Размер командировочных расходов в 2021 году

Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

–>

Поэтому выплата суточных при командировках в 2020 году не может потерять актуальности по настоящее время.

Нормативная база

ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729

Статья 1101 ГК РФ

Статьи НК РФ

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Письмо Минфина 03-03-06-57885

Письмо Минфина 03-04-06.6-111

Письмо Минфина 03-04-06-6-221

Письмо Минфина от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06-1-456

Письмо Минфина 03-03-06-1-545

Письмо Минфина 03-03-06-1-30978

Письмо Минфина 03-03-06-1-31945

Письмо Минфина 02-03-10-37209

Виды командировочных расходов

Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:

  • на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
  • стоимость услуги найма жилого помещения;
  • суточные;
  • прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в Положении о командировке.

Что такое суточные расход и что в них входит?

Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».

Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.

Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.

В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?

Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.

Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании приказа на командировку.

Отменили ли их?

В 2020 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.

Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.

Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.

Суточные при командировках в 2020 году

Размер, нормы и лимиты по новым правилам.

Трудовым законодательством определен размер суточных:

Для служебных поездок в пределах Российской Федерации 700 руб.
Для командировок за границу 2 500 руб.

Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.

Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.

Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.

На что можно тратить?

На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении авансового отчета после служебной поездки.

Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

За сколько дней выдаются?

После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.

Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

imageКак производится расчет суточных при загранкомандировках в 2020 году? Узнайте из нашей статьи.

Как осуществляется оплата командировки за счет принимающей стороны? Смотрите тут.

Оплата для разных случаев

Общие правила

Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:

  • Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
  • Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
  • По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
  • Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
  • В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
  • Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
  • Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.

Однодневная командировка

Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.

К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.

Поездка за счет принимающей стороны

В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.

Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.

В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.

Две поездки в один день

В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.

Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.

Работа за границей

Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.

В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.

Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.

При досрочном окончании поездки

Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.

Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.

Работа в выходные дни

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.

Поездка в страны СНГ

Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.

Как посчитать? Примеры

Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».

Рассмотрим несколько случаев.

Пример 1:

Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.

Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)

Пример 2:

Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.

Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.

(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)

Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.

(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)

Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.

(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)

Налогообложение

Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):

  • уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
  • не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Начисление НДФЛ

С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.

Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.

Удержание с суммы, превышающей лимит

Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.

Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:

  • налогом на доходы физических лиц;
  • страховыми сборами во внебюджетные фонды.

imageКак рассчитать подоходный налог с зарплаты? Читайте в нашей статье.

Нужна ли справка о зарплате для центра занятости? Узнайте тут.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки? Смотрите здесь.

Документальное оформление

В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:

  • командировочные удостоверения;
  • задания на командировку;
  • журнал учета командировок.

Приказ

Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:

  • Реквизиты организации-отправителя.
  • Название, номер и дата документа.
  • Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
  • Пункт прибытия.
  • Срок выполнения задания.
  •  Задание для выполнения.
  • Способ прибытия к месту назначения и обратно.
  • Причина оформления приказа.
  • Источник финансирования.

Бланки вы можете скачать на нашем сайте:

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не платить суточные работнику?

Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.

По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:

  • суточные за все время командировки, включая период по больничному листу;
  • затраты по аренде жилья;
  • оплата больничного листа.

Сотрудникам возмещается размер командировочных расходов в 2020 году.

Суточные не зависят от фактически произведенных расходов. Это фиксированная величина.

Для возмещения командированным работникам ежедневных расходов в полном размере, предприятия должны зафиксировать необходимые размеры суточных в местных локальных актах.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию: 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

–>

При направлении работодателем своих сотрудников в служебную командировку он гарантирует, что за его подчиненными будет сохранено рабочее место, их средний заработок, а также компания возместит им командировочные расходы, в том числе работникам будут выплачены суточные.

Данное понятие можно определить, как покрытие работодателем ежедневных расходов сотрудников, которые возникают в результате их проживания вдали от дома. Если суточные выплачиваются в рамках норм, которые установлены Налоговым кодексом, то с них не должен удерживаться налог на доходы физических лиц. Когда же выплачиваются сверхнормативные суточные, уплата НДФЛ является обязательной.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

–>

Правильное начисление суточных человеку, находящемуся в командировке – это важный аспект бухгалтерской деятельности. Чтобы верно производить выплату, бухгалтер должен владеть информацией про установленный размер суточных, период, за который они выплачиваются, удержание налога с выплаты и отчисление страховых взносов.

Что это такое

Когда сотрудника отправляют в командировку в другой населенный пункт России или за рубеж, организация должна выплатить ему денежное вознаграждение, исчисляемое за каждые сутки. Называется оно «суточные».

Работодатель должен их платить в таких ситуациях:

  • сотрудник отправлен в командировку;
  • работник находится в служебной поездке, которая имеет разъездной характер или работа в рамках которой проходит непосредственно в пути;
  • при работе в полевых условиях или участии в экспедиции.

На законодательном уровне закреплено следующее определение: командировка – это служебная поездка, термины и условия которой определяются работодателем. Важное условие – место осуществления работы удалено от места нахождения организации, в которой работает командированная особа.

Выплата сверхнормативных суточных предполагает получение сотрудником суммы, которая превышает норму, установленную законом. Отдельного внимания заслуживают расходы, которые не относятся к суточным, но должны быть оплачены работодателем.

Среди них:

  • транспортные расходы (виды транспорта, затраты на который будут компенсированы, каждый работодатель определяет самостоятельно);
  • траты, связанные с проживанием в другом городе;
  • дополнительные расходы, ставшие следствием того, что сотрудник проживает вне дома.

Остальные расходы покрываются работником из суточных, которые выплачивает ему работодатель. Их сумма может быть увеличена по усмотрению руководства организации. В подобном случае нельзя забывать, что сверхнормативные суточные подлежат налогообложению. Если данным правилом пренебречь, можно стать ответчиком в судебном процессе.

Какие нормы предусмотрены законодательством

Вопрос сверхнормативных суточных регулируется двумя основными законодательными документами – Трудовым и Налоговым кодексами.

Трудовой кодекс регулирует следующие аспекты:

  • статья 168 обязует работодателя возмещать расходы работников, которые связаны с проживанием за пределами их постоянного места жительства;
  • размер суточных может определяться работодателем самостоятельно, при этом он должен быть зафиксирован в локальном нормативном документе или колдоговоре;
  • за командировку не принимается поездка работника, работа которого официально предполагает осуществление выездной деятельности;
  • когда человек находится в служебной поездке, зарплата должна быть начислена ему в установленном размере, также за ним должно сохраниться его рабочее место.

Статья 168. Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю

Налоговый кодекс устанавливает следующие нормы:

  • тот факт, что суточные выше нормы, установленной Правительством России, не понижают налоговую базу на прибыль (статья 264);
  • статьей 217 ограничен размер суточных выплат, не подлежащих налогообложению;
  • порядок, согласно которому происходит удержание НДФЛ, определяет статья 226.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Статья 226 Особенности исчисления и уплаты налога налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами

Важными нормативными документами являются постановления российского правительства, которые затрагивают проблему выплаты суточных сотрудникам. В первом документе под номером 93 можно найти информацию про нормативы суточных, которые могут быть выплачены. Во втором под номером 729 — отображены размеры возмещения расходов, возникших в командировке, которыми должны руководствоваться бюджетные структуры.

Сверхнормативные суточные и форма 6-НДФЛ

Налоговый кодекс России определяет, что размер суточных при поездках в пределах страны составляют 700 рублей, заграничные командировки предполагают выплату суточных в размере 2,5 тысячи рублей. Если человеку выплачиваются суммы свыше установленных норм, они облагаются НДФЛ. Однако организация не имеет права удерживать данный налог в тот момент, когда выдает человеку средства в виде аванса, поскольку достоверно неизвестно, какая именно сумма будет ним израсходована.

Если особа вернется из командировки раньше срока, ее затраты будут меньше, если же она задержится в командировке, расходы соответственно увеличатся. Учитывая то, что финансы, которые предоставлены особе на основании авансового запроса, нельзя считать экономической выгодой человека, то и начислять НДФЛ в момент их выплаты будет неправомерно.

Форма 6-НДФЛ

Таким образом, когда встает вопрос начисления НДФЛ на суточные сотрудника, нужно придерживаться следующей последовательности действий:

  • предоставление сотрудником отчета;
  • расчет точного размера дохода особы, который подлежит налогообложению;
  • начисление НДФЛ;
  • удержание налога, который рассчитан от суммы, полученной сотрудником в качестве дополнительного дохода.

Должностная инструкция бухгалтера по зарплате регулирует функции, которые должен выполнять специалист.

Нужно ли оформлять испытательный срок при совместительстве — мы расскажем тут.

Даты

Чтобы отразить размер суточных, которые превышаю установленную норму, в форме 6-НДФЛ, нужно уточнить, какие даты должны быть указаны во втором разделе расчета. Для облагаемых налогом суточных датой, когда был получен фактический доход, является последний день месяца, в котором произошло утверждение авансового отчета после возвращения сотрудника из командировки. Именно это число месяца должна быть указано в строчке 100 формы 6-НДФЛ (дата, когда фактически был получен доход).

В строке 110 (дата, когда налог был удержан) следует указать число, когда произошла выплата дохода, из которого был удержан НДФЛ. Важно знать, что не допускается, чтобы это число наступило раньше последнего числа месяца, поскольку удержание НДФЛ не допустимо, если доход не был получен работником. Поскольку получение дохода произошло в заключительный день месяца, то и удержание налога может произойти при произведении ближайшей выплаты.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что перечисление НДФЛ со сверхнормативных суточных должно произойти не позднее рабочего дня, который следует за днем, когда с суточных был удержан НДФЛ.

Страховые взносы

Не облагаются страховыми взносами суточные, которые не превышают установленных на уровне российского законодательства нормативов.

Во избежание спорных ситуаций с налоговой службой, Пенсионным фондом и Фондом соцстрахования, компании следует прописать, по каким правилам происходит начисление суточных. Сделать это можно в любом нормативном документе локального характера, например, в Положении о командировках или коллективном договоре.

На суточные, которые превышают установленный норматив, начисляются страховые взносы. Однако, подобное правило однозначно распространяется только на те командировки, длительность которых превышает 24 часа.

Что же касается однодневных командировок, то тут присутствует два различных мнения:

  • Мнение Фонда социального страхования состоит в том, что взносы должны начисляться в любом случае.
  • Верховный Арбитражный Суд России высказывает противоположное мнение (решение от 14.06.2013 года). Основывается оно на том, что суточные, которые получает сотрудник за нахождение в служебной поездке, не являются доходом особы. Это средства, которые компенсируют человеку неудобства, которые появились в его жизни вследствие выполнения поручения работодателя.

Отображение в бухгалтерском учете

Выплату сверхнормативных суточных следует в обязательном порядке отражать в бухгалтерской отчетности. В документах должны быть отображены как непосредственные выплаты суточных, так и удержанные страховые взносы, а также налог на доходы физических лиц.

Например, сотрудник отправлен работодателем в служебную поездку в пределах России на 7 дней. Размер его суточных составляет 1200 рублей, что на 500 рублей выше установленной нормы. За дни, отведенные на командировку, работнику будет выплачена сумма в размере 8400 рублей.

В расчетной таблице выглядит это следующим образом:

№ п/п Дебет/Кредит Сумма Операция Дата
1 208.12; 201.34 8400 Из кассы организации выдана сумма на ежедневные издержки Дата, когда были выплачены суточные
2 401.20; 208.12 8400 Суточная выплата к дате согласования авансового отчета отображена в расходах Дата, когда был утвержден авансовый отчет
3 302.11; 303.01 455 Из зарплаты сотрудника удержан НДФЛ (8400 – 700*7)*0,13=455 Дата, когда будет ближайшая выдача зарплаты

Подобные правила указания выплат и расходов содержаться в Инструкции по применению планов счета бюджетного учета, утвержденной Министерством Финансов Российской Федерации в 2010 году.

Часто возникает вопрос, какой код дохода в 1С нужно использовать, когда речь идет про сверхнормативные суточные. В данном случае используется код 4800, он предназначен для иных расходов, для которых не предусмотрена персональная кодификация.

Изменения с 2020 года

С начала 2020 года прекратилось действие закона про страховые взносы №212. На смену ему пришла новый раздел 34 Российского Налогового кодекса. В связи с этим работодателю следует забыть про самостоятельное нормирование суточных расходов.

Согласно положениям статьи 422 устанавливается обновленный порядок, по которому суточные будут облагаться страховыми взносами при превышении лимитов, которые установлены для НДФЛ. Размер таких лимитов зависит от того, отправляется работник в командировку в пределах России или речь идет о заграничной служебной поездке.

Статья 422. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами

Сверхнормативные суточные страховыми взносами облагаются в общем порядке. Исключение составляют лишь страховые взносы на травматизм, от которых суточные освобождены.

Исправления в больничном листе работодателем допускаются только в исключительных случаях.

Какой установлен примерный испытательный срок при приеме на работу — расскажем далее.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска указана тут.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию: 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

–> предыдущая запись Образец положения о служебных командировках на 2020 год следующая запись Порядок оформления и образец ходатайства о премировании сотрудников

Множество профессий и должностных мест предполагает рабочие поездки с различной регулярностью. Ездить по делам компании можно как в пределах своего государства, так и за рубеж.

Вне зависимости от дальности командировки, она создает ряд дополнительных денежных расходов, которые несет сотрудник. Поэтому, согласно нормам трудового законодательства России, наниматель обязан возместить затраты, связанные с командировкой, работнику, направленному в служебную поездку.

Общий регламент командировок для сотрудников

Командировкой принято называть поездку работника по служебной необходимости, совершаемую по распоряжению работодателя на установленный временной период для выполнения поставленных задач за пределами обычного места работы.

В отличительные характеристики командировки входят:

  • поездка сотрудника совершается по служебной необходимости;
  • в командировку может направляться только тот сотрудник, который работает по трудовому договору, а не по гражданско-правовому;
  • если трудовой договор отдельным пунктом отмечает, что специфика деятельности состоит в разъездном характере работы, то служебная поездка не может считаться командировкой;
  • сроки командировки законодательно не регламентированы, но должны соответствовать здравому смыслу.

Согласно положениям Трудового кодекса, в командировки запрещено направлять сотрудников, относящихся к следующим категориям:

  • беременные работницы, которые работают по трудовому договору;
  • сотрудники компании, не достигшие совершеннолетия (исключение составляют работники творческого труда, как актеры, представители спорта, музыканты и другие);
  • граждане, трудящиеся на основе ученических договоров.

Дополнительно существует несколько категорий работающих граждан, которые могут быть направлены в служебную поездку только на основании их согласия, выданного в письменной форме:

  • матери, имеющие несовершеннолетних детей, и работающие по трудовому договору;
  • матери или отцы одиночки, дети которых младше 5 лет;
  • сотрудники, работающие по трудовому договору, и имеющие на воспитании ребенка-инвалида, а также осуществляющие уход за родственниками с инвалидностью или утратившими дееспособность;
  • сотрудники с инвалидностью, при условии, что командировка негативно отразится на здоровье или прервет лечебно-реабилитационный процесс.

На текущий момент только 2 документа определяют регламент урегулирования командировок. К ним относятся:

  • Распоряжение руководителя. Это документ, содержащий всю информацию относительно служебной поездки, в том числе пункт назначения, длительность, период и прочие нюансы. Чаще всего его оформляют в форме приказа Т9, но это не обязательно. Он может быть составлен в произвольной форме на корпоративном бланке предприятия. Неизменным остается одно требование — печать и подпись руководства предприятия.
  • Авансовый отчет. Это документ, в который вносятся данные о расходах. Он предоставляется в бухгалтерию вместе с подтверждающими бумагами для получения компенсации понесенных затрат.

Основой для заполнения авансового отчета служат командировочные затраты. Поэтому работник должен знать, что именно входит в этот перечень, чтобы в полной мере получить компенсацию.

Что такое суточные и командировочные

При отправке в командировку работник имеет право на ряд компенсаций и выплат, гарантированных государственным регламентом. В них входят суточные и командировочные. В чем состоит различие между этими видами выплат?

Начнем с того, что каждый командированный сотрудник предприятия имеет право на получение:

  • зарплата, которая должна начисляться за каждый день, который работник находится в поездке;
  • суточные — компенсация расходов, которые несет работник, оплачивая свое питание, аренду жилья, а также обеспечение ежедневных нужд, обусловленных служебной необходимостью (проезд в течение дня, бизнес-ланчи, предусмотренные для организации переговоров, и прочие).

Все эти выплаты входят в понятие командировочных. Подробнее следует рассмотреть суточные, так как именно эта статья выплат вызывает больше всего вопросов и неопределенности.

Суточными расходами (или выплатами) называют средства, которые расходуются на ежедневные потребности сотрудника во время пребывания в командировке. К ним относятся аренда жилья, питание, проезд, оплата служебных расходов. Выплата суточных полагается сотруднику, который находится в поездке свыше суток, то есть, не вернулся ночевать домой.

В категорию суточных относятся:

  • оплата проживания по месту прибытия — аренда комнаты, квартиры или гостиничного номера);
  • питание — покупка еды в супермаркетах, оплата счетов в кафе, столовых и других предприятиях общепита (суммы затрат необходимо подтверждать чеками);
  • дорожные расходы — к ним относится проезд в общественном транспорте, по железной дороге, авиасообщением, в такси и междугородних автобусах;
  • расходы на организацию бизнес-ланчей, обедов и прочих встреч с партнерами, обусловленных корпоративной необходимостью;
  • другие расходы, которые работодатель сочтет необходимым компенсировать.

Все сложности и непонимание состоит, в основном, в определении понятия прочих расходов, а также в установлении лимитированной суммы, подлежащей возмещению.

Кроме регламентированных законом пределов суточных (суммы, не подлежащие обложению налогами), существуют определенные корпоративными стандартами лимиты. Такие ограничения служат для упрощения взаиморасчетов сотрудника и руководства при выплатах.

Как выплачиваются суточные в командировках

imageКаждый сотрудник, который был направлен в командировку по служебной необходимости, имеет право на компенсацию понесенных им затрат. Эти суммы рассчитываются на основании срока пребывания в командировке, а также предоставленных сотрудником подтверждающих платежных документов.

Внимание! Компенсация положена не только на рабочие, но и на выходные дни, так как сотрудник оплачивает проживание и питание во время отдыха, праздников или вынужденного простоя.

Порядок выплаты компенсаций за командировочные расходы выглядит так:

  • работодатель сообщает сотруднику правила и порядок выплат, а также установленный лимит сумм;
  • сотрудник едет в командировку, во время которой тратит денежные средства в соответствии с назначением в пределах установленных ограничений;
  • после возвращения на место основной работы он составляет отчет о понесенных затратах, сопровождая его подтверждающими документами — чеками, квитанциями и счетами;
  • суточные расходы умножаются на число дней, проведенных в командировке и выплачиваются, с учетом заработной платы сотрудника за этот же период.

Если лицо находилось в командировке за пределами страны, то размер выплат зависит от страны, в которую сотрудник был направлен. Эти нормы регламентированы законодательством и обязательны к исполнению в бюджетных предприятиях. В коммерческих структурах этот регламент носит рекомендательный характер. Коммерческие предприятия могут устанавливать дополнительные нормы, регулирующие заграничные поездки сотрудников.

Законодательно сроки командировок не установлены. В связи с эти принято считать командировкой поездку длительностью от 1 суток, предусматривающую ночлег. даже за 1 день наниматель обязан оплатить сотруднику компенсацию.

Налоги на суточные

Законодательно установлены максимальные лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ. Эти суммы составляют:

  • 700 рублей для поездок в пределах России;
  • до 2500 рублей при командировках за рубеж.

То есть, если размер суточных составит 650 рублей для внутригосударственной поездки или 2300 рублей для заграничной, то они не будут отражены в налоговой отчетности, а также не облагаются НДФЛ. При затратах 750 и 2600 рублей в налоговую отчетность будут внесены суммы, которые оказались свыше установленного лимита, то есть 50 и 100 рублей.

Начисление налогообложения производится в последний календарный день месяца, в котором был предоставлен командировочный отчет. Налог удерживается с общей выплатной суммы. Если на выплаты начисляется НДФЛ, то его вносят в отчетные формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Также сверхлимитные суммы должны быть учтены при начислении социальных взносов. Их рассчитывают после окончания календарного месяца. При исчислении налога на прибыль эти суммы учитывать не обязательно.

Для работников бюджетных организаций размер суточных установлен на уровне 100 рублей.

Документация, служащая подтверждением командировочных расходов

По возвращении из командировки работник обязан оформить и предоставить в бухгалтерию отчет о расходах. Его следует сопроводить подтверждающими документами. К ним относятся:

  • документальные подтверждения расходов на жилье — гостиничные счета, договор аренды, квитанции об оплате, на которых должен быть указан период, на который было арендовано жилье;
  • документы, подтверждающие затраты на проезд — к ним относятся билеты, чеки на путевые расходы (получение белья и т. д.), квитанции с автозаправки;
  • проездные билеты в городском и пригородном транспорте, квитанции такси;
  • служебная записка, составленная о затратах на топливо при использовании в поездке личного автотранспорта, с приложенными заправочными чеками;
  • если какой-либо из подтверждающих документов был случайно утерян или испорчен, об этом должна быть составлена служебная записка;
  • прочие — квитанции камер хранения, чеки пополнения мобильного и оплата интернета, и т. д.

Пример расчета выплат в командировке

Рассмотрим, как рассчитываются командировочные на реальных примерах.

Ситуация № 1.

Работник компании Эра Свирский И. С. отправился в командировку из Ростова в Краснодар на 10 дней. Установленный размер суточных в данной компании для внутригосударственных поездок составляет 600 руб. Соответственно, сумма суточных за всю поездку для Свирского составит 6000 руб. (10х600). Хотя во время 10-дневной поездки пришлось два выходных, суточные распространяются на них также.

Ситуация № 2.

Тот же сотрудник отправился служебной поездкой в Вильнюс тоже на 10 дней. Суточные для зарубежных командировок в компании установлены на уровне 2600 руб. Расчет будет иметь такую форму:

  • 2600-2500=100 руб. На эту сумму будет начислен НДФЛ.
  • 100-13%=87 руб. Это размер суточных за минусом налогообложения.
  • (2500+87) х 10=25870 руб. Это полная сумма суточных, которые будут выплачены Свирскому.
  • 13х10=130 руб. Данная сумма составит НДФЛ за все 10 дней поездки и будет перечислена в бюджет.
  • Кроме того, с суммы превышения лимита компания должна будет оплатить взнос в Пенсионный фонд и в социальное страхование.

Из этого следует, что неотъемлемой частью командировки являются суточные затраты. Они должны быть компенсированы работодателем. Поэтому всем участникам трудовых взаимоотношений необходимо знать правила, по которым оформляются затраты и их компенсация.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий