Электронный документооборот с ПФР

Содержание

Содержание

Современные технологии позволяют компаниям максимально оптимизировать сдачу бухгалтерских отчетов в государственные учреждения, в том числе и пенсионных. С начала 2017 года в России вступил в силу закон, согласно которому все предприятия с общим штатом служащих более 25 вынуждены отправлять отчетность в электронном формате. Для этой цели организациям необходимо подать заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР, образец которого размещен на официальном Интернет-ресурсе фонда, и заключить соответствующее соглашение.

Сдача отчетности в электронном виде

До 1 января 2017 года ПФР активно практиковал электронную систему документооборота с компаниями на добровольной основе. Организациям предоставлялся выбор сдачи отчетности посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС) или в привычном бумажном виде. После выхода нового постановления правила изменились:

  • предприятия, среднее число работников которых равно или превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронной форме;
  • организации со средней численностью сотрудников до 24 человек включительно оставляют за собой право выбора формы отчета.

Если работодатель, в штате которого более 25 служащих, подает отчет в бумажном виде, ПФР признает его недействительным и устанавливает наказание в виде штрафа в установленном законом порядке.

image

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде посредством ТКС быстрее и удобнее. Отмечаются следующие преимущества:

  • надежность учета передаваемых документов, повышенная конфиденциальность;
  • отправить отчет можно в любое время суток;
  • при обнаружении ошибок ПФР незамедлительно отправляет документ на доработку, где ответственное лицо на рабочем месте может быстро исправить неточность и тут же отправить отчет обратно;
  • бухгалтеру предприятия больше не нужно лично посещать отделения фонда;
  • после проверки отчетности уполномоченный орган присылает уведомление.

Особенности соглашения с ПФР об электронном документообороте

Для осуществления операции необходимо заключить с ПФР соглашение об обмене электронными документами, которое имеет такие характеристики:

  • для оформления договора достаточно наличие электронной подписи только у руководителя компании;
  • передаваемая информация считается конфиденциальной и находится под действием закона о защите персональных данных;
  • отправлять отчеты имеет право только лицо, которому принадлежит электронная подпись, иначе она утрачивает юридическую силу;
  • работодатель может расширить круг лиц, имеющих доступ к отчетной информации, предоставляя им право просмотра, редактирования и утверждения данных.

Прежде чем заключить договор с ПФР, на предприятии готовится внутренний правовой акт, устанавливающий сферу применения документов в электронной форме и людей, имеющих право доступа к ним.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Чтобы начать пользоваться электронным документооборотом с ПФР, одного соглашения с фондом недостаточно. Необходимо пройти следующие этапы.

  1. Договор с оператором ТКС. Работодатель выбирает поставщика, осуществляющего документооборот, из опубликованного на официальном сайте ПФР списка. В него входят проверенные операторы, прошедшие аккредитацию и получившие лицензию. Далее заключается соглашение, где определяются тарифы, абонентская плата, перечень входящих услуг, гарантии и т.д.
  2. Получение электронной цифровой подписи. Она оформляется в Удостоверяющих центрах Минкомсвязи при предоставлении паспорта, правоустанавливающих документов предприятия и его устава, где прописаны лица, имеющие право на подписание отчетности.
  3. Установка программного обеспечения. Оператор самостоятельно подбирает и устанавливает необходимое для обмена данными оборудование. Оно должно быть совместимо с программами фонда, иначе оборот становится невозможным. В случае отсутствия в договоре этой услуги, работодателю следует довериться специалистам.
  4. Заявление. Заявитель заполняет бланк по образцу и подает его в уполномоченный орган вместе с другими необходимыми документами (соглашения с оператором ТКС и УЦ, правоустанавливающие документы предприятия).
  5. Соглашение. В отделении заключается безвозмездный договор между фондом и представителем компании.

image

Заявление на электронный документооборот с ПФР

Образец заявления на подключение электронной отчетности в ПФР находится в общем доступе на официальном Интернет-ресурсе фонда. Он состоит из трех разделов, где первые два приходятся на данные о работодателе, а третий содержит информацию о применяемых методах криптозащиты. При этом заполняется либо первый блок (для юридических лиц), либо второй (для индивидуальных предпринимателей).

Как заполнять

Для начала заполняется шапка, где прописывается наименование отделения ПФР, куда направляется прошение. Затем блок информации о заявителе, где необходимо указать:

  • для юридических лиц: наименование предприятия, ИНН, КПП, адреса, контактная информация, ФИО директора и некоторые другие данные;
  • для физических лиц: ФИО, СНИЛС, ИНН, контактная информация, адрес и номер регистрации в ПФ РФ.

Следующий шаг – внесение информации о поставщике ТКС, с которым работодатель заключил соглашение. Здесь указывается помимо общих сведений конкретное средство криптозащиты. Последний блок остается пустым, его заполняет сотрудник ПФР. Далее ставится дата, подпись директора и печать.

Законодательное регулирование

Процедура регулируется различными нормативными актами. Среди них выделяют:

  1. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ;
  2. Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

Современные средства передачи информации позволяют предприятиям осуществлять с ПФР электронный документооборот, значительно упрощающий процедуру предоставления отчетности. Такой способ надежнее, удобнее и не требует систематических посещений отделений фонда.

Организации и индивидуальные предприниматели в процессе своей хозяйственной деятельности регулярно взаимодействуют с различными государственными органами. Это в полной мере относится к работе с Пенсионным фондом России (ПФР). Объем взаимодействия в данном случае напрямую зависит от количества занятых сотрудников.

Ранее все необходимые отчеты и документы подавались в ПФР в бумажном виде с практически обязательным посещением отделения внебюджетного фонда сотрудниками бухгалтерии. Однако на сегодняшний день такая необходимость практически отпала, поскольку существует возможность наладить электронный документооборот между организацией и Пенсионным фондом, что крайне удобно как для работников бухгалтерии, так и для сотрудников самого ПФР.

В статье расскажем, что такое соглашение об электронном документообороте с ПФР, как выглядит бланк документа и как можно оформить его.

Общая информация

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

  • СЗВ-М;
  • СЗВ-стаж;

Важно! Ранее юридические лица подавали также обязательную форму РСВ-1, в которой был отражен расчет перечисленных страховых взносов. Однако в 2021 году страховые взносы на пенсионное обеспечение администрируются налоговыми органами, в связи с чем необходимость подачи данного отчета отпала.

Читайте также:  Психиатрическое освидетельствование: пошаговый алгоритм проведения

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте. Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Полезно также почитать: Электронные услуги ПФР

Через кого коммуницировать в ПФР

ПФР принимает отчетность:

  • через посредничество специальных уполномоченных агентов (представителей);
  • через удостоверяющие центры, имеющих аккредитацию.

Оба эти варианта имеют востребованность, поскольку первый значительно более удобен и прост (удостоверяющие центры имеют в своем распоряжении все нужные технологии, в т.ч. и собственную цифровую печать, а также обеспечивают полную техническую поддержку клиентов), а второй – менее затратен.

Но вне зависимости от того, каким именно способом компания решит сдавать отчетность, прежде всего, необходимо заключить с местным отделом ПФР Соглашение об электронном документообороте, а для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

В заявление необходимо внести следующие сведения:

  • наименование органа, куда подается заявление;
  • дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
  • наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
  • информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
  • среднесписочную численность сотрудников.

В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:

  • наименование центра;
  • юридический адрес;
  • наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).

Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.

Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.

Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.

Читайте также:  Должностная инструкция администратора предприятия торговли

Соглашение представляет собой текстовый документ, каждая страница которого подписывается его сторонами. Раздел «Юридические адреса и реквизиты сторон» требует внимательности при его заполнении.

Так, страхователь вносит следующие сведения о себе:

  • наименование;
  • адрес;
  • телефон (факс при наличии);
  • наименование банка обслуживания;
  • расчетный счет в банке обслуживания;
  • регистрационный номер;
  • ИНН/КПП.

После этого соглашение подписывается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Подпись заверяется печатью.

Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из его сторон.

После направления бумаг следует ожидать подписания их со стороны Пенсионного фонда.

Пенсионный фонд вправе оставить заявление без удовлетворения в случае наличия ошибок в подаваемых документах или если договор заключен с удостоверяющим центром, у которого отсутствует аккредитация.

Как только организация получила подписанный представителем ПФР экземпляр соглашения можно начинать настройку программного обеспечения для осуществления документооборота.

Если организация решила сменить удостоверяющий центр, то об этом необходимо проинформировать внебюджетный фонд, который предложит перезаключить соответствующее соглашение.

Образец заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту:

Общие сведения о заявлении

На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.

Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.

Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).

Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Читайте также:  Что важно знать работнику и работодателю о “Положении об оплате труда на предприятии”, образец заполнения

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

  • подача отчетов по установленным формам;
  • оформление пенсии сотрудникам;
  • отправка писем в ПФР;
  • сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер. При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Подключение к электронному документообороту ПФР

Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:

  • на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
  • ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.

Сертификат регистрируется в ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента подключения услуги. А затем настраивается программное обеспечение. В том случае, если вы используете систему «Онлайн-Спринтер», «1С-Спринтер» или «Такском-Доклайнер», настройки обновляются автоматически при запуске программы.

Актуально

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР является основным документом при подписании договора на данную услугу. Все больше работодателей стремятся к оформлению и отправке документации в ПФР в электронном виде. Для этого необходимо заключить соглашение об ЭДО с данной инстанцией.

  • Об обмене документами в электронном виде
  • Обмен неформализованными документами
  • Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР
  • Заполнение заявления на подключение к отчетности
  • Как составить соглашение на ЭДО
  • ***

Об обмене документами в электронном виде

Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:

  • Обеспечиваются высокая точность и надежность учета и контроля потока документации. При передаче данных гарантирована конфиденциальность.
  • Отчетность может отправляться в любой момент вне зависимости от времени суток, праздничных и выходных дней. Единственным условием является отправка с рабочего места страхователя.
  • Система предоставляет возможность многократного оперативного исправления ошибок, которые были обнаружены ПФР в представленной отчетности.
  • Нет необходимости посещения органа ПФР бухгалтером предприятия.
  • После отправки отчетности страхователю направляется информация о результатах ее приема в электронном виде.
  • Предприятие может создать электронный архив всех документов с ПФР, что гораздо удобнее бумажных форматов.
  • Время сдачи документов значительно сокращается.

Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обмен неформализованными документами

Использование телекоммуникационных каналов связи позволяет не только осуществлять сдачу отчетности, но и обмениваться неформализованными письмами в виде вложений с электронной подписью. Сервис неформализованного документооборота с ПФР называется «Письма ПФР». Он позволяет вести переписку, обладающую юридической значимостью, в электронном формате.

Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР

Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:

  • Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
  • Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
  • Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.

Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).

Подпишитесь на рассылку

Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:

  • установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
  • заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
  • назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.

На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.

Заполнение заявления на подключение к отчетности

Заявление на подключение к электронной отчетности с ПФР необходимо заполнять только после выбора уполномоченного представителя или центра по оказанию услуг по обмену данными. Это условие является обязательным, так как в соглашении должны быть прописаны сведения об этой компании. Помимо того, нужно указать следующую информацию:

  • название, ИНН и ОГРН предприятия, адрес его регистрации и фактического расположения;
  • номер регистрации в Пенсионном фонде;
  • реквизиты банковского счета;
  • среднесписочная численность сотрудников;
  • сведения об операторе связи и пр.

Иногда бланк заявления заполняется специалистами выбранного оператора ЭДО после подписания договора о предоставлении услуг электронного документооборота. Документ включает два раздела: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей.

Как составить соглашение на ЭДО

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР можно скачать на официальной веб-странице ПФР. Кроме того, форма может быть получена в территориальном подразделении фонда по месту нахождения организации. При заполнении соглашения следует внимательно указывать все требуемые сведения. При обнаружении ошибок специалисты Пенсионного фонда вынуждены будут вернуть документ на доработку, а срок подключения перенести.

***

Если работодатель обязан или желает отчитываться перед ПФР в электронном формате, ему следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого необходимо выбрать оператора — поставщика программного обеспечения и сдать пакет документов в ПФР. Бланки соглашения и заявления о подключении к электронному документообороту ПФР можно скачать на официальной веб-странице фонда.

Предыдущий материал Следующий материал

ПФР электронный документооборот. Описание процедуры.

  • Поездка в свое отделение ПФР. Спрашиваем:
  • ИЛИ: формы заявлений для подключения ЭДО и соглашения с различными ПФР Москвы и области.
  • Обращайте внимание на дату до которой действует доверенность руководителя ПФР в соглашении, если срок прошел, обратитесь в ПФР по телефону и запросите “свежее” соглашение об ЭДО на свой почтовый адрес (если увидели несоответствие – будем признательны, если вышлите нам на info@fspaudit.ru свежее. Мы сразу же добавим его на эту страницу).

Скачиваем здесь. ПФР Электронный документооборот. Соглашения РАЗНЫЕ!

скачать содержание номер пенсионного фонда РФ.
 01.12.2015
  • Заявление о подключении к электронному документообороту.
  • (скачать – значек слева)

На протяжении прошлых десятилетий основным носителем информации являлась бумага. Сейчас крупные компании и мелкие фирмы массово переводят свою документацию в цифровой формат. Государственные учреждения, в том числе и ПФР, все чаще требуют подавать отчетность в цифровой форме. Страхователям и другим представителям будет полезно знать, как быстро подключить систему цифрового оборота документов для подачи отчетов в Пенсионный фонд.

Преимущества ЭДО

imageЭлектронные документы — это информация, представленная в виде набора символов, хранящаяся на цифровых носителях (жесткий диск, USB накопитель, облачный сервер и т. д.).

Система для организованного обмена такими документами называется электронным документооборотом (ЭДО).

Если организация решила отправлять отчетность в электронной форме, она получает следующие преимущества:

  • пропадает необходимость физического посещения территориального органа ПФР, что ведет к снижению транспортных затрат;
  • процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи занимает считанные секунды;
  • распечатки и подписи отчетов больше не нужны, экономится время и канцелярские расходники;
  • редактировать и просматривать цифровую документацию могут несколько человек одновременно;
  • в цифровой форме проще найти и исправить недочеты, что минимизирует возможные штрафы.

Пользуясь электронным документооборотом, страхователь, не покидая рабочего места, высылает в ПФР нужные сведения.

Внимание! Документы нужно проверить программой (предоставляется на сайте ПФР) на предмет ошибок, после чего фонд вышлет протокол проверки.

ЭДО также позволяет получать рассылки из Пенсионного фонда, ответы на запросы и отправлять электронную почту.

ЭДО в Пенсионном фонде

imageПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:

  • личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
  • сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
  • отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
  • заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
  • реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.
Важно! Страхователь обязан лично выбрать Удостоверяющий центр и технологию отправки данных. Большинство технологий, которые использует ПФР, совместимы с аналогичными программами отправки отчетов в другие государственные учреждения (ФНС и т. д.).

При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.

Кто обязан отправлять цифровые отчеты

imageВ 2016 году страхователь сам решал, в какой форме высылать сведения. В начале 2017 года ПФР обязал работодателей, у которых трудится 25 и более сотрудников, отправлять отчеты исключительно в электронной форме.

В 2020 году требования Пенсионного фонда не изменились:

  1. Индивидуальные предприниматели и организации со штатом сотрудников в 25 человек подают отчетность в электронной форме. В случае игнорирования данного требования и предоставления бумажной документации, последняя принята не будет. Страхователь получит штраф;
  2. Если в организации трудится не более 24 работников, форма отчетов выбирается работодателем. Не смотря на то, что ПФР примет бумажные сведения, он рекомендует всем без исключения переходить на ЭДО.

Необходимо учитывать, что численность персонала рассчитывается по прошлому расчетному периоду. Если в июне в фирме работало 40 человек, а в июле 23, июльская отчетность все равно должна быть электронной.

Подключение к ЭДО

Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР. Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.

Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.

Этап 1

imageВначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.

Сотрудничать можно с операторами, которые имеют аккредитацию Пенсионного фонда.Список аккредитованных компаний имеется на сайте фонда.

Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором. При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:

  • полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
  • стоимость услуг;
  • санкции в случае нарушения обязанностей.
Совет! Существует 4 спецоператора, контролирующих более 80% рынка. Они задают тарифы и услуги конкурентам. Это «СКБ Контур», «Такском», «Тензор», «Калуга Астрал». Рационально выбрать одну из этих компаний.

Этап 2

imageЦифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.

На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:

  • заявление с просьбой выдать инструменты криптографической защиты;
  • нотариально заверенные копии документов ИП (компании).
  • документация, которая подтвердит право владельца ЭЦП подписывать отчетность Пенсионного фонда. Если ключ оформляется на представителя организации, а не директора, нужна доверенность.

Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.

Этап 3

ЭДО подразумевает наличие специализированного программного обеспечения. Оптимальным вариантом является наличие соответствующего пункта в договоре с оператором. Если в соглашении с компанией такого условия нет, представителю организации следует найти специалиста.

Выбирая ПО, нужно обратить внимание на совместимость с программами Пенсионного фонда.

Этап 4

imageДалее страхователю необходимо подготовить соглашение о подключении электронного документооборота. Бланк заявления можно взять в территориальном органе ПФР либо на официальном ресурсе. Он включает в себя 3 блока:

  1. Данные о юридическом лице;
  2. Данные о физическом лице;
  3. Данные о применяемых инструментах криптографической защиты.

Скачать заявление о подключении к электронному документообороту

Скачать соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи

Как заполнять.

  1. Первый блок заполняется представителем или директором организации (ООО и т. д.). Он включает в себя полное название, ИНН и КПП, юридический и фактический адрес, контакты, платежные реквизиты, регистрационный номер Пенсионного фонда и данные о числе работников;
  2. Второй блок заполняют индивидуальные предприниматели (персональные данные, ИНН, контакты, регномер и информация о сотрудниках);
  3. Третий блок заполняется в обоих случаях, он включает в себя наименование оператора и ключ ЭЦП.
Внимание! Если заявление составлено с ошибками, работодатель обязан его доработать. Сроки подключения будут перенесены.

Этап 5

imageПодключившись к системе ЭДО, страхователь обращается в территориальный орган ПФР, где составляет соглашение на обмен электронными документами и предоставляет следующие бумаги:

  • копию соглашения с компанией, обеспечивающей пересылку цифровой отчетности;
  • копию договора;
  • регистрационные документы организации (ИП) в виде заверенных копий;
  • если заявление пишет представитель директора, необходима доверенность.

Этап 6

После обращения страхователя либо представителя в территориальный орган ПФР, последний заключает договор, подразумевающий обмен цифровыми документами. После того, как обе стороны подпишут соглашения, представитель ООО (ИП) становится официальным участником ЭДО и может предоставлять отчеты, в цифровом формате.

Особенности ЭДО с Пенсионным фондом

imageДля любого отчета достаточно одной цифровой подписи руководителя ООО либо ИП. Если ключ использует другое лицо, не его владелец, подписанный им документ будет признан недействительным. ЭЦП переводится в статус скомпрометированной.

Пересылаемые личные данные должны обрабатываться согласно действующему закону о защите персональной информации.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий