Реестр больничных листов для возмещения: образец

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

–>

Он необходим для того чтобы облегчить камеральную проверку ФСС, которую сотрудники фонда могут назначить организации для определения осознанных или непреднамеренных нарушений, связанных с работой бухгалтерии.

Именно реестр позволит быстро пройти проверку, не предоставляя работникам ФСС множество копий больничных листов, так как все сведения из этих документов будут внесены в специальные бланки, при этом они будут структурированы.

В настоящее время работодатели не обязаны вести этот реестр, поэтому не утверждена его четкая форма. Составление документа осуществляется в произвольной форме.

В этом случае главным является отражение обязательных сведений, которые будут интересовать сотрудников фонда социального страхования.

Что это такое?

Реестр больничных листов представляет собой документ, в котором содержатся все сведения о листках временной нетрудоспособности на конкретных работников.

Данный список позволит структурировать всю необходимую информацию, в результате чего работодателю будет проще отчитываться об оплаченных листах нетрудоспособности перед фондом социального страхования.

Куда отчитываться?

Единственным учреждением, имеющим право на получение отчетности от работодателей об оплаченных больничных листах, является Фонд социального страхования.

Именно эта организация наделена возможностью проводить камеральную проверку, направленную на выявление умышленных и непреднамеренных ошибок в работе бухгалтерии предприятия.

Для небольших фирм с маленьким штатом сотрудников, которые ежегодно сталкиваются с небольшим количеством листов нетрудоспособности, нет необходимости заполнять реестр, так как в этом случае найти нужный документ и отправить его копию в ФСС не составит особого труда.

Но в тех случаях, когда на предприятии работает много сотрудников, часто уходящих на больничный, ведение реестра становится необходимостью.

Именно этот список в перспективе значительно облегчит жизнь руководству, когда фирма будет проходить проверку.

С его помощью вся необходимая информация будет получена в сжатые сроки, в результате чего сотрудники ФСС смогут выявить наличие или отсутствие нарушений.

Законодательное регулирование

Для того чтобы не иметь проблем с оформлением больничных листов и их оплатой, бухгалтерия компании должна разбираться в следующих законодательных документах:

  • Приказ Министерства здравоохранения № 624н от 2011 года, в котором определены правила выдачи больничных листов;
  • Приказ Минздрава № 347 от 2011 года о форме листов временной нетрудоспособности;
  • 323 Федеральный закон, содержащий положения, касающиеся охраны здоровья населения Российской Федерации;
  • методические указания, касающиеся проведения проверок Фонда социального страхования;
  • Федеральный закон № 255.

Реестр больничных листов

Бухгалтериям крупных компаний рекомендуется вести реестр больничных листов для возмещений в ФСС.

Бланк этого документа в настоящее время не существует, так как на законодательном уровне не приняты основные требования по оформлению этого документа.

В настоящее время этот список может заполняться как в печатном, так и в электронном виде.

Второй вариант, безусловно, имеет больше преимуществ, так как в этом случае можно легко исправлять ошибки и дополнять реестр необходимой информацией.

Также в электронном виде его легче передать сотрудникам фонда социального страхования, которые будут выполнять камеральную проверку предприятия.

Для возмещения в ФСС

В 2020 году больничные листы, которые получаются сотрудниками крупных компаний, лучше всего вносить в специальный реестр, чтобы при сотрудничестве с ФСС не возникало никаких проблем.

Этот документ избавит бухгалтерию от необходимости создания копий все больничных листов, оплаченных ФСС за указанный в проверке период, в результате чего общая продолжительность работы сотрудников фонда будет значительно уменьшена.

imageВыдача больничного листа по уходу за ребенком осуществляется в порядке, установленном ФЗ № 255.

Какие печати должны быть на больничном листе нового образца? Смотрите тут.

Как заполнить?

В настоящее время реестр больничных листов заполняется работодателями самостоятельно, по собственной инициативе, так как закон не обязывает их делать это.

Именно поэтому не существует четких правил по заполнению этого документа. В документе в обязательном порядке должны содержаться сведения, указанные в следующем пункте, которые следует заверить подписью бухгалтера.

Подпись руководителя компании на реестре больничных листов желательна, но не обязательна.

Обязательные сведения

Несмотря на то, что в данный момент отсутствуют четкие правила заполнения реестра больничных листов, все же существуют сведения о том, какие сведения работодатели обязаны сообщать в этом документе.

Каким именно способом размещать их могут решать сотрудники бухгалтерии на свое усмотрение.

Итак, что обязаны включать в любой реестр листков временной нетрудоспособности:

  • личные данные на сотрудника, получавшего больничные листы;
  • идентификационные номера этих документов;
  • продолжительность страхового стажа работников;
  • сроки больничного;
  • причина наступления временной нетрудоспособности;
  • размер пособия, выплаченного сотруднику.

Вся остальная информация может добавляться в реестр по желанию лица, заполняющего этот документ.

Образец

Как уже было сказано, пример заполнения реестра больничных листов, установленный для всех работодателей, в настоящее время отсутствует.

Именно поэтому все фирмы имеют право заполнять этот документ по своему усмотрению, указывая обязательные данные в той форме, которая им удобна. Делать это они могут как в печатной, так и в электронной форме.

В настоящее время создаются специальные программы, с помощью которых удобнее создавать реестр больничных листов.

Разработчики 1С учли, что у работодателей будет востребована форма реестра, поэтому разработали свою версию программы.

Кроме этого, существуют и другие программы, позволяющие создавать этот документ и не опасаться, что при заполнении будут забыты какие-либо важные сведения.

imageМожно сделать проверку больничных листов по номеру на сайте ФСС.

Оплачивается ли больничный во время отпуска? Читайте здесь.

Через сколько дней оплачивается больничный лист после его сдачи? Подробности в этой статье.

Как проверить подлинность больничного?

Для того чтобы проверить подлинность больничного листа, бухгалтерии необходимо совершить ряд действий:

  • необходимо внимательно осмотреть лист, так как он должен заполняться на специальном бланке;
  • если на нем нет специальных водяных знаков, двенадцатизначного штрих-кода и прочих способов защиты от подделок, то этот документ не настоящий;
  • в тех случаях, когда все видимые признаки есть, но бухгалтер все еще сомневается в подлинности, то он может обратиться в ФСС и уточнить у них информацию по номеру документа.

Образец заявления в ФСС о проверке больничного листа тут.

Медицинские учреждения обязаны присваивать всем листкам нетрудоспособности уникальный номер, который после их оформления сообщается в фонд социального страхования.

Именно поэтому в ФСС могут сразу сказать работодателю, выдавался больничный лист с таким номером или нет.

На видео о правилах выдачи листов нетрудоспособности

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию: 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

–>

Теперь каждый может проверить на сайте ФСС больничный лист онлайн. Заинтересованные лица (врач, работодатель, застрахованный) вправе получать на официальной странице государственного учреждения интересующую информацию по этому документу.

Содержание

Что такое электронный больничный лист?

Это справка о нетрудоспособности, полностью идентичная бумажной. Имеет такую же силу, только заполняется и хранится в сети. Чтобы работать с ней, требуются отдельные программы, и доступ к интернету.

Гражданин вправе оформить ЭЛН, если:

  • Работодатель готов работать с такой формой документа, ведь для этого надо получить квалифицированную ЭЦП и заключить договор с отделением соцстраха.
  • Медицинское учреждение, к которому прикреплен человек, может оформить ЭЛН. Уточнять лучше заранее.
  • Гражданин в поликлинике подписал письменное согласие на открытие листа в электронном виде.

В остальных случаях работники вправе оформлять только бумажные варианты. Но это правило действует до 1 января 2022 года. С этой даты все бюллетени станут цифровыми.

Зачем нужны электронные больничные?

ЭЛН придумали, чтобы сделать работу врачей, работодателей и Фонда Социального Страхования проще, быстрее. Гражданам стало удобнее, так как не нужно носить с собой бумажный документ, распечатывать, не получится забыть его дома, потерять или испортить. Есть возможность в любой момент посмотреть размер выплаты.

ФСС становится легче держать под контролем листки нетрудоспособности, снижается риск ошибок.

Электронные больничные невозможно подделать. Иногда недобросовестные граждане используют подделки, потом им приходится возвращать деньги Фонду. Это создает дополнительные хлопоты. С цифровым форматом подобное происходить не будет.

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности?

Подавать ЭЛН в ФСС Российской Федерации нужно, если работник болеет более 3 дней, так как первые три оплачивает работодатель, а дальше – Фонд Социального Страхования.

Схема работы с бюллетенем:

  1. Гражданин посещает поликлинику, где ему открывают ЭЛН. Чтобы оформили в цифровой форме, подписывает согласие.
  2. Врач определяет диагноз, заводит справку, заполняя свою часть в сервисе ФСС (ФИО больного, дата рождения, срок и код нетрудоспособности, наименование медучреждения, фамилия и специальность доктора), затем ставит ЭЦП и выдает талон с датой и номером ЭЛН.
  3. Работник передает талончик работодателю для подтверждения уважительной причины невыхода на работу.
  4. Доктор по окончании лечения закрывает лист.
  5. Работодатель заходит в систему и заполняет свою часть документа (страховой стаж и средний дневной доход сотрудника), подписывает КЭП и отправляет данные Фонду соцстраха.

ФСС на основании бюллетеня рассчитывает размер пособия и выплачивает его на банковскую карту.

Как начать работу с электронными больничными?

Юридические лица и индивидуальные предприниматели для начала работы с ЭЛН выполняют следующие действия:

  • регистрируются в системе Фонда Социального Страхования (требуется подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги»);
  • получают квалифицированную цифровую подпись;
  • заключают соглашение с ФСС об информационном обмене (оформляется в письменном виде и направляется Фонду через почтовое отделение заказным письмом).

Чтобы работодатель мог работать с электронным бюллетенем, ему необходимо узнать номер этого документа у своего подчиненного. Сам гражданин может просматривать ЭЛН в своем интернет-кабинете застрахованного, используя данные от учетки портала «Госуслуги».

Если начальник заключил с работником соглашение, позволяющее обрабатывать его персональные сведения, тогда может самостоятельно пробивать номер документа, указав СНИЛС сотрудника.

Проверить электронный больничный лист онлайн

Для проверки можно посетить онлайн-кабинет на сайте ФСС с помощью портала государственных услуг. В ЛК указаны все сведения о ЭЛН, а также о сумме назначенного пособия по болезни или беременности.

Можно ли посмотреть через «Госуслуги»?

Помимо личного кабинета на веб-странице соцстраха можно убедиться, правильно ли заполнен больничный лист через «Госуслуги» (нужна подтвержденная учетная запись):

  1. Зайти на госпортал.
  2. Ввести в поисковой строчке на главной странице «Запрос сведений по ЭЛН».
  3. Выбрать нужный раздел из предложенного сервисом списка.
  4. Ввести регистрационный код больничного. Остальная информация будет внесена автоматически, так как аккаунт подтвержденный.
  5. Сервис обработает запрос и выдаст данные спустя несколько секунд.

Услуга доступна бесплатно.

Техподдержка ФСС по больничным листам

Номера горячих линий службы поддержки отличаются в каждом регионе. На сайте представлен полный перечень контактов для связи по ссылке https://fss.ru/ru/fund/rusmap/index.shtml.

Что нужно для работы с электронным больничным?

Нужно иметь доступ к персональному кабинету на сайте Фонда соцстрахования, поэтому надо зарегистрироваться. Работодателям надо знать номер бюллетеня, а также им не обойтись без квалифицированной ЭЦП.

Где взять номер электронного больничного листа?

Отражается в талоне, который пациент получает от лечащего доктора, и в аккаунте застрахованного лица на веб-странице ФСС.

Как проверить даты больничного листа?

Посмотреть даты пользователь может через ЛК в системе Фонда соцстрахования. На главной странице аккаунта нужно нажать на номер документа, и откроется вся информация о нем.

Как проверить сумму больничного листа?

Сколько начислили денег, отражается в личном кабинете. Нужно зайти в сервис, выбрать бюллетень, кликнув на его номер, откроется страница со всеми данными. Определить правильность расчета можно в разделе «Калькулятор».

Как узнать, когда оплатят больничный?

Чтобы узнать про оплату больничного листа через ФСС, нужно посетить ЛК на сайте Фонда Соцстрахования и посмотреть, какой статус присвоен. Если указано «Документ отправлен на оплату», значит уже издан приказ о начислении, и средства скоро поступят на счет.

Как узнать, оплачен ли больничный лист?

Открыть персональный кабинет в сервисе ФСС и проверить статус операции. О том, что деньги перечислены, свидетельствует надпись «Исполнение платежа».

Как закрыть больничный онлайн через «Госуслуги»?

Закрытие ЭЛН производится врачом после личного осмотра пациента. Дистанционно процедура не выполняется. Доктору нужно убедиться, что пациент здоров и готов приступить к работе, затем внести данные в электронную справку и отправить в ФСС.

Что делать, если больничного листа нет в базе данных?

Проверить, правильно ли были введены данные при поиске. Если да, попробовать отыскать его среди перечня похищенных, утерянных или недействительных бюллетеней, который публикуется на сайте Фонда Социального Страхования. Такой документ работодатель принимать не должен.

Если возникла какая-то техническая ошибка, поэтому ЭЛН не отображается в базе, обратиться к лечащему врачу, который открывал его.

Кому может понадобиться проверка больничного?

Круг лиц с правом доступа:

  • ФСС;
  • поликлиника;
  • работодатель;
  • работник-пациент.

Каждый из них вправе просматривать бюллетеню в разных целях.

Где найти электронный больничный работодателю?

Пошаговая инструкция:

  1. Спросить у подчиненного код справки.
  2. Войти в аккаунт страхователя.
  3. Перейти в раздел «Электронные листки».
  4. Кликнуть «Запросить листок».
  5.  Указать номер конкретного больничного и СНИЛС сотрудника.
  6. Выбрать сертификат, подтверждающий наличие у компании права на подачу запроса в ФСС, если система потребует.
  7. Откроется бюллетень.

Руководитель может заполнить необходимые сведения, сохранить их и отправить Фонду.

Как проверить больничный врачу?

Доктору надо авторизоваться в персональном кабинете МСЭ с помощью ЭЦП. Откроется перечень листков, среди них выбрать тот, что нужен. Для удобного поиска есть такие же фильтры, как и у работодателя, например, можно найти документ по номеру СНИЛС.

Врач может вести корректировки, дополнения в электронный бюллетень, закрыть или удалить, если на это есть основания.

Как проверить больничный работнику?

Для самих пациентов информация представлена в онлайн-кабинете. Достаточно зайти, выбрать нужный листок по номеру из талончика, что выдал лечащий доктор, и сервис откроет ЭЛН.

Проверка бухгалтерией

Работодатель может проанализировать сам или доверить это дело главному бухгалтеру, подпись которого обязательно там присутствует. Сотрудник находит документ по той же инструкции, что и руководитель, вносит изменения, исправляет ошибки.

Проверяет ли ФСС?

Сотрудники Фонда проверяют листы нетрудоспособности на предмет верного расчета суммы к оплате, правильного заполнения, соответствие государственным стандартам.

С бумажными вариантами в этом плане было сложнее, так как любое исправление становилось поводом отклонить выплату. С цифровой формой стало проще, потому что можно вносить изменения в личном кабинете на сайте госоргана.

По беременности и родам

Оформление больничного беременным осуществляется в женской консультации, в которой наблюдается женщина. Может быть выдан в бумажном или электронном варианте. Доступ к документу также имеет врач, начальник с работы и сама мама. В онлайн-кабинете можно просмотреть все основные данные по бюллетеню.

65+

Когда началась пандемия Ковида, федеральные власти решили временно предоставить пенсионерам старше 65 лет, продолжающим трудиться, возможность избегать посещения поликлиники для получения больничного во время карантина.

Достаточно позвонить начальнику на работу, сообщить о плохом состоянии здоровья и желании оформить ЭЛН, затем связаться с медучреждением.

Сначала такой порядок действовал конкретные периоды времени, потом его продляли. Теперь он будет применяться, пока не завершится режим самоизоляции в связи с коронавирусом в определенном регионе, где проживает пациент. В каждой области, республике, автономном округе или крае органы МСУ определяют свои карантинные сроки.

Не вправе получать листки дистанционно те, кто работает удаленно или находится в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Проверка на подлинность больничного листа

Проверять электронный документ на оригинальность и легальность получения не придется, так как подделать его невозможно. Фальшивые бумажные бюллетени же встречаются нередко. Есть несколько способов проверить их действительность.

Какие визуальные признаки должны насторожить?

По внешнему виду подлинные оригиналы листов нетрудоспособности отличаются следующим:

  • изображены водяные знаки с логотипом Фонда Социального Страхования;
  • есть надписи, которые просвечиваются ультрафиолетовым светом;
  • в правом верхнем углу расположен штрих код, который включает 12 цифр;
  • неровный рельеф в месте, где написаны числа номера документа;
  • присутствуют микротексты, которые можно увидеть через увеличительное стекло под подписями доктора, работодателя и бухгалтера.

Также посмотреть, правильно ли внесены данные относительно медицинского учреждения. Если есть ошибки, это должно насторожить.

Проверка через ФСС

Официально удостовериться в подлинности больничного через ФСС можно следующими методами:

  1. Зайти на сайт госоргана, скачать реестр листков, признанных недействительными, и посмотреть, нет ли документа в этой базе. Если есть, значит, он не действует. Обновление списка производится ежемесячно.
  2. Отправить запрос в местное отделение Фонда Соцстрахования, прикрепив копию листа.

Второй вариант наиболее надежный, работодатель точно получит актуальные сведения.

Сколько ФСС проверяет больничные листы?

Фактически на проверку законности выдачи бюллетеня уходит около 2 недель. По окончании сотрудники учреждения составляют справку об итогах.

Через медучреждение

Подтвердить подлинность можно, отправив соответствующее заявление в поликлинику. Нельзя послать такую заявку в скорую медпомощь, санаторное учреждение, станцию переливания крови.

Что с пособием, если больничный поддельный?

Если листок нетрудоспособности фальшивый, а оплата по нему уже произведена, работодатель рискует потерять свои деньги. ФСС не возместит сумму выплаты, директору придется сдавать расчет с уточнениями и доплачивать страховые взносы.

С подчиненного, перечисление средств которому было совершено незаконно, организация, где он работает, вправе взыскать эти деньги.

Возможно ли уволить работника, если больничный не настоящий?

Работодатель вправе привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности и издать приказ об увольнении. Ведь будет считаться, что гражданин прогулял работу без уважительной причины, так как его лист нетрудоспособности поддельный.

Уголовная ответственность за фальшивку

Помимо потери работы подчиненный может быть подвергнут наказанию по УК РФ, если работодатель сообщит в правоохранительные органы о факте подделки документа. Это повлечет за собой судебное разбирательство.

Если гражданин сам изготовил фальшивый бюллетень, его ждет ограничение или лишение свободы до двух лет. Если же только знал о том, что он липовый (например, заказал изготовление у кого-то), и воспользовался им, предъявив начальнику, грозит арест до полугода, штраф, исправительные или обязательные работы.

Вопрос-ответ

Какие проверенные сайты по проверке листков нетрудоспособности есть? Сайт Фонда Соцтрахования РФ. Как проверить пособие по больничному листу? Какой телефон горячей линии ФСС бесплатный в Москве и в Московской области? В этом регионе действует следующий номер для консультаций: +7 (495) 650-19-17. Купил больничный лист: как проверить? Через ФСС, медучреждение, выдавшее документ, и с помощью реестра недействующих листков, который опубликован на сайте Фонда. Как посмотреть больничный лист в СПб? В персональном кабинете на сайте Фонда Соцстрахования или через портал государственных услуг. Как проверить больничный лист без регистрации? На странице ФСС в интернете без авторизации невозможно это сделать. Можно обратиться лично в Фонд или поликлинику. Как проверить больничный лист без номера На портале «Госуслуги» с помощью номера пенсионного свидетельства Как проверить через тфомс в Мурманске листок нетрудоспособности Проверка бюллетеня невозможна через ФОМС. Почему в «Госуслугах» не отображается больничный? Возможно, дело в несовершенстве программного обеспечения, из-за которого возникают технические сбои на сайте.

Помогла вам статья?

18 июня 2018

При обращении в ФСС за возвратом сумм пособий от предприятия могут потребовать реестр листков нетрудоспособности. Эта форма является обязательной в регионах-участниках пилотного проекта. На каком бланке составляется документ? Разберемся, как оформить реестр больничных листов для возмещения ФСС – образец приведен в конце статьи.

На законодательном уровне типового бланка реестра больничных не утверждено. Равно как и не установлен официальный регламент для такого документа. Поэтому каждый работодатель вправе составить собственный образец. Форма заполняется только письменно с внесением ряда обязательных данных. Реестр подается в территориальное подразделение Соцстраха одновременно с другими документами. Это больничные листки, заявление сотрудника с реквизитами.

Обратите внимание! Если предприятие расположено в регионе-участнике эксперимента ФСС, для таких страхователей форма реестра утверждена в Приказе № 579 от 24.11.17 г. Здесь представлены бланки для различных видов пособий – от обычной нетрудоспособности и декрета до выплат за раннюю постановку на медучет в ЖК и детских пособий (ежемесячных).

При составлении своей формы реестра страхователь может полностью самостоятельно сформировать документ. Или же воспользоваться уже готовыми бланками по Приказу № 579. Главное, что нужно сделать – это указать всю необходимую для идентификации пособия информацию.

Заполнение больничного листа при пилотном проекте

  • Сведения о работодателе-страхователе – правовая форма, название, ИНН/КПП, регистрационный № в отделении ФСС.
  • Сведения о получивших листки нетрудоспособности сотрудниках – ФИО (полностью), трудовой стаж, СНИЛС и др.
  • Сведения о полученных работодателем больничных листках – даты выдачи и закрытия, номера и др.
  • Сведения о периодах нетрудоспособности – основания (причины) заболеваний с кодами, длительность в днях и др.
  • Сведения о начисленных суммах пособий – отдельно указываются выплаты за счет организации и ФСС.

Обратите внимание! Если сотруднику оформлялся больничный по причине ухода за больным родственником (к примеру, ребенком), дополнительно приводятся данные по общему числу дней больничных. Период считается от начала года (календарного).

№№ п/п Дата сдачи сотрудником листка нетрудоспособности в организацию ФИО (полностью) сотрудника СНИЛС сотрудника Трудовой стаж № и дата выдачи в медучреждении листка нетрудоспособности Код болезни Общий период болезни
с по
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Число в днях (календарных) заболевания Общее число в днях (календарных) от начала года при уходе за больными родственниками Пособие всего (в руб.) Пособие за счет средств работодателя (в руб.) Пособие за счет средств ФСС (в руб.) Прочая информация
11 12 13 14 15 16

Помимо обозначенных граф работодатель вправе отразить в реестре иную информацию. К примеру, это сведения о формате больничных листков; стаже сотрудника и т.д. Для точного учета рекомендуется вносить в документ суммы всех пособий, возмещаемых Соцстрахом. Это поможет вовремя вернуть средства из фонда.

Подписывает форму главный бухгалтер страхователя. Заверять реестр у руководителя не обязательно. При использовании работодателем печати, проставляется ее оттиск. За непредставление в ФСС реестра больничных никакой ответственности не возникает. Ведь официально подобный бланк не утвержден, а значит и основания для взыскания штрафов не существует. К регионам, где введен пилотный проект, это не относится.

Сотрудники 23 июля Редактор: Юрий Болотов

Компании переходят на электронные больничные, в январе 2022 году они станут обязательными для всех. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в своей компании

Схема работы с электронным листком нетрудоспособности

Как начать работу с электронными больничными

Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.

Заключить соглашение об информационном обмене с фондом страхования. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте ФСС.

Скачать соглашение на сайте ФСС

Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте ФСС.

Личный кабинет на сайте ФСС

Взять номер больничного у сотрудника. Врач сообщит номер электронного больничного сотруднику, он должен передать его вам. Если он забыл или потерял номер, посмотреть его сотрудник может в своем личном кабинете застрахованного на сайте ФСС по логину и паролю от портала госуслуг.

Если вы подписали с сотрудником соглашение об обработке персональных данных, вы можете узнать этот номер самостоятельно — достаточно ввести СНИЛС сотрудника.

Заполнить часть работодателя. Работодателю нужно указать сведения о доходах и страховом стаже работника. Электронные больничный выглядит как на бумаге — графы и поля такие же, только теперь их заполняют на компьютере.

Графа Как заполнять Пример
Место работы, статус ООО «Лютик»
Регистрационный номер Номер организации в фонде социального страхования, 10 цифр 3701000123
Код подчиненности Региональный номер ФСС, к которому прикреплена организация, 4 или 5 цифр 37001
ИНН нетрудоспособного ИНН работника, если есть 50123123000123
СНИЛС Страховой номер лицевого счета сотрудника в пенсионном фонде 123-123-123-12
Условия начисления Двузначный код особых условий начисления и выплаты пособия. Заполняется только при наличии, если условия сочетаются, ставят несколько кодов 44 — работники Севера
Акт формы Н-1 Заполняется, если травма получена на производстве
Дата начала работы Заполняется при аннулировании трудового договора, когда новый сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Если сотрудник продолжает работу, заполнять не надо
Страховой стаж Указывают количество полных лет и месяцев по записям из трудовой книжки. В стаж также входит военная и приравненная к ней служба, например в полиции или МЧС 8 лет 2 месяца
Нестраховые периоды Выделяете из страхового стажа периоды военной службы и приравненной к ней
Причитается пособие за период Дата открытия и закрытия больничного листка С 02.02.2021 по 14.02.2021
Средний заработок для исчисления пособия Заработок за два предыдущих года 756 000 ₽
Средний дневной заработок 1035,6 ₽
Сумма пособия за счет средств работодателя Сумма выплат за первые три дня больничного. Если больничный оформлен по беременности и родам или производственной травме, всю сумму платит ФСС, тогда графу не заполняйте 3106,8 ₽
Сумма пособия за счет средств ФСС Сумма за все дни болезни, кроме первых трех 11 391,2 ₽
Итого начислено Общая сумма пособия за все дни болезни 14 498 ₽
ФИО руководителя и бухгалтера организации Если бухгалтера нет, пишите ФИО руководителя дважды

Проверьте листок нетрудоспособности, подпишите его квалифицированной электронной подписью и сохраните. После этого передайте в ФСС электронный реестр с датой и номером больничного для начисления пособия за счет фонда. Если увидели, что ошиблись, после того как сохранили листок, можно заполнить и отправить листок заново.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете ФСС. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе ФСС.

Что нужно для работы с электронным больничным

  1. Квалифицированная электронная подпись.
  2. Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте фонда страхования.
  3. Заключить соглашение с фондом.
  4. Номер больничного или СНИЛС сотрудника.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

image

Листы временной нетрудоспособности обладают юридической силой и носят серьезный характер. По ним работодатели выплачивают сотрудникам пособия при наступлении страховых случаев. А государство берет на себя обязательство по возмещению этих затрат. Поэтому ФСС тщательно следит за правильностью предоставляемых сведений и ведет жесткий контроль за соблюдением законных требований.

При выявлении нарушений или ошибок Фонд проводит камеральные проверки для выяснения их причин. Для осуществления контрольных мероприятий он имеет право запрашивать любую информацию по больничным листам. Чтобы упростить и ускорить проверку, целесообразно вести реестр листов временной нетрудоспособности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

–>

Доводить до контрольных проверок крайне не желательно, поскольку чаще всего они заканчиваются судебными разбирательствами. Лучше заранее изучить правила и рекомендации по оформлению документов.

Что это такое

Наше государство использует разные инструменты материальной поддержки для обеспечения благополучия россиян. Один из документов, помогающий их выполнять эти функции, — лист нетрудоспособности. На его основании работодатели оплачивают даже пропущенные рабочие дни в случае наступления временной нетрудоспособности сотрудников. 

Лист нетрудоспособности обязательно оформляется в установленном для него законом порядке. В случае выявления ФСС значительных ошибок назначается камеральная проверка, для которой может потребоваться от работодателя специальный реестр выдачи таких документов сотрудникам.

Контрольные мероприятия проводятся, чтобы обнаружить:

  • случайные ошибки, допущенные в оформлении листов нетрудоспособности;
  • поддельные больничные листы;
  • попытки сокрытия доходов;
  • другие действия работодателя, нарушающие закон.

Иногда вместо реестра ФСС запрашивает копии листов нетрудоспособности, но только в малых компаниях с небольшим штатом и, следовательно, малым числом страховых случаев.

Форма реестра больничных листов российским законодательством не установлена. Работодатели оформляют его в произвольном виде в зависимости от собственных потребностей и удобства использования.

Одновременно в нем должны содержаться некоторые обязательные сведения:

  • серии и номера больничных листов;
  • персональная информация о работниках;
  • причины появления болезни;
  • время нетрудоспособности;
  • продолжительность страхового стажа;
  • размеры выплачиваемых работникам пособий.

Ведение такого реестра не является обязательным. Однако, не стоит и пренебрегать таким правом. Его наличие в организации решает одновременно две задачи: во-первых, нет необходимости копирования и хранения всех листов нетрудоспособности, во-вторых, ускоряются камеральные проверки.

Нормативная база

Во избежание ошибок и проблем с подготовкой и сдачей больничных листов, а также оплатой страховых случаев бухгалтер должен четко знать положения нормативно-правовых актов, регламентирующих данные процедуры:

  • Правила, по которым выдаются больничные листы, установлены приказом Минздрава № 624н от 2011 года;
  • Рекомендуемой форме больничных листов посвящен приказ Министерства здравоохранения № 347 от 2011 года;
  • Федеральные законы № 323 и № 255 об охране здоровья граждан и обязательном страховании;
  • Методические указания по осуществлению контрольных мероприятий ФСС.

Перед кем отчитываться

Получение от работодателей отчетов о произведенных выплатах по больничным листам – компетенция только одного государственного учреждения – Фонда социального страхования РФ. Этот орган осуществляет камеральные проверки по выявлению намеренных ошибок и случайных промахов бухгалтеров.

Компании с небольшой штатной численностью обычно не ведут реестры больничных листов. Поскольку им легко и недолго находить необходимые документы, делать их копии и отправлять в государственные органы.

В крупных организациях с большим числом работников и, соответственно, значительным объемом больничных листов, заполнение реестра является необходимым. В дальнейшем документ помогает бухгалтерам и руководителю в прохождении проверок. Все необходимые сведения будут быстро представлены сотрудникам ФСС, что сократит время на выявление фактов наличия или отсутствия в документах нарушений.

Правила и пример заполнения реестра больничных листов для возмещения ФСС

Список листов нетрудоспособности оформляется работодателями по своей инициативе, поскольку государство делать это не обязывает. В связи с этим строго установленных правил по его заполнению нет. Главное – отразить самые необходимые сведения, которые могут потребоваться при камеральной проверке. При этом порядок их размещения в документе также произволен на усмотрение составителя.

Обязательная для внесения в реестр информация:

  • персональные сведения работников, получавших больничные;
  • идентификационные серии и номера листов;
  • страховой стаж сотрудников;
  • причины, по которым выданы больничные листы;
  • размеры пособий, выплаченных нетрудоспособным работникам.

imageКоэффициент индексации пособий с 1 февраля 2020 года изменился по сравнению с прошлым периодом на несколько процентов.

Подробнее про размер пособия по безработице в 2020 году вы можете узнать здесь.

Остальные данные могут добавляться в список больничных листов по желанию составителя. Заверение его подписью руководителя не обязательно и производится по усмотрению работодателя.

Поскольку образца документа нет, заполнение реестра больничных листов для возмещения ФСС осуществляется по правилам, установленным на предприятии. Разрешается применение бумажной формы и электронной версии. Последний вариант является наиболее удобным для ведения, представления и проверки документа.

Сегодня есть различные программные средства, позволяющие создавать любые документы. Так, разработчиками 1С учтена потребность бухгалтеров в форме реестра больничных листов и создана для упрощения их работы специальная версия. Более дешевый способ – создание списка в Excel.

image
Бланк реестра больничных листов

Форма и порядок ведения

В связи с отсутствием строгой формы реестра и одновременной необходимостью отражения определенных сведений в нем желательно использовать официальные рекомендации. Так, заполнение реестра больничных листов для возмещения ФСС можно производить на основе примера, предлагаемого на сайте Фонда. Такой вариант будет наиболее правильным и удобным для камеральных проверок.

В помощь для составления документа издан приказ ФСС № 223 от 15 июня 2012 года. В нем имеется рекомендательная форма для представления сведений, требующихся для назначения пособий и возмещения их выплат.

Верхняя часть документа содержит наименование фирмы (полностью) и форму ее собственности. Далее идет непосредственно название реестра. После внесения регистрационного номера страхователя следует заполнить информационную таблицу.

В ней важно отразить:

  • идентификационные серии и номера документов;
  • персональные сведения работников, которым выплачивались пособия;
  • причины, по которым сотрудникам выдавались листы нетрудоспособности;
  • периодичность болезней;
  • страховые стажи;
  • размеры полагающихся сотрудникам пособий: общая сумма и за счет ФСС.

В реестр необходимо вносить все листы нетрудоспособности, иначе у ФСС возникнут вопросы к лицам, ответственным за его ведение. Важно помнить, что отсутствие строгой формы документа не лишает его значимости. К его оформлению стоит относиться предельно внимательно.

ФСС разработана специальная программа для заполнения реестра. Это бесплатная версия, которую может использовать любой работодатель. Однако, вводить данные нужно вручную.

На многих предприятиях применяются удобные софты для бухгалтерской деятельности. С их помощью реестр формируется автоматически. Однако, для небольших фирм это может оказаться довольно затратным способом. К тому же могут происходить и сбои программы.

Обычно вместе с реестром дополнительно ведется специальный журнал для внесения поступающих в организацию больничных листов. Практика свидетельствует об идентичности данных документов, поэтому целесообразнее их объединение.

ФСС принимает реестры в любом формате (бумажном и электронном). Однако, удобнее и эффективнее пользоваться более современными способами, особенно, когда это касается работы с большими объемами информации.

Кто ответственен

Список листов нетрудоспособности ведется специалистами бухгалтерской службы крупных организаций, сталкивающихся с необходимостью частого осуществления выплат пособий по временной нетрудоспособности сотрудников.

Обязанность по подтверждению подлинности реестра возлагается на главного бухгалтера компании. Руководителю желательно тоже заверять его своей подписью, хотя это не обязательное требование.

Передача документа в Фонд социального страхования

ФСС отдает предпочтение электронным реестрам, отправляемым через Интернет. В наши дни это не удивительно. Некоторые работодатели, ожидающие возмещений по больничным листам, все еще передают бумажные документы. Но онлайн-отправка удобнее для обеих сторон. Электронный документооборот используется уже большинством компаний и всеми государственными органами.

Реестры листов временной нетрудоспособности сдаются туда же, куда форма 4-ФСС. Регистрироваться на сайте не надо. Однако, электронно-цифровая подпись обязательно нужна. Причем получить ее все равно придется. В планах Фонда полная автоматизация большей части документооборота к 2020-2020 года.

Процесс передачи РБЛ следующий:

  1. Подготовленный реестр переводится в формат, используемый ФСС. Для этого можно воспользоваться государственной программой, если нет возможности самостоятельной выгрузки.
  2. РБЛ заверяется электронно-цифровой подписью и шифруется. Так же возможно использование бесплатной программы или обращение в специализированный центр.
  3. Документ грузится на сайт Фонда аналогично другим файлам в любых онлайн-сервисах.
  4. В случае успешного окончания процедуры передачи отправителю приходит квитанция.

Проверка подлинности

Работодатель должен быть уверен в подлинности предоставляемых сотрудниками больничных листах. Для проверки возможно использование различных способов. Например, в медицинское учреждение, указанное в документе, можно отправить письменный запрос о подтверждении работы в нем врача, подписавшего лист нетрудоспособности.

Другой способ еще более прост. По телефону проверить серию и номер документа, отраженных в реестре больничных листов.

Общие требования к виду подлинного документа:

  • наличие водяных знаков голубого и желтого оттенков;
  • указание серии листка;
  • присутствие штрих-кода.

Документ заполняется печатным почерком. Крайне важна разборчивость. В заполнении используются только черные чернила. Категорически исключается допущение исправлений и ошибок.

imageКаждый бухгалтер и кадровик должен знать, как оплачивают больничный по уходу за ребенком.

В этой статье мы расскажем, изменились ли суммы детских пособий с 1 февраля 2020 года.

Как оплачивается больничный лист в 2020 году — смотрите далее.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию: 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

–> предыдущая запись Этапы заполнения 2-НДФЛ следующая запись Новые размеры детских пособий с 1 января 2020 года

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий