Бланк авансового отчета по форме №АО-1

Авансовый отчет составляется сотрудником по результатам расходования средств на нужды компании. Эти средства могут быть выданы подотчетному лицу в качестве аванса для покупки товаров или оплаты услуг, а также на расходы во время командировки – проезд, проживание и т.д.

Авансовый отчет составляется в течение трех дней с момента совершения расходов или возвращения из служебной поездки, или же в срок, который был определен руководителем и закреплен во внутренних актах компании.

К авансовому отчету в обязательном порядке прилагаются товарные или кассовые чеки, бланки строгой отчетности, накладные и прочие документы, которые подтверждают понесенные сотрудником расходы в процессе выполнения производственного задания.

В материале ниже рассмотрим образец оформления авансового отчета в свободной форме, в том числе электронно в приложении Hamilton Авансовый отчет, а также по унифицированной форме АО-1.

Авансовый отчет по форме АО-1

Унифицированная форма АО-1 была утверждена Постановлением Госкомстата РФ в 2001-м году, а упразднена в 2013-м – с этого момента все подотчетные сотрудники получили право составлять и сдавать авансовый отчет фактически в свободной форме.

Однако на практике унифицированная форма АО-1 и по сей день продолжает активно использоваться в компаниях, так как этот документ проверен временем и считается достаточно привычным и удобным.

Авансовый отчет по форме АО-1 заполняется подотчетным лицом и бухгалтером компании. На лицевой стороне указывается:

  • информация об организации: название, реквизиты;
  • информация о документе: номер и дата заполнения;
  • информация о подотчетном сотруднике: ФИО, должность, подразделение;
  • информация об авансовых средствах: назначение, суммы.

imageНа первом листе формы есть две таблицы. Левую таблицу заполняет подотчетный сотрудник, декларируя выданную сумму, фактические расходы, а также оставшиеся или перерасходованные средства. Правую — заполняет бухгалтер компании, прописывая в ней бухгалтерские счета и операции, а также субсчета для проводки средств с суммами.

Под таблицей обязательно указывается количество документов, подтверждающих обоснованность совершенных сотрудником трат, которые далее прикрепляются к авансовому отчету в в виде приложений на отдельных листах.

Подробная информация о прилагаемых документах содержится на оборотной стороне авансового отчета. Сюда входит полный перечень документов с названиями, датами выдачи, реквизитами продавцов товаров или поставщиков услуг, а также детализацией по каждому расходу.imageДля каждого подтверждающего документа указывается номер субсчета в бухгалтерии, по которому они проводятся.

Обратите внимание, что внизу лицевой стороны формы АО-1 есть отрезная часть, которая является распиской между подотчетным лицом и бухгалтером компании.

В отрезной части авансового отчета указывается ФИО подотчетного сотрудника, дата и номер отчета, сумма выданных средств, а также количество прилагаемых к отчету подтверждающих документов. Далее на ней ставит подпись само подотчетное лицо, подтверждая верность внесенных данных, и бухгалтер компании, подтверждая принятие авансового отчета.

Авансовый отчет в свободной форме

Под свободной формой авансового отчета понимается документ, который утвержден руководством определенной компании и закреплен в её локальных актах.

Как правило, при разработке собственной формы авансового отчета компании берут за основу структуру унифицированной формы АО-1, о которой шла речь выше. Эту форму можно использовать для оформления авансового отчета в ERP, например в 1С в разделе «Банк и касса».

Для этого создается отдельное окно с указанием наименования организации и подотчетных лиц, в которое добавляется таблица, куда и вносится вся информация о произведенных тратах. Данные о выдаче наличных средств вносятся через создание расходно-кассового ордера (РКО), который распечатывается и предоставляется на подпись подотчетному лицу, после чего документ сохраняется и по нему формируется бухгалтерская проводка.

Такой подход привычен для компаний, однако он не покрывает процесс оформления авансового отчета полностью. Именно поэтому сегодня всё больше компаний прибегают к комплексной автоматизации этого бизнес-процесса, используя специализированные приложения, например, Hamilton Авансовый отчет.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение Hamilton Авансовый отчет является гибким и легко настраивается под специфику, политику и регламенты любой компании. Это значит, что при оформлении электронного авансового отчета компания-клиент может использовать, как унифицированные печатные формы документов, так и самостоятельно разработанные и утвержденные в её локальных актах.

Авансовый отчет в приложении Hamilton

Приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет не просто создавать авансовые отчеты в электронной форме, а полностью перенести бизнес-процесс в онлайн среду, где легко работают и взаимодействуют все его участники.

Приложение Hamilton Авансовый отчет является облачным, поэтому все его пользователи могут войти в него с любого мобильного устройства, из любой локации и в любое удобное время. При этом их роли, права и действия могут быть настроены согласно привычному бизнес-процессу в компании.

Так как большая часть информации в авансовом отчете заполнена по умолчанию, подотчетному лицу остается лишь внести свои расходы и прикрепить к ним фотографии подтверждающих документов. Далее одним кликом он отправляет электронный авансовый на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю.

Работа в приложении позволяет свести постоянные ошибки сотрудников в авансовых отчетах к нулю, поэтому бухгалтера получают только 100% правильно оформленную документацию, а все проводки по ней приложение сформирует самостоятельно. Бухгалтеру остается перенести все данные в корпоративную ERP — приложение легко синхронизируется с любой системой.

Для утверждения документации бухгалтер и руководитель могут использовать электронную цифровую подпись ЭЦП, что делает стандартный процесс оформления авансового отчета фактически безбумажным. Подробнее о нюансах работы с электронной авансовой отчетностью читайте в материале Оптимизация электронного отчета.

Работа с авансовыми отчетами в приложении Hamilton позволяет компаниям экономить до 50% времени всех участников бизнес-процесса, а также до 40% расходов на нем, что особенно ощутимо при большом объеме такой документации. Ознакомиться с реальными историями компаний о внедрении и использовании приложения Hamilton Авансовый отчет можно в разделе сайта Кейсы.

Заказать демонстрацию приложения Hamilton Авансовый отчет можно здесь.

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В каком случае применяется авансовый отчет

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании расходного кассового ордера (РКО) как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Расходный кассовый ордер (РКО)

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять приходный кассовый ордер (ПКО).

Важно! По возвращении из командировки командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Далее записывается название подразделения, в котором оформлен сотрудник, его Ф.И.О., табельный номер и должность. Также нужно указать на какие нужды были выданы денежные средства.

Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств — остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Как заполнить журнал кассира операциониста

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 — его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 — в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8, где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

Скачать бланк авансового отчета

Скачать бланк авансового отчета по форме АО-1 в формате Word.

Скачать бланк формы АО-1 в формате Excel.

Скачать пример заполнения бланк при осуществлении текущих расходов.

Скачать пример заполнения формы АО-1 при командировке сотрудников.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону +7 (499) 350-80-69 (Москва) +7 (812) 309-75-13 (СПб) Это быстро и бесплатно !

–>

Если предприятие выдаёт аванс своему сотруднику с целью осуществления хозяйственных или представительских расходов, уполномоченное лицо должно оформить соответствующий авансовый отчёт.

Документ имеет стандартную форму и подлежит заполнению в соответствии с правилами, установленными законом. Чтобы разобраться в нюансах оформления и не допустить ошибку, рекомендуем ознакомиться с некоторыми советами специалистов.

Содержание

Форма авансового отчёта

Документ бухгалтерской отчётности, удостоверяющий факт выдачи сотруднику предприятия денежных средств авансом, называется авансовым отчётом. Бланк состоит из двух сторон – лицевой и оборотной.

Документ должен заполняться исключительно уполномоченными на это лицами (обычно это бухгалтер и работник фирмы, получивший наличные средства в соответствии с приказом руководителя).

При этом требуется к данному отчёту приобщить документацию, подтверждающую выдачу финансов и осуществление расходов.

Авансовый отчёт может оформляться:

  • по стандартной форме № АО-1, установленной законодательными нормами;
  • по индивидуальной форме, разработанной предприятием с учётом требований законодательства.

Актуальный бланк авансового отчёта скачать бесплатно можно на сайте.

Уполномоченное лицо обязано составить данный отчётный документ о потраченных средствах в определённые сроки, а именно в течение 3 дней с момента:

  • возвращения работника, получившего аванс, из командировки;
  • выхода сотрудника на работу, если период для оформления отчёта истёк, когда лицо находилось на больничном или в отпуске;
  • истечения определённого периода, который фиксируется в заявлении работника о предоставлении денег или приказе руководства фирмы.

Нарушение указанных выше сроков недопустимо. Работодатель вправе принять меры к сотруднику, вовремя не составившему соответствующий отчёт (обычно это штрафная санкция или выговор).

Советуем статью: Опекунство над недееспособным человеком права и обязанности.

Как правильно заполнить авансовый отчёт по образцу?

Авансовый платёж предоставляется работнику предприятия в 2 случаях:

  • при направлении в командировку;
  • для осуществления затрат на хозяйственные нужды компании.

Условно документ можно разделить на 3 части – лицевую, отрывную и оборотную. Первая заполняется бухгалтером и содержит сведения о подотчётном лице, самой фирме, дате оформления бланка, его порядковом номере, сумме выданного аванса и израсходованных сотрудником средствах.

Если работнику требуется перерасчёт или имеется не истраченная часть авансового платежа, эта информация также указывается в данной части.

Оборотная сторона оформляется и подотчётным работником, и бухгалтерией. Сотрудник вписывает реквизиты документов, удостоверяющих осуществлённые им финансовые затраты, а бухгалтер рассчитывает соответствующий бухсчёт и сумму средств, принятых им к учёту.

Отрывная часть бланка заполняется только бухгалтером и выдаётся сотруднику в качестве расписки о принятии отчётности к проверке.

Порядок заполнения авансового отчёта:

  • на первой странице в верхней части документа впишите название фирмы, дату составления отчётности, должность и ФИО подотчётного сотрудника;
  • в поле «Назначение аванса» укажите цель выдачи денег;
  • запишите в соответствующую графу сумму предоставленных лицу финансов;
  • рассчитайте размеры израсходованной суммы и остаток средств;
  • на оборотной стороне обозначьте реквизиты документов, удостоверяющих факт понесённых расходов;
  • количество прилагаемых бумаг также подлежит указанию.

В соответствующих ячейках суммы необходимо вписывать цифрами, однако в строках они фиксируют прописью (к примеру, в графе «Расписка»). Копейки всегда указываются цифрами. Если в каких-то полях отсутствует информация, поставьте прочерки.

Оформление ипотеки под строительство частного дома.

Как оформить протокол общего собрания учредителей ООО — https://urmozg.ru/documenty/protokol-obschego-sobraniya-uchrediteley-ooo/.

Как заполнить журнал операциониста — вы можете читать тут.

Оформить отчёт можно в электронном варианте с помощью специальной программы. Готовый бланк распечатывается, в соответствующих строках ставятся подписи уполномоченных лиц. Другим способом заполнения документа считается использование заранее подготовленного печатного варианта и внесение необходимых сведений от руки.

Чтобы лучше представлять, как оформляется бланк, ознакомьтесь с несколькими примерами заполнения авансового отчёта – в форматах Word и Excel.

Советы по оформлению бланка

Выдача аванса осуществляется при наличии приказа руководителя фирмы, в котором содержатся сведения о подотчётных лицах и основаниях для выплаты конкретной суммы денег.

Отметим, что подотчётными считаются сотрудники предприятия, которым требуются финансы для выполнения своих служебных обязанностей.

Как указывалось выше, авансовый отчёт по форме АО-1 должен заполняться следующими лицами:

  • бухгалтером (в специально отведённой части документа);
  • сотрудником, получившим аванс.

Работа бухгалтера заключается в проверке целевого расходования аванса и правильности информации, значившейся в отчёте.

Если к оформлению бланка нет претензий, специалист выдаёт подотчётному сотруднику расписку о получении документа (то есть отрывную часть формы АО-1). На обороте отчёта необходимо указать сумму принятых к учёту расходов.

Только после этого проверенный бланк передаётся руководителю фирмы для утверждения. Не стоит забывать о приобщении к отчётности документов, подтверждающих понесённые лицом затраты (к примеру, чеков, квитанций, билетов и т. п.).

После утверждения заполненный бланк отчёта принимается бухгалтером к учёту. Если подотчётный сотрудник имеет неизрасходованную сумму аванса, он обязан возвратить её в бухгалтерию.

Если же во время выполнения своих служебных обязанностей им были потрачены дополнительные средства, бухгалтер возмещает ему перерасход.

Подотчётное лицо должно было вернуть часть оставшейся суммы аванса? Пропуск срока для составления отчёта и передачи остатка средств в бухгалтерию – основание для назначения удержания из заработной платы сотрудника.

Данное право работодателя закреплено 137 статьёй ТК РФ. Если работник не согласен с таким решением руководства, разрешить ситуацию возможно через судебную инстанцию.

На главную

Полезное

Большой каталог образцов, шаблонов, бланков различных документов, применяемых в Казахстане и классифицированных по разделам для удобного поиска.

Все образцы и бланки документов доступны для бесплатного скачивания в формате Word (doc), Excel (xlsx), pdf.

Поиск Договор аренды квартиры Договор поставки товара Справка о заработной плате рк Справка о доходах рк Скачать резюме рк

Выберите раздел

Акты Бухгалтерия Доверенности Договоры Заявления Нормативно-техническая документация (СНиП, СН и пр) Приказы Резюме Соглашения Уведомления Категория: Полезное / FindHow.org –> –>

В повседневной трудовой деятельности практически все компании закупают необходимую продукцию за наличные финансовые средства. Для подобных целей наемным рабочим авансом предоставляются наличные денежные средства, за которые в дальнейшем им предстоит отчитаться.

Форма

На сегодня принято использовать установленную Постановлением Госкомстата РФ в августе 2001 года регламентированную форму первичной документации под номером АО-1.

Данная форма используется в процессе учета денежных средств, которые предоставляются подотчетным сотрудникам на производственные либо иные нужды.

После того, как сформированный документ утвержден, представитель бухгалтерии должен осуществить его списание и сделать все необходимые бухгалтерские проводки. По мере необходимости следует возместить затраты, которые превышают установленный лимит.

Важно помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, причем как в бумажном, так и в электронном виде.

Отчет по форме АО-1 могут применять ООО при любой форме собственности (это не относится к бюджетным учреждениям). В целом, установленная форма осталась неизменной, за исключением дополнительного раздела (подразумевается введение дополнительного пункта о расписке).

[docs]

Представитель бухгалтерии, который принимает отчет у сотрудника, обязательно должен в конце документа оформить расписку относительно принятия документации от подотчетного лица.

Правила использования и составления

Итак, подотчетными лицами на лицевой стороне документа необходимо указать такие сведения, как:

  • наименование компании, которая предоставила наемному рабочему подотчетные финансовые средства;
  • полные инициалы;
  • занимаемую должность;
  • персональный табельный номер;
  • целевое назначение авансового платежа (на производственные либо же представительские нужды).

Вся без исключения документация, которая способна подтвердить затраты, должна быть отображена на обратной стороне (поля с 1 по 6), а после указывается сумма.

Поле Что включает в себя
1 Необходимо указывать номер который был присвоен подтверждающей затраты документации
2-3 Отображаются сведения относительно даты формирования документа
4 Отображается разновидность производственных затрат
5 Отображаются сведения относительно затрат (сумма указывается в рублях)
6 Сведения указываются в том случае, если средства были израсходованы в иностранной валюте
Пункт «Итого» Необходимо указать суммарный размер затрат (суммируется 5 и 6 поле)

Представитель бухгалтерии в обязательном порядке должен проставить свою подпись с целью подтверждения принятия документа на дальнейшую проверку. Специалист должен отобразить его номер и время, суммарный размер затрат и число сопровождающей документации.

В сформированной расписке отображается день, когда был получен отчет. Она предоставляется подотчетному лицу.

После того как представителем бухгалтерии была проведена проверка относительно достоверности сформированного отчета, необходимо заполнить необходимыми сведениями 7 и 8 поле (отображается размер финансовых затрат, который поставлен на учет).

В 9 поле отображаются номера бухгалтерских счетов, которые будут дебетированы на размер финансовых расходов.

Далее необходимо представителю бухгалтерии указать информацию на лицевой стороне отчета по форме АО-1 относительно:

  • остатка авансовых средств;
  • денежных средств, которые были получены из кассы компании;
  • израсходованных финансовых средств;
  • бухгалтерских записей операции учета финансовых затрат, которые были произведены.

Все сведения, которые заносятся в таблицу, должны быть сформированы из той информации, которая указана в 9 поле (на обратной стороне документа).

По завершению проверки достоверности сведений относительно арифметический расчетов, документ подлежит передаче непосредственному руководству компании для утверждения.

Затем осуществляется списание и конечные расчеты с подотчетными лицами.

Работа с отчетом в 1С

Рассматриваемый документ может формироваться несколькими вариантами:

  • с помощью специализированного программного обеспечения;
  • с помощью MS Excel.

Если говорить о проводках в авансовых отчетах, то необходимо отображать размер финансовых затрат по всем без исключения операциям, дебет счетов и субсчета. Далее осуществляется сверка проводок и сумм, которые были получена, а также номер счетов, по которым осуществлялся дебет расходов.

Если сопровождающая документация предоставляется на иностранных языках, то она в обязательном порядке подлежит перевод на русский. При обнаружении перерасхода финансовых затрат либо остатков, бухгалтерия проставляет соответствующие отметки на первых страницах рассматриваемого документа.

В процессе формирования отчета в программе 1С, необходимо обязательно придерживаться такой последовательности действий:

  1. Необходимо открыть «Авансовый отчет». Для этого достаточно будет перейти в категорию «Касса» либо же «Производство» и выбрать нужный пункт. Допускается нажатие на «Касса», которая расположена в главном меню. Будет открыто журнал документации, в котором находятся на хранении все сведения относительно авансовых отчетов. Необходимо будет сформировать новый документ нажатием на клавишу «Добавить».
  2. Далее нужно установить показатель шапки документа. Если же отсутствует соответствующий пункт, допускается возможность создания по ходу составления отчета.
  3. Для получения возможности выбора физического лица, необходимо нажать на «…», находящейся с правой стороны, а далее перейти в раздел «Физическое лицо».

Предусмотрены такие разновидности закладок, как:

  • для авансов – отображается документация, которая является основанием для предоставления финансовых средств (к ним относят платежные поручения, ордеры и так далее);
  • продукция (какой именно товар приобретался);
  • тара (в чем была упакована приобретенная продукция);
  • оплата;
  • иные.

После того как пользователь нажимает «+», в таблице будет добавлена новая строка. Далее необходимо выбрать соответствующий тип документации, к примеру, при предоставлении денежных средств через кассу на основании РКО.

Читайте также:   Образец КМ-3 при онлайн-кассах

Будет открыт журнал кассовых ордеров, где необходимо выбрать соответствующую документацию. Затем табличная часть подлежит указанию теми сведениями, которые отображаются в расчетно-кассовых ордерах.

После этого необходимо заполнить вторую строку – указать информацию о продукции, которая была приобретена наемным рабочим за предоставленные ему денежные средства, к примеру, бланки. Необходимо нажать «+» и добавить продукцию.

В том случае, если продукция была внесена в справочник номенклатуры, то все имеющиеся столбцы будут сформированы автоматически. Достаточно будет отобразить количество. При необходимости указания нескольких товаров, процедура повторяется.

Если же в процессе приобретения была использована возвратная тара, в обязательном порядке необходимо заполнить соответствующее поле. В процессе оприходования продукции и материалов через счет 631 обязательно используется вкладка оплаты.

В подразделе «Иные» отображают сведения относительно финансовых затрат подобного плана – на горюче-смазочные материалы, услуги интернета и так далее.

Печатный вариант документации должен быть выведен на печать нажатием на клавишу «Печать» либо же «Авансовый отчет». Затем нужно провести отчет, нажав на соответствующий пункт либо «ОК».

Формирование на хозяйственные потребности

К примеру, наемному рабочему предоставляются финансовые средства на хозяйственные нужды в кассе. Он обязательно должен поставить подпись в документе по форме КО-2. После того, как поставленная задача будет выполнена, должен быть предоставлен акт исполненных работ, которые в дальнейшем подписывается специальной комиссией.

Должны ли представители бухгалтерии предъявить документ, который подтверждает факт закрытия аванса? Акт является подтверждением того, что поставленная задача была выполнена, но он не может подтвердить оплату непосредственными поставщиками.

В обязательном порядке предоставляется квитанция в дополнение к приходно-кассовым ордерам и иные чеки. Всю полученную документацию и сформированный авансовый отчет наемный сотрудник компании должен предоставить в бухгалтерский отдел. Отрывная часть подлежит возврату сотруднику.

По сути, это и будет являться основным доказательством того, что необходимый отчет предоставлен компании относительно подотчетных финансовых средств.

Необходимо учитывать, что в процессе израсходования подотчетных средств на хозяйственные нужды, необходимо обязательно формировать отдельные АО-1.

Кто и когда заполняет

Авансовый отчет должен быть сформирован подотчетным лицом, иными словами сотрудниками, которые:

  • приняли финансовые средства на производственные нужды;
  • были направлены в командировку.

Произвести отчет подотчетные лица обязаны в течение 3 календарных дней с момента:

  • завершения периода, на который были предоставлены денежные средства, и при этом он был отображен в соответствующем заявлении сотрудника относительно выдачи финансов под отчет;
  • выхода наемного рабочего на работу, если период, на которые были предоставлены финансовые средства, завершился в момент какого-либо заболевания либо же отпуска;
  • возвращения наемного рабочего из командировки.

Это четко указано в пункте 6 Указания Центрального Банка РФ №3210-У от марта 2014 года и пункте 26 Положения относительно командировок, которые приняты Постановлением Правительства РФ №749 в октябре 2008 года.

Необходимо помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, и к нему следует приложить документы, которые в полной мере способные подтвердить произведенные наемным рабочим финансовые затраты.

Для минимизации рисков возникновения каких-либо ошибок, целесообразным будет сформировать инструкцию относительно порядка заполнения авансовых отчетов.

Важно помнить: с недавнего времени рассматриваемый отчет формируется не только в бумажном, но и электронном виде.

Последующие действия

После того как авансовый отчет от наемного рабочего был получен, дальнейшие действия заключаются в следующем:

  1. Необходимо предоставить сотруднику расписку относительно получения отчета (под ней подразумевается унифицированная форма АО-1).
  2. Необходимо проверить целевые затраты финансовых средств, наличие оправдательной документации, достоверность ее формирования и произведенные подсчеты сумм наемным рабочим.
  3. На обратной стороне отчета в обязательном порядке необходимо указать размер финансовых средств, которые были приняты на учет и счета, которые непосредственно дебетуются на данные суммы.
  4. По завершению проверки отчета необходимо в обязательном порядке передать его на утверждение руководству компании либо же законному представителю.
  5. После утверждения, отчет должен быть принят на учет.

В завершении нужно будет произвести все необходимые расчеты с подотчетным лицом, одновременно получив от него неиспользуемый остаток аванса либо же возместив ему размер перерасходов.

Процесс формирования авансового отчета не влечет за собой каких-либо сложностей. Достаточно только соблюдать очередность действий и следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по составлению авансового отчета представлены в данной инструкции.

Об авторе

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
  • 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
  • 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
  • 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
  • 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий