Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Содержание

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка imageВ некоторых случаях работнику может потребоваться оформить дубликат трудовой книжки, например – при её утере, порче или внесении неправильной записи. Действующее законодательство строго регламентирует порядок оформления данного документа и допускает возможность восстановить утраченную трудовую книжку. О том, как правильно должен выглядеть порядок выдачи дубликата трудовой книжки и как восстановить утраченные сведения следует знать всем сторонам, участвующим в трудовых взаимоотношениях.

Оглавление: 1. Дубликат трудовой книжки – нормативы законодательства и Трудового кодекса 2. Когда нужен дубликат трудовой книжки 3. Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция 4. Другие нюансы и особенности оформления дубликата

Дубликат трудовой книжки – нормативы законодательства и Трудового кодекса

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим наличие у лица определенного трудового стажа. Именно в неё вносится информация обо всех наличествующих трудоустройствах, награждениях работника за его трудовые результаты, об увольнениях с указанием их причины.

Конечно, в целях получения пенсионного обеспечения и подтверждения факта уплаты страховых сборов при необходимости могут использоваться и другие документы, однако именно трудовая книжка является наиболее удобным и содержащим большую часть необходимой как иным работодателям, так и государственным органам информации о трудовой деятельности человека. Поэтому её утрата или порча могут стать серьезной проблемой для сотрудника, равно как и неправомерное внесение записей, не соответствующих действительности.

В таких ситуациях у сотрудника может возникнуть необходимость оформить дубликат трудовой книжки. Процесс оформления дубликата регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

  • Статья 66 ТК РФ. Данная статья Трудового кодекса раскрывает общие нормативы, касающиеся обязательности ведения трудовых книжек и иные принципы их применения при трудовых взаимоотношениях.
  • Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Положения означенного документа регулируют общие принципы использования, ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также содержат в себе типовые используемые формы таковой документации. Кроме этого, данными нормативами устанавливается и порядок оформления дубликатов в случаях, когда таковые являются необходимыми.
  • Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003. Данным постановлением регламентируются основные правила и практически применимые инструкции по непосредственным действиям работодателя, связанным с трудовыми книжками, в том числе и в случае необходимости осуществить оформление дубликата.

Дубликат оформляется на типовом бланке для трудовых книжек и ничем не отличается от оригинала за исключением упоминания записи про статус её как дубликата и соответствующей печати с датой оформления в качестве такового.

Когда нужен дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки изготавливается в следующих случаях:

  • Утеря трудовой книжки. В случае, если трудовая книжка была потеряна или же украдена, то её восстановление обеспечивается работодателем, однако оплачивается непосредственно сотрудником. Исключения касаются случаев, когда кража или потеря документации произошла по вине самого работодателя.
  • Порча трудовой книжки. Если трудовая книжка пришла в негодность по причине её механических повреждений, утопления, возгорания, воздействия химических веществ или иных негативных факторов, нарушающих целостность документа и его читаемость, то она также должна быть заменена на дубликат. Порядок оплаты таковой замены является аналогичным, как и при утере – за дубликат трудовой книжки платит сотрудник, кроме тех случаев, когда повреждение оригинала произошло по вине работодателя.
  • Внесение ложной записи и необходимость её исправления. Неправильную запись в трудовую могут внести работодатель или ответственный работник в результате ошибки. Однако также может быть признана недействительной и ранее внесенная запись в судебном порядке – например, о неправомерном увольнении и в случае, когда трудящийся через суд добивается восстановления на рабочем месте или замены формулировки расторжения договора. В данных ситуациях оплачивается изготовление новой трудовой работодателем, за исключением случаев, если запись внес сам работник, что является незаконным и приравнивается к порче документа.

В ряде ситуаций нет необходимости оформлять дубликат трудовой книжки. Например, если в документе закончилось место, то вместо заведения дубликата или новой книжки следует просто подшить специальный вкладыш в трудовую книжку, что делается работодателем по заявлению сотрудника или без такового при необходимости внести запись в уже занятую страницу.

Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция

В общем случае, пошаговый порядок действий чтобы получить дубликат трудовой книжки и восстановить утраченные сведения выглядит следующим образом:

  1. Сроки, в течение которых работодатель обязан выдать дубликат, вне зависимости от обстоятельств, по которым проводится означенная процедура, составляют 15 календарных дней с момента обращения работника.
  2. Работодатель принимает заявление и приступает к восстановлению трудовой книжки. Для дубликата используется стандартный, выпущенный ГОЗНАКом бланк трудовой книжки.
  3. В бланке трудовой книжки, над записью «Трудовая книжка» титульного листа пишется слово «Дубликат», а на обложке ставится дата оформления документа и печать предприятия.
  4. В трудовую книжку вносится информация о всех предыдущих местах работы в аналогичном порядке, как это было в оригинале. При этом нет необходимости проставлять подписи или печати предыдущих работодателей.
  5. Дубликат трудовой книжки остается в кадровом отделе на хранении, если работник продолжает трудовую деятельность, или же выдается сотруднику на руки, если он прекратил трудовые взаимоотношения с организацией.
  6. В книгу учета движения трудовых книжек на предприятии вносится запись про выдачу сотруднику дубликата его основного трудового документа.

Другие нюансы и особенности оформления дубликата

При оформлении дубликатов трудовых книжек, есть множество нюансов, знание которых  поможет избежать распространенных ошибок и соответственно возможного привлечения стороны к ответственности. Следует обратить внимание на следующие нюансы:

  • Сбор информации для заполнения трудовой книжки не входит в прямые обязанности ни работника, ни работодателя. Учитывая нормативы трудового законодательства, чаще всего работодатель имеет возможность самостоятельно и без требования от сотрудника дополнительных данных и документов осуществить заполнение дубликата трудовой. Для этого он может использовать хранящуюся на предприятии копию трудовой книжки. Однако при массовой утере данных документов, чрезвычайных обстоятельствах или иных причин, работодатель вправе попросить у сотрудника предоставить иные подтверждения наличествовавшего трудового стажа для оформления дубликата.
  • Увольнение работника не может являться препятствием в оформлении дубликата трудовой книжки. Учитывая государственные нормативы, предписывающие хранить личные карточки трудящихся и копии их трудовых в архивах в течение 75 лет, для бывших работодателей не должно быть проблемой изготовление дубликата трудовой книжки уже уволенным ранее работникам. Тем не менее далеко не всегда кадровые специалисты удовлетворяют таковые требования от бывших сотрудников – судебная практика имеет немало примеров дел, связанных именно с данным вопросом. При этом решения судов во всех случаях однозначны – увольнение работника не является причиной для отказа в изготовлении ему дубликата трудовой книжки.
  • В некоторых случаях может произойти ситуаций, по которой при изготовленном дубликате будет найдена действительная трудовая книжка. Учитывая, что дубликат полностью приравнивается к оригиналу документа, это будет значить, что у работника одновременно есть две трудовых книжки. Однако действительной из них может считаться лишь одна – та, что была выдана последней.

Статья рассказывает, как оформить дубликат трудовой книжки, какие предъявляются требования к оформлению.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 495 109-30-87 – Москва и обл. +7 812 309-07-44 – Санкт-Петербург и обл. +7 804 333-07-22 – Другие регионы РФ Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Когда нужен аналог документа

Замена нужна, когда утрачен подлинник. В утрате может быть виноват как работник, так и работодатель.

5 основных случаев для выдачи дубликата:

  • работник потерял первый экземпляр;
  • книжку потерял работодатель;
  • документ о трудоустройстве порвался, обгорел или испачкался;
  • специалист кадровой службы ошибочно внес запись – в дальнейшем она признана недействительной;
  • документы работников утеряны по форс-мажорным обстоятельствам – например, произошел пожар.

Если сотруднику внесли некорректную запись, то он сам должен направить заявление о том, чтобы выдать дубликат трудовой книжки.

Кто оформляет копию

Задача кадровой службы ­и руководителя ­– создать надежные условия для хранения кадровой документации, однако иногда случаются пропажи.

Аналог книжки – это замена ее подлинника. Пока бланк лежит в сейфе, все нормально. Потери случаются, когда работнику отдают документ. Потерять главный документ о трудоустройстве неприятно, но все исправимо – специалисты кадровой службы по последнему месту работы изготовят дубликат.

Пример: Семенова Н.А. работала воспитательницей детского садика. Женщина уволилась и два месяца искала новую работу. Вакансию нашла, а трудовую за это время потеряла. Семеновой придется собирать справки о стаже и обращаться за решением проблемы к бывшему руководителю по последнему месту работы.

Когда происходит оформление дубликата трудовой книжки, в образец ставится текущая дата заполнения.

Алгоритм действий

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Сначала нужно принять у работника заявление, которое пишется в любой форме. Четких требований законом не установлено.

Работать с бланками нужно аккуратно. Произвольное заполнение сведений не допускается. Правила работы с документами о трудоустройстве утвердило Правительство (постановление № 225 датировано апрелем 2003 года).

Затягивать с выдачей документа нельзя – срок для подготовки составляет 15 дней с даты принятия заявления. Придется постараться, чтобы восстановить стаж и оформить полноценный дубликат трудовой книжки при утере, ведь нужно навестить всех бывших работодателей и собрать справки. Если фирма закрылась, запросы о периодах работы можно отправить в архив.

Читайте также  Особенности и порядок оформления стажировки при приёме на работу

5 документов, подтверждающих стаж:

  • справки, заверенные подписью руководителя и печатью организации;
  • выписки из приказов;
  • трудовые договора;
  • ксерокопии приказов;
  • архивные справки.

Когда все документы готовы, можно начинать оформление дубликата трудовой книжки. Вопрос, как сделать дубликат трудовой книжки, решается в 6 несложных действий.

6 действия для оформления дубликата.

  1. Взять новый бланк.
  2. Открыть титульный лист и в левом верхнем углу написать слово «Дубликат». Далее указать данные о специалисте. Обязательно заполняется имя, отчество, фамилия, должность, образование. Указывается дата составления копии. Правилами разъясняется, как правильно заполнить. Старые сведения вносить не нужно – пишется актуальная информация на день заполнения.
  3. Сразу на первом развороте нужно указать, сколько проработал человек до принятия на фирму.
  4. Последовательно написать периоды работы у разных работодателей. Брать за пример справки и приказы, представленные специалистом. Не ставить номера для ранних записей.
  5. Поставить первый номер, когда пишите о работе в своей компании.
  6. Проследить, чтобы специалист расписался за получение в тетради учета, и вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки, решен.

Аналог дается сотруднику на руки в двух случаях:

  • предстоит поход в пенсионный фонд;
  • нужно уволиться.

Других поводов, чтобы отдать документ, нет. Прежде чем получить книжку, сотрудник должен расписаться в журнале движения бланков.

Идеальный вариант – новый бланк полностью отражает информацию о трудовой деятельности. Но далеко не всегда удается получить справки. Сотрудник сам может сказать, где и кем он работал.

Важно! Порядок не предусматривает, что сведения можно внести со слов. Верить нужно только справкам, когда трудовая книжка утеряна, и делается дубликат.

Когда заполняете дубликат трудовой книжки, используйте правильный образец заполнения 2021. Тогда не придется думать, как делать копии с нее.

Следующая таблица поможет корректно внести информацию.

Номер графы Необходимые сведения
2 Пишется, когда специалист официально устроился работать в компанию. Во второй графе записывается, когда расторгнут контракт.
3 Указываются название фирмы, специальность и должность. После пишется основание для расторжения контракта, если человек предоставил доказательства.
4 Реквизиты документа для заполнения графы. Пишутся дата и номер издания распоряжения или приказа. Если приказов нет, а есть акт комиссии, то проставляются реквизиты акта. Акт – это альтернатива приказу при массовой утрате документации.

Читайте также  Цель командировки – примеры оформления для водителей, директоров и менеджеров

Что делать, если виноват работодатель

Люди ошибаются: может ошибиться и сотрудник кадровой службы, внеся некорректную запись. С хранением бланков также возникают проблемы. В теории проблем возникать не должно: все находится в сейфе, закрытом от посторонних. Но на практике случается, что трудовая утеряна, и требуется ее замена. Иногда документы похищаются из компании или портятся намеренно. Приходится начинать заполнение дубликата.

Неправильная запись и утеря документации – это случаи, когда происходит выдача нового дубликата трудовой книжки.

Важно! Если виноват работодатель, то человеку нужно помочь. За время трудовой деятельности можно поменять множество мест работы. Ситуация осложняется, если специалист работал по разным городам. Поэтому можно разослать письма прежним работодателям для ускорения выдачи дубликата. На официальные письма, заверенные печатью компании, ответ придет быстрее.

Если кадровик ошибся и сделал неправильную запись, выдача нового дубликата трудовой книжки упрощается. Берется испорченный бланк как пример. С него переписывается информация, а также оформляется дубликат трудовой. Будьте внимательны, чтобы не перенести ошибочную запись из примера.

Дополнительные причины для оформления

Если документ о трудоустройстве истрепался, то по такому же примеру выдается новый экземпляр. Вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки и найти образец для всех работников фирмы, придется решать в случае форс-мажора.

3 причины для оформления аналога:

  • природные катаклизмы;
  • волнения, беспорядки;
  • техногенные катастрофы.

Перечень неполный – могут появиться и другие обстоятельства, не зависящие от воли человека.

Нюансы подтверждения стажа

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере дополняется данными о стаже. Ходить по организациям человеку придется самому. Но есть исключение – массовая потеря документов.

Это особая ситуация, и нужно собрать комиссию, которая решает, как заполнить дубликат трудовой книжки и подтвердить трудовую деятельность. Места комиссии занимают представители со стороны самого работодателя и профсоюза. Задача комиссии – помочь людям доказать стаж. С этой целью отправляются запросы по прежним местам, где трудился работник.

Когда ответов на запросы нет, выход все равно имеется – в расчет берутся свидетели. Форма заполняется со свидетельских показаний. Процедура устанавливает, что стаж для работника подтверждается, когда есть не менее двух свидетелей.

Читайте также  Порядок и перечень документов к оформлению при увольнении по собственному желанию

3 сведения, которые включает акт:

  • время работы;
  • должность;
  • сколько лет трудился человек.

Акты составляются только при массовой утрате – в остальных случаях придется потратить время на сбор официальных справок.

Резюме

  1. Если трудовая книжка потерялась или порвалась, можно сделать ее аналог.
  2. Дубликат и копия – это разные вещи, поэтому сотруднику придется собирать документы о стаже.
  3. Справки собирает владелец, если он виноват их в утрате.
  4. Информация со слов не пишется – ее обязательно нужно подтвердить письменными доказательствами.
  5. Если книжку потерял или испортил работодатель, ее хозяину нужно помочь.
  6. Сотрудник кадровой службы может оказать посильную помощь, когда оформляется полноценный дубликат. Рассылка запросов по прежним местам работы не отнимет много времени.
  7. Особые условия подтверждения трудовой деятельности установлены для случаев массовой потери бланков.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 495 109-30-87 – Москва и обл. +7 812 309-07-44 – Санкт-Петербург и обл. +7 804 333-07-22 – Другие регионы РФ Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя! if(class_exists(‘PerelinkPlugin’)){ PerelinkPlugin::getAfterText(); } Бесплатная консультация юриста по телефону: +7 804 333-07-22

Являясь необходимым и важным документом, трудовая книжка может подтвердить не только трудовой стаж человека, но и помочь правильно рассчитать его будущую пенсию. К сожалению, бывают ситуации, в связи с которыми бланк трудовой может быть испорчен или утерян. Тогда нужно в срочном порядке делать дубликат трудовой книжки. Зачем это нужно, рассмотрим далее.

Понятие

Под трудовой книжкой понимают индивидуальный документ, который может подтвердить информацию о трудоустройстве (при условии, что оно официальное) и производственном стаже работы. Все данные излагаются с учетом ст. 66 ТК РФ.

image

Трудовая книжка содержит в себе следующие данные:

  1. Личные данные.
  2. Информация об исполняемой работе.
  3. Данные о переводах, увольнениях и наградах.
  4. Информация о документах, которые являются основаниями для записей в трудовой.

Образец дубликата трудовой книжки должен полностью совпадать с оригиналом и включать в себя всю информацию, которая была указана в первом экземпляре. Исключением являются те факты, когда записи были оспорены в суде или информация была утеряна и не подлежит восстановлению.

В каких случаях выдают

Оформление дубликата трудовой книжки происходит только в том случае, когда эксплуатация оригинала становится невозможной. К таковым случаям относят:

  • утеря документа самим сотрудником;
  • утеря документа работодателем;
  • порча бланка;
  • занесение неправильной информации, которая касается увольнения или перевода.

Каждый из перечисленных случаев имеет свои особенности.

В случае когда оригинала трудовой нет, сотруднику выдают дубликат. Для этого он должен написать заявление с просьбой оформить повторный документ, заплатить за новый бланк (если трудовая потеряна или испорчена по вине сотрудника). Иногда пропажу можно заметить не сразу, а через какое-то время: после увольнения с предыдущей работы и при устройстве на новое место.

А что делать, если предыдущий работодатель не желает делать дубликат по причине давности увольнения? Так как законодательно не предусмотрено, в течение какого времени можно обращаться по месту старой работы за дубликатами документов, бывший сотрудник должен настаивать на оформлении повторного документа, если оригинал трудовой пришел в негодность. Или же обратиться в суд.

Выдача дубликата трудовой книжки происходит только по запросу. На титульном листе должна быть пометка, что это дубликат. Чтобы восстановить сведения, гражданин должен предъявить документы, подтверждающие личные данные и заверяющие рабочий стаж.

Если трудовая утеряна работодателем, то рабочий стаж может подтвердить специальная комиссия. Члены комиссии должны представить документы или копии, подтверждающие информацию о специализации и тех местах, где трудился сотрудник. Если и таких документов нет, то комиссия составляет акт на показаниях свидетелей, имеющих достоверную информацию о трудовой деятельности данного сотрудника.

Оформление

Оформление дубликата трудовой книжки (образец представлен далее) происходит в тех случаях, когда гражданин имел официальное трудоустройство и здесь не играет роли, утерян бланк или испорчен.

Дубликат имеет ту же юрсилу, что и оригинал документа. Выдавать дубликаты может непосредственно сам руководитель или лицо, уполномоченное на эти действия. В большинстве случаев это сотрудник отдела кадров, бухгалтер или секретарь. Все документы, которые предъявляются для оформления повторного бланка, должен представить сам работник. Но даже несмотря на это, компания обязана всячески содействовать работнику для их получения (если того требуют обстоятельства).

Цена вопроса

Учитывая нормы ведения и хранения трудовых, об утрате бланка гражданин должен сообщить руководителю с последней работы. При этом руководитель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней с момента написания соответствующего заявления.

По установленным законодательством правилам, организация может взимать с сотрудника денежную плату за бланк трудовой. Оплата не берется в том случае, если:

  • утрата документов произошла работодателем по непредвиденным обстоятельствам;
  • неверно был заполнен титульный лист;
  • порча документа произошла не по вине работника.

Таким образом, компания может взять денежное вознаграждение за дубликат, если утеря книжки или ее порча произошли по вине обращающегося лица.

Дубликат трудовой книжки (пример оформления бланка) представлен в статье.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим подробнее пошаговую инструкцию к тому, как получить дубликат трудовой книжки. Как оформить повторный документ и четкий порядок, прописаны в трудовом законодательстве. Что нужно сделать:

  1. Гражданин, утративший документ, должен написать заявление в ту организацию, которая считается последним местом официального трудоустройства.
  2. Предприятие по поданному заявлению обязано собрать необходимые сведения о трудовом стаже гражданина.
  3. Подписывается приказ (дубликат трудовой книжки может быть выдан только на основании приказа).
  4. Трудовая должна быть оформлена с учетом определенных правил: информация должна вноситься в соответствии с оригиналом.
  5. Информация о дубликате должна быть занесена в книгу учета.
  6. После получения готового документа гражданин должен расписаться в его получении в специальном журнале.

Необходимая документация

Для того чтобы получить дубликат трудовой, нужно собрать ряд документов, подтверждающих рабочий стаж гражданина. Если их нет, то компания может сделать запрос в ПФР.

В случае массовой утери документов руководство компании должно создать комиссию, задачей которой будет являться выяснение, велась ли трудовая деятельность, наличие стажа через запросы и обработка данных.

Первое, что нужно сделать гражданину, – написать заявление, где должно быть указано:

  • причина отсутствия бланка;
  • просьба о выдаче дубликата;
  • дата написания и подпись.

Заявление можно написать как от руки, так и напечатать. Большинство компаний могут иметь готовые бланки для написания заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Образец заполнения заявления подскажет основные нюансы.

После того как заявление рассмотрено, руководитель готовит приказ об оформлении дубликата. В приказе должно быть указано:

  • номер документа;
  • основные тезисы, которые закрепляют основания для выдачи документа;
  • сам документ издается только в письменном виде;
  • прежде чем требовать подпись лица, приказ должен быть передан ему на ознакомление.

Если вышеуказанные требования не соблюдаются, выданный документ считается недействительным.

Для подтверждения рабочего стажа принимаются такие документы, как:

  • личное дело работника;
  • приказы о приеме, увольнении, переводе;
  • удостоверения;
  • трудовые договоры;
  • расчетная книжка.

Вносимые сведения

Как правильно оформляется дубликат трудовой книжки? Прежде всего, начинать нужно с заполнения первого листа, где должна содержаться только актуальная информация. К таким сведениям относят:

  • полные реквизиты сотрудника;
  • дата рождения;
  • вид образования и его наличие;
  • профессия или специальность.

Достоверность перечисленных данных должна быть подтверждена документами. Следовательно, гражданин должен предъявить паспорт и документ об образовании. На первом листе также ставятся подписи работника, который получает дубликат, и ответственного лица, а также штамп компании.

Далее в бланке трудовой нужно указать количество рабочего стажа. Для этого в третьей графе в сведениях о работе вносится запись об общем стаже. Такие сведения не заверяются штампом и подписью.

Следующими заполняются остальные графы по порядку: когда сотрудник поступил на работу, сведения о его должности и об организации, основания для увольнения или перевода.

В дубликате должны быть отражены только те сведения, которые можно подтвердить документально. Другая информация не вносится.

Все записи делаются синей или черной пастой. Не допустимы ошибки, помарки, сокращения.

В повторно выданном документе в правом верхнем углу на титульном листе должно быть написано «Дубликат».

Сроки

Как было сказано ранее, процесс оформления повторного документа начинается с подачи заявления. На заполнение дубликата трудовой книжки законодательство отводит 15 дней. Именно в течение этого времени дубликат должен быть предоставлен сотруднику. Это же правило распространяется и для бывших работников. Причем трудовое право не предусматривает сроков давности для обращения гражданина за дубликатом трудовой.

Важные моменты

Есть ситуации, когда руководитель оформил дубликат трудовой, а сотрудник находит оригинал. В подобных случаях формальный статус может иметь только один документ, который последний был зафиксирован в журнале учета. Следовательно, это дубликат.

Оригинал можно оставить на случай, если понадобится официальное подтверждение трудового стажа в каких-либо органах.

Выдача после увольнения

Как сделать дубликат трудовой книжки в случае, если работник уже уволился? Законодательством предусмотрен тот факт, что работодатель не может отказать гражданину только на тех основаниях, что он уже не работает в данной организации или не имеет возможности предоставить информацию о местах работы после увольнения.

Предприятие должно выдать дубликат документа на основании заявления. При этом нигде не указан тот факт, что гражданин должен предъявлять информацию о той деятельности, которую он вел после увольнения. Дубликат должен быть выдан на общих основаниях.

Учет документа

После того как повторный документ заполнен, информация о нем вносится в специальный журнал учета. В связи с тем, что дублирующий документ носит ту же юрсилу, что и оригинал, правила его ведения, хранения и учета должны быть соответствующими. Единственное отличие – это пометка о том, что это дубликат.

Бланк трудовой книжки считается важным документом, подтверждающим не только трудовую деятельность человека на протяжении всей его жизни, но и являющимся гарантом его дальнейших пенсионных начислений.

И несмотря на то что законом предусмотрено оформление дубликатов на утерянные или испорченные оригиналы, лучше все-таки быть осмотрительнее и внимательнее в обращении с собственной трудовой книжкой. Ведь сбор информации и необходимых сведений занимает немало времени, а некоторая информация вообще может быть потеряна. Поэтому нужно бережно относиться к такому роду документов, следить за его ведением и хранением.

Трудовая книжка – документ, свидетельствующий о профессиональном стаже владельца, поощрениях и наградах. Утрата формуляра требует открытия дубликата, юридическое значение которого аналогично оригиналу.

Содержание

В каких случаях требуется дубликат трудовой книжки

Порядок выдачи дублирующего формуляра регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Он оформляется в следующих случаях:

  • Утрата записей по вине сотрудника. Хранение книжек и их учет возлагается на работодателя, но владелец может потерять ее между периодами трудоустройства.
  • Утрата документа работодателем.
  • Наличие недействительных записей в трудовой книжке: пункты о переводе, увольнении и т.д., признанные ошибочными или утратившими силу.
  • Непригодное для использования и хранения состояние формуляра – повреждения, изношенность и пр.
  • Массовая утрата записей о рабочем опыте сотрудников: например, по причине действия обстоятельств непреодолимой силы (пожар, техногенные факторы и пр.). В этой ситуации создается комиссия для установления стажа сотрудников и оформления дублирующих формуляров.

В любом из перечисленных случаев обязанность по восстановлению информации остается за работодателем по последнему месту работы.

Как получить дубликат трудовой книжки

Для восстановления записей о профессиональной деятельности подчиненный обращается к руководству с заявлением, составленным в свободной форме. В нем указывается Ф. И. О. руководителя и работника, выражается просьба оформить второй экземпляр, вносятся данные о предыдущем опыте работы и прикладываются соответствующие документы, подтверждающие стаж: приказы, договоры, соглашения с предыдущих мест работы, выписки Пенсионного фонда. Полученные справки должны быть надлежащим образом заверены (проставляется отметка «верно», подпись ответственного лица и печать организации).

ВНИМАНИЕ! При отсутствии возможности документального подтверждения рабочего опыта принимаются показания не менее двух свидетелей.

На подготовку второго экземпляра отводится 15 дней с момента обращения. При наличии оригинала в дублирующий формуляр переносятся все действительные предыдущие записи.

Порядок заполнения дубликата

Процедура подготовки дублирующего формуляра включает:

  1. Издание приказа по общим правилам: с указанием необходимых реквизитов, присвоением регистрационного номера. Подчиненного знакомят с приказом под подпись.
  2. Сбор сведений о работе в других организациях – письменные запросы оформляются специалистами кадровой службы, отдела труда и заработной платы или юридического отдела.
  3. Заполнение дублирующей формы.
  4. Регистрация в соответствии с правилами ведения учета и хранения трудовых книжек (сведения о дубликатах обязательно вносятся в журнал учета бланков строгой отчетности, делается пометка о недействительности оригинала).
  5. Выдача формуляра заявителю под подпись в журнале учета.

Оформляется второй экземпляр по следующим правилам:

  • Титульный лист — проставляется отметка «дубликат», указывается дата выдачи и причина оформления, Ф. И. О., должность и подпись сотрудника, подготовившего учетную форму, печать организации.
  • Вносится информация о подчиненном: Ф. И. О., дата рождения, образование, профессия.
  • Заполняется таблица «Сведения о работе». Вначале указывается общий стаж работника до момента поступления на предприятие, где оформляется второй экземпляр, следующие записи отражают профессиональный путь человека со ссылкой на справки-основания. Вносятся сведения о наградах и поощрениях. Если невозможно получить полную информацию о предыдущем опыте, то вносятся только имеющиеся сведения. Печати и подписи сотрудника, внесшего записи, не требуется. Дальнейшие сведения о работе вносятся по общим правилам.

ВАЖНО! Если утерянный документ нашелся, действительным остается последний вариант. Оригинал теряет юридическую силу.

Примеры

Образец заполнения титульного листа:

Образец оформления дубликата трудовой книжки:

Я думаю, что многие сталкивались с такой проблемой как оформление дубликата трудовой книжки по утере или по причине неприглядного состояния. Вот и меня постигла та же печальная участь. Поехал к родителям и взял с собой сумку с документами. Там, как назло, оказалась и труд.книжка.

Сумку по дороге неудобно поставил, и соседний пассажир разлил на нее лимонад, вот такой я растяпа, но делать нечего и теперь надо восстанавливать документ, поскольку они пришли в полную негодность.

image

Раньше и не знал, кто занимается выдачей дубликата, и какие документы могут для этого потребоваться, а сейчас изучил процедуру в подробностях и даже могу давать советы своим читателям. Приступим к написанию статьи, где и будет рассказано о процедуре получения и заполнения дубликата ТК в 2020 году.

Как рассматривает данное право закон, и в каких случаях нужен дубликат

Первое, что нужно обязательно сказать, что оформление дубликата ТК – это не мошенничество, а действие разрешенное законодательно. Если причины, по которым требуется произвести замену формуляра, определены правовыми нормами, как уважительные, но можно приступать к дальнейшим действиям в этом направлении.

image

Существует ряд ситуаций, при возникновении которых выдача дубликата труд.книжки является обязательным мероприятием. Речь идет о следующих обстоятельствах:

Причина для получения дубликата ТК Дополнительные характеристики
Документ стал непригодным для использования
  • порвался;
  • обгорел при пожаре;
  • пострадал от воздействия воды;
  • возникли иные обстоятельства, когда формуляр был поврежден.
Книжечка была утеряна или похищена К примеру, украли сумку с документами, где была ТК или владелец где-то ее оставил. В этой ситуации необходимо сразу же уведомить работодателя. На это дается до 15-ти суток.
Произошла массовая утрата документов Речь идет о чрезвычайных ситуациях, например об аварии или о затоплении. Для установки причины формируется специальная комиссия, которая затем восстанавливает стаж для каждого работника. Итогом работы органа становится специальный акт, на основании которого и выписывается дубликат труд.книжки.
При обнаружении в формуляре недостоверных сведений Сначала в документ вносятся исправления, а затем, оформляется дубликат ТК.

В каждой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

В случае повреждения ТК, достаточно переписать имеющиеся там записи, а если сделать это невозможно, то сотруднику придется подготовить справки и выписки, удостоверяющие его занятость в других компаниях и получение определенных поощрений.

Подробнее о порядке получения труд.книжки можно узнать из видео:

Порядок оформления документа в 2020 году: кто заполняет и выдает, сколько это стоит

По общим правилам непосредственным оформлением и выдачей дубликата гражданину занимается наниматель. Помимо работодателя такими правами наделены:

  • ПФР;
  • Государственный Архив.

Если гражданин не знает, как оформить дубликат ТК и куда обратиться с таким вопросом, то первое, что требуется сделать – это составить заявление в произвольной форме и передать его в одно из перечисленных ведомств или по месту своей занятости. На изготовление копии документа, ответственным лицам дается 15 суток с даты поступления обращения.

image

Отдельно следует сказать о стоимости услуги, потому что, трудовая книжка стоит денег. Распределение расходов зависит от того, кто виновен в произошедшем. Если вина за утрату ТК лежит на работодателе, то все затраты ложатся на него. При исключительной вине работника, оплачивает стоимость трудовой книжки и другие расходы, именно он.

По завершению отведенного законом срока, документ передается сотруднику на руки, а он расписывается в получении в специальном регистре. Если гражданин остается работать, то документ остается на хранении у нанимателя, в отделе кадров.

Схема заполнения дубликата

Специалисты, занимающиеся решением таких проблем, советуют при оформлении новой труд.книжки или ее дубликата, использовать специальный образец заполнения. Это позволит исключить ошибки и неточности, а также, существенно сэкономит время сотрудника.

Есть общая схема действий, и заключается она в следующем:

  1. Владельцу формуляра потребуется подготовить справки о своей прежней занятости с указанием периодов и точных названий: предприятия и должности.
  2. Передать документы по месту оформления дубликата, совместно с заявлением.
  3. Если бумаги оформить не удается, то привлечь к этой процедуре свидетелей.
  4. Специалист вносит записи в ТК с учетом дат поступления и увольнения гражданина с работы.

После выполнения этих рекомендаций останется только забрать готовый документ. Иногда восстановить данные не удается и тогда гражданин может обратиться в ПФР для получения информации о поступающих за него платежах в разные периоды.

image

В итоге нужно отметить еще одну важную вещь. Если в полученном дубликате гражданин не обнаружил некоторых периодов занятости, хотя документы по ним предоставлял, стоит уточнить этот вопрос у специалиста, занимавшегося восстановлением труд.книжки.

Вполне возможно, что данные показались ему недостоверными и вносить он их не стал. Если договоренности достигнуть не удастся, то гражданин сможет оспорить данное решение в суде.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий