Авансовый отчет по форме АО-1 — скачайте бесплатные бланки и образцы заполнения в Excel, Word, PDF

Содержание

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В каком случае применяется авансовый отчет

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании расходного кассового ордера (РКО) как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Расходный кассовый ордер (РКО)

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять приходный кассовый ордер (ПКО).

Важно! По возвращении из командировки командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Далее записывается название подразделения, в котором оформлен сотрудник, его Ф.И.О., табельный номер и должность. Также нужно указать на какие нужды были выданы денежные средства.

Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств — остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Как заполнить журнал кассира операциониста

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 — его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 — в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8, где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

Скачать бланк авансового отчета

Скачать бланк авансового отчета по форме АО-1 в формате Word.

Скачать бланк формы АО-1 в формате Excel.

Скачать пример заполнения бланк при осуществлении текущих расходов.

Скачать пример заполнения формы АО-1 при командировке сотрудников.

В повседневной трудовой деятельности практически все компании закупают необходимую продукцию за наличные финансовые средства. Для подобных целей наемным рабочим авансом предоставляются наличные денежные средства, за которые в дальнейшем им предстоит отчитаться.

Форма

На сегодня принято использовать установленную Постановлением Госкомстата РФ в августе 2001 года регламентированную форму первичной документации под номером АО-1.

Данная форма используется в процессе учета денежных средств, которые предоставляются подотчетным сотрудникам на производственные либо иные нужды.

После того, как сформированный документ утвержден, представитель бухгалтерии должен осуществить его списание и сделать все необходимые бухгалтерские проводки. По мере необходимости следует возместить затраты, которые превышают установленный лимит.

Важно помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, причем как в бумажном, так и в электронном виде.

Отчет по форме АО-1 могут применять ООО при любой форме собственности (это не относится к бюджетным учреждениям). В целом, установленная форма осталась неизменной, за исключением дополнительного раздела (подразумевается введение дополнительного пункта о расписке).

[docs]

Представитель бухгалтерии, который принимает отчет у сотрудника, обязательно должен в конце документа оформить расписку относительно принятия документации от подотчетного лица.

Правила использования и составления

Итак, подотчетными лицами на лицевой стороне документа необходимо указать такие сведения, как:

  • наименование компании, которая предоставила наемному рабочему подотчетные финансовые средства;
  • полные инициалы;
  • занимаемую должность;
  • персональный табельный номер;
  • целевое назначение авансового платежа (на производственные либо же представительские нужды).

Вся без исключения документация, которая способна подтвердить затраты, должна быть отображена на обратной стороне (поля с 1 по 6), а после указывается сумма.

Поле Что включает в себя
1 Необходимо указывать номер который был присвоен подтверждающей затраты документации
2-3 Отображаются сведения относительно даты формирования документа
4 Отображается разновидность производственных затрат
5 Отображаются сведения относительно затрат (сумма указывается в рублях)
6 Сведения указываются в том случае, если средства были израсходованы в иностранной валюте
Пункт «Итого» Необходимо указать суммарный размер затрат (суммируется 5 и 6 поле)

Представитель бухгалтерии в обязательном порядке должен проставить свою подпись с целью подтверждения принятия документа на дальнейшую проверку. Специалист должен отобразить его номер и время, суммарный размер затрат и число сопровождающей документации.

В сформированной расписке отображается день, когда был получен отчет. Она предоставляется подотчетному лицу.

После того как представителем бухгалтерии была проведена проверка относительно достоверности сформированного отчета, необходимо заполнить необходимыми сведениями 7 и 8 поле (отображается размер финансовых затрат, который поставлен на учет).

В 9 поле отображаются номера бухгалтерских счетов, которые будут дебетированы на размер финансовых расходов.

Далее необходимо представителю бухгалтерии указать информацию на лицевой стороне отчета по форме АО-1 относительно:

  • остатка авансовых средств;
  • денежных средств, которые были получены из кассы компании;
  • израсходованных финансовых средств;
  • бухгалтерских записей операции учета финансовых затрат, которые были произведены.

Все сведения, которые заносятся в таблицу, должны быть сформированы из той информации, которая указана в 9 поле (на обратной стороне документа).

По завершению проверки достоверности сведений относительно арифметический расчетов, документ подлежит передаче непосредственному руководству компании для утверждения.

Затем осуществляется списание и конечные расчеты с подотчетными лицами.

Работа с отчетом в 1С

Рассматриваемый документ может формироваться несколькими вариантами:

  • с помощью специализированного программного обеспечения;
  • с помощью MS Excel.

Если говорить о проводках в авансовых отчетах, то необходимо отображать размер финансовых затрат по всем без исключения операциям, дебет счетов и субсчета. Далее осуществляется сверка проводок и сумм, которые были получена, а также номер счетов, по которым осуществлялся дебет расходов.

Если сопровождающая документация предоставляется на иностранных языках, то она в обязательном порядке подлежит перевод на русский. При обнаружении перерасхода финансовых затрат либо остатков, бухгалтерия проставляет соответствующие отметки на первых страницах рассматриваемого документа.

В процессе формирования отчета в программе 1С, необходимо обязательно придерживаться такой последовательности действий:

  1. Необходимо открыть «Авансовый отчет». Для этого достаточно будет перейти в категорию «Касса» либо же «Производство» и выбрать нужный пункт. Допускается нажатие на «Касса», которая расположена в главном меню. Будет открыто журнал документации, в котором находятся на хранении все сведения относительно авансовых отчетов. Необходимо будет сформировать новый документ нажатием на клавишу «Добавить».
  2. Далее нужно установить показатель шапки документа. Если же отсутствует соответствующий пункт, допускается возможность создания по ходу составления отчета.
  3. Для получения возможности выбора физического лица, необходимо нажать на «…», находящейся с правой стороны, а далее перейти в раздел «Физическое лицо».

Предусмотрены такие разновидности закладок, как:

  • для авансов – отображается документация, которая является основанием для предоставления финансовых средств (к ним относят платежные поручения, ордеры и так далее);
  • продукция (какой именно товар приобретался);
  • тара (в чем была упакована приобретенная продукция);
  • оплата;
  • иные.

После того как пользователь нажимает «+», в таблице будет добавлена новая строка. Далее необходимо выбрать соответствующий тип документации, к примеру, при предоставлении денежных средств через кассу на основании РКО.

Читайте также:   Образец КМ-3 при онлайн-кассах

Будет открыт журнал кассовых ордеров, где необходимо выбрать соответствующую документацию. Затем табличная часть подлежит указанию теми сведениями, которые отображаются в расчетно-кассовых ордерах.

После этого необходимо заполнить вторую строку – указать информацию о продукции, которая была приобретена наемным рабочим за предоставленные ему денежные средства, к примеру, бланки. Необходимо нажать «+» и добавить продукцию.

В том случае, если продукция была внесена в справочник номенклатуры, то все имеющиеся столбцы будут сформированы автоматически. Достаточно будет отобразить количество. При необходимости указания нескольких товаров, процедура повторяется.

Если же в процессе приобретения была использована возвратная тара, в обязательном порядке необходимо заполнить соответствующее поле. В процессе оприходования продукции и материалов через счет 631 обязательно используется вкладка оплаты.

В подразделе «Иные» отображают сведения относительно финансовых затрат подобного плана – на горюче-смазочные материалы, услуги интернета и так далее.

Печатный вариант документации должен быть выведен на печать нажатием на клавишу «Печать» либо же «Авансовый отчет». Затем нужно провести отчет, нажав на соответствующий пункт либо «ОК».

Формирование на хозяйственные потребности

К примеру, наемному рабочему предоставляются финансовые средства на хозяйственные нужды в кассе. Он обязательно должен поставить подпись в документе по форме КО-2. После того, как поставленная задача будет выполнена, должен быть предоставлен акт исполненных работ, которые в дальнейшем подписывается специальной комиссией.

Должны ли представители бухгалтерии предъявить документ, который подтверждает факт закрытия аванса? Акт является подтверждением того, что поставленная задача была выполнена, но он не может подтвердить оплату непосредственными поставщиками.

В обязательном порядке предоставляется квитанция в дополнение к приходно-кассовым ордерам и иные чеки. Всю полученную документацию и сформированный авансовый отчет наемный сотрудник компании должен предоставить в бухгалтерский отдел. Отрывная часть подлежит возврату сотруднику.

По сути, это и будет являться основным доказательством того, что необходимый отчет предоставлен компании относительно подотчетных финансовых средств.

Необходимо учитывать, что в процессе израсходования подотчетных средств на хозяйственные нужды, необходимо обязательно формировать отдельные АО-1.

Кто и когда заполняет

Авансовый отчет должен быть сформирован подотчетным лицом, иными словами сотрудниками, которые:

  • приняли финансовые средства на производственные нужды;
  • были направлены в командировку.

Произвести отчет подотчетные лица обязаны в течение 3 календарных дней с момента:

  • завершения периода, на который были предоставлены денежные средства, и при этом он был отображен в соответствующем заявлении сотрудника относительно выдачи финансов под отчет;
  • выхода наемного рабочего на работу, если период, на которые были предоставлены финансовые средства, завершился в момент какого-либо заболевания либо же отпуска;
  • возвращения наемного рабочего из командировки.

Это четко указано в пункте 6 Указания Центрального Банка РФ №3210-У от марта 2014 года и пункте 26 Положения относительно командировок, которые приняты Постановлением Правительства РФ №749 в октябре 2008 года.

Необходимо помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, и к нему следует приложить документы, которые в полной мере способные подтвердить произведенные наемным рабочим финансовые затраты.

Для минимизации рисков возникновения каких-либо ошибок, целесообразным будет сформировать инструкцию относительно порядка заполнения авансовых отчетов.

Важно помнить: с недавнего времени рассматриваемый отчет формируется не только в бумажном, но и электронном виде.

Последующие действия

После того как авансовый отчет от наемного рабочего был получен, дальнейшие действия заключаются в следующем:

  1. Необходимо предоставить сотруднику расписку относительно получения отчета (под ней подразумевается унифицированная форма АО-1).
  2. Необходимо проверить целевые затраты финансовых средств, наличие оправдательной документации, достоверность ее формирования и произведенные подсчеты сумм наемным рабочим.
  3. На обратной стороне отчета в обязательном порядке необходимо указать размер финансовых средств, которые были приняты на учет и счета, которые непосредственно дебетуются на данные суммы.
  4. По завершению проверки отчета необходимо в обязательном порядке передать его на утверждение руководству компании либо же законному представителю.
  5. После утверждения, отчет должен быть принят на учет.

В завершении нужно будет произвести все необходимые расчеты с подотчетным лицом, одновременно получив от него неиспользуемый остаток аванса либо же возместив ему размер перерасходов.

Процесс формирования авансового отчета не влечет за собой каких-либо сложностей. Достаточно только соблюдать очередность действий и следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по составлению авансового отчета представлены в данной инструкции.

Об авторе

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
  • 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
  • 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
  • 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
  • 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Авансовый отчет (форма АО-1, бланк)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

·····

[1] Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»»

image

Бланк авансового отчета скачать бесплатно

  • Год документа: 2017
  • Группа документа:Бланки / Документы
  • Вид документа: Отчет, бланк
  • Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF

image Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании. Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр.

Авансовый отчет (форма АО-1): скачать бланк

  • командировочное удостоверение;
  • проездные билеты;
  • квитанции об уплате;
  • товарные чеки и пр.

Когда оформляется АО?

Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:

  • хозяйственно-оперативные нужды;
  • аванс на командировочные расходы;
  • возмещение командировочных расходов.

Нажми «Нравится» если статья оказалась полезной или поделись в соц сети Документы которые могут быть вам интересны:

Скачать авансовый отчет бесплатно в PDF, Word или Excel формате

Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1) (ОКУД 0302001)

Применяется — с 1 января 2002 года

Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55

Срок предоставления — в течение после возвращения из командировки, или дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу

Скачать форму авансового отчета (Унифицированная форма N АО-1):

— в MS-Excel

Образец заполнения авансового отчета (Унифицированная форма N АО-1) >>>

Материалы по заполнению авансового отчета (Унифицированная форма N АО-1):

— Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55

— Путеводитель: Выдача денег под отчет и расчеты с подотчетными лицами (КонсультантПлюс, 2018)

— : Когда и как подотчетник должен оформить авансовый отчет (Издательство «Главная книга», 2018)

— : Как заполнить и принять к учету авансовый отчет по подотчетной сумме в иностранной валюте (КонсультантПлюс, 2018)

— : Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой (КонсультантПлюс, 2018)

— : Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты (Дмитриева И.А.) («Зарплата», 2014, N 5)

— : Оформляем подотчет (Пронина Е.) («Кадровый вопрос», 2014, N 3)

— : Авансовый отчет по зарубежной командировке: что принять во внимание (Титова Н.Н.) («Упрощенка», 2013, N 8)

— : Учет расчетов с подотчетными лицами (Захарьин В.Р.) («Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации», 2013, N 5)

— : Авансовый отчет собственного приготовления (Никитин А.) («Новая бухгалтерия», 2011, N 9)

— : Авансовый отчет: как правильно заполнить (Кулюкина Н.А.) («Упрощенка», 2011, N 1)

— : Авансовый отчет: «форменный» предел (Привольнова О.) («Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия», 2011, N 32)

— : Заполняем отчет по авансу для загранкомандировки, выданному в иностранной валюте (Елина Л.А.) («Главная книга», 2010, N 22)

— : Заполняем отчет по авансу для загранкомандировки, выданному в рублях (Елина Л.А.) («Главная книга», 2010, N 21)

— : Авансовый отчет при командировке за рубеж: общие требования (Елина Л.А.) («Главная книга», 2010, N 21)

—————————————-

Бесплатные программы для авансовых отчетов

2015. Service-Online.su открыл бесплатный сервис для формирования авансовых отчетов

Онлайн-каталог бухгалтерских бланков Service-Online.su открыл бесплатный сервис для формирования авансового отчета. С помощью сервиса вы сможете бесплатно заполнить Авансовый отчет и распечатать его, при этом программа сама высчитает сумму расходов рассчитает остаток или перерасход и заполнит все графы бланка. После регистрации вы также получите возможность сохранять формы (для их автозаполнения) созданных вами бланков Авансовых отчетов и возвращаться к списку сохраненных вами форм. Портал также позволяет бесплатно скачать бланки и образцы авансовых отчетов в форматах Word и Excel.

2015. Программа для автоматизированного заполнения бланков авансового отчета АО-1

Авансовый отчет — это новая программа для автоматизированного заполнения бланков авансового отчета АО-1. Она подойдет как для подотчетных лиц, отчитывающихся за полученные денежные средства, так и для сотрудников бухгалтерии, проверяющих авансовые отчеты. Программа позволяет максимально минимизировать время, затрачиваемое на заполнение и проверку бланков АО-1. Все, что необходимо заполнить вручную после ввода необходимых полей и печати документа — это роспись подотчетного лица. Программа позволяет вводить значения всех доступных граф бланка АО-1. Графы сумм значений считаются автоматически.

Авансовый отчет (форма АО-1, бланк)

Также автоматически числовые значения преобразуются в текстовый вид. Это полностью избавляет от необходимости ручного заполнения бланка и избавляет от потенциальных ошибок и описок. Все вводимые в поля ввода значения сохраняются, позволяя использовать их при последующем вводе. Достаточно лишь один раз ввести значение и его выбор будет доступен всегда лишь одним кликом мыши. Программу можно скачать и использовать бесплатно, но по достижению определенного количества сформированных авансовых отчетов нужно будет заплатить 200 руб.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону +7 (499) 350-80-69 (Москва) +7 (812) 309-75-13 (СПб) Это быстро и бесплатно !

–>

Если предприятие выдаёт аванс своему сотруднику с целью осуществления хозяйственных или представительских расходов, уполномоченное лицо должно оформить соответствующий авансовый отчёт.

Документ имеет стандартную форму и подлежит заполнению в соответствии с правилами, установленными законом. Чтобы разобраться в нюансах оформления и не допустить ошибку, рекомендуем ознакомиться с некоторыми советами специалистов.

Содержание

Форма авансового отчёта

Документ бухгалтерской отчётности, удостоверяющий факт выдачи сотруднику предприятия денежных средств авансом, называется авансовым отчётом. Бланк состоит из двух сторон – лицевой и оборотной.

Документ должен заполняться исключительно уполномоченными на это лицами (обычно это бухгалтер и работник фирмы, получивший наличные средства в соответствии с приказом руководителя).

При этом требуется к данному отчёту приобщить документацию, подтверждающую выдачу финансов и осуществление расходов.

Авансовый отчёт может оформляться:

  • по стандартной форме № АО-1, установленной законодательными нормами;
  • по индивидуальной форме, разработанной предприятием с учётом требований законодательства.

Актуальный бланк авансового отчёта скачать бесплатно можно на сайте.

Уполномоченное лицо обязано составить данный отчётный документ о потраченных средствах в определённые сроки, а именно в течение 3 дней с момента:

  • возвращения работника, получившего аванс, из командировки;
  • выхода сотрудника на работу, если период для оформления отчёта истёк, когда лицо находилось на больничном или в отпуске;
  • истечения определённого периода, который фиксируется в заявлении работника о предоставлении денег или приказе руководства фирмы.

Нарушение указанных выше сроков недопустимо. Работодатель вправе принять меры к сотруднику, вовремя не составившему соответствующий отчёт (обычно это штрафная санкция или выговор).

Советуем статью: Опекунство над недееспособным человеком права и обязанности.

Как правильно заполнить авансовый отчёт по образцу?

Авансовый платёж предоставляется работнику предприятия в 2 случаях:

  • при направлении в командировку;
  • для осуществления затрат на хозяйственные нужды компании.

Условно документ можно разделить на 3 части – лицевую, отрывную и оборотную. Первая заполняется бухгалтером и содержит сведения о подотчётном лице, самой фирме, дате оформления бланка, его порядковом номере, сумме выданного аванса и израсходованных сотрудником средствах.

Если работнику требуется перерасчёт или имеется не истраченная часть авансового платежа, эта информация также указывается в данной части.

Оборотная сторона оформляется и подотчётным работником, и бухгалтерией. Сотрудник вписывает реквизиты документов, удостоверяющих осуществлённые им финансовые затраты, а бухгалтер рассчитывает соответствующий бухсчёт и сумму средств, принятых им к учёту.

Отрывная часть бланка заполняется только бухгалтером и выдаётся сотруднику в качестве расписки о принятии отчётности к проверке.

Порядок заполнения авансового отчёта:

  • на первой странице в верхней части документа впишите название фирмы, дату составления отчётности, должность и ФИО подотчётного сотрудника;
  • в поле «Назначение аванса» укажите цель выдачи денег;
  • запишите в соответствующую графу сумму предоставленных лицу финансов;
  • рассчитайте размеры израсходованной суммы и остаток средств;
  • на оборотной стороне обозначьте реквизиты документов, удостоверяющих факт понесённых расходов;
  • количество прилагаемых бумаг также подлежит указанию.

В соответствующих ячейках суммы необходимо вписывать цифрами, однако в строках они фиксируют прописью (к примеру, в графе «Расписка»). Копейки всегда указываются цифрами. Если в каких-то полях отсутствует информация, поставьте прочерки.

Оформление ипотеки под строительство частного дома.

Как оформить протокол общего собрания учредителей ООО — https://urmozg.ru/documenty/protokol-obschego-sobraniya-uchrediteley-ooo/.

Как заполнить журнал операциониста — вы можете читать тут.

Оформить отчёт можно в электронном варианте с помощью специальной программы. Готовый бланк распечатывается, в соответствующих строках ставятся подписи уполномоченных лиц. Другим способом заполнения документа считается использование заранее подготовленного печатного варианта и внесение необходимых сведений от руки.

Чтобы лучше представлять, как оформляется бланк, ознакомьтесь с несколькими примерами заполнения авансового отчёта – в форматах Word и Excel.

Советы по оформлению бланка

Выдача аванса осуществляется при наличии приказа руководителя фирмы, в котором содержатся сведения о подотчётных лицах и основаниях для выплаты конкретной суммы денег.

Отметим, что подотчётными считаются сотрудники предприятия, которым требуются финансы для выполнения своих служебных обязанностей.

Как указывалось выше, авансовый отчёт по форме АО-1 должен заполняться следующими лицами:

  • бухгалтером (в специально отведённой части документа);
  • сотрудником, получившим аванс.

Работа бухгалтера заключается в проверке целевого расходования аванса и правильности информации, значившейся в отчёте.

Если к оформлению бланка нет претензий, специалист выдаёт подотчётному сотруднику расписку о получении документа (то есть отрывную часть формы АО-1). На обороте отчёта необходимо указать сумму принятых к учёту расходов.

Только после этого проверенный бланк передаётся руководителю фирмы для утверждения. Не стоит забывать о приобщении к отчётности документов, подтверждающих понесённые лицом затраты (к примеру, чеков, квитанций, билетов и т. п.).

После утверждения заполненный бланк отчёта принимается бухгалтером к учёту. Если подотчётный сотрудник имеет неизрасходованную сумму аванса, он обязан возвратить её в бухгалтерию.

Если же во время выполнения своих служебных обязанностей им были потрачены дополнительные средства, бухгалтер возмещает ему перерасход.

Подотчётное лицо должно было вернуть часть оставшейся суммы аванса? Пропуск срока для составления отчёта и передачи остатка средств в бухгалтерию – основание для назначения удержания из заработной платы сотрудника.

Данное право работодателя закреплено 137 статьёй ТК РФ. Если работник не согласен с таким решением руководства, разрешить ситуацию возможно через судебную инстанцию.

image

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

image

Читайте также:  Увольнение по сокращению штата без отработки двух месяцев: досрочное сокращение по инициативе работника

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

image

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

  • в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
  • расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Читайте также:  Рабочий день – что это, существующие виды, особенности труда

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

image
image
image
image
image

Шапка документа

Номер

В поле Номер устанавливается порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.

От

В поле От вводится дата оформления документа. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Подотчетное лицо

В поле Подотчетное лицо указывается Фамилия Имя Отчество (ФИО) сотрудника, который составляет Авансовый отчет. ФИО выбирается из справочника Физические лица.

Программа 1С позволяет создать отчет от подотчетного лица, не являющегося сотрудником Организации. Таким лицом может быть работник, выполняющий работу по договору гражданско-правового характера.

Склад

В поле Склад указывается наименование склада из справочника Склады, на который приходуются товарно-материальные ценности (ТМЦ), приобретенные через подотчетника.

Если подотчетное лицо приобрело ТМЦ, которые будут храниться на разных складах, то нужно принять к учету активы на один выбранный склад, а затем выполнить передачу ТМЦ на другие склады (при необходимости) документом Перемещение товаров.

Если в справочнике Склады зарегистрирован только один склад, то в документе Авансовый отчет поле Склад не отображается.

Организация

В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той организации, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. PDF

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения данной ссылки.

При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:

Тип цен – наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры.

Читайте также:  Организация материального стимулирования персонала на предприятии

  • Если Тип цен выбран, то цена приобретения ТМЦ будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.
  • Если Тип цен не выбран, то будет подставляться последняя цена данного товара по любому из документов приобретения. Для ТМЦ, поступившего впервые, цена приобретения не заполнится, ее нужно установить вручную.
  • НДС – выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху. Выбранный вариант не влияет на проводки, а используется лишь для удобства указания НДС в табличной части.
  • флажок НДС включать в стоимость устанавливается в том случае, если необходимо чтобы в проводках НДС был включен в стоимость товаров (работ, услуг) (далее – ТРУ) без выделения его на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
  • Валюта — указывается валюта, в которой составляется авансовый отчет.
  • Курс — курс валюты, в которой составляется авансовый отчет.

Подробнее про авансовые отчеты в валюте Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

+7

[email protected] kub-24

Вкладка Прочее

Заполнение вкладки Прочее необходимо тогда, когда были приобретены работы или услуги, которые сразу будут отнесены на счета затрат. Затраты по командировке также отражаются на вкладке Прочее.

Документ (расхода)

Графа Документ (расхода) содержит данные о наименовании, номере и дате документа, выданного поставщиком при выполнении работ, оказании услуг, а также подтверждающего затрат на командировку. Сведения заполняются вручную.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование работ (услуг), командировочных затрат из справочника Номенклатура, вид номенклатуры Услуги. Наименования вида номенклатуры Товары также доступны для заполнения.

Сумма

В графе Сумма отражается сумма работ (услуг), командировочных затрат по Документу (расхода). Заполняется вручную.

НДС

В графе НДС заполняются сразу два поля:

  • выводится ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТРУ будут оприходованы по указанной ставке НДС;
  • выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС – поле НДС: НДС в сумме;
  • НДС сверху.

Всего

В графе Всего выводится стоимость работ (услуг), командировочных затрат с учетом НДС.

Счет затрат/Подразделение

В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:

Читайте также:  «Дайте мне свободу»: плюсы и минусы свободного графика работы

  • счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат PDF. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную;
  • подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное. PDF

Подразделения заполняется только в том случае, если включена Настройка плана счетов Учет затрат По каждому подразделению. PDF

Субконто

В графе Субконто отражается статья затрат, соответствующая произведенным расходам. Выбирается из справочника Статьи затрат или из справочника Прочие доходы и расходы в зависимости от установленного Счета затрат.

Счет НДС

В графу Счет НДС автоматически подставляется счет учета НДС согласно настройкам, выполненным в регистре сведений Счета учета номенклатуры. Регистр Счета учета номенклатуры – это специальный регистр, в котором устанавливается связь между счетом учета номенклатуры и ее видом или наименованием. PDF

Графу Счет НДС можно изменить вручную, тогда НДС будет учитываться на новом счете учета.

Расходы (НУ)

Если Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», то в табличной части будет доступна графа Расходы (НУ), которая может принимать значение:

  • Принимаются;
  • Не принимаются;
  • Распределяются.

Узнать более подробно о Порядке признания расходов при УСН.

Поставщик

В графе Поставщик указывается наименование поставщика, выполнившего работы (оказавшего услуги). Наименование поставщика выбирается из справочника Контрагенты.

СФ

В графе СФ проставляется флажок СФ в том случае, когда поставщик выдал вместе с первичным документом, указанным в Документ (расхода) счет-фактуру, оформленный на организацию или ИП, по которому НДС может быть принят к вычету.

БСО

В графе БСО проставляется флажок в том случае, когда поставщик выдал в качестве первичного документа квитанцию БСО. Если организация планирует принять НДС к вычету, выделенный в квитанции БСО, то необходимо рядом с флажком БСО проставить флажок СФ.

Реквизиты счета-фактуры

Графа Реквизиты счета-фактуры становится обязательной для заполнения, если стоит флажок СФ в графе СФ. Если ставится:

  • флажок только в графе СФ, то дата и номер СФ проставляются вручную. В результате при проведении документа Авансовый отчет формируется документ Счет-фактура полученный на поступление;
  • два флажка: в графе СФ и графе БСО, то дата и номер проставляются автоматически по дате и номеру из графы Документ (расхода) – формируется Счет-фактура (бланк строгой отчетности) автоматически в журнале Счета-фактуры полученные.

Счет затрат НУ

Графа Счет затрат НУ заполняется автоматически, по графе Счет затрат, заполненной для БУ. Если требуется указать другой счет, то его можно выбрать из Плана счетов.

Субконто НУ

Графа Субконто НУ заполняется автоматически статьей затрат, указанной в графе Субконто для БУ. Если требуется указать другое значение Субконто НУ, то его можно поменять в документе, выбрав из справочника Статьи затрат.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий