Маршрутный лист водителя, торгового представителя: образец и бланк бесплатно

Содержание

Маршрутный лист для курьера – это документ, предназначенный для подтверждения факта доставки и затрат, которые были понесены работником организации при выполнении порученных ему задач. Такими расходами курьера в т.ч. может стать оплата бензина для автомобиля или оплата проездных билетов на общественный транспорт. Заполненный маршрутный лист сдают на проверку в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими использование денежных средств. В дальнейшем они послужат основанием для списания расходов и выплаты работнику компенсации в соответствии с понесенными им расходами. В условиях пандемии коронавирусной инфекции маршрутный лист может использоваться в качестве документа, подтверждающего выполнение именно трудовых функций работником, перемещающимся по городу.

Маршрутный лист и путевой лист — два разных документа

image
image

Систематизация бухгалтерии

Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре. Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля.

Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Читайте также:  Трудовой контракт и трудовой договор: в чем отличие?

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. У нас возник вопрос, директору то мы найдем оправдательные документы (путевой лист, чек за бенз, распоряжение о направление в командировку), а заму что? Как подтвердить то? Дата регистрации: 09.02.2015 1.

Как следует оформить служебную записку (в адрес кого составляется, какой может быть текст, должна ли быть резолюция на данном документе)? 2. Какие документы будут являться оправдательными, подтверждающими использование указанного транспорта, относятся ли к ним чеки на приобретение топлива, оплату стоянки и мойки во время командировки?

Оформление стандартного пакета документов для сотрудника, отправляемого в командировку, производится после обсуждения всех вопросов, касающихся командировки, и после того, как руководители и сотрудник приходят к одному мнению.

Составление приказа о командировке Можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9.

Кто и для чего использует маршрутные листы

Оформление маршрутных листов в организации может преследовать разные цели. Как правило, их составляют:

  • для подтверждения дорожных расходов работников с разъездным характером работы;
  • контроля времени прибытия работника в пункты назначения;
  • оптимизации маршрута доставки;
  • учета и контроля времени выгрузки товаров и др.

Основными «пользователями» этих документов являются:

  • водители, экспедиторы и курьеры, для которых составляют маршрутные листы и которые заполняют их в процессе перемещения по маршруту;
  • бухгалтеры, которые учитывают на основании маршрутных листов соответствующие расходы;
  • сотрудники, отвечающие за логистику, которые проводят анализ и последующие оптимизационные мероприятия.

Может работать с маршрутными листами и другой персонал.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

>Пример заполнения

Читайте также:  Образец заверения работодателем копии трудовой книжки в 2021 году + рекомендации

Маршрутный лист для водителя или курьера: бланк и образец

Как мы уже говорили выше, официально утвержденной формы маршрутного листа нет. Перечень обязательных реквизитов для этого документа также отсутствует. Поэтому каждая компания делает его под себя, включая именно те строки и графы, которые обеспечат достижение соответствующей документарной цели.

ВАЖНО! Если маршрутный лист используется для бухгалтерско-налоговых целей, он обязательно должен содержать все реквизиты первичного учетного документа, которые установлены ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.20211 № 402-ФЗ.

Обычно в состав реквизитов маршрутного листа включают следующие.

В «шапке» документа:

  • название документа — «Маршрутный лист»;
  • его номер;
  • наименование организации — составителя;
  • дату заполнения;
  • Ф. И. О. и должность работника, которому он выдан.

Далее следует таблица, описывающая маршрут, с указанием:

  • наименования пункта назначения;
  • его адреса;
  • цели поездки;
  • вида транспорта;
  • реквизитов подтверждающего доставку или визит сотрудника документа;
  • время его прибытия;
  • подписи принимающей стороны.

В заключительной части маршрутного листа целесообразно указывать дату и время его выдачи и проставлять подписи работников, выдавшего и получившего документ.

Распределение заказов в 1С между курьерами

Или сделать отбор по дате отгрузки заказа, если вы ее заполняете в момент создания заказа:

Таким образом, мы получили список заказов, которые нужно обработать. Распределим их между курьерами и укажем курьера в каждом заказе.

Для указания курьера воспользуемся механизмом свойств и категорий – создадим свойство заказа «Курьер».

Создавать и указывать свойства заказа можно в форме самого заказа. Откроем форму одного из заказов двойным кликом.

Открыть список дополнительных свойств заказов можно по кнопке:

Изначально список свойств пустой, в базе еще нет ни одного дополнительного свойства:

Для создания нового свойства нажмем кнопку «Добавить», в окне «Выберите назначение свойства» выберем «Документ заказ покупателя». Далее укажем наименование свойства – курьер, тип значений – физические лица.

Читайте также:  Порядок расчета пособия по уходу за ребенком

После создания свойства в каждом заказе появится возможность указать курьера. Курьера мы будем выбирать из справочника «Физические лица», где хранится список сотрудников компании.

По кнопке «ОК» сохраним и закроем свойство.

Новое свойство сразу появляется в окне редактирования свойства заказа, выберем в качестве курьера Волкова А.И.:

Далее нажимаем «ОК» – информация об указанном курьере сохранится.

Важно: создать свойство «Курьер» нужно только один раз. После создания оно будет отображаться во всех заказах.

Таким же образом установим курьеров в других заказах, которые нужно доставить завтра.

Если вы не указываете дату отгрузки в момент ввода заказа, обязательно укажите ее в момент распределения заказов. Это можно сделать одновременно с выбором курьера.

ВНИМАНИЕ! Для автоматического распределения курьеров по маршрутам следования можно воспользоваться разработкой автоматизация службы доставки от команды 1CStyle.ru

Итоги

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения должны быть закреплены в локальных распоряжениях учреждения, а также должны иметь экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Оплата данного вида расходов может быть произведена только по подтверждающим документам. Например билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы. Далее предлагаем маршрутного листа в отпуск на автомобиле.

Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.

Оформление командировки сотрудника на личном автомобиле

В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.

При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:

  1. квитанции и чеки, подтверждающие затраты.
  2. копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
  3. ;
  4. путевой лист;

Дополнительно могут оформляться и авансовый отчет. Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов.

Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

  • Срок действия (срок служебной поездки).
  • Личные данные работника.
  • Расход ГСМ.
  • Название и порядковый номер.
  • Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы.

Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.

Основные образцы документов:

  1. .
  2. .

Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:

  1. проезда к месту назначения и обратно;
  2. прочих расходов при согласовании с работодателем.
  3. съема жилья для временного проживания;

определяется начальником.

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса В компаниях, где сотрудникам часто приходится совершать различные поездки по служебным делам, в том числе с использованием личного транспорта, целесообразно использовать маршрутные листы. Этот документ первичного учета необходим для последующего возмещения расходов, связанных с передвижениями как в пределах населенного пункта, где находится предприятие, так и для обоснования некоторых видов командировочных расходов.

Оглавление: 1. Маршрутный лист — для чего нужен 2. Как составить маршрутный лист 3. Форма маршрутного листа, бланк 4. Как заполнять маршрутный лист 5. Пример заполнения маршрутного листа для водителя служебного автомобиля 6. Пример заполнения маршрутного листа для курьера службы доставки

Маршрутный лист — для чего нужен

Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:

  • оплаты различных проездных документов;
  • возмещения расходов на использование личного автотранспорта работников в служебных целях;
  • подтверждения места пребывания сотрудника, с разъездным характером работы, в рабочее время;
  • составления оптимального маршрута перемещения;
  • оптимизации расходов на транспорт.

Маршрутный лист является для бухгалтерии основанием для возмещения расходов сотрудников.

Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.

Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.

А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Как составить маршрутный лист

Единой формы этого документа нет. Каждая компания самостоятельно разрабатывает маршрутный лист, в соответствии с потребностями.

За образец можно взять одну из форм путевых листов (Постановление Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года). Кроме того, содержание маршрутного листа должно отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению первичных учетных документов (федеральный закон № 402-ФЗ, ст. 9).

В нем указывают:

  • цели поездки;
  • маршрут перемещения и время;
  • кому выдан документ;
  • подписи должностных лиц.

Правила оформления и использования, типовой образец такого первичного документа определяют в учетной политике компании. Там же указывают и периодичность его передачи в бухгалтерскую службу.

Например, для курьера отдела доставки, которому необходимо ежедневно совершать несколько поездок, такой документ нужно заполнять и сдавать бухгалтеру каждый день. А работникам кадрового подразделения предприятия с разовыми поездками по рабочим вопросам, можно оформлять его раз в неделю или месяц, постепенно внося туда сведения о перемещениях или заполнять отдельные маршрутные листы на каждую поездку.

Регистрируются маршрутные листы так же, как и любые другие внутренние документы организации.

В учетной политике компании или положении о документообороте определяют и сроки хранения этого документа. Обычно он не превышает 5 лет. Например, можно установить срок в 2 года или уничтожать документы сразу после проведения налоговой проверки и составления акта по ней.

Исключение составляют только те маршрутные листы, которые являются единственным документом, подтверждающим перевозку различных опасных грузов. Такая бумага является основанием для назначения льгот за работу в условиях повышенной опасности для здоровья работника и подлежит хранению в течение 75 лет.

Форма маршрутного листа, бланк

Маршрутный лист – скачать образец

Маршрутный лист состоит из трех частей.

Первая (титульная) часть содержит название документа, наименование субъекта хозяйствования, должность и фамилию сотрудника, которому предстоит поездка, краткое описание ее целей, а также регистрационный номер и дату составления.

Во второй части заполняют все данные о маршруте следования. Как правило, ее оформляют в виде таблицы. Туда вносят:

  • указывают дату (если лист составляется за несколько дней), точное время прибытия и отъезда с объекта;
  • номера документов, подтверждающих расходы;
  • суммы затрат.

Дополнительно можно внести в таблицу подписи лиц, подтверждающих доставку или пребывание сотрудника в пункте, указанном целью поездки.

Третья часть содержит подписи лиц, подтверждающих достоверность сведений и дату принятия документа к учету.

Как заполнять маршрутный лист

Вначале заполняют титульную часть маршрутного листа. Туда вносят общие сведения о поездке и сотруднике, который ее совершает, с указанием его фамилии и должности.

При использовании служебного автотранспорта часто совершают ошибку, записывая водителя автомобиля вместо работника, который воспользовался транспортом компании.

Например, поездку инициировал юрисконсульт по служебной необходимости, а в маршрутный лист вписали водителя.

Цель поездки описывают детально.

Например, не «служебная необходимость», а «доставка сувенирной и рекламной продукции для оформления выставочного стенда».

Далее заполняют сведения о маршруте. Заранее можно внести информацию об адресе и названии организации, в которую едут, а затем по прибытию заполнить остальные графы таблицы.

Например,

№ п/п Дата поездки Адрес, название Прибыл Убыл Подтверждающий документ Сумма расхода Подпись лица, подтверждающего прибытие
1 25.05.2021 ООО «Гранат-М», ул. Транспортная, 24 11-12 12-18 Билет на автобус №157895 200=
2 29.05.2021 ЗАО «Ольгстрим», пр-т Строителей, 45 10-24 14-16 Кассовый чек №902 325=

После заполнения всех сведений его подписывает сотрудник, совершавший поездку и работник бухгалтерской службы, проверявший правильность данных в документе и принявший его к учету.

В основные сведения о поездке можно добавлять графы о любой, необходимой информации.Например, если цель «доставка товара», то для каждой поездки можно дополнительно описать доставляемый товар.

Пример заполнения маршрутного листа для водителя служебного автомобиля

Закрытое акционерное общество «Гигантино»

Маршрутный лист

12.06.2021 № 1254

Должностное лицо — водитель служебного автомобиля Мамонтов С. Г.

Цель поездки — доставка полуфабрикатов в столовые учреждений образования г. Мичуринска

№ п/п Название и адрес УО Прибыл Убыл Номер накладной Подпись получателя
1 ООШ № 12, пер. Ольговский, 4 7-12 7-43 75326
2 Д/С № 3, ул. Моховая, 56 8-04 8-32 23568
3 Гимназия № 1, пр-т Машинистов, 12 8-56 9-17 52346
4 ООШ № 3, ул. Германа, 8 9-28 9-54 21453

Маршрутный лист составил — водитель Мамонтов С. Г.

Сведения проверены и приняты к учету — старший бухгалтер Ермилова А. П.

Пример заполнения маршрутного листа для курьера службы доставки

Индивидуальный предприниматель Курилькин А. З.

Маршрутный лист

03.05.2021 № 1

Должностное лицо — курьер службы доставки Муховкин А. П.

Цель поездки — доставка готовых блюд

№ п/п Место доставки Заказ Прибыл Убыл Подпись клиента
1 Тараканкин П. М., ул. Мелиораторов, 6-12 Пицца 12-45 12-48
2 ООО «Гримтрюк», ул. Советская, 54 Бизнес-ланчи 13-12 13-28
3 Банк «Налопром», пр-т Мичуринцев, 74 Пироги 14-43 14-56
4 Отьевская М. А., ул. Совхозная, 17-36 Торт 16-12 16-18
5 Карпузов А. Г., пер. Цветочный, 56 Пицца, салаты 18-24 18-30

К маршрутному листу приложены кассовые чеки № 15 и № 18 от 03.05.2021, с заправки ОАО «Нефтьпром», на заправку топливом личного автомобиля, гос. номер 147ТАК, используемого в служебных целях.

Маршрутный лист составил — курьер Муховкин А. П.

Сведения и документы проверены и приняты к учету — бухгалтер Ильина В. С.

Маршрутный лист — это подготовленный план вашей предстоящей поездки. В него включается информация о том, как и на чем вы будете перемещаться в путешествии, где и насколько будете останавливаться, когда будете въезжать и выезжать в иностранные государства. Если вы переезжаете за одну поездку через несколько стран или путешествуете на своем личном автотранспорте, то для оформления визы необходимо помимо всех остальных документов прикладывать маршрутный лист.

Что такое маршрутный лист и зачем он нужен?

В маршрутном листе указываются даты, страны и отели. Если ночь проводится в транспорте, например, в поезде и на эту ночь нет брони отеля, то это необходимо специально указывать в маршрутном листе. Если же предполагаете заночевать в автомобиле, то это следует делать только на специально оборудованных стоянках. И в маршрутном листе необходимо будет указывать название автомобильного кемпинга и его адрес. Визовому офицеру необходимо узнать, когда вы прибудете в страну, сколько дней пробудете там, где будете проживать и когда страну покинете. В маршрутный лист помимо вышеуказанной информации может быть включена информация о достопримечательностях, которые вы хотите посмотреть.  Если же вы хотите проехать через несколько стран, то визовому офицеру необходимо решить правомочно ли вы обращаетесь за визой именно в его страну, или вам необходимо обращаться в ту страну, где собираетесь провести наибольшее количество дней. Обычно форма маршрутного листа не регламентирована и составляется в свободной форме. Только для визы в Японию форма плана поездки строго регламентирована и должна заполняться по заданной форме, иначе не будет принята посольством.

Для шенгенской визы маршрутный лист необходимо подготавливать в случае, если вы посещаете несколько шенгенских стран за одну поездку, или если вы путешествуете на автомобиле. В таких случаях при оформлении на визу маршрутный лист становится обязательным документом, и вы не сможете подать свои документы на визу без его наличия. Наилучшим представлением информации в маршрутном листе является представление в форме таблицы. Маршрутный лист дает точную информацию о предстоящей поездке туриста по территории стран шенгенского соглашения, а для этого путешественнику необходимо сначала разработать план поездки, забронировать места проживания, купить или забронировать билеты.

Как выглядит документ?

Маршрутный лист выглядит следующим образом:

  1. Ваши персональные данные.
  2. Список всех людей, которые сопровождают Вас в поездке.
  3. Дата выезда из РФ.
  4. Даты пересечения границ государств (если поездка охватывает несколько государств).
  5. Даты нахождения по одному адресу.
  6. Адрес проживания в указанные даты или название отеля.
  7. Дата выезда из иностранного государства.
  8. На каком виде транспорта Вы планируете перемещаться из одного места в другое.

Образец маршрутного листа

Примерно так может выглядеть подготовленный маршрутный лист для Шенгена:

Петров Иван

Загранпаспорт: 71 11111

Дата рождения: 12.05.1985

Адрес: г. Москва, 601525

Ул. Пушкина, д.5, кВ. 15

Телефон: +7-916-111-1111

Дата Страна, город Отель
20.05.2019 Перелет Москва, Россия – Париж, Франция
20.05.2019-23.05.2019 Франция, Париж Le Marceau Bastille Hotel
23.05.2019 Перелет Париж – Кельн
23.05.2019 – 27.05.2019 Германия, Кельн Maritim Hotel Köln
27.05.2019 Перелет Кельн, Германия – Москва, Россия

Дата: 20.04.2019г.

Подпись: ____________

Обратите внимание! Некоторые посольства требуют, чтобы все документы, подаваемые на визу, были переведены на английский язык, для них маршрутный лист необходимо сразу составить на английском языке. Переводить документ с помощью профессионального переводчика или нотариально заверять перевод не нужно. Подобные требования есть у посольства Австрии, Австралии, Японии.

Порядок составления

В маршрутном листе можно указать только основные сведения, какого числа, в какой город приезжаете, где останавливаетесь и на какой период. А можно расписать очень подробный маршрут, указывая даже достопримечательности, которые планируете посетить. Следует учитывать, что чем более подробная информация будет предоставлена, тем выше шансы получить визу. Вносите только достоверные сведения в маршрутный лист. Не допустимы ошибки или помарки. Составление маршрутного листа подразумевает самостоятельное планирование поездки, а, значит, турист обязан приложить брони отелей, указанных в маршрутном листе. Внизу документа следует поставить дату составления документа и личную подпись. Срок действия документа 30 дней на момент подачи документов на визу в визовый центр или в посольство.

Тут можно скачать подробный пример маршрутного листа для путешествия на автомобиле. В примере как раз и расписаны все точки и планы, предполагаемые для посещения.

Особенности заполнения листа для визы

Данная бумага заполняется в произвольной форме. Лучше заполнить ее по стандартной форме, чтобы не упустить основные данные. Наилучшим представлением информации в маршрутном листе является представление в форме сводной таблицы. В нем необходимо указать личные данные всех путешественников, маршрут, сроки поездки, адреса пребывания в странах. В случае перемещения на автомобиле укажите марку автомобиля и регистрационный номер. Можно заполнять маршрутный лист по выше приложенному образцу.

Заключение

После того, как виза получена, смело отправляйтесь в путешествие. При пересечении границы иностранного государства у вас спросят о цели путешествия и могут попросить брони отелей. Вместе с бронями отелей предъявляйте пограничнику свой маршрутный лист. Он поможет вам разъяснить как цель поездки, так и план вашего путешествия. Желательно придерживаться пунктов маршрутного листа, но вы вправе немного изменить его. Но выезд с территории иностранного государства возможен строго в сроки действия визы. Иначе в следующий раз при подаче на визу могут возникнуть проблемы, либо вы просто получите отказ в выдаче визы. Удачного путешествия!

Похожие записи

Понятия и определения Кому и зачем нужен загранпаспорт, что это вообще такое? 288 30.03.19 Понятия и определения Какие существуют виды миграции населения? 279 23.02.19 Понятия и определения Что такое ПМЖ и чем оно отличается от ВНЖ? 622 22.02.19 Понятия и определения Как правильно составить приглашение для иностранного гражданина в РФ? 365 22.02.19 Понятия и определения Кто такие апатриды и бипатриды? 625 16.02.19 Понятия и определения Что такое гражданство? 451 16.02.19 Показать содержание

Образец заполнения путевого листа ИП

Чтобы заполнить путевку для легковой машины правильно, необходимо заранее ознакомиться с унифицированным образцом.

Бланк для ИП должен отражать следующие данные:

  • наименование;
  • хронологический номер;
  • дата заполнения;
  • период действия;
  • сведения о законном владетеле автомобиля – Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, телефонный номер, адрес, регистрационный идентификатор ИП;
  • информация об автомобиле – разновидность ТС, модель, марка, госномер, отметки о техосмотре, дата/время выхода на линию и возвращения, показатель одометра;
  • сведения о перевозке – например, «городской, легковое такси»;
  • данные водителя – Ф.И.О., номер удостоверения, отметка о проведенном медосмотре.

Бланк должен быть заверен подписями всех ответственных лиц. Отсутствие хотя бы одной из них – это аргумент к признанию документа недействительным.

Скачать бланк путевого листа на легковой автомобиль

Образец заполнения путевого листа юридического лица

Образец формуляра для юридического лица содержит те же сведения, что и путевка легкового авто ИП. Однако раздел о собственнике машины необходимо заполнить несколько иначе.

Следует указать:

  • полное наименование предприятия;
  • адрес местонахождения;
  • телефонный номер;
  • организационно-правовую форму;
  • регистрационный номер.

Также потребуется заполнить графу о том, в распоряжение какого сотрудника или отдела передан автомобиль. Например, это может быть отдел продаж или директор.

Юрлицам проще всего оформлять путевки на заранее разработанном и распечатанном бланке. Потому как ежедневная выписка подобных документов вручную занимает довольно много времени. К тому же нередко организации и предприятия вносят в форму дополнительные реквизиты. Обычно последние касаются расхода горючего. Также это могут быть дополнительные отметки об опозданиях, простоях, заездах автомобиля в гараж.  

Штраф за отсутствие путевки

При остановке на дороге сотрудники ГИБДД вправе запросить у водителя путевой бланк для проведения проверки. Его отсутствие выступает основанием для назначения штрафа в рамках ст. 12.3 КоАП РФ. Сумма взыскания – 500 рублей. Также на усмотрение инспектора может быть вынесено предупреждение.

Наказание за отсутствие обязательных отметок об осмотре медиком или техническом контроле легкового авто предусмотрено ст. 12.31.1 КоАП. Сумма взыскания за подобное нарушение составляет 30 тыс. рублей для ИП и организаций плюс 5 тыс. рублей – для должностных лиц.

С 1 января 2021 года действует новая форма маршрутного листа для автомобилей легкового типа. Корректировки внесены Приказом Минтранса № 368 (от 11.09.2020 года). Прежний формат путевого документа больше недействителен. Потому организациям и ИП рекомендовано заменить бланк либо разработать собственный в соответствии с новыми требованиями. Отсутствие путевки карается по ст. 12.3 КоАП РФ. Штраф составляет 500 рублей либо устное предупреждение. За неверное оформление бланка ИП и юрлицу может быть назначено денежное взыскание в размере 5-30 тыс. рублей. Здесь действует ст. 12.31.1 КоАП.

Скачать

Скачать образец бланка маршрутного листа

Скачать образец бланка маршрутного листа в excel

На сегодняшний день маршрутный лист используется не так часто, как путевой. Однако иногда его наличие крайне необходимо. Часто их выписывают для точного определения маршрута, который нужно преодолеть для достижения определенной цели. Это может быть документально зафиксированная рекомендация логистов для грузоперевозчиков, вариант постановки боевой задачи у военных или напоминания торговому представителю, работающему на доставке, обо всех пунктах разгрузки в порядке достижения. Отдельный маршрутный лист выписывается на колонну.

Кому нужны маршрутные листы

Документ не является унифицированным, поэтому его использование позволяет достигать самых различных целей. Естественно, при этом каждая организация (или индивидуальный предприниматель) разрабатывает свою форму, максимально отвечающую поставленным задачам.

Заполнять его приходится на сотрудников, которые имеют разъездной характер работы. В каждом случае там указывается цель поездки и ее точный маршрут, включая и время, отведенное на поездку. Во многих случаях вместе с приложенными первичными документами маршрутный лист становится подтверждением расходов сотрудника и основанием для выдачи ему компенсации.

Кроме того, при помощи дополнительного документа, отчета о проведенной работе по выданному листу, можно делать расчеты о полученных средствах (товаре, продукции), или о собственной задолженности по обязательствам. Предлагается образец бланка:

Есть несколько отличий от путевого листа:

  • и для легковых, и для грузовых автомобилей маршрутный лист, в отличие от путевого, может иметь произвольную форму (при выполнении некоторых обязательных условий);
  • в документе не указывается количество горючего или километраж;
  • для грузового и легкового автомобиля выписывается маршрутный лист по одинаковой форме;
  • путевые листы должны выдаваться на все автомобили, маршрутные по производственной необходимости;
  • маршрутные листы сохраняются до первой внутренней проверки, чаще всего ежеквартальной, хотя сдаваться должны, как и путевые листы, в течение трех суток. Путевые листы хранятся 5 лет и относятся к документам строгой отчетности. Маршрутные уничтожаются после оформления акта приема.
  • этот тип документов не оформляется  на водителей легковых автомобилей, если они обеспечивают работу должностных лиц, оперативных и дежурных служб.

Что нужно для функциональности бланка

Законодательство позволяет менять форму. Составляя его самостоятельно, следует учитывать в зависимости от потребностей предприятия (учреждения, ИП):

  1. Наличие обязательных данных, требуемых законодательством название документа, его выходной номер и срок действия, данные на водителя, транспортное средство и его собственника.
  2. Начальная и конечная точка маршрута.
  3. Возможность отследить цель поездки.
  4. Подписи ответственного лица, бухгалтера и самого водителя.

При этом нет зависимости от типа автомобиля грузового или легкового.

Естественно, в зависимости от направления деятельности меняются графы. В частности, предприниматели и торговые представители часто работают с доставкой товара. В их варианте бланка должны быть графы не только с адресами доставки, но и для учета документов, по которым отпускается груз, для подписи получателями, а иногда и для средств, которыми оплачивают привезенный товар.

В любом случае полезной может быть графа «Примечание», в которой можно прописывать вынужденные отклонения от маршрута, невыполненные поставки, отсутствие оплаты, возвраты и прочее.

Специализированные грузовые транспортные средства часто работают с почасовой оплатой. Иногда водители обеспечивают работу специалиста с таким типом оплаты. В таком случае разумно использовать графы для часов использования транспортной единицы по каждому конкретному отрезку маршрута.

Образец составления бланка маршрутного листа для торгового представителя, работающего с поставками, можно скачать бесплатно по ссылке ниже.

Некоторые детали заполнения

  1. Все, что не касается непосредственно работы водителя, заполняет ответственное лицо (начальник учреждения, отделения).
  2. Водитель заполняет свою часть бланка непосредственно по выполнению каждой части порученной работы, отображая свою деятельность в документальной форме.
  3. Если на автомобиле работают несколько водителей, маршрутный лист оформляется на каждого в отдельности. Это касается как легковых, так и грузовых автомобилей.
  4. Временем действия может быть как часть дня, так и длительный срок в несколько недель, в зависимости от цели поставленной задачи.
  5. По окончании работ водитель сдает маршрутный лист вместе с первичными документами, заполняя при этом графу «Примечание».
  6. После проверки документов, заполняется «Акт выполнения работ», после чего маршрутный лист закрывается. При этом его подписывают ответственное лицо, водитель и бухгалтер.

Отличный видеоурок по заполнению маршрутного листа торговым представителем можно посмотреть бесплатно по ссылке:

Маршрутный лист оказывает значительную помощь не только при ведении расходов и планировании рабочей деятельности сотрудников, но и значимо помогает в оптимизации труда, эффективном использовании грузовых и легковых автомобилей. Для торговых представителей это еще и возможность систематизировать своих клиентов по разным категориям.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий