Основы кадрового делопроизводства

Всё решают кадры

  • image 835

В каждой компании работают сотрудники – кадры этого предприятия. Их количество может варьироваться от одного до нескольких тысяч. Всеми вопросами, касающимися работы сотрудников, занимается кадровая служба. Ее основная функция – ведение кадрового делопроизводства. Тому, как оно осуществляется, и посвящена наша статья.

Нужна или нет кадровая служба

Сотрудников надо подбирать на должность, нанимать и увольнять, разрабатывать регламент их работы и следить за его соблюдением. Работники могут проходить курсы повышения квалификации, уходить в оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск, ездить в командировки и брать больничные листы. Все эти действия должны выполняться согласно Конституции РФ, Гражданскому и Трудовому кодексам версий 2017 года, внутренним нормативным документам предприятия и правильно оформляться документально.

Ответ на вопрос, нужна или нет кадровая служба, определяется размерами предприятия. Если сотрудников 1-2, с задачей справится сам руководитель; если в пределах 10 – ведение документации передается бухгалтеру; если более 10 – стоит задуматься о штатном кадровике или даже кадровом отделе (более 100 сотрудников).

Если работников на предприятии немного, то ведением кадрового делопроизводства в дополнение к своим основным обязанностям может заниматься бухгалтер, секретарь или даже сам руководитель. Но в таком случае велика вероятность того, что документы будут оформляться не вовремя и с ошибками. Поэтому лучше, если кадровыми вопросами занимается отдельный специалист, особенно если организация большая. В крупных компаниях формируется особый отдел кадров. Число его сотрудников зависит от общего числа работников предприятия и его специфики.

В случае нарушения законов и инструкций, регламентирующих работу с персоналом, на предприятие может быть наложен штраф. Этими вопросами должен заниматься специалист, обладающий нужными профессиональными знаниями. Их можно получить на специальных долгосрочных курсах кадрового делопроизводства или обучиться у опытного профессионала. Для работы с персоналом обычно нанимают работников, получивших образование по следующим специальностям: юриспруденция, психология, управления персоналом, документоведение.

Давайте рассмотрим подробнее обязанности кадровиков.

Функции кадровой службы

Наем и увольнение сотрудников

  • Подбор подходящей кандидатуры. В случаях увольнения сотрудников, ухода на пенсию или в декретный отпуск в компании образуется вакантное место, на которое нужно подобрать нового работника. Иногда в штатное расписание предприятия вводится новая кадровая единица. В этом случае тоже требуется подобрать на открытую вакансию подходящую кандидатуру. Чтобы найти специалиста, соответствующего всем должностным требованиям, кадровик предприятия может сотрудничать с рекрутскими агентствами и государственной службой занятости, принимать участие в ярмарках вакансий. Можно размещать объявления о поиске сотрудника на различных ресурсах или рассмотреть кандидатов по рекомендации коллег, друзей и знакомых.
  • Проведение собеседования. Обычно интервью с кандидатами на вакантную должность проводят по заранее составленным вопросам. Чтобы потом проанализировать полученные ответы, лучше всего зафиксировать их письменно или записать на диктофон. Можно попросить кандидатов заполнить анкеты, разработанные специально для оценки личностных качеств. Их можно найти в интернете, специальной литературе или разработать свой вариант. Понравившихся кандидатов приглашают на повторное углубленное собеседование. Его может проводить тот же сотрудник кадрового отдела или потенциальный непосредственный руководитель. Также на повторном собеседовании кандидат может быть представлен кому-то из администрации предприятия. В некоторых компаниях специалисты кадровой службы организуют для успешных претендентов на должность пробный рабочий день, чтобы лучше оценить их трудовые навыки. Как долго сотрудник проработает на предприятии и насколько успешным он будет, напрямую зависит от того, насколько правильно было оценено его соответствие должностным обязанностями во время собеседования.
  • Оформление сотрудника на должность. С новым работником заключается трудовой договор, издается приказ о его зачислении в штат. На него заводится карточка (краткие персональные сведения и информация о трудовой деятельности) и личное дело (если это принято в организации). В эту папку помещаются копии всех приказов, касающихся сотрудника, копии его личных документов и документов об образовании, справки, анкеты, характеристики и отзывы. В трудовой книжке сотрудника делается запись о его поступлении на новую работу, подтвержденная подписью руководителя и печатью предприятия. Если трудовой книжки у работника еще нет, то заводится новая в течение трех дней с принятия его на должность. Новый сотрудник знакомится с внутренними нормативными документами, инструкциями и подтверждает это личной подписью.
  • Увольнение сотрудника. Издается приказ о прекращении действия трудового договора с сотрудником, об этом делаются пометки в его карточке и личном деле. Также вносится запись в трудовую книжку работника, подтвержденная подписью руководителя и печатью предприятия, после чего она выдается ему на руки.

Ведение и хранение кадровой документации

Приказы о принятии на работу, увольнении, уходе в отпуск, переводе на другую должность издаются на основе заявления сотрудника. Они, как и приказы о переводе на другую должность, отправке в командировку, объявлении благодарности, выплате премии, вынесении выговора или наложении штрафа, доводятся до сведения работника. Свое знакомство с этими документами он подтверждает личной подписью. Все приказы должны составляться с соблюдением принятого формата. Персональные данные сотрудника и реквизиты документов указываются без ошибок, иначе приказ считается недействительным и не имеет юридической силы. Хранятся приказы в отдельной папке, а их копии вкладываются в личные дела. Правильное ведение и хранение оперативной документации – основы порядка в расчете заработной платы сотрудников. Приказы о наградах и взысканиях хранятся 3-5 лет. А документы о принятии на работу, переводе на другую должность и увольнении – 75 лет, так как напрямую касаются определения стажа работника. При увольнении сотрудника его личное дело сдается на хранение в архив предприятия. Их отсутствие может быть чревато штрафом при проверке.

Для архива лучше всего иметь отдельное помещение, оборудованное металлической дверью с сигнализацией. В нем не должно быть повышенной влажности и перепада температур. Чтобы избегать попадания на документы пыли и солнечных лучей, их следует хранить в металлических шкафах или сейфах. Подобные меры также помогут обеспечить сохранность документов. Это важно, так как в них содержится конфиденциальная информация, за разглашение которой на кадровый отдел и предприятие может быть наложен штраф. Поэтому право на доступ в архив имеет ограниченное число сотрудников.

Чтобы все документы вовремя оформлялись и не терялись, заводятся специальные журналы регистрации кадровой документации. Для их ведения можно взять общую тетрадь большого формата или купить специально разработанный бланк в канцелярском магазине. В учетных журналах отмечается входящая и исходящая документация (в том числе и письма), фиксируются приказы и убытие/прибытие сотрудников в командировку или из нее, регистрируются заявления, уведомления, служебные и должностные записки, бланки трудовых книжек и их вкладыши (этот журнал хранится в архиве предприятия 75 лет), отмечается движение прочей кадровой документации. Такие журналы обязательно прошиваются и опечатываются, а все листы в них нумеруются. Хранить их следует отдельно от другой документации в сейфе или несгораемом шкафу.

Особые правила регламентируют оформление и хранение трудовых книжек:

  • Сведения вносятся от руки синей шариковой ручкой аккуратно и понятно.
  • Записи делаются своевременно на основе приказов и нумеруются по порядку.
  • Исправления выполняются с помощью аккуратного зачеркивания. Их достоверность подтверждается личной подписью руководителя.
  • Трудовые книжки хранятся отдельно от других документов в сейфе. Их выдача на руки сотрудникам осуществляется только на основе постановления соответствующих органов.

Создание кадрового делопроизводства

При открытии нового предприятия важно правильно наладить порядок работы кадровой службы с нуля. Ниже даны пошаговые инструкции для этого:

  • Оформление на работу руководителя предприятия. Если он сам является ИП и единственным учредителем предприятия, то подписывает трудовой договор и за работодателя, и за работника. Если есть другие учредители или директор был выбран по конкурсу, то работодателем выступает учредительное собрание или председатель выборной комиссии.
  • Составление штатного расписания. Его унифицированную форму можно найти у нас на сайте. Строго придерживаться ее вовсе не обязательно, но она удобна в использовании. При желании в нее можно добавить дополнительные колонки. В штатном расписании указываются название должностей, нужное количество штатных единиц, оклад, форма оплаты труда, положенные надбавки. Должности перечисляются, начиная с самой главной и заканчивая дополнительным персоналом.
  • Разработка типовой формы трудовых договоров. Их сотрудники заключают с уже нанятым руководителем. В нем должны быть пункты, которые указаны как обязательные в ТК РФ. Работодатель также может внести дополнительные параграфы, если они не противоречат законам.
  • Составление коллективного соглашения. Для всех кадровых единиц, указанных в штатном расписании, разрабатывается должностная инструкция.
  • Создание списка документов, необходимых для кадрового делопроизводства с указанием сроков и правил их хранения.
  • Разработка внутренних нормативных актов по работе с персоналом: регламент оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка, положение о льготах и компенсациях за ненормированный рабочий день и вредное производство.
  • Подготовка журналов учета кадровой документации.
  • Распределение обязанностей по ведению и хранению кадровой документации, работе с персоналом, если нет отдельной должности специалиста по кадрам.

Здесь можно скачать актуальный образец инструкции по кадровому делопроизводству.

Нововведения кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Если в организации долгое время не было специалиста кадровой службы и ведение кадрового делопроизводства сильно запущено, то за помощью в исправлении всех недочетов можно обратиться в компании, которые занимаются кадровым аутсорсингом. Группа профессионально обученных и опытных специалистов поможет быстро привести в порядок всю кадровую документацию.

Преимуществом такого способа ведения кадрового делопроизводства является скорость работы, что особенно актуально при подготовке к проверкам. Оплата услуг происходит разово, по факту работы. Поэтому многим руководителям такое сотрудничество экономически выгоднее наличия в штате постоянного кадрового специалиста.

Также этот способ решения проблем кадрового делопроизводства актуален для вновь созданных организаций. Опытными сотрудниками быстро выстроится система кадровой документации, будут разработаны типовые документы.

Электронный оборот кадровых бумаг в организации

У электронной системы кадрового документооборота есть ряд преимуществ:

  • Легче и быстрее можно найти любой приказ или распоряжение.
  • Защита документов на сервере электронной системой контроля.
  • Бумажные документы изнашиваются, могут пострадать от пожара, наводнения, сырости или потеряться.
  • Экономия места для хранения архива.
  • Экономия времени на сбор подписей сотрудников, ознакомившихся с приказом. Они просто ставят электронную подпись, войдя в систему и прочитав там документ.
  • Сокращение числа ошибок за счет автоматической проверки документов.

Если в советское время специалист кадровой службы занимался, в основном, документами, то сейчас произошли изменения. Требуется уделять больше внимания работе с персоналом, следить за повышением квалификации, находить подходящие для этого курсы. Проводить самому тренинги и квесты для сплочения коллектива, выявления лидеров или приглашать для этого специалистов. Чтобы работники кадровой службы выполняли свои обязанности качественно, креативно и результативно, они сами также должны периодически проходить обучение и повышать свою квалификацию.

Похожие статьи

база знаний 3 804 Основные документы кадрового делопроизводства база знаний 453 Нарушения в ведении кадрового делопроизводства база знаний 2 387 Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства база знаний 382 Уничтожение кадровых документов база знаний 2 008 Кадровый учет на малых предприятиях база знаний 3 089 Ведение кадрового делопроизводства в ООО

Любая компания, которая имеет наёмный труд, где бы она ни была расположена, в Москве либо ином населённом пункте, ведёт кадровое делопроизводство. Отвечает за это отдельный сотрудник, обладающий определёнными знаниями, либо специально созданная с этой целью служба.

Подобную работу в любой момент может проверить инспекция по труду, а потому важно, чтобы всё было в полном порядке, иначе организации грозит штраф. В связи с этим, если знаний у человека, который будет выполнять такие функции, ноль в рассматриваемой области – это следует немедленно исправить!

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства гласят, что существует обязательная и рекомендованная документация. В основном предприятия самостоятельно разрабатывают свои шаблоны, опираясь на существующие рекомендации. В целом можно определить, что кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, направленную на организацию работы с кадровыми материалами. Рассмотрим существующие бумаги и как правильно их составить.

Нормативные документы по кадровому делопроизводству

Все нормативные документы по кадровому делопроизводству можно разделить на две основные категории:

  • локальные нормативы;
  • бумаги, что составляются при оформлении трудовых отношений.

Так, в первую категорию можно отнести следующие материалы:

  • штатное расписание;
  • положение об оплате труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • график отпусков и др.

Ко второй группе относят такие бумаги:

  • трудовые договоры;
  • кадровые приказы;
  • материалы по учёту рабочего времени;
  • трудовые книжки, карточки сотрудников и прочее.

Шаг 1: обеспечьте кадровое делопроизводство

Сначала следует определить лиц, ответственных за рассматриваемый кусок работы. Необходимо проследить, чтобы они имели нужное обучение и знали, как справляться с поставленными задачами.

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников

Чёткого определения, сколько работающих должно заниматься подобными функциями, в нормативах не предусмотрено. Исходя из масштабов предприятия, его штата, финансовых возможностей и прочих факторов, в такой роли может выступать один кадровик, человек, работающий по совместительству (сюда входит как внутреннее, так и внешнее совмещение) либо целая кадровая служба.

Шаг 2: изучите учредительные документы

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с изучения учредительной документации. Первое, на что нужно обращать внимание – чтобы название организации в кадровых документах соответствовало тому, как оно прописано в учредительных бумагах. Далее, важно установить, кто числится уполномоченным лицом, которое вправе подписывать кадровые материалы. Ошибкой будет, когда нанимателем в трудовом договоре указан один человек, а подписывает его в конце совсем другой.

Шаг 3: разработайте штатное расписание

Следующий шаг, которого требует организация кадрового делопроизводства – это составление штатного расписания. Оно отображает, в каких специалистах нуждается предприятие для выполнения поставленных задач. Нужно следить за тем, чтобы ни одна нужная должность не осталась вне штата.

Кто отвечает за разработку штатного расписания

Интересуясь, в чём заключается работа по документопроизводству, важно понимать, кто из тружеников, какие функции выполняет. Так, штатное расписание обычно составляет экономист по труду. Однако не во всех организациях, особенно небольших, есть такая должность. Тогда подобные обязанности лягут на плечи сотрудника, которого назначат ответственным за составление проекта штатного.

Шаг 4: определите необходимое количество локальных нормативных актов

Число и суть внутренних нормативов того или иного предприятия могут варьироваться исходя из особенностей его деятельности. Универсального списка, что подошёл бы абсолютно всем организациям, не существует.

Разбирая основы кадрового делопроизводства с нуля, рекомендуем учитывать следующие правила:

  1. По трудовым нормативам лишь представители микропредпринимательства вправе не составлять локальные акты. В таком случае все вопросы, которые должны регулироваться подобными материалами вносятся в положения трудового договора.
  2. Существует ряд бумаг, обязательных для всех предприятий. К ним относят, например, правила внутреннего распорядка, материалы, регламентирующие систему оплаты труда, график отпусков и некоторые другие. Иногда те или иные становятся обязательными исходя из вида деятельности. К примеру, организации, работа в которых предусматривает частые командировки, нуждаются в разработке соответствующего положения.
  3. С внутренними актами труженик ознакамливается под подпись.

Шаг 5: проверьте, как оформлен на работу руководитель

Определяя, с чего начать деятельность в новой организации, проверьте документальное оформление руководителя. Нужно учитывать, что он обладает двойным статусом: с одной стороны, является исполнительным лицом юрлица, а с другой — выполняет обязанности, связанные с руководством. На начальника должен быть составлен приказ о назначении его генеральным директором, а также трудовой договор и приказ о приеме на работу.

Шаг 6: разработайте проект трудового договора

Правила ведения кадрового документопроизводства гласят, что основным актом, регламентирующим трудовые правоотношения, является трудовой договор. Составляя его, важно проследить, чтобы на бумаге были прописаны все важные моменты, связанные с рабочим процессом. Не удивительно, что именно за него инспекция по труду выписывает наиболее высокие штрафные санкции.

Типовая форма соглашения существует лишь для государственных и местных органов. Частные же структуры разрабатывают такую документацию самостоятельно. Занимаясь её разработкой, стоит учитывать следующие нюансы:

1. В договор должны быть включены обязательные положения:

  • ведомости о работнике и нанимателе;
  • ведомости о материалах, удостоверяющих личность труженика и полномочия нанимателя;
  • номер налогоплательщика;
  • место и дата подписания соглашения;
  • срок действия документа (если заключается срочный);
  • гарантии и компенсации за выполняемые обязанности;
  • режим работы;
  • условия и характер труда.

2. При составлении документации учитывайте специфику работы вашего предприятия. Возможно, есть отдельные нормативы, которые регулируют именно вашу категорию деятельности.

3. Если функционирование фирмы касается материальных ценностей, желательно сразу определить лицо, которое будет за них ответственным.

Шаг 7: подготовьте материалы для заполнения трудовых книжек новоприбывших тружеников

Определите, кто будет отвечать за заполнение, сбережение, учёт и выдачу трудовых. Если это не то лицо, что ведёт делопроизводство, и такие функции прямо не прописаны в его должностной инструкции, потребуется составить отдельный приказ. Далее, работающий, что ведёт кадровый учёт, должен позаботиться о том, чтобы на предприятии было достаточно бланков трудовых и вкладышей в них.

Подобные материалы считаются документацией строгой отчётности. Представители бухгалтерии ведут приходно-расходную книгу таких бумаг. А вот ведение журнала учёта движения трудовых ложится на плечи кадровиков.

Шаг 8: подготовьте материалы для ведения кадровой работы

Кадровые процессы начинаются с оформления тружеников. Рассмотрим, что будет входить в требуемую документацию.

Список документации, что потребуется кадровику для оформления новоприбывших работников

Заключаться соглашение будет со следующим типовым набором материалов:

  • внутренние акты, с которыми следует ознакомить труженика;
  • проект трудового договора;
  • приказ о приёме;
  • личная карточка.

Если у кандидата на определённую должность нет трудовой, потребуется обратиться в бухгалтерию для её выдачи, о чём нужно сделать отметку в соответствующем журнале.

Как принять изменения к трудовому договору

Чтобы внести коррективы в такой нормативный документ, как трудовой договор, следует подготовить такие бумаги:

  • соглашение о внесении изменений либо дополнений в основной договор;
  • приказ об изменении условий труда с указанием их причин, предложение перейти труженику на другую должность и т.д., исходя из обстоятельств ситуации.

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода

Процесс перехода оформляется:

  • в случае временного перехода на иную работу – дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ по форме Т-5 или Т-5а;
  • при окончательном переводе – допсоглашение и приказ, что имеет форму Т-2.

Материалы для оформления отпусков

Новый кадровик также обязан быть в курсе того, что организация обязана иметь определённую документацию для оформления отпусков. В неё входят:

  • график отпусков;
  • уведомление труженика о начале его отпускной кампании;
  • приказ на отпуск.

Подобный список может варьироваться в зависимости от ситуации. Так, к примеру, если человек хочет уйти в отпуск не по графику, а на основании своего заявления, письменного уведомления не будет.

Как оформить увольнение работников

При увольнении потребуется документ, на основании которого происходит расторжение трудовых отношений. Конкретный его вид будет зависеть от причины увольнения. Так, при уходе лица по собственному желанию в такой роли выступит заявление, а при соглашении сторон – соответствующее соглашение.

В любом случае потребуется составить приказ, с которым увольняющегося следует ознакомить под подпись. При невозможности это организовать, либо если лицо отказывается подписываться, в документе об этом делается соответствующая отметка. Как правило, все подписывают бумагу, так как им нужно ещё забрать свою трудовую. Ведение трудовых предполагает внесение определённой записи в книжку на основании изданного приказа. После её выдачи в личной карточке и книге учёта об этом делается отметка.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

При ведении кадрового делопроизводства часто можно столкнуться с различными ошибками. К примеру, когда документацию составляет человек, не имеющий на то полномочий, либо подписывает бумаги не начальник, а другой сотрудник, к примеру, бухгалтер.

А также ошибки часто встречаются в несоответствии данных, указанных в кадровых материалах и тех, что содержатся в учредительной документации. Иногда неправильно указывается срок договора с директором предприятия, когда он не соответствует реальному времени его управления. Перед составлением документов перепроверяйте правильность их оформления, иначе в дальнейшем ошибки могут привести к негативным последствиям, в том числе и штрафным санкциям.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

Начинающие кадровики могут воспользоваться следующими рекомендациями при организации документооборота в своей компании:

  • при разработке штатного расписания учитывайте потребности в кадрах, которые будут выполнять те или иные функции;
  • перепроверьте правильность оформления документов начальника;
  • разработайте собственные шаблоны трудовых договоров;
  • подготовьте комплект обязательных внутренних нормативов;
  • подготовьте материалы, требуемые для приёма человека на работу;
  • подготовьте шаблоны бумаг о процедурах передвижения персонала (отпуск, увольнение, премирование и т.д.).

Обращайте внимание на нормативы, регулирующие особенности ведения конкретно вашего вида деятельности!

Полезное видео

Чтобы лучше понимать, в чём заключается деятельность, связанная с кадровым делопроизводством, и что обязаны знать кадровики, просмотрите представленное далее видео.

Заключение

Порядок ведения кадрового делопроизводства – важный момент в деятельности любого предприятия. Создавая новое юрлицо, стоит особое внимание обратить на человека либо людей, что будут отвечать за такой серьёзный кусок работы. От правильности оформления документации по кадрам зависит многое, в том числе и назначение штрафных санкций в случае проверки организации инспекцией по труду.

Читайте также:

  • image

    Разработка различных бланков, составление организационно-распорядительных докуме

    Индивидуальная разработка бланков и оформление организационно-распорядительных документов, согласно положениям инструкции кадрового делопроизводства и…

    Подробнее

  • image

    Ведение воинского учета в организации

    Возьмем на себя ответственность за выполнение требований законодательства по ведению воинского учета в организации…

    Подробнее

  • image

    Ведение делопроизводства по основной деятельности

    Используя опыт и знания специалистов МК-Правовые технологии, вы получите компетентное решение вопросов кадрового делопроизводства…

    Подробнее

  • image

    Восстановление кадрового делопроизводства и учета

    Ведение кадрового производства нашей компанией сэкономит вам деньги. Главное, у вас под рукой всегда будет профессиональный юрист…

    Подробнее

  • image

    Консультирование по вопросам разработки, оформления и внедрения документации по

    В вопросах оформления и внедрения кадровой документации помогут разобраться специалисты юридической компании МК-Правовые технологии…

    Подробнее

  • image

    Организация кадрового делопроизводства и учета

    Комплексное сопровождение процедур приема (увольнения), перемещения сотрудников, включая подготовку должностных (рабочих) инструкций, трудовых контрак…

    Подробнее

  • image

    Ведение кадрового делопроизводства и учета

    Рассмотрение любых вопросов в сфере трудовой деятельности квалифицированными специалистами по кадрам компании “МК-Правовые технологии”…

    Подробнее

  • image

    Абонентское кадровое обслуживание

    Компания «МК-Правовые технологии» предоставляет услуги по кадровому обслуживанию компаний равнозначные выполнению всех функций штатного специалиста по…

    Подробнее

  • image

    Разработка должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, штат

    Юридическая компания «МК-Правовые технологии» оказывает услугу разработки основной организационной документации в организации с индивидуальным подходо…

    Подробнее

  • Разработка номенклатуры дел отдела кадров

    Компания “МК-Правовые технологии” предлагает услугу грамотной разработки номенклатуры дел отдела кадров…

    Подробнее

  • Кадровый аудит

    Юридическая помощь для организаций в ведении кадрового учета от компании «МК-Правовые технологии»…

    Подробнее

  • Консультирование по вопросам ведения кадрового делопроизводства и учета

    Получение четких указаний по ведению кадрового делопроизводства через консультации от компании «МК-правовые технологии»…

    Подробнее

  • Консультирование по вопросам оформления кадровой документации для передачи на ар

    Компания «МК-Правовые технологии» предлагает помощь при передаче кадровых документов в архив…

    Подробнее

Кадры решают всё! Эту фразу неоднократно слышал каждый. Да, действительно, кадры – наиважнейший ресурс каждой компании. И как любые другие ресурсы, требует организации и учета.

Организация и ведение кадрового делопроизводства – обязанность каждого работодателя в Беларуси. Кадровый учет сотрудников и их движение должны осуществляться работодателем вне зависимости от сферы бизнеса, численности работников и финансового положения. На сегодняшний день не каждым работодателем уделяется достаточно внимания вопросу организации кадрового делопроизводства и учета. В большинстве компаний малого и среднего бизнеса оформление и учет кадров возлагаются на секретарей, бухгалтеров, помощников руководителя и др. Для неподготовленных сотрудников решить эти вопросы – это как нести дополнительную неподъемную ношу.

Без достаточного уровня знаний и опыта по организации кадрового делопроизводства и учету кадров, невозможно безошибочно оформить кадровую документацию, а можно и вовсе о них забыть.

Ошибки при составлении или недостаток необходимых кадровых документов легко выявить контролирующей службе в ходе проведения проверок либо при рассмотрении трудовых споров. В большинстве случаев, в результате этих проверок должностные лица компании привлекаются к административной ответственности и на них налагается административное взыскание в виде штрафа.

Комплекс услуг компании «МК-Правовые технологии» по кадровому делопроизводству

ООО «МК-Правовые технологии» решит проблемы вашей компании по организации кадрового делопроизводства и учета. «МК-Правовые технологии» – это та компания, которая может:

  • Правильно организовать документирование управления персоналом. Теоретические знания, практический и преподавательский опыт специалистов компании “МК-Правовые технологии” в организации кадрового администрирования позволят справиться даже со сложными задачами
  • Взять кадровое администрирование на аутсорсинг, если в вашем штате нет специалиста по кадрам
  • Проводить консультации по вопросам трудового законодательства и кадрового учета: прием, перевод, увольнение работников, оформление отпусков, командировок и т.д.
  • Подготовить организационную и распорядительную документацию по управлению кадрами: штатное расписание, должностные и рабочие инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договора, приказы по личному составу и т.д.)
  • Разработать необходимые документы по охране труда и пожарной безопасности

Мы оказываем услуги по организации и ведению кадрового делопроизводства в Минске, Витебске и Бресте.

Виды кадровой документации и составляющие их документы

Точный состав и виды кадровой документации официально не утверждены. Одни разделяют документацию по целевому назначению, некоторые по кадровым процессам. Ниже представлен перечень документов из официальных источников.

1

Организационно-правовая документация

Уставные документы организации; Правила внутреннего трудового распорядка; Штатное расписание; Положение о структурном подразделении; Должностные и рабочие инструкции; График отпусков; Иные правила, положения, инструкции.

2

Распорядительная документация

Приказы по личному составу.

3

Документация сотрудников компании

Личное дело; Личная карточка работника; Трудовая книжка.

4

Договорная документация

Коллективный договор (соглашение); Трудовой договор (контракт) и дополнительные соглашения к нему; Договор о материальной ответственности; Договор о неразглашении коммерческой тайны; Договор на обучение.

5

Учетная кадровая документация

Учетные формы кадровой документации (книги, журналы и др.); Документация по учету рабочего времени и расчетов с работниками.

6

Плановая и отчетная кадровая документация

Планы; Отчеты.

7

Информационно-справочная документация

Справки; Акты; Протоколы; Докладные записки; Письма; Заявления; Объяснительные.

Основные нормативно-правовые акты кадрового делопроизводства РБ:
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции РБ от 19.01.2009 № 4.

В инструкции прописаны требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях любой формы собственности и организационно-правовой формы.

  • Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.

  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения.

  • Государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 № 83.
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.
Решение трудностей при организации кадрового делопроизводства и учета

Чтобы у вас не возникало вас проблем при организации кадрового делопроизводства и учета важно:

1

Грамотно организовать кадровое делопроизводство и учет в организациях (компаниях), где не проводится документирование, и работа с кадровыми документами либо передать эту работу на аутсорсинг

2

Специалистам по кадровой документации нужно углублять знания посредством прохождения обучения

3

Увеличить количество образовательных услуг в сфере кадрового делопроизводства

4

Использовать программы для сокращения бумажного учета кадров

5

Находить решения внедрения электронного личного дела

6

Мониторить изменения в инструкциях и нормативно правовых актах трудового права и кадрового делопроизводства и учета на официальных сайтах

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий