Как завести трудовую книжку впервые: порядок действий, заявление, трудовой кодекс и правила оформления

Содержание

23 апреля 2021 117893

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору, а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

  • административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
  • дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
  • материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по трудовому договору. Если это договор гражданско-правового характера, то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по совместительству, то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии – юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее – запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка – это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору. Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

  • постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 “О введении трудовых книжек”;
  • постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 “О трудовых книжках рабочих и служащих”;
  • постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 “О трудовых книжках колхозников”;

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.

image

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают “Запись за номером таким-то недействительна”, а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

  • фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
  • сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
  • если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н утвердил порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней. Изготавливает эти документы Объединение «ГОЗНАК», поэтому они имеют соответствующую степень защиты. Работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним, нельзя требовать у работника принести новый бланк самому, т.к. их легальная продажа возможна только по договору с официальным распространителем. Таких бланков у работодателя может быть немного, ведь обычно на работу устраиваются люди, уже имеющие опыт работы и, соответственно, начатую трудовую книжку.

Купить легальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно в компаниях, торгующих канцтоварами, запросив у них документы на право продажи бланков. Это должна быть копия договора с самим Объединением «ГОЗНАК» или с оптовиком, у которого компания купила бланки. Покупать трудовые книжки где-нибудь в метро или газетном киоске, конечно, нельзя. При выдаче нового бланка работнику работодатель может запросить с него возмещения понесенных расходов на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора.

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения трудового договора. Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные – 75 лет.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Спасибо!

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Для бизнеса

Инструкция по заполнению трудовых книжек:

  1. Оформляем титульный лист.
  2. Указываем сведения о работе.
  3. Вписываем название, номер и дату документа-основания.

7 сентября 2021

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать новый титульный лист трудовой книжки в ворде

Скачать образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2021 году

Скачать образец заполнения первой страницы трудовой книжки при приеме на работу

Скачать образец трудовой книжки (для совместительства)

Скачать образец записи в трудовой книжке о переводе на другую должность (внутри отдела)

Скачать образец заполнения новой трудовой книжки при переводе на другую должность (в другой отдел)

Пенсионный фонд сообщил, что перейти на ЭТК (электронные трудовые) согласились только 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России. Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это означает для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Где прописан порядок заполнения

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

  • ст. 66 ТК РФ;
  • новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

ВАЖНО! С 1 сентября вступили в силу новые правила по работе с трудкнижками из приказа Минтруда № 320н. С этого момента постановление правительства № 225 от 16.04.2003, постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003, приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016 больше не действуют. Минтруд утвердил не только новый порядок работы с бумажными ТК, который применяется с 01.09.2021, но и новый бланк книжки (который введут с 2023 года). Содержание документа осталось прежним, но специалисты ведомства изменили количество страниц в трудовой книжке и во вкладыше к ней. Применять новый бланк предстоит только с 01.01.2023.

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.

Заполнение титульного листа

По сути, титульный лист трудовой книжки — это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

image

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

  1. Номер записи.
  2. Дата внесения.
  3. Сведения о событии.
  4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

ВАЖНО! В новом бланке ТК под раздел «Сведения о работе» отвели 14 разворотов. В предыдущей форме их всего 10.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Нюанс 2

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3

Если предполагаются льготы, название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. Актуальный пример заполнения трудовой книжки — раздел «Сведения о работе»:

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию заполняют по основному месту деятельности. Но если сотрудник-совместитель захочет, ему вносят записи по совместительству, если основной работы нет.

Здесь инструкция такая:

  1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
  2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
  3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
  4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

  • информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
  • при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Подробнее: «Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку».

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

  1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
  2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
  3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
  4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.

Есть тонкости:

  • как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
  • при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

ВАЖНО! Число разворотов для сведений о поощрениях в новом бланке ТК уменьшили до 7 страниц.

Сведения о награждении выглядят так:

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

  1. Запрашиваем подтверждающие документы.
  2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
  3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
  4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

  1. Открываем первую страницу.
  2. Находим нужное.
  3. Ничего не зачеркиваем.
  4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
  5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

  1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
  2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
  3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

  1. Открываем нужную страницу.
  2. Находим ошибку.
  3. Никаких зачеркиваний!
  4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
  5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

  1. Берем чистый бланк.
  2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
  3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
  4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
  5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
  6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

  • данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
  • внесенную информацию не заверяем.

Как заверять копию

Порядок такой:

  1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
  2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
  3. Тут же проставляется его подпись.
  4. Ниже ставится дата.
  5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
  6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
  7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

imageZnakomstva-s-inostrantsami.RU — все о знакомствах в интернете. Рейтинги, отзывы, подборки!

В статье Трудовая книжка 2021 расскажем о правилах оформления документа для нового сотрудника, ответим на вопрос: зачем нужен бумажный образец и потребуется ли он при трудоустройстве, узнаем о правилах ведения трудовой книжки 2021, а также обязательно затронем тему перехода на электронный документооборот.

Оформление трудовой книжки в 2021 году для нового сотрудника 

Трудовая книжка 2021

Ранее гражданин самостоятельно определялся, какого вида будет его трудовая книжка. Выбор стоял между бумажным и электронным образцом. Это положение было актуально до окончания прошлого года. 2021 год принес запрет на создание бумажной трудовой книжки. Это коснется и тех, кто потерял бумажный образец и будет восстанавливать документ.

Помимо этого, принят еще целый ряд нововведений относительно трудовой книжки 2021:

  • Для начала стоит упомянуть о тех работниках, кто воспользовался правом сохранения бумажного образца документа. На подачу подобного заявления был отпущен срок до окончания 2020 года. При наличии заявления это право останется за трудящимся и в наступившем году.
  • Несколько иначе обстоят дела с теми, кто не успел написать подобное заявление в обозначенные законом сроки. Работодатель по умолчанию продолжит вести для него бумажный образец. Однако при увольнении и дальнейшем принятии на работу в 2021 году руководство может отказаться от ведения старого образца документа. Ведь гражданин не реализовал предоставленное право выбора. Следовательно, новый руководитель вправе вести исключительно электронные трудовые книжки.
  • Все сведения о трудовой деятельности населения теперь участвуют в электронном документообороте. Формирование базы происходит на основе отчетности, подаваемой организациями в ПФР и ФНС.
  • Трудящиеся должны быть своевременно извещены о возможных вариантах ведения трудовой книжки 2021. Каждый из них может выбрать: иметь одновременно электронный и бумажный вариант или только электронный образец.

Как вести электронную трудовую книжку в 2021 году?

Новый законопроект предусмотрел, что некоторые граждане пожелают оставить старый образец книжки. Поэтому за ними сохранили право на продолжение ведения бумажного экземпляра. Однако подобного рода заявление необходимо было оформить до конца 2020 года. Эта категория трудящихся может претендовать на дублирование электронных сведений о трудовом стаже в бумажную трудовую книжку.

Каким образом нововведения коснулись лиц, впервые устроившихся на работу в 2021 году? Здесь только один вариант. Они могут рассчитывать исключительно на новый образец документа.

Ранее бумажной книжке отводилась главная роль в процессе сбора и хранения информации о трудовой деятельности и стаже гражданина. Внесена поправка о том, что книжку можно не вести, однако если это предусмотрено нормативно-правовой базой.

Многие задают вопрос о том, что такое электронные трудовые книжки 2021? Это документ электронного образца, содержащий отметки о трудовой деятельности физического лица. За основу берутся сведения из базы Пенсионного фонда.

Электронный образец ведется для каждого трудоустроенного гражданина, даже если сведения дублируются на бумажном экземпляре. С целью формирования подобной базы работодателей обязали сдавать соответствующие отчеты в ПФР.

Новый образец трудовой книжки 2021 может рассказать о своем владельце следующую информацию:

  • ФИО.
  • СНИЛС.
  • Место работы.
  • Должностные обязанности.
  • Факт перевода или увольнения.
  • Причины расторжения трудового договора.
  • Прочие сведения, относящиеся к данной области.

Как вести электронную трудовую книжку в 2021 году

Отчет по форме СЗВ-ТД передается в соответствующий орган на следующий день после трудоустройства или увольнения сотрудника. Помимо этого, предусмотрена ежемесячная подача отчета на случай прочих кадровых движений. Если данное положение будет нарушено, то организации грозит солидное штрафное взыскание. Введение таких строгих мер должно стать гарантом того, что сотрудник будет оформлен официально по действующему законодательству.

В рамках реформы о трудовой книжке 2021 не запрещено ведение бумажных экземпляров. Однако подобный образец уже не носит обязательный характер.

Все те, кто написал заявление на сохранение бумажного образца, имеют право изменить свое решение в наступившем году.

Нужна ли трудовая книжка в 2021 году на бумаге?

Предположим, что трудящийся отказался от бумажного экземпляра книжки, и работодатель вернул ее владельцу. Однако не спешите отправлять документ в мусорную корзину. Ведь именно он отображает все этапы трудовой деятельности до 2020 года.

Следует напомнить, что кадровик или бухгалтер должны были собрать с коллектива заявления, в которых обозначен желаемый способ ведения трудовой книжки 2021.

Где взять бланк для трудовой книжки в 2021 году? 

В наступившем году будет довольно сложно найти в магазине бумажный экземпляр документа. Ведь данный товар уже не реализуется. Ему на смену пришел новый образец трудовой книжки 2021, соответствующий форме СТД-Р. Сдача подобной формы носит обязательный характер для всех работодателей, у которых в штате имеются официально устроенные сотрудники.

Получить сведения по новой форме обязаны только те сотрудники, которые предпочли электронный вариант документа. Претендовать на получение подобной информации можно в следующих ситуациях:

  • При написании заявления на увольнение.
  • При подаче запроса на выдачу сведений. На подготовку отчета отводится не более трех дней с момента подачи запроса.

Выдача подобной формы не потребуется только тем работникам, которые не подавали заявление об отказе ведения трудовой на бумаге или попросили о ее сохранении. В данном случае при увольнении должна быть отдана бумажная книжка.

Обратиться за получением данных о рабочей деятельности можно через МЦФ, ПФР или портал Госуслуги. В таком случае необходимо направить соответствующий запрос в одну из этих организаций.

Существует ряд обстоятельств, по которым заявление о переходе на электронную трудовую книжку 2021 может быть написано в наступившем году:

  • Не было официального трудоустройства.
  • Нахождение на больничном.
  • Пребывание в отпуске.

Нужна ли вообще трудовая книжка при приеме на работу нового сотрудника в 2021 году? 

До наступления 2020 трудовой книжке отводилась приоритетная роль в списке документации от соискателя. Однако данное положение было дополнено. Теперь разрешено вместо книжки предоставлять данные о предшествующих трудовых этапах.

Электронные трудовые книжки 2021 

Электронные трудовые книжки 2021

Как отмечалось выше, бумажная трудовая считалась одним из основных документов при трудоустройстве. Подобное правило действовало до наступления 2021 года. Принятые поправки разрешают отказаться от ведения этого документа. Вся информация о трудовой деятельности граждан занесена в электронную базу.

Теперь каждый работодатель должен предоставлять в Пенсионный фонд отчеты по форме СЗВ-ТД. Сделать это необходимо на следующий день после оформления или увольнения сотрудника и в течение месяца на случай иных кадровых движений. Благодаря таким отчетам формируются сведения о каждом сотруднике: место работы, занимаемая должность, факт перевода или увольнение.

Любая организация или ИП на протяжении 2020 года должны были подготовить сведения о том, собираются ли сотрудники отказываться от ведения бумажного документа. Персоналу предоставлялось право выбора между привычным и электронным образцом ведения сведений о трудовом стаже. Иными словами, электронная трудовая книжка 2021 стала обязательной мерой.

Бумажный аналог никто не запрещает вести, однако он уже не носит обязательный характер. Запрет накладывается лишь на создание новой бумажной книжки для тех, кто первый раз в жизни устраивается на работу.

Как уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году? 

Законодательством был отпущен срок до конца октября 2020 для уведомления работников по данному вопросу. Они должны были сделать выбор между способами ведения документации о трудовой деятельности.

Уведомления оформлялись в письменном виде, каждое из которых подписывалось лично работником.

Уведомление имело произвольную форму. Однако обязательно указываются следующие факты:

  • Этапы трудовой деятельности заносятся в электронную базу ПФР.
  • Запрос на получение сведений из базы оформляется через работодателя, ПФР, МФЦ или портал Госуслуги.
  • Предоставление выбора метода оформления документации.

На что обратить внимание работодателю касаемо электронной трудовой в 2021 году? 

Руководителю или кадровику предстоит выполнить следующие действия при переходе на современный образец трудовой книжки 2021:

  • Откорректировать во внутренней документации существующие записи о трудовых книжках. Внесенные отметки должны отображать, что при приеме на работу соискатель может предъявлять как бумажный, так и электронный образец. Обозначается порядок получения и хранения данных в обновленном виде.
  • Проверить бумажные образцы на предмет ошибок. Только после этого можно приступать к преобразованию сведений в электронный вид.
  • Создать или обозначить корпоративную почту. Она пригодится для получения запросов от сотрудников, которые желают получить сведения о своей трудовой деятельности.
  • Подготовить отчеты по единой форме СЗВ-ТД. Документация отправляется в ПФР. Процедуру передачи можно осуществлять посредством оператора электронного документооборота, клиентской службы или личного кабинета страхователя. Сдача бумажного варианта отчетности допускается исключительно для компаний, штат которых не превышает 25 человек.

Как вести отчетность с электронной трудовой книжкой в 2021 году? 

Не стоит полагать, что для каждого гражданина ведется отдельный электронный файл о его трудовой деятельности. Усилиями Пенсионного Фонда создана специальная база, куда регулярно вносятся сведения, подаваемые работодателями. С помощью программы можно сформировать выписку на любого трудоустроенного гражданина. Именно эта выписка и называется электронной трудовой книжкой.

Информационное наполнение бумажного образца и электронного аналога ничем не отличаются:

  • Личные сведения.
  • Место работы.
  • Занимаемая должность.
  • Дата оформления и увольнения.
  • Факт перевода.
  • Причина прекращения ТД.

На каждого официально трудоустроенного гражданина формируются подобные сведения. Положения актуальны и для тех граждан, которые работают по совместительству или неполный трудовой день. Не станут исключением и лица, прибывающие в отпуске за свой счет, по беременности и родам или по уходу за ребенком. Однако на граждан с договором ГПХ данное положение не распространяется.

Правила сдачи отчетной документации в Пенсионный фонд:

  • Первичный отчет сдается не позже 15.02.2021. Документация отображает информацию о работнике по состоянию дел на 01.01.2021. Нет необходимости вносить все данные из бумажного экземпляра.
  • Если происходит оформление или увольнение работника, то отчет предоставляется в Пенсионный фонд не позже следующего дня от даты оформления внутреннего приказа.
  • Дальнейшая сдача отчетности необходима только в том случае, когда происходят кадровые движения. Сообщить об этом нужно до 15 числа следующего месяца. При отсутствии подобных фактов сдача пустой отчетности не предусмотрена.

Что делать с бумажной трудовой книжкой в 2021 году? 

Выбрасывать бумажную трудовую книжку нельзя

До окончания прошлого года трудящимся предстояло обозначить вариант ведения трудовой книжки 2021. Свое решение необходимо было выразить в виде заявления. Однако назван ряд граждан, которые имеют право написать заявление и позже обозначенного срока. Исключения распространились на тех, кто:

  • был на больничном;
  • находился в отпуске;
  • отстранен от работы;
  • не работал, но имеет трудовой стаж.

Следовательно, работодатель продолжит вести привычный экземпляр для тех, кто пожелал его оставить или совсем не писал заявления. Однако каждый, написавший ранее заявление, может в любой момент поменять свое мнение в пользу нового образца. Подкрепить свое решение придется письменным заявлением.

В момент выдачи сотруднику документа необходимо выполнить несколько правил:

  • Проставляется отметка о необходимости дальнейшего ведения записей в цифровом варианте.
  • После получения документа увольняемый расписывается в журнале учета движения трудовых книжек. Поставленная подпись снимает с руководства обязательства по ведению и хранению документа.
  • Необходимо сообщить бывшему сотруднику о необходимости сохранения бумажного образца. Ведь именно на его страницах отображены данные обо всех трудовых этапах в жизни.

Штрафы за несоблюдение правил отчетности в 2021 году 

Наказание за неисполнение данного положения может грозить в нескольких случаях:

  • за несоблюдение сроков в сдаче отчетов по форме СЗВ-ТД;
  • при наличии ошибок.

Положение вступает в силу с 1 января 2021 года. Должностным лицам может грозить:

  • устное или письменное предупреждение;
  • штрафное взыскание от 300 до 500 руб. за каждый факт нарушения.

Работодателю за несоблюдение положений трудового законодательства предусмотрены следующие виды наказаний:

  • Руководящее лицо может отделаться предупреждением или оформлением штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.
  • Организация наказывается штрафным взысканием от 30000 до 50000 руб.

Трудовая книжка 2021 является одним из важнейших документов гражданина России, поэтому рекомендуется внимательно следить за принятыми законопроектами в данной сфере.

Вам также будет интересно:

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий