проведенной проверки. Для оформления может быть использована типовая форма ИНВ-18.

Скачать бесплатно бланки и образцы заполнения

Приказ о проведении инвентаризации ОС – скачать.

Инвентаризационная опись ИНВ-1 – скачать.

Сличительная ведомость ИНВ-18 – скачать.

О порядке проведения инвентаризации, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Проведение контроля движения материальных активов и средств в виде периодической инвентаризации, несмотря на некоторую сложность процесса, является действенным инструментом для объективной оценки активов компании и принятия грамотных решений руководством компании.

Кроме этого, несмотря на то, что российским законодательством не предусмотрено прямой ответственности за недостаточное корректное ведение инвентаризационного учета, все же в ряде случаев, приведших к выявлению фактов грубого нарушения ведения финансовой отчетности (например, при налоговой проверке), к нарушителям могут быть приняты меры наказания.

Это наказание может быть применено в рамках Административного Кодекса РФ (ст. 15.11) с соответствующими санкциями в виде штрафов для виновных должностных лиц.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий