Работодатель не обязан при оформлении первой трудовой книжки вносить записи о предыдущих местах работы

Начало трудовой деятельности любого гражданина должно осуществляться с подписания трудового соглашения. Вместе с этим, сразу после издания приказа о зачислении в штат компании, осуществляется запись в трудовой книжке о приёме на работу. Делает её сотрудник кадрового подразделения, другое уполномоченное на ведение таких документов лицо либо сам работодатель (если это индивидуальный предприниматель).

Содержание

Правила

Перед началом заполнения официальных документов целесообразно ознакомиться с общими правилами, как это должно осуществляться.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу имеет свои особенности, в частности:

  • все записи должны выполняться шариковой либо гелевой ручкой с использованием тёмных чернил (синего либо чёрного цвета);
  • записи производятся исключительно на русском языке;
  • делать какие-либо сокращения в процессе внесения информации не допускается (исключения может составлять общепринятая аббревиатура);
  • все сведения, что вписываются, должны в обязательном порядке располагаться в правильных графах и соответствовать данным и информации, обозначенной в соответствующих приказах на приём, перемещение, увольнение, перевод, поощрение, изменение ранга, разряда или категории;
  • вся вносимая информация должна исключать неоднозначность трактовки, важна аккуратность, разборчивость;
  • для записи числовой информации используются только арабские цифры.

Писать необходимо разборчивым, аккуратным почерком. Какие-либо исправления, подтирания, использование корректоров не допускается. Если в процессе внесения записей в книжку всё же была допущена ошибка, которую нужно исправить, неправильную запись необходимо перечеркнуть ровной линией, сверху аккуратно написать правильные сведения и всё это заверить подписью кадровика и печатью компании (отдела кадров).

Трудовая книжка – это документ, сопровождающий своего хозяина на всём промежутке его трудовой деятельности до момента выхода на пенсию. Поэтому в процессе её заполнения следует все записи делать аккуратно, а хранить в специально оборудованном для этого месте.

При утере документ подлежит повторной выдаче, на титульном листе книжки ставится пометка «дубликат». Записи также вносятся заново. Могут возникнуть сложности с заполнением, если человек несколько раз менял место работы.

Начало трудовой деятельности

Каждый работник когда-то впервые переступает порог своей первой компании, где ему определяют первое в его жизни рабочее место. Законодатель установил, организация, куда гражданин впервые пришёл трудоустраиваться, обязана завести на него трудовую книжку.

Делается это в определённой последовательности:

  1. После одобрения руководства и принятия решения о приёме нового сотрудника в штат компании с ним подписывается трудовой договор либо контракт (зависит от должности, на которую претендует соискатель).
  2. Не позднее первого рабочего дня, когда работник приступал к выполнению возложенных на него трудовым соглашением функциональных обязательств, работодатель обязан издать приказ о приёме его на работу. Такой распорядительный акт подписывается генеральным директором (главой правления), директором либо уполномоченным руководителем филиала. С приказом сотрудник должен под подпись ознакомиться не позднее 3 дня его фактической работы.
  3. После подписания приказа руководителем компании (уполномоченным лицом) работник кадрового подразделения обязан оформить на нового сотрудника трудовую книжку и внести в неё все необходимые записи в соответствии с документами нового труженика и записями в приказах о его трудоустройстве. Для этого законодатель отвёл не более 5 рабочих дней после того, как будет подписан соответствующий приказ.

Эти действия выполняются в строго указанной последовательности. Миновать какой-то этап не получится, так как это будет нарушением законодательства.

Правила и инструктивные указания, определяющие, как необходимо вести, хранить, заполнять трудовой документ, какой формы должны быть бланки трудовых книжек, установлены на правительственном уровне и утверждены соответствующим образом. Какое-либо самоуправство здесь не допускается, ибо в дальнейшем такой документ может быть признан недействительным.

Важно отметить, что чаще всего запись в трудовой книжке о приёме на работу осуществляется в последний, отведённый законодателем, день. Это связано с тем, что сотрудник обязан проработать в компании больше 5 дней (до этого момента администрация имеет право не оформлять трудовую книжку).

В случае заключения трудового договора с испытательным сроком данные об этом должны найти отображение в трудовой книжке (указывается период испытательного срока). Это важно для того, что в случае последующего увольнения из-за не прохождения периода испытания, имелось соответствующее доказательство, документальное подтверждение, что принимали сотрудника на предприятие с таким условием начала трудовой деятельности.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке: Правила заполнения трудовой книжки при увольнении по инициативе работника

Для впервые принятого для выполнения трудовых функций работника у работодателя присутствуют некоторые дополнительные обязательства, установленные на законодательном уровне:

  • обязанность выполнить оформление такому сотруднику новой трудовой книжки;
  • обязательство заполнить титульный лист;
  • сведения о владельце, его дате рождения, образовании, полученной ранее специальности, имеющейся профессии делаются на основании предоставленных оригиналов документов;
  • владелец документа должен поставить свою подпись на титульном листе книжки в качестве подтверждения сведений о нём.

Если на момент заполнения трудовой книжки какие-то документы отсутствуют (например, гражданин ещё продолжает своё обучение), заполнение соответствующих граф будет выполнено после получения соответствующего документа.

Каждая запись, внесённая в трудовую, в обязательном порядке дублируется в личной карточке сотрудника. Именно здесь он обязан проставить свою личную подпись об ознакомлении. Расписываться в трудовой книжке в обязательном порядке нужно только в случае увольнения, когда этот документ выдаётся на руки уже бывшему сотруднику.

Всё время, пока гражданин трудится на предприятии, его трудовая должна храниться в отделе кадров (непосредственно у работодателя), который несёт ответственность за сохранность этого документа.

Разделы книжки

Фактически самым важным для работника и работодателя разделом, кроме титульного листа, является блок информации, где прописываются данные о трудовой деятельности сотрудника. Ведь именно здесь будут записывать должность, период работы, приобретённые категории, ранги, разряды. По этому разделу в дальнейшем будут определять периоды основной работы, причины, побудившие сотрудника на увольнение.

Сразу стоит обозначить, что состоит этот раздел из четырёх блоков с разворотом на две страницы. Их заполнение должно осуществляться в соответствии с обозначенными выше правилами.

В блоки вносится следующая информация:

  1. В первом блоке проставляется арабской цифрой порядковый номер записи. Тут нужно понимать, что все последующие записи будут иметь следующий порядковый номер записи вне зависимости от места работы, страницы заполнения, причин увольнения.
  2. Второй блок предназначен для внесения ведомостей о дате, с которой работник начал свою трудовую деятельность. Пишется в трёх колонках арабскими цифрами без сокращений. Если дата начала деятельности припадает на первые числа (от 1 до 9), то перед таким числом всегда проставляется 0.
  3. Следующий, третий блок предназначен для осуществления записи о фактическом действии, которое произошло. Сюда вносят информацию о начале работы, переводе на другую должность, повышении квалификации и другие. Обязательно должны присутствовать важные данные о трудовой деятельности (например, испытательный срок и его период, срочный трудовой договор). Должность, на которую принимается сотрудник, по названию должна быть идентична той, что прописана в штатном расписании, с обязательным обозначением разряда, категории, ранга. Сначала указываются сведения о предприятии, где работает владелец трудовой. Может заполняться от руки, а может проставляться в виде фирменного прямоугольного штампа компании. Внизу под такой записью обязательно должна указываться должность, ФИО с расшифровкой, подпись уполномоченного на ведение трудовых книжек лица. Запись обязательно заверяется круглой печатью.
  4. Последний, четвёртый блок предназначен для внесения оснований, используя которые были внесены записи. Пишутся сведения в сокращённом виде. Как правило, это сведения о распорядительном акте (приказе, распоряжении).

Обозначенная выше последовательность фиксирования сведений в трудовых утверждена на государственном уровне. Отходить от такого порядка недопустимо. В противном случае в будущем у гражданина могут возникнуть проблемы в процессе оформления пенсии.

Как поступать с совместителями

Весьма часто граждане практикуют трудоустройство сразу на нескольких работах. С учётом того, что такие действия не запрещены на законодательном уровне, возникает вопрос урегулирования таких трудовых отношений с тем, чтобы в будущем иметь возможность правильно оформить пенсию.

В этом случае законодатель определил такие основные моменты:

  • при оформлении на работу по совместительству заводить на новом рабочем месте вторую трудовую книжку необязательно;
  • для внесения сведений о второй работе необходимо официальное трудоустройство по совместительству (подтверждается надлежащим образом заверенными приказами о приёме на работу и трудовым соглашением);
  • записи в основную трудовую книжку осуществляются последующим порядковым номером, выполнять запись другой организации и проставлять подпись другого кадровика не требуется.

Сотрудник может попросить кадровика другого предприятия, где он работает по совместительству, о том, чтобы тот сделал соответствующие записи.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке: Образец заполнения трудовой книжки работника индивидуальным предпринимателем

Законодатель определил, что все сведения о трудовой деятельности гражданина могут вноситься на одном предприятии, где находится его основная работа. Для этого просто необходимо предоставить в отдел по работе с кадрами копии актов, подтверждающих другие трудовые отношения.

Нужно понимать, если трудовые отношения по совместительству будут прекращены, для получения соответствующих записей в трудовую книжку гражданину лично придётся принести в отдел кадров основного предприятия копии документов об увольнении. Если же к тому времени будет прекращена работа в основной компании, соответствующую запись сможет сделать кадровик следующего предприятия, куда гражданин трудоустроится на основную работу.

Когда и как выдаётся дубликат

Учитывая, что трудовая книжка должна сопровождать гражданина от начала его труда до момента увольнения на пенсию, за такой длительный промежуток времени может случиться что угодно. Физический износ, случайная утрата, различные непредвиденные обстоятельства (порвалась, залита водой, чернилами, обгорела) становятся основаниями, из-за которых необходимо выполнить процедуру оформления дубликата такого документа.

В этом случае внесение информации о прошлой трудовой деятельности гражданина осуществляется на последнем предприятии, где он выполняет рабочие функции. Для начала этой процедуры необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением.

Последовательность действий в процессе выдачи дубликата сводится к таким шагам:

  1. Работник пишет письменное обращение на имя работодателя, где указывает причину необходимости выдачи дубликата трудовой книжки.
  2. Рассмотрение заявления осуществляется на протяжении 14 календарных дней.
  3. За период, пока заявление находится на рассмотрении, работник обязан собрать справки с предыдущих мест работы о сведениях, подтверждающих его прошлую трудовую деятельность (приказы, в которых указано, по какой причине увольняется работник). В случае ликвидации таких компаний на момент обращения, можно запросить сведения из ближайших архивов, куда при закрытии предприятия передавались личные дела сотрудников на хранение. Если справки отсутствуют, в дубликате может указываться общий совокупный стаж, который работник имел до момента потери документа.
  4. Все документы передаются в отдел кадров компании, где трудится гражданин.
  5. Работник кадрового подразделения на основании предоставленных справок в хронологическом порядке восстанавливает все записи в трудовой. Повторно выданный документ подписывается кадровым работником, который должен заверить свою подпись печатью организации.

По заявлению гражданина работодатель обязан оформлять дубликат утерянного документа. Не допускается даже при наличии весомых аргументов отказывать сотруднику в его праве на замену утерянного документа.

Особенности внесения отдельных записей

Не вся информация, с которой работают кадровые сотрудники, должная отображаться в трудовой книжке. В частности там не фиксируются взыскания дисциплинарного характера. Но если к сотруднику применена такая мера, как увольнение, это обязательно отразится в его трудовой. Также книжка не содержит данных об отпусках сотрудника, развёрнутой информации о причинах принимаемых решений.

Чтобы получить эти сведения, потребуется обращаться в кадровое подразделение конкретной компании, где по просьбе выдадут соответствующую справку.

Целесообразно также обозначить механизм изменения ошибочных либо недействительных записей. В частности в случае смены причины увольнения, неправильной записи, принятия судом решения о восстановлении сотрудника в должности, работодатель обязан привести в порядок все имеющиеся записи в трудовой. Чтобы это сделать, необязательно всё перечёркивать либо переписывать по-новому, оформляя дубликат.

Нужно просто выполнить то, что гласит инструкция:

  • следующей по порядковому номеру записью нужно обозначить, что «запись № ___ недействительна (ошибочна)»;
  • дальше в трудовой книжке пишется правильная запись, которую нужно использовать в дальнейшем;
  • против каждой из таких записей в обязательном порядке указывается основание, послужившее необходимостью внесения такого текста (номер приказ, решение суда и номер приказа).

Делать все записи нужно максимально аккуратно и грамотно, не допуская орфографических и пунктуационных ошибок.

Заполнение трудовых книжек не должно превращаться в альбом для рисования, поэтому законодателем и установлен определённый порядок внесения изменений и исправления ошибок, обязательный для всех кадровых сотрудников и работодателей.

Внесение в трудовую книжку записи о приёме на работу – это важный момент для каждого человека, ведь от правильности записи зависит его пенсия. Очень важно, чтобы книжка велась аккуратно и в соответствии с трудовым законодательством.

Трудовая книжка – документ, подтверждающий опыт работы, стаж и квалификацию сотрудника. Изначально оформляется трудовая  на первом официальном месте работы и ведется до момента выхода человека на заслуженный отдых. Документ влияет на начисление пенсионных выплат, поэтому ошибки и неточности в нем недопустимы.

image

Когда и зачем оформляют

Первичное оформление трудовой книжки с записью о приеме на работу – обязанность нанимателя, если человек устраивается на работу впервые. Как правило, чистые бланки уже хранятся на предприятии в отделе кадров или бухгалтерии. Впервые заключая трудовой договор, гражданин пишет заявление на выдачу новой трудовой книжки, на основании которого она оформляется и ведется длительный период до момента выхода на пенсию, а иногда и после этого. А для чего вообще нужен такой документ и что он предоставляет сотруднику и работодателю?

  1. Отражает стаж, что влияет на размер начисления пенсии и пособий.
  2. Фиксирует сведения об образовании, занесенные в документе. Это помогает восполнить пробелы при утере диплома, выданного в учебном заведении, если такое случилось.
  3. Специальный раздел помогает понять, имеются ли у работника благодарности и награждения, на каких предприятиях человек трудился, как часто меняет производственные места, причины его увольнений.

Общие правила заполнения, оформления, внесения сведений

Распорядок ведения, хранения и правильное оформление трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства РФ No 225 от 16.04.2003 года. Нередко начинающие кадровики допускают ошибки на первой же странице.

Заполнение титульного листа

Начальная страница (титульный лист) содержит важные сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, данные об образовании и квалификации, с обязательным указанием года и месяца от начала ведения документа. Подтверждаются эти сведения подписью сотрудника, работодателя и печатью организации.

Грубым нарушением являются всевозможные затирания ошибок на титульном листе. Как же исправить ошибочно внесенную запись? Зачеркните тонкой линией  ложную строку, сверху над ней либо на внутренней стороне обложки напишите верный вариант, укажите на основании чего было внесено исправление. Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки:

image Аналогично вносятся корректировки при изменении личных сведений, например, смены фамилии при вступлении в брак.

Необходимые документы для оформления новой книги

Правильное заполнение новоиспеченной книжки оформляется не со слов сотрудника, а на основании представленных бумаг. Кадровику понадобится паспорт и «корочки» об образовании принятого работника (диплом, аттестат, сертификат). Данные в трудовой и представленных документах должны совпадать. При отсутствии паспорта (например, находится на прописке или обмене), фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника можно заполнить на основании СНИЛС, но при условии, что Ф. И. О., указанные в личной карточке страхования, идентично сведениям в других документами (ИНН, военном билете, дипломе и прочими).

Принятие на работу

Запись в трудовой книжке о зачислении в штат организации вносится непосредственно после наименования структуры, в которую устраивается гражданин. Все данные заполняются шариковой ручкой одного цвета начиная с первой строчки.

Информация! Разрывы между строками недопустимы. Печать на записи о приеме на работу, а также подпись работодателя не ставится.

Пример записи о трудоустройстве:

На странице указываются:

  • порядковый номер;
  • дата заполнения, которая может отличаться от даты издания приказа;
  • сведения о зачислении сотрудника на определенную должность в указанное структурное подразделение;
  • приказ о приеме на работу, как причина внесения записи.

Информация! Основанием для зачисления является трудовой договор между сотрудником и нанимателем, но в графе основания внесения записи указывается именно приказ.

Правильное оформление переводом

Возникают случаи, когда сотрудник оформляется в новую организацию в порядке перевода из другой компании. Обязательно указание информации о том, что сотрудник непросто устроился на работу, а был переведен из организации, это поможет ему сохранить непрерывный трудовой стаж. Как внести запись в трудовой в этом случае покажет образец:

Исправление ошибочно внесенных данных

Документы заполняют не роботы, а потому имеют место опечатки, погрешности. Неверно внесенная запись о приеме подлежит исправлению. Недопустимы перечеркивания. После ошибочной информации следует фраза «Запись под номером … внесена ошибочно». Далее прописывается нужный вариант. Пример исправления записи:

Аннулирование неверной информации

Нередко кадровые работники путают трудовые книжки и неправильно указывают в них записи о переводе либо увольнении работника, который продолжает трудиться на прежней должности. Возникает вопрос, как аннулировать ошибку? Достаточно прописать «Запись под номером… недействительна», поставить печать организации, указать должность, Ф. И. О. и подпись лица, заполнившего трудовую книжку. Данная информация указывается под следующим порядковым номером.

Дополнительно читайте о правилах прохождения медкомиссии и нужен ли военный билет при устройстве на работу.

Когда вносится запись, сроки

В соответствии с законодательством срок внесения нужной пометки составляет 5 дней. То есть не позднее пятого рабочего дня после подписания трудового договора с сотрудником, книжка должна быть оформлена надлежащим образом и информация о трудоустройстве нового работника зафиксирована в Книге учета, движения и хранения трудовых книжек. Понятно, что оформление в отделе кадров возможно только при наличии полного пакета документов, необходимых для трудоустройства.

Оформление дубликата

Правила оформления дубликатов трудовых книг регламентированы законодательством. В период, когда человек официально не работает, документ хранится у него. Во время поездок на собеседования, переездов трудовые книжки часто теряются. На основании написанного сотрудником заявления работодатель должен выправить дубликат. Заявление пишется на имя руководителя компании в свободной форме. В нем указывается просьба об оформлении дубликата, а также причина  утери.

Записи о предыдущих местах работы вносятся согласно справкам, которые сотрудник предоставляет либо работодатель запрашивает самостоятельно. Прежде чем принять на работу и сделать запись в трудовой, необходимо указать все места работы, где принимаемый сотрудник когда-либо трудился официально.

Выдача при увольнении документа с печатью

Сотруднику необходимо выдать на руки все документы, связанные с его трудовой деятельностью. Перед тем как оформить запись об увольнении, требуется издать приказ, который и будет служить основанием. Не забудьте удостовериться в наличии проставленной печати организации или отдела кадров в документе в момент расчета и подписи лица, ответственного за ведение и заполнение трудовых. Пример записи об увольнении:

Видео по теме

Допущенные неточности или ошибки в трудовой книжке  приведут к тому, что при назначении пенсии гражданину придется обращаться к работодателям за уточняющими справками или делать письменные запросы. Неоднократно в Правительстве обсуждался вопрос об отмене документа, но пока все без изменения.

Инструкция по заполнению трудовых книжек:

  1. Оформляем титульный лист.
  2. Указываем сведения о работе.
  3. Вписываем название, номер и дату документа-основания.

7 сентября 2021

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать новый титульный лист трудовой книжки в ворде

Скачать образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2021 году

Скачать образец заполнения первой страницы трудовой книжки при приеме на работу

Скачать образец трудовой книжки (для совместительства)

Скачать образец записи в трудовой книжке о переводе на другую должность (внутри отдела)

Скачать образец заполнения новой трудовой книжки при переводе на другую должность (в другой отдел)

Пенсионный фонд сообщил, что перейти на ЭТК (электронные трудовые) согласились только 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России. Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это означает для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Где прописан порядок заполнения

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

  • ст. 66 ТК РФ;
  • новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

ВАЖНО! С 1 сентября вступили в силу новые правила по работе с трудкнижками из приказа Минтруда № 320н. С этого момента постановление правительства № 225 от 16.04.2003, постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003, приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016 больше не действуют. Минтруд утвердил не только новый порядок работы с бумажными ТК, который применяется с 01.09.2021, но и новый бланк книжки (который введут с 2023 года). Содержание документа осталось прежним, но специалисты ведомства изменили количество страниц в трудовой книжке и во вкладыше к ней. Применять новый бланк предстоит только с 01.01.2023.

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.

Заполнение титульного листа

По сути, титульный лист трудовой книжки — это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

  1. Номер записи.
  2. Дата внесения.
  3. Сведения о событии.
  4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

ВАЖНО! В новом бланке ТК под раздел «Сведения о работе» отвели 14 разворотов. В предыдущей форме их всего 10.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Нюанс 2

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3

Если предполагаются льготы, название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. Актуальный пример заполнения трудовой книжки — раздел «Сведения о работе»:

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию заполняют по основному месту деятельности. Но если сотрудник-совместитель захочет, ему вносят записи по совместительству, если основной работы нет.

Здесь инструкция такая:

  1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
  2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
  3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
  4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

  • информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
  • при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Подробнее: «Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку».

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

  1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
  2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
  3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
  4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.

Есть тонкости:

  • как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
  • при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

ВАЖНО! Число разворотов для сведений о поощрениях в новом бланке ТК уменьшили до 7 страниц.

Сведения о награждении выглядят так:

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

  1. Запрашиваем подтверждающие документы.
  2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
  3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
  4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

  1. Открываем первую страницу.
  2. Находим нужное.
  3. Ничего не зачеркиваем.
  4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
  5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

  1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
  2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
  3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

  1. Открываем нужную страницу.
  2. Находим ошибку.
  3. Никаких зачеркиваний!
  4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
  5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

  1. Берем чистый бланк.
  2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
  3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
  4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
  5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
  6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

  • данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
  • внесенную информацию не заверяем.

Как заверять копию

Порядок такой:

  1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
  2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
  3. Тут же проставляется его подпись.
  4. Ниже ставится дата.
  5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
  6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
  7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

О том, куда клеить голограмму в трудовой книжке читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/4905-gde-v-trudovoi-knizhke-kleitsya-gologramma-ee-obrazets-naznachenie

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Читаем можно ли иметь две трудовые книжки одновременно по ссылке https://otdelkadrov.online/4986-mozhno-li-imet-dve-trudovye-knizhki-neobhodimost-otvetstvennost-soglasno-zakonodatelstvu.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Содержание

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2020:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4 27 02 2016 Принята на работу на должность юрисконсульта Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016 Переведена на должность старшего юрисконсульта Приказ № 16/К от 12.08.2016 г.

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
4 06 03 2017 Приказ № 32 от 06.03.2017 г.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2020, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Про выписку из трудовой книжки рассказано здесь.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в комментариях –>

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий