Когда издается и как оформляется приказ на отпуск сотрудников в 2021 году?

Опубликовано 2015-03-21 20:21 пользователем

image

Из этой статьи вы узнаете:

  • где скачать образец приказа на отпуск;
  • где скачать бланк приказа на отпуск;
  • какая форма приказа на отпуск существует;

Образец приказа на отпуск: как оформить приказ на отпуск

Существует утвержденный бланк «Приказ на отпуск» в двух модификациях:

  • форма приказа на отпуск № Т-6 (этот бланк приказа на отпуск применяется, если отпуск у одного работника);
  • форма приказа на отпуск № Т-6а (этот бланк приказа на отпуск используется, если оформляется отпуск нескольким сотрудникам).

Схема. Виды отпусков, по которым осуществляется оформление приказа на отпуск

Пример

Экспедитор ООО «Луч» Иван А. кроме основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 10 календарных дней за ненормированный рабочий день. То есть общая продолжительность отпуска, положенного Ивану, составляет 38 календарных дней. Работник по соглашению с администрацией разделил отпуск таким образом: 18 дней решил взять в феврале, 14 дней – в июле, а оставшиеся 6 календарных дней – в сентябре. Кадровик задумался над вопросом: «Как написать приказ на отпуск?». В итоге он оформил три приказа – февральский, июльский и сентябрьский. Образец заполнения приказа на отпуск с комментариями представлен ниже.

Разберемся, как составить приказ на отпуск в ситуации, представленной в примере. Нам понадобится бланк приказа на отпуск (форма № Т-6). Заполнение приказа на отпуск будет следующим.

1. Февральский приказ. Отпуск, зафиксированный в нем, целиком можно отнести к основному, поэтому особых проблем с оформлением нет (в пункте Б. поставим прочерк).

Образец заполнения приказа на отпуск (форма № Т-6). № 1

Образец приказа на отпуск (форма № Т-6). № 2

Образец приказа на отпуск (форма № Т-6). № 3

Форма приказа о предоставлении отпуска: запоминаем нюансы оформления

Первое. Название отпуска пишем так, как указано в трудовом законодательстве или в локальных нормативных актах организации (например, если в коллективном договоре предусмотрены целевые дополнительные отпуска). Смотрите образец № 3 (приказ на отпуск).

Второе. Заполняя приказ на отпуск, период работы указываем только при оформлении ежегодных отпусков. Другие отпуска (например, учебный) предоставляем без учета проработанного периода. Смотрите образец приказа на очередной отпуск и учебный отпуск (№ 4).

Образец приказа на отпуск (форма № Т-6). № 4.

зарплаты. Все это может изменить период, за который полагается отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Третье. Дата приказа на отпуск должна быть ранее даты самого отпуска с учетом того, что сотрудника надо ознакомить с приказом, передать документ в бухгалтерию для своевременного расчета и начисления отпускных.

Приказ на отпуск: как оформляем, если отпуск за свой счет?

Приказ на отпуск без сохранения заработной платы составляется с использованием унифицированной формы № Т-6. Правила оформления такого документа такие же, как и в случае ежегодного отпуска. Смотрите образец «Приказ на отпуск без сохранения заработной платы» ниже.

Образец. Приказ на отпуск без сохранения заработной платы (форма № Т-6)

Редакция журнала «Кадровое дело»

Рубрика: 

Содержание статьи:

  •  Как составить приказ о предоставлении отпуска?
  • Скачать приказ на отпуск

Приказ на отпуск – это кадровый документ, согласно которому работнику предприятия предоставляют отпуск.

Согласно действующему законодательству, основанием для составления приказа должен быть:

  • график предоставления отпусков предприятия (структурного подразделения);
  • заявление работника с резолюцией руководителя;
  • записка-расчет, составляемая кадровым работником.

В особых случаях к приказу необходимо приложить ряд других документов:

  • свидетельство о рождении ребенка (декретный отпуск);
  • справка-вызов с места учебы (учебный отпуск).

 Как составить приказ о предоставлении отпуска?

Приказ о предоставлении отпуска имеет установленную форму, но все же может составляться и в свободной форме. Для примера можете скачать бланк приказа на отпуск (в свободной форме). Проанализируйте предложенный документ и сопоставьте с установленной формой. Для этого можно скачать форму приказа на отпуск (форма №Т-6). Каждый кадровик, а именно этот работник составляет данный документ, вправе определить для себя удобную форму самостоятельно. Желательно, чтобы она стала общепринятой по предприятию.

Заполняя бланк установленной формы, необходимо указать следующие данные:

  • название предприятия;
  • номер и дата издания документа согласно Журналу регистрации;
  • ФИО, табельный номер, должность и структурное подразделение работника;
  • рабочий период, за который предоставляется отпуск (с…по…);
  • количество дней отпуска, а также период предоставления (с…по…).

Подписывать приказы имеет право только руководитель предприятия. На приказе также должна быть подпись работника в знак ознакомления с документом.

Для наглядного примера предлагаем скачать образец приказа о предоставлении отпуска (форма №Т-6).

Если в отпуск необходимо отправить сразу несколько работников, то вам необходимо скачать пример приказа о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) и разобрать нюансы на конкретном примере.

Скачать приказ на отпуск

Скачать бланк приказа на отпуск (в свободной форме)

Скачать образец приказа о предоставлении отпуска (форма №Т-6)

Скачать форму приказа на отпуск (форма №Т-6)

Скачать пример приказа о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а)

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаОтпуск Помимо ежегодного отпуска на работе наемному персоналу предоставляется возможность получить свободные дни на различные цели. Отпуска могут быть как оплачиваемыми, так и без начисления зарплаты. Для получения любого из видов отдыха необходимо соблюсти определенную процедуру. Ключевым документом в ней является приказ о предоставлении отпуска.

Оглавление: 1. Приказ на отпуск 2. Оформление приказ 3. Пример приказа на отпуск

Приказ на отпуск

Любой вид отпуска предоставляется наемным сотрудникам после издания приказа и ознакомления работника с этим документом. Основаниями для такого документа могут быть график ежегодных трудовых отпусков или заявление желающего получить внеплановый отдых сотрудника.

График составляется заранее на весь год, и кадровое подразделение по мере необходимости подготавливает распоряжение руководства на очередного работника.

В случаях, когда дни отдыха понадобятся кому-либо из наемного персонала в незапланированный период, необходимо написать заявление, после рассмотрения и одобрения которого, издается подобный приказ.

По заявлению предоставляют отпуска:

  1. Ежегодный – при несовпадении периода его предоставления с утвержденным графиком, либо его отсутствие в нем.
  2. Без выплаты зарплаты – в случае возникновения непредвиденных обстоятельств либо определенных событий в жизни сотрудника.
  3. Учебный – в соответствии с документами, подтверждающими сроки промежуточных и государственных экзаменов.
  4. Декретный – первую часть наниматель обязан дать сотруднице после получения больничного по беременности и родам. Вторая часть, по уходу за ребенком, может быть получена при наличии свидетельства о рождении ребенка.

Сроки издания этого документа не оговорены в законодательстве, но при подготовке приказа на отпуск необходимо учитывать два момента.

Во-первых, о запланированном отдыхе сотрудникам необходимо напомнить не позднее, чем за две недели до его начала. Зачастую компании, чтобы не увеличивать документооборот, используют для предупреждения работников процедуру ознакомления с приказом, как уведомление об очередном отпуске.

Во-вторых, при запланированном периоде отдыха, необходимо начислить и выплатить положенные денежные средства не менее чем за три дня до начала отпуска. Бухгалтерия может сделать это только на основании соответствующего распорядительного документа за подписью руководителя или собственника фирмы. Поэтому приказ на отпуск должен быть изготовлен не позднее трех дней до начала отдыха сотрудников.

Оформление распоряжения об отпуске

Форма этого документа аналогична любым другим распоряжениям руководства по кадровым вопросам. В настоящее время не существует единого образца для приказа об отпуске. Можно использовать разработанный статистическим ведомством бланк Т-6 (Т-6а), либо на его основе создать шаблон документа, учитывающий специфику компании.

Скачать образец приказа о предоставлении отпуска.Некоторые ведомства разрабатывают единые формы кадровых документов для подчиненных организаций.

В таком случае необходимо использовать утвержденный шаблон, а не адаптировать его под каждую компании по отдельности.

В тексте документа указывают:

  • вид отдыха (трудовой, дополнительный, без оплаты и т. д);
  • продолжительность отсутствия сотрудника в днях;
  • дату начала отпуска;
  • рабочий период (для трудового отпуска);
  • основание для его получения.

В тексте приказа на отпуск дополнительно можно указать лицо, которое будет исполнять служебные обязанности за отсутствующего сотрудника. Такое дополнение актуально в том случае, когда в должностных обязанностях либо трудовом соглашении других сотрудников такое временное совмещение обязанностей не оговорено.

Одним приказом на отпуск можно оформлять несколько видов отдыха.

Например, сотрудница собирается в декретный отпуск и хочет использовать до его начала положенные дни ежегодного отдыха. При наличии всех необходимых бумаг, можно издать один распорядительный документ.

В этом виде приказа также можно совмещать выделение отпуска нескольким работникам. При занесении в текст документа данных о работниках разрешено воспользоваться табличной формой.

Распоряжение об отпуске подписывает руководитель фирмы. В том случае, когда отдых необходим директору компании, такой приказ также издается от имени директора. При отсутствии руководителя, такие документы подписывает один из его заместителей или другое уполномоченное лицо.

После издания этого распорядительного документа, с ним ознакамливают заинтересованных сотрудников, а кадровое подразделение вносит в формы по учету рабочего времени соответствующие отметки об отсутствии работника в определенный период.

Распорядительные документы о предоставлении отпуска необходимо хранить в течение длительного периода (не менее 75 лет). Это связано с тем, что некоторые периоды отдыха учитываются при дальнейшем расчете пенсионных выплат, либо подтверждают условия труда, дающие право на досрочное получение пособия.

Пример приказа на отпуск

Научный учебно-производственный комбинат «Северин»

г. Многоорск

17.10.2021 года № 256/к

ПРИКАЗ

О предоставлении трудового и учебного отпусков Мароковской П. Д.

В соответствии с графиком ежегодных трудовых отпусков сотрудников НУПК «Северин» № 289 от 30.12.2017 года и заявлением работника от 12.10.2021 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

Предоставить заместителю начальника отдела рекламы Мароковской П. Д.:

11 календарных дней трудового отпуска, начиная с 06.11.2021 года, за рабочий период с 01.12.2017 года по 01.12.2021 года.

22 дня учебного отпуска, начиная с 19.11.2021 года, в связи со сдачей государственных квалификационных экзаменов в ГУО «Пензенский технологический институт».

На время отсутствия назначить исполняющим обязанности заместителя начальника отдела рекламы, специалиста того же отдела Коробухина Н. Л., с установлением соответствующих доплат к заработной плате работника.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Апричкина М. В. и главного бухгалтера Головченко В. С.

Приложения:

Копия графика отпусков от 30.12.2017 года № 289.

Заявление Мароковской П. Д. от 12.10.2021 года.

Директор Бермудовский Е. Г.

С приказом ознакомлена Мароковская П. Д. 18.10.2021 года.

Приказ на отпуск является ключевым документом в процедуре оформления такого вида отдыха для наемного персонала. Только после его издания и ознакомления с ним работник может считаться находящимся в одном из видов отпусков, а кадровое подразделение может внести в табель учета рабочего времени соответствующие отметки об официальной причине отсутствия сотрудника.

Каждый работник должен отдыхать минимум 28 дней в году. При этом отпуск в полном размере оплачивается работодателем. Для его наступления нужно составить несколько документов, одним из которых является приказ о предоставлении отпуска.

Граждане РФ обладают правом деления своего оплачиваемого отпуска на несколько частей. Каждый раз при этом оформляется приказ.

Содержание

На основании каких документов составляется?

Чтобы оформить приказ нужно иметь один из следующих документов:

  • график Т-7, утвержденный руководителем с помощью приказа;
  • заявление работника, написанное в случае, когда отдых предоставляется не по графику, или его временные рамки не закреплены расписанием.

Если сроки отдыха прописаны в графике, то писать заявление работнику не нужно.

Важно! Составление приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска официально трудоустроенным сотрудникам регулируется и регламентируется положениями статей 114-128 Трудового кодекса Российской Федерации.

Вторая часть ст.123 ТК РФ говорит о том, что соблюдение графика отпусков является обязательным как для работодателя, так и для сотрудников.

Здесь же говорится о том, что новые сотрудники могут уйти в оплачиваемый отпуск после того, как отработает минимум шесть месяцев.

Действующее законодательство РФ позволяет заменить дополнительные неиспользованные дни оплачиваемого отпуска денежной компенсацией по согласованию с работодателем. Этот пункт также учитывается в процессе оформления приказа. Замена проводится на основании заявления на выплату компенсации от работника и издания приказа такого образца.

Подготовить приказ нужно за 3 дня до начала отдыха или раньше. Это позволит своевременно рассчитать отпускные и выплатить и сотруднику.

Нарушение срока выплаты может привести к:

  • штрафу;
  • начислению в пользу сотрудника компенсации за каждый просроченный день;
  • отказу работника уходить в отпуск и требование переноса отпускного срока.

Чтобы этого избежать, лучше заранее подготовить документ.

На время отсутствия основного сотрудника назначается другой работник на основе приказа о замещении.

Какую форму использовать?

Для составления приказа об ежегодном отпуске одного сотрудника используется общепринятая унифицированная форма Т-6. В случае, если процедура оформления выполняется сразу на нескольких работников одновременно, то используется бланк Т-6а.

Действующее законодательство не регламентирует использования именно указанной формы. Работодатель может использовать бланк, разработанный локальными нормативными актами компании.

Как правильно оформить?

В большинстве случаев, приказ заполняется по форме Т-6. Она удобна, соответствует нужным стандартам, позволяет оформлять одновременно несколько видов отпусков, быстро заполняется.

Процесс оформления обладает уникальными особенностями и нюансами заполнения и состоит из нескольких частей.

Рекомендуем также прочитать: Как оформить отпуск директора приказом?

Нумерация и дата составления

Согласно третьей части ст.123 Трудового кодекса Российской Федерации, приказу о предоставлении ежегодного отдыха сотруднику должен быть присвоен уникальный порядковый номер в пределах года при регистрации в специальном журнале. В пределах одного отчетного года не должно быть одинаковых номеров. Нумерация с нового года начинается заново.

Кроме цифр, в нумерации могут использоваться символы, буквы. Это позволит при одном взгляде на номер приказа понять, о чем он. Как правило, в отношении отпусков к цифровому порядковому номеру через дефис или дробь добавляется буква, например, «О» или «ОТ».

Дата составления должна соответствовать текущем дню, при этом конкретные сроки отпускного периода прописываются в теле приказа в специальном разделе. Дата оформления не обязана совпадать с днем начала отдыха.

Основание

В унифицированной форме не предусмотрено поле для указания документального основания для оформления очередного отпуска.

Обычно эта информация прописывается вручную над утверждающей подписью директора.

В качестве основания для составления и заполнения бланка Т-6 выступает либо график, либо заявление сотрудника.

Реквизиты каждого из этих документов можно внести в тело распоряжения.

Основная часть

В основной части есть три раздела: А, Б и В. Заполнить нужно либо два из них: А и В, либо все три.

Важно! Раздел А заполняется для ежегодных оплачиваемых отпусков, Б — для всех прочих, В — подводится итоги.

Унифицированный бланк Т-6, в содержании которого отражаются будущие отпуска сотрудников организации, должен содержать в себе следующие основные данные:

  • полное название компании;
  • ФИО сотрудника, должность, подразделение;
  • отработанный период работы, за который предоставляется отдых;
  • в разделе А заполняется календарное число предоставляемых дней, сроки начала и окончания отдыха;
  • в разделе Б указывать ничего не нужно, кроме случая, когда к ежегодному отпуску добавляется другой его вид;
  • в разделе В — либо повторяется информация из раздела А, либо суммируются данные по разделам А и Б;
  • подпись непосредственного руководителя и дата подписания документа.

Период работы

В унифицированной форме Т-6 имеется поле «за период работы», сюда вносится рабочий год сотрудника, за который предоставляется очередной отпуск.

Указывается именно рабочий год, а не календарный. Рабочий год считается с момента трудоустройства. Если в него попадают исключаемые периоды — прогулы, отстранения, то его окончание сдвигается.

Если отработано менее года, то указывается фактический период работы.

Ставится ли печать?

Печать в кадровом приказе о предоставлении оплачиваемого очередного трудового отдыха ставить не обязательно.

Документ будет считаться утвержденным руководителем, если на нем будет присутствовать подпись директора в нижнем поле.

При желании руководитель может поставить печать, приказ от этого не будет оформлен с нарушением.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-6

Ниже приведены бланки Т-6 и Т-6а и образец оформления унифицированной формы приказа Т-6 при предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха сотрудникам длительностью 28 календарных дней, скачать его можно  бесплатно в формате word.

Бланк форма Т-6 — word.

Образец заполнения о предоставлении очередного отдыха работнику в 28 дней — скачать:

Если попадают праздничные дни

Государственные праздничные дни не идут в учет при расчете срока оплачиваемого отдыха.

Если бы сотрудник организации не уходил в этот момент в отпуск, то он в любом случае бы не работал в праздник и не получил бы за этот день заработную плату.

Если выходные праздничные дни попадают в отпускной период, то он просто автоматически продляется на их число.

Важно! Если праздничный день попал в период отдыха сотрудника, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Образец распоряжения о предоставлении отпуска работнику с праздничными днями выглядит точно так же, как и представленный выше пример. Указывается календарное число дней — например, 28. А срок окончания приводится с учетом продления.

Например, при уходе в отпуск 1-го марта в 2018 году работник получит отпускное вознаграждение за 28 дней отпуска, в приказе будет указано 28 дней, однако по факту сотрудник будет отдыхать 31 день, так как его отпускной период закончится 31 марта. Это происходит из-за Международного Женского Дня, во время прохождения которого в 2018 году добавляются два выходных праздничных дня — 8 и 9 марта.

Где хранятся?

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков хранятся в архиве организации, в которой работают сотрудники, или же в их личных делах.

Причем должны сохраняться не только оригиналы документов, но и внесенные дополнения, заявления о предоставлении отпусков за «свой счет» и т.д.

Сроки хранения в организации

В соответствии с действующим законодательство Российской Федерации, распорядительная документация, связанные с отпусками сотрудником, должна храниться в архиве организации как минимум пять лет.

В случае, если в процессе деятельности компании составляются личные дела, отпускная документация приобщается к их материалам. Срок хранения такого документа составляет пятьдесят лет (если он был оформлен после 2003-го года) и семьдесят пять лет (если он был оформлен до 2003-го года).

Как оформить приказ на отпуск по форме Т-6, что нужно знать, какие моменты учесть — подробно о предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха смотрите в видео:

Уход сотрудника в ежегодный отпуск всегда оформляется приказом. Рекомендуется заполнять типовой бланк Т-6, но можно оставить и свой собственный документ, утвердив его в учетной политике.

Основанием для оформления выступает утвержденный в компании график, а при его отсутствии или несовпадении отпускных дат с указанными в графике пишется работником личное заявление.

Приказ на отпуск составлен правильно, если из него можно получить информацию о том, оплачивается работнику отпуск или нет, какой отпускной период погашается, о типе отпуска – основной и/или дополнительный, а также о дате начала и окончания отдыха. Если такой информации нет, она неполная или двусмысленная, у работника возникнет ряд проблем: с доходами за отчетный период, с подсчетом следующих отпусков и с определением размера компенсации за неиспользованные дни отдыха при увольнении.

Поэтому, даже скачав в Сети приказ на отпуск, внимательно изучите представленный образец, соберите всю необходимую информацию о работнике и только после этого оформляйте документ и отдавайте его на исполнение.

Как оформляется приказ на отпуск?

Приказ на отпуск – решение администрации предприятия о предоставлении работнику основного/дополнительного, оплачиваемого/неоплачиваемого отпуска. Если оплачиваемые отпуска оформляются вместе (основной и дополнительный), то для них составляется общий приказ. Отдых предоставляется на основании заявления сотрудника на отпуск либо на основании графика об отпусках, составленного администрацией.

image
Образец графика отпусков

Информация о том, как оформить приказ на отпуск, может понадобиться сотруднику отдела кадров для правильного составления документа или же самому работнику, который намерен проверить, не нарушил ли работодатель его право на отдых.

У отдела кадров или заменяющей его службы есть три основных варианта получить бланк приказа на отпуск:

  • взять из специальной программы (1С, Парус, Инфософт и т.д.);
  • составить по шаблону, утвержденному локальными актами предприятия;
  • скачать из Интернета унифицированный или обычный документ.

Формирование документов в единой бухгалтерской программе – оптимальный вариант, поскольку воедино связывает все события по персоналу, подсчету рабочего времени и оплате труда (от журнала учета трудовых книжек до всех актуальных изменений и дополнений к трудовому договору). Но если у вас небольшой штат и до этого кадровая работа не велась, тогда можно использовать актуальные образцы из Интернета.

Смотрите также:  Заявление в прокуратуру о проведении проверки – что это?

image

Работнику, который намерен проверить, правильно ли составили приказ о предоставлении ему отпуска, недостаточно изучить один только образец из Сети. Нужно знать правила учета рабочего времени и времени отдыха по предприятию.

Важно: сотрудник, который считает, что приказ руководства нарушил его трудовые права, может обжаловать противоправные документы в судебном порядке и просить суд отменить неправомерное решение администрации.

В соответствии со ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» в России отсутствуют обязательные типовые формы трудовых приказов, в том числе и на отпуск. Предприятие может разрабатывать свои шаблоны, которые соответствуют общим требованиям трудового и налогового законодательства.

Подготовительная работа перед оформлением приказа:

  1. Работнику нужно написать заявление на отпуск, в котором указываются тип отпуска (основной, дополнительный, без оплаты и т.д.), период отдыха и желаемая дата начала отпуска.
  2. Руководитель предприятия ставит на заявлении визу «В приказ», дату визирования и подпись.
  3. Работник отдела кадров на основании заявления изучает, какой отпуск положен работнику.
  4. Если отпуск не положен, то составляется докладная и направляется администрации.
  5. Если просьба работника обоснована, тогда отдел кадров определяет отпускной период, за который предоставляется отпуск, и оформляет приказ.

Важно: если нет заявления работника, визы руководителя или сотрудник еще не заработал право на отдых, то составлять приказ на отпуск нельзя.

Бланк приказа на отпуск — скачать бесплатно

Если вы допустили в приказе ошибки, связанные с датой начала и окончания отпуска и с количеством дней отдыха, исправляйте только до того момента, пока работник не ушел в отпуск. Неточности в определении отпускного периода, в наименовании должности и другие можно исправлять в любой момент.

Все приказы доводятся работнику под подпись, нумеруются, а их оригиналы хранятся в личном деле сотрудника вместе с документами о приеме на работу, характеристикой с места жительства (в случае необходимости), автобиографией и т.д.

Важно: по просьбе работника отдел кадров обязан выдать заверенную копию приказа.

Подводим итоги

Для оформления приказа на отпуск необходимо иметь заявление работника или график отпусков по предприятию, знать отпускной период, который сотрудник будет отгуливать, и определить общее количество дней отдыха.

Эти данные вносятся в унифицированную форму приказа на отпуск Т-6, либо составляется индивидуальный распорядительный документ администрации (приказ/распоряжение).

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий