Бухгалтерия Казахстана для начинающих – Учет расчетов с подотчетными лицами

В каждой организации есть сотрудники, которые осуществляют покупки для предприятия, как правило, на небольшую сумму за наличный расчет. Также иногда у предприятия возникает производственная необходимость направлять сотрудников в командировки. За использованную сумму работник должен отчитаться, оттуда и название подотчетное лицо.

Подотчетная сумма – это денежный аванс выданный работнику из кассы предприятия.

Командировка – это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы.

При отправке работника в командировку издается приказ руководителя и ему выписывается коммандировочное удостоверение, где указывается наименование предприятия, Ф.И.О. работника, номер приказа, цель командировки. В командировочном удостоверении должны делаться отметки о прибытии и убытии.

Выдача денежных средств на командировку оформляются расходно кассовым ордером.

Деньги в подотчет могут выдаваться и на мелкие хозяйственные нужды, в размере не более 40 МРП.

Работник получивший деньги в подотчет должен предоставить отчет за их расходование в течение 3 дней после возвращения с командировки или получения денежных средств на хозяйственные расходы с приложением оправдательных документов.

Для этого используется типовой бланк отчета:

Авансовый отчет – это отчет работника за выданные ему подотчетные суммы.

Заполняет авансовый отчет подотчетное лицо указывая наименование организации, Ф.И.О., должность, назначение аванса, полностью расписывает расход денег с указанием подтверждающих документов. Подписывает отчет и сдает в бухгалтерию прилагая оправдательные документы.

Отчет принимает бухгалтер, проверяет наличие подтверждающих документов, арифметическая проверка указывает сумму полученную, затраченную, остаток или перерасход. Затем отчет передается на утверждение  руководителю, после чего на нем проставляется корреспонденция счетов и он отражается в бухгалтерском учете. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

Запрещается выдавать новые суммы в подотчет если работние не отчитался за прошлые, а также передавать подотчетные суммы из рук в руки.

Пример:

Главный оператор ТОО “Ажар” едет в командировку в г. Астана со 2 по 12 июня 2015 года. Сумма суточных 4 МРП, стоимость проезда 7 100 тенге.

Расчитать аванс на командировочные расходы:

Итого:    141 048 тенге

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 1250 (Краткосрочная дебиторская задолженность работников). Счет активный, сальдо в дебете показывает остаток денежных средств в подотчете на начало и конец месяца, в дебете также отражается выдача денег в подотчет в текущем месяце, а в кредите – возврат, удержание.

Основные типовые хозяйственные операции по учету с подотчетными лицами:

Содержание хозяйственной операции Дебет Кредит
Из кассы выданы деньги в подотчет 1250 1010
Из кассы выдан перерасход по авансовому отчету 1250 1010
Из подотчета списаны командировочные расходы 7210 1250
Из подотчета списано на заготовку материалов 1310 1250
НДС на них (материалы) 1420 1250
В кассу возвращен остаток подотчетной суммы 1010 1250
Из заработной платы удержан остаток подотчетной суммы 3350 1250

Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.

Подотчетное лицо — это сотрудник компании, получивший деньги на конкретные цели. Цели можно разбить на 3 группы:

  • хозяйственно-операционные расходы;
  • расходы на командировку;
  • возмещение сотруднику понесенных командировочных расходов.

Однако не любой сотрудник организации может получить деньги под отчет. Обязательное условие — сотрудник должен отчитаться по всем ранее выданным суммам. Передача авансовых сумм от одного лица другому запрещена. Не выдавайте денежные средства лицам, не являющимся сотрудниками компании.

Порядок выдачи аванса

image

Выдачу аванса из кассы оформляйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. В РКО должны быть проставлены подписи директора и главбуха или иных уполномоченных. Выдавать деньги в подотчет можно и в безналичной форме. Деньги выдаются на определенный срок. Об израсходованных суммах работник обязан отчитаться в бухгалтерию в трехдневный срок со дня его истечения.

Читайте также:  О МРОТ с 1 июля в Челябинской области в 2021 году

В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали.

Погашение задолженности по подотчетным суммам

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

ДЕБЕТ 20 (26, 10, 08, …)   КРЕДИТ 71

– произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Авансовый отчет

Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.

Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.

При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:

  • Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
  • Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами

В обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетниками входит:

  • осуществлять контроль первичной документации (заявления, приказы, авансовые отчеты и т. д.);
  • выдавать (перечислять) денежные средства подотчетникам (аванс/перерасход по авансовым отчетам);
  • соблюдать кассовую дисциплину;

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций указанием ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У внесено ряд поправок.

Каких именно, узнайте в обзорном материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

  • отражать в бухгалтерской системе операции по расчетам с подотчетниками;
  • учитывать ТМЦ и ОС, купленные подотчетниками за наличный или безналичный расчет;
  • отслеживать задолженность по подотчетникам;
  • контролировать сроки предоставления подотчетными лицами отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
  • проверять корректность заполнения сотрудниками авансовых отчетов;
  • принимать и проверять подтверждающие документы, прилагаемые к отчету;
  • составлять аналитические отчеты в рамках участка по требованию руководителя;
  • проводить инвентаризацию по расчетам с подотчетниками, оформлять ее результаты;
  • участвовать в составлении рабочего плана счетов, форм первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы;
  • передавать отработанные и надлежащим образом оформленные документы в архив.

Оправдательные документы

Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.

Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.

Читайте также:  Договор оказания бухгалтерских услуг — образец 2021 года

Кто может брать деньги под отчёт

Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.

ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может. Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.

Чтобы получать деньги под отчёт, не нужно быть материально-ответственным лицом.

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Специалисты сервиса «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Узнать подробнее

Списание подотчетных сумм

После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:

  • Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
  • Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
  • Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
  • Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.

Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

  • Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
  • Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
  • Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.

Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам

Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.

Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить. Но многие руководители игнорируют это, считая, что такой документ необходим только на крупных предприятиях. Они пренебрегают составлением этого внутреннего административного документа.

Рассмотрим простую ситуацию. Устраивается бухгалтер на работу в небольшую фирму, и ввиду того, что для этого работника нет ДИ, все его обязанности объясняют ему в устном порядке.

Скорее всего, новый сотрудник будет работать хорошо и никаких проблем не возникнет. А возможно, он изначально неправильно поймет круг своих обязанностей. И как результат — совершенные ошибки, штрафы во время налоговых проверок.

Чтобы избежать ошибок и недопонимания, на фирме обязательно должны быть ДИ.

И конечно, такая инструкция должна быть на бухгалтера, работающего с подотчетными лицами (бухгалтера-кассира).

Читайте также:  Должностная инструкция по специальности «Начальник производства»

В ДИ бухгалтера по работе с подотчетниками рекомендуем указать:

  1. То, что в работе он подчиняется главному бухгалтеру.
  2. Все должностные обязанности, связанные с его работой (примерный перечень обязанностей приведен выше).
  3. Нормативные и другие документы, которыми бухгалтер должен руководствоваться в работе:
  • указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У;
  • закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовой кодекс РФ;
  • Налоговый кодекс РФ;
  • ПБУ;
  • КоАП РФ;
  • закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • иные законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета;
  • устав компании;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • локальные нормативные и организационно-распорядительные документы, касающиеся основной деятельности работника.

Подробнее о нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами, узнайте в аналитическом материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

  1. То, что с ним будет заключен договор о полной материальной ответственности.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.

  1. Права работника.
  2. Ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей (ДО):

6.1. Работник несет дисциплинарную ответственность:

  • за невыполнение, недобросовестное выполнение своих ДО;
  • за искаженную информацию о ходе выполнения работ;
  • за недобросовестное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя;
  • за несоблюдение трудовой дисциплины;
  • за несоблюдение закона о защите персональных данных.

6.2. Работник несет материальную ответственность:

  • за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;
  • за несоблюдение кассовой дисциплины.

Подробнее о нарушении кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Кто проверяет кассовую дисциплину и как проходит проверка, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

6.3. Работник несет ответственность за разглашение информации, представляющей собой коммерческую тайну компании, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей, в порядке, определенном действующим законодательством и соответствующими локальными актами компании.

7. Условия работы.

После составления ДИ руководитель издает приказ о ее утверждении.

Как его правильно составить, смотрите в статье «Приказ об утверждении должностных инструкций — образец».

Сотрудник знакомится с ДИ и подписывает ее. Копия инструкции остается у него.

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 13Следующая ⇒

   Так как расчеты по командировкам составляют значительную часть раздела учета с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, то можно сказать, что практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

  Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

 1) Изучение основных нормативно-правовых и законодательных актов для определения правильного отражения операций по подотчетным суммам;

2)Порядок оформления командировок и расчетов с подотчетными лицами;

3)Правильное отнесение сумм на затраты производства.

4)Правильное заполнение ж/о №7.

Также представлено некоторое количество частных вопросов, нередко приводящих к неправильному ведению бухгалтерского учета.

  Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

– приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

– оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

– возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;

– представительских расходов.

  Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.

Служебная командировка– это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. ( Статья 91 ТК РБ). Определение понятия командировки впервые дано на уровне закона. Ранее оно содержалось в подзаконных актах, регулирующих вопросы компенсационных выплат при командировках.

Исходя из природы трудовых правоотношений, не являются служебными командировками поездки лиц, не состоящих в трудовых правоотношениях с организацией, индивидуальным предпринимателем, например поездки лиц, работающих по договорам подряда, членов органов управления организации и других (однако в отдельных случаях выплаты в пользу таких лиц могут признаваться компенсационными для исчисления подоходного налога). Не признается служебной командировкой поездка индивидуального предпринимателя в ходе осуществления им предпринимательской деятельности, так как он не является работником в соответствии с трудовым законодательством. В отдельных случаях при необходимости привлечения сторонних лиц для выполнения задания вне места расположения организации может быть задействован механизм договора поручения. По нему одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия (ст. 861 ТК РБ).

 Местом постоянной работы работника является расположенная в определенном населенном пункте (городе, поселке и т.д.) организация или ее часть, участок, отделение, объект организации, работа в которых обусловлена трудовым договором. В случае если тот или иной объект работы находится вне места расположения организации или ее обособленного участка, на который принят работник, выполнение работником служебного задания по распоряжению нанимателя на таком объекте считается командировкой. При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Работа отдельных работников связана с постоянным пребыванием в пути (проводник пассажирского вагона, водитель междугороднего автобуса, водитель междугородних или международных перевозок и т.п.). Однако такая работа не является командировкой. Согласно ч. 2 ст. 91 ТК не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Таким работникам выплачиваются надбавки за подвижной и разъездной характер работы, а не компенсационные выплаты, связанные с направлением в командировку. При направлении в командировку работник выполняет служебное задание в рамках своей трудовой функции вне места его постоянной работы. Однако он выполняет не обычные свои трудовые обязанности, а, как правило, кратковременное служебное поручение в пределах установленных сроков. Командированный работник не зачисляется в списочный состав организации, в которую он направлен для выполнения работы. При командировке у работника сохраняются трудовые отношения с организацией, в которой он постоянно работает. Компенсации и заработную плату он получает от командировавшей его организации. Коренное отличие перевода на работу в другую местность от служебной командировки состоит в том, что перевод возможен только с письменного согласия работника, в то время как выполнение распоряжения нанимателя о направлении в командировку является обязательным для работника. Отказ от поездки в командировку без уважительной причины признается нарушением трудовой дисциплины и может влечь за собой применение дисциплинарного взыскания. При переводе на работу в другую организацию и в другую местность работа выполняется для той организации, в которую работник переведен, и эта же организация выплачивает работнику заработную плату и компенсационные суммы.

Законом предусмотрено запрещение направления в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей инвалидов – до восемнадцати лет), могут направляться в командировку только с их согласия (ст. 263 ТК). Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

За работниками, направленными в служебную командировку, в течение всего ее срока сохраняются место работы (должность) и заработная плата, но не ниже среднего заработка. При служебной командировке сохраняются трудовые отношения между работником и нанимателем, с которым заключен трудовой договор. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК). Это означает, что командированный работник обязан работать по режиму работы той организации, в которую он направлен.

Срок фактического нахождения в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом из этих пунктов. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был направлен работник.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, с 0 часов и позднее – последующие сутки. В тех случаях, когда станция отправления находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанным выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта.

Днем окончания командировки считается день фактического возвращения командированного работника, т.е. день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл к месту постоянной работы, с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта, если станция железной дороги, автостанция, аэропорт находятся за пределами населенного пункта.

Различают следующие виды служебных командировок:

а) по продолжительности: до 30 дней и свыше 30 календарных дней, причем последние допускаются только с согласия работника (часть вторая ст. 94 ТК РБ);

б) в зависимости от пункта назначения: в пределах РБ и за границу. При направлении в командировку за границу срок (до 60 и свыше 60 дней) влияет на размер суточных (с 61-го дня при зарубежных командировках суточные выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений РБ за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение). В соответствии с «Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения РБ за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу», утвержденного Постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 г. №55, определены все вопросы о порядке расчета, продолжительности, оплате труда, перемещении за границей, рабочее время и отдых и др. Работникам, направленным в командировку за границу выдаются денежные аттестаты (справки), подписанные руководителем, главным бухгалтером и лицом, направленным в командировку (на работу), которые являются основанием для расчетов по прибытии на место назначения.

В аттестате (справке) должны быть указаны нормы выплат, маршруты, место назначения, куда обязан прибыть работник, и все полученные им денежные выплаты, а при командировках также и сроки командировки.

Наниматель обязан ознакомить указанных работников с расчетом на выделенный им аванс в иностранной валюте, с валютными ограничениями стран, в которые направлены или командированы эти работники, в частности, которые касаются ввоза и вывоза местной валюты, а также положениями об отчете за полученный аванс и об ответственности за недостачу иностранной валюты.

В случае если по уважительной причине в порядке завершения расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте подлежит выплате в Республике Беларусь, то по решению нанимателя указанная сумма может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета.

Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 759; Мы поможем в написании вашей работы!

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

image Мы поможем в написании ваших работ!

24.05.2014 В Практикум

ВВ учетной политике государственными (муниципальными) учреждениями вВ части учета расчетов сВ подотчетными лицами должны быть отражены:

— порядок выдачи подотчетных сумм;

—В порядок учета расчетов сВ подотчетными лицами;

—В порядок принятия кВ учету обязательств (вВ том числе денежных) поВ расчетам сВ подотчетными лицами;

—В порядок документооборота.

Выдача подотчетных сумм производится поВ распоряжению руководителя учреждения при отсутствии заВ подотчетным лицом задолженности поВ денежным средствам, полученных имВ ранее вВ подотчет, наВ основании его письменного заявления, сВ указанием:

—В назначения аванса;

—В расчета (обоснования) суммы аванса;

— срока, наВ который онВ выдается.

Для учета расчетов сВ подотчетными лицами поВ суммам денежных средствВ и (или) денежных документов, выдаваемых имВ учреждением под отчет, предназначен счет 20800 В«Расчеты сВ подотчетными лицамиВ» (п.В 212 поВ применению Единого плана счетов, утв. приказом Минфина РоссииВ 01.12.2010 №В 157н, далееВ — Инструкция №В 157н).

Мониторинг принятых иВ исполненных учреждением обязательств текущего года поВ расчетам сВ подотчетными лицами осуществляется наВ основе данных бухгалтерского бюджетного учета наВ счетахВ VI раздела Инструкции №В 157н «Санкционирование расходов экономического субъекта».

Применительно кВ учету расчетов сВ подотчетными лицами термины, используемые для учета обязательств, наВ основании Инструкции №В 157н можно сформулировать следующим образом:

обязательства учрежденияВ — обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором обязанности учреждения предоставить вВ соответствующем году физическому лицу денежные средства учреждения;

денежные обязательстваВ — обязанность учреждения уплатить физическому лицу определенные денежные средства вВ соответствии сВ положениями законодательства, иного правового акта, условиями договора или соглашения.

При этом денежные обязательства возникают вВ рамках принятых учреждением обязательств иВ неВ могут превышать ихВ размер. Отсюда следует особенность учета обязательств при расчетах сВ подотчетными лицамиВ — обязательство иВ денежное обязательство возникают одновременно иВ суммы обязательств должны быть равны между собой.

Изначально обязательства (вВ том числе денежные) при расчетах сВ подотчетными лицами принимаются кВ учету датой утверждения руководителем учреждения ихВ письменных заявлений наВ выдачу подотчетных сумм сВ указанием назначения аванса, расчета (обоснования) суммы аванса, срока, наВ который онВ выдается.

Суммы принятых иВ исполненных обязательств должны соответствовать суммам произведенных подотчетным лицом расходов, принятых кВ учету наВ основании утвержденного руководителем учреждения Авансового отчета (ф.0504049) подотчетного лица, оформленного вВ установленном порядке сВ приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Поэтому при необходимости суммы принятых обязательств (вВ том числе денежных) корректируются вВ соответствии сВ суммами произведенных расходов согласно принятому иВ утвержденному руководителем авансовому отчету.

Сумма превышения принятых кВ учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается наВ соответствующих счетах иВ признается принятым перед подотчетным лицом обязательством (п.216 Инструкции №В 157н).

Мониторинг принятых иВ исполненных обязательств поВ расчетам сВ подотчетными лицами осуществляется:

—В вВ разрезе показателей бюджетной классификации;

—В поВ источникам финансирования;

—В заВ различный период (наВ текущую дату, заВ месяц, заВ квартал, заВ год);

—В поВ подотчетным лицам;

—В поВ видам денежных выплат иВ денежных документов.

Основные цели иВ задачи мониторинга обязательств поВ расчетам сВ подотчетными лицами это:

—В исключение нецелевого использования средств;

—В минимизация дебиторской иВ кредиторской задолженности поВ расчетам сВ подотчетными лицами;

—В обеспечение своевременных расчетов сВ подотчетными лицами;

—В формирование достоверной оперативной иВ периодической отчетности обВ исполнении бюджета, сметы доходов иВ расходов учреждения.

Рассмотрим наВ конкретном примере решение управленческой задачи бюджетного учреждения поВ расчетам сВ подотчетными лицами сВ использованием анализа данных наВ счетах поВ санкционированию.

Задача. Проанализировать исполнение принятых обязательств бюджетным учреждением иВ определить, имеетВ ли бюджетное учреждение возможность командировать вВ мае 2014 года сотрудника Петрова И.Н. для участия вВ бесплатной конференции сВ учетом следующих условий:

1) Планом финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения наВ 2014 год предусмотрено расходование средств заВ счет субсидий наВ выполнение государственного задания поВ подстатье 212 «Прочие выплаты»В — 25В 000В руб., 222 «Транспортные услуги»В — 15В 000В руб., 226 «Прочие работы, услуги»В — 65В 000В руб.:

Дебет 4В 504 10В 220 «Сметные (плановые) назначения поВ расходам текущего финансового года» Кредит 4В 506 10В 220 «Право наВ принятие обязательств поВ расходам текущего финансового года»

2) ВВ апреле 2014 года наВ основании утвержденного заявления сотрудника Королева П.А. наВ выдачу денежных средств подотчет наВ командировочные расходы приняты иВ исполнены обязательства (вВ том числе денежные) поВ подстатье 212 «Прочие выплаты»В — 3В 500В руб., 222 «Транспортные услуги»В — 8В 000В руб., 226 «Прочие работы, услуги»В — 18В 000В руб.:

Дебет 4В 506 10В 220 «Право наВ принятие обязательств поВ расходам текущего финансового года» Кредит 4В 502 11В 220 «Принятые обязательства»

Дебет 4В 506 11В 220 «Принятые обязательства» Кредит 4В 502 12В 220 «Принятые денежные обязательства»

3) НаВ основании утвержденного авансового отчета сотрудника Королева П.А. приняты кВ учету затраты наВ командировочные расходы поВ подстатье 212 «Прочие выплаты»В — 3В 500В руб., 222 «Транспортные услуги»В — 8В 800В руб., 226 «Прочие работы, услуги»В — 15В 500В руб.:

Дебет 4В 109 00В 220 «Затраты наВ изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» Кредит 4В 208 00В 660 «Расчеты сВ подотчетными лицами»

4) Бюджетным учреждением наВ основании утвержденного авансового отчета сотрудника Королева П.А. увеличена сумма принятых обязательств (вВ том числе денежных) поВ подстатье 222 «Транспортные услуги» наВ 800В руб., иВ уменьшена поВ подстатье 226 «Прочие работы, услуги» наВ сумму 2500В руб.

5) Расчет суммы командировочных расходов сотрудника Петрова И.Н., указанный вВ его письменном заявлении наВ выдачу подотчетных сумм: суточные (КОСГУ 212)В — 3500В руб., наВ проезд (КОСГУ 222)В — 8В 000В руб., проживание (КОСГУ 226)В — 18В 000В руб.

6) Учетные данные для анализа приведены вВ таблице:

Счет

Название счета

Обороты сВ начала года

Остаток

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

1

4В 109 00В 212

4В 109 00В 222

4В 109 00В 226

Затраты наВ изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг

3В 500

8В 800

15В 500

3В 500

8В 800

15В 500

2

4В 208 12В 000

4В 208 22В 000

4В 208 26В 000

Расчеты сВ подотчетными лицами

3В 500

8В 000

18В 000

3В 500

8В 800

15В 500

2500

800

3

4В 502 11В 212

Принятые обязательства

поВ КОСГУ 212

3В 500

3В 500

4

4В 502 11В 222

Принятые обязательства

поВ КОСГУ 222

8В 000

800

8В 000

800

5

4В 502 11В 226

Принятые обязательства

поВ КОСГУ 226

18В 000

-2В 500

18В 000

-2В 500

6

4В 502 12В 212

Принятые денежные обязательства

поВ КОСГУ 212

3В 500

3В 500

7

4В 502 12В 222

Принятые денежные обязательства

поВ КОСГУ 222

8В 000

800

8В 800

8

4В 502 12В 226

Принятые денежные обязательства

поВ КОСГУ 226

18В 000

-2В 500

15В 500

9

4В 504 10В 212

4В 504 10В 222

4В 504 10В 226

Сметные (плановые) назначения поВ расходам текущего финансового года

25В 000

15В 000

65В 000

25В 000

15В 000

65В 000

10

4В 506 10В 212

Право наВ принятие обязательств поВ расходам текущего финансового года поВ КОСГУ 212

3В 500

25В 000

21В 500

11

4В 506 10В 222

Право наВ принятие обязательств поВ расходам текущего финансового года поВ КОСГУ 226

8В 000

800

15В 000

6В 200

12

4В 506 10В 226

Право наВ принятие обязательств поВ расходам текущего финансового года поВ КОСГУ 226

18В 000

-2В 500

65В 000

49В 500

ИзВ анализа учетных данных, полученных после отражения вВ бухгалтерском учете перечисленных выше операций, можно сделать следующие выводы.

Принятые бюджетным учреждением обязательства, вВ том числе денежные, поВ расчетам сВ подотчетным лицом Королевым П.А. исполнены вВ полном объеме заВ счет средств субсидий наВ выполнение государственного задания вВ рамках сметных назначений, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.

Свободный объем прав наВ принятие обязательств заВ счет средств субсидий наВ выполнение государственного задания наВ текущий момент составляет (кредитовый остаток поВ счету 4В 506 10В 000 «Право наВ принятие обязательств поВ расходам текущего финансового года»):

—В поВ подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» 21В 500В руб.,

—В поВ подстатье КОСГУ 222 «Транспортные расходы» 6В 200В руб.,

—В поВ подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» 49В 500В руб.

Следовательно, бюджетное учреждение может профинансировать командировочные расходы сотрудника Петрова И.Н. для участия вВ бесплатной конференции заВ счет средств субсидий наВ выполнение государственного задания при условии, что транспортные расходы составят неВ более 6В 200В руб.

Аналитический учет принятых учреждением обязательств (денежных обязательств) ведется вВ Журнале учета принятых обязательств учреждения.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий