Авансовый отчет по командировке. Форма авансового отчета

Бухгалтерия в любой организации подразумевает оформление финансовой отчетности за любые осуществленные операции. Поручения сотрудникам, которые даются согласно распоряжениям руководства, требуют денежных средств (аванса). Эти средства должны возместить все расходы, затраченные на выполнение полученного задания. Однако, сотруднику впоследствии требуется предоставить оправдательные и подтверждающие документы, чтобы подтвердить целевое расходование полученного аванса. Форма отчета, который подается работником, устанавливается внутри предприятия и называется авансовый отчет.

Что это такое?

Авансовый бухгалтерский отчет — документ, заполнение которого требуется для подтверждения бюджетных средств, которые были израсходованы работником во время командировки или другого служебного задания.

Бухгалтерия компании обязана выпустить приказ, который включает в себя перечень сотрудников, имеющих право на получение денег на хозяйственные потребности под отчет.

Виды отчетности

Отчет необходимо составить и оформить, согласно установленного на предприятии образца, и подать в бухгалтерию. Он обязан подкрепляться первичными документами, которые отображают, что средства были потрачены по целевому назначению. Выдача наличных денег под отчет выполняется посредством кассы предприятия согласно расходного кассового ордера, содержащего назначение предоставляемых денежных средств.

Срок, на который выдаются деньги, должен быть утвержден в указанном приказе. Поданный лицом отчет, проверяется ответственными сотрудниками бухгалтерии компании или учреждения, а после утверждается доверенным лицом или руководителем лично. Документ является основанием для списания выданного аванса. Неиспользуемые денежные средства, которые сохранились в виде остатка, следует вернуть обратно в кассу.

Если остаток от предоставленных денег не был своевременно возвращен, аналогичная сумма удерживается с заработной платы.

Независимо от назначения, работник, получивший денежные средства, обязан указать и оформить в документе:

  • денежную сумму, которая была получена под отчет;
  • перерасход или остаток средств;
  • фактически выполненные расходы.

Отчет не принимается без подтверждающих документов, в которых указаны траты (чеки, квитанции).

Авансовый отчет может иметь бланк или образец, который установлен и утвержден внутри компании. Однако, такое новшество появилось только с 2013 года. До этого времени, требовалось обязательно соблюдать форму АО-1, которая регламентировалась постановлением Государственного комитета статистики, номер 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1», выпущенное 1 августа 2001 года.

Изменения в правилах

С 2013 года действует статья девятая Федерального закона РФ № 402, которая выпущена 6 декабря 2011 года. Она называется «О бухгалтерском учете» и подтверждает возможность создания внутренней формы отчета для каждой организации.

В реальности большинство предприятий продолжает применять проверенную унифицированную форму АО-1.

Банк России выпустил указание «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11 марта 2014 под номером 3210-У. В нем говорится о порядке оформления и подачи утвержденного отчета.

Некоторые специфические указания отображены в положении про особенности отправления сотрудников в командировки по служебным целям, оно регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации № 479 от 13 октября 2008 года.

Кто оформляет

Указание номер 3210-У содержит все необходимые нормы и сведения об оформлении отчета. Информация о лицах, которые обязаны составить и сдать документацию, отображена в пункте 6.3, второй абзац.

Образец приказа о выдаче средств

В нем регламентирован следующий перечень:

  • сотрудники предприятия в первую очередь;
  • внештатные наемные работники, физические лица, с которыми предприятием были заключены гражданско-правовые соглашения. В качестве примера — контракт на оказание услуг или договор подряда). В письме от Банка России говорится, что такие лица во время заполнения и сдачи документа приравниваются к официальным сотрудникам предприятия.

Внештатный персонал обязан выполнять те же действия, аналогичные штатному в правилах окончательного расчета и получения средств.

Кто может получать

Получать деньги для выполнения рабочих задач или командировки может любой сотрудник компании. Для этого, ему обязано быть поручено официальное дело от руководства, которое требует расхода средств. Перед обращением в кассу, необходимо заполнить заявление на возмещение.

Строго регламентированной необходимости оформлять перечень работников, которые имеют право получать деньги под отчет, не существует. Предприятие не должно создавать такой перечень.

Для упрощения процедуры, есть возможность отобразить такие лица в локальном нормативном акте. Такой акт может выглядеть как вписанный раздел в положение про документооборот на предприятии или выпускаться в виде специальной документальной инструкции по составлению отчета.

Заявление

Получение наличных денежных средств представителем предприятия (подотчетным лицом), которые выделяются на расходы и потребуются для деятельности предпринимателя или юридического лица, оформляется бухгалтерией. Для этого заводится расходный кассовый ордер, на основании заявления получателя денег. Заполняется такой документ согласно произвольной формы, необходимо указание периода, на который деньги выдаются и количества наличных средств. Обязательно проставляются дата и подпись руководителя.

Заявление сотрудника содержит данные:

  • о сумме наличных денег для получателя и период, на протяжении которого они нужны. Заполняется работником;
  • подпись начальника должна подтвердить или откорректировать полученный запрос от подотчетного лица.

Важно! Дата и подпись начальника являются обязательными составляющими, согласно указанию 3210-У (пункт 6.3, первый абзац).

Прочие данные и информация прописываются в произвольной форме и не имеют обязательных указаний.

Необходимо, чтобы в заявлении были данные про отсутствие задолженностей у представителя компании, которому поручаются наличные деньги. Средства под отчет выдаются кассой только в случае полного погашения предварительно полученных выдач.

Сроки

Отчет, содержащий потраченные суммы, должен быть подан на протяжении трех рабочих дней:

  • после завершения периода, на который были получены средства;
  • со дня возвращения к работе, когда сотрудник вышел из отпуска или командировки.

Можно рассмотреть два примера правильного расчета.

Пример 1:

Наличные деньги представителю компании были выданы во вторник 15.05.2018 сроком в пять рабочих дней. Первый рабочий день завершается 16.05.2018 в среду, а пятый в понедельник 22.05.2018.

Получается, что на протяжении последующих трех рабочих дней со вторника по четверг период с 23 по 25 мая), отчет о потраченных деньгах обязан быть получен бухгалтерией.

Пример 2:

Наличные деньги переданы работнику для расходов на командировку, которая заканчивается в пятницу, 19 мая 2018 года. 22 мая, в понедельник, работник приступает к работе. Он имеет три дня (с 23 до 25 мая), чтобы подать отчет в отдел бухгалтерии.

Ограничения по срокам

Отдел бухгалтерии занимается проверкой поданных документов, после чего передает его на утверждение директора компании. Когда он окончательно утвержден, выполняется окончательный расчет с сотрудником на протяжении периода, который отображается в приказе.

Поданный документ должен быть проверен и утвержден на протяжении срока, который утверждается директором предприятия. Об этом говорится в пункте 6.3 Указания 3210-У.

Окончательный расчет производится либо возвратом представителем не потраченных денег в виде остатка, либо ему требуется возместить размер перерасхода, который был взят из собственных денег.

Правильное заполнение

Представленный вид отчета, в зависимости от формы, утвержденной компанией, заполняется тремя частями:

  • лицевая часть оформляется бухгалтером. В ней указываются реквизиты бумаги, дата и номер. Должны содержаться данные о компании и сотруднике, порученном ему авансовом платеже, данные про бухгалтерские счета и потраченные суммы, сведения о получении неизрасходованных денег или перерасходе. Бухгалтерские счета должны содержать списание и движение средств;
  • далее идет место отрывной расписки, которая свидетельствует о получении документа для проверки. Она также заполняется бухгалтером, отрезается и отдается работнику;
  • последняя составляющая часть является оборотной стороной формы. Данные в нее вносятся совместно. Подотчетное лицо указывает реквизиты документов, которые выступают как подтверждение трат, и отображает общую сумму расхода. Потом бухгалтер обязан вписать сумму, которая принимается для учета, а также бухгалтерский счет, согласно которого пройдет расход.

Поданный документ подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и самим подотчетным лицом. После этого, документ следует отправить на согласование руководителя. Для него имеется специальная область на основной стороне отчета.

Если в компании применяется электронный документооборот, то соответствующий отчет может подаваться и в цифровом виде. Подписывается и согласовывается он при помощи электронной цифровой подписи (согласно письма Министерства финансов РФ от 28 августа 2015 года, номер 03-03-06/2/48232).

На текущий период (сентябрь 2019 года) правила подачи отчетов не менялись. Он является обязательным для оформления.

Отчет

Следует рассмотреть пример подачи отчетности. Например, 21 января 2019 года, компанией ООО «Икс» были выданы денежные средства для подотчетного лица. Сумма составляет 20 тысяч рублей, за которые ему нужно купить пять сменных картриджей с краской для печати. Долгов за работником не числится. Приобретение было выполнено в указанный день, отчет подан 22 января, на следующий день.

Итоговая сумма, потраченная Смирновым, составила 18 950 рублей без НДС. Магазин не относится к упрощенной схеме налогообложения. Сумма, которая осталась, составила 1 050 рублей. Она была предоставлена в кассу во время подачи документа.

При таких условиях итоговый документ будет иметь вид, как на приведенном рисунке.

Обратите внимание! У документа есть оборотная сторона, которая представляет собой таблицу, в которой просто перечисляются документы, подтверждающие покупку Смирновым картриджей (например, накладная или чек).

Проводки

В бухгалтерии, согласно отчету, проводятся специальные проводки. Они имеют следующий внешний вид:

На дату выдачи денег под отчет

Дт 71, Кт 50. Подотчетному лицу выданы деньги;

На дату утверждения документа

  • дебет 10 (08, 20, 26, 44), кредит 71. Взяты на учет услуги, продукты, оплаченные работников. Это могут быть канцелярские товары, нотариальное обслуживание, расходы на командировку;
  • Дт 50, Кт 71. Сотрудник предоставил остаток неиспользуемых подотчетных средств;
  • Дт 71, Кт 50. Возвращен перерасход согласно отчета.

Расчеты с применением банковской карты

  • Дт 55, Кт 51,52. Выделены деньги для их использования по карточке компании;
  • Дт 71, Кт 55. Лицом сняты деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет);
  • дебет 73, кредит 55. Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами;
  • дебет 50, кредит 73. Внесены представителем наличные денежные средства для возмещения расходов;
  • дебет 70, кредит 73. Удержана из заработной платы та денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях.

Удержание из заработной платы

  • Дт 94, Кт 71. Отражены подотчетные суммы, невозвращенные в установленный срок;
  • Дт 70, Кт 94. Из зарплаты удержаны подотчетные суммы, невозвращенные в установленный срок.

Авансовый отчет является одним из важнейших документов бухгалтерской отчетности. Оформляется коллективно, в процессе участвует как подотчетный сотрудник, бухгалтер, так и руководитель компании. Законодательно установлены сроки подачи документа и время на его обработку. Необходимо знать порядок правильного заполнения бумаги, прикрепить прочие документы, которые подтверждают целевое назначение платежей. По результатам, выполняются проводки, в соответствии с применяемыми видами расчетов и оплат.

Автор статьи: Судаков А.П.

Иногда на предприятии складываются такие ситуации, когда сотрудникам выдают денежные средства для выполнения различных служебных поручений, причем эти средства не проводятся через документы на момент выдачи (кроме кассового ордера). Это может быть командировка работника, покупка канцелярии или запчастей для сломавшегося автомобиля. Чтобы подтвердить расходование средств, необходимо составить авансовый отчет (образец заполнения будет приведен ниже), согласно всем правилам. Допускать ошибки при его составлении нельзя, поскольку он является документом строгой отчетности. Рассмотрим, как правильно его составлять и что именно вписывать в бумагу.

Введение

Для начала разберем, что, вообще, представляет собой данный термин. Авансовым отчетом называется документ, основной задачей которого является подтверждение произведенного расхода денежных средств подотчетным сотрудником. То есть вся процедура выглядит следующим образом:

  1. Компания выделяет сотруднику денежные средства для выполнения какой-то задачи.
  2. Сотрудник приобретает товар или оплачивает услуги за выданную наличность, получая чек.
  3. Чек сдается в бухгалтерию или ответственному лицу, заполняется авансовый отчет, который впоследствии учитывается при ведении бухгалтерии.

image Авансовый отчет позволяет проконтролировать выделение средств компании

Заполнением документа занимается бухгалтер и работник, которому были выделены денежные средства. Документ имеет специальную форму, утвержденную Госкомстатом РФ№55 от 2001 года, она носит название АО-1 и является документом первичной отчетности.

Внимание: оформление документа начинает подотчетное лицо, которое вносит в него основные сведения. Затем он передается бухгалтеру, который вносит в него нужные реквизиты и дополнения, после чего передается руководителю компании для утверждения и подписи.

После того как бумага будет подписана руководителем, бухгалтерия закрывает задолженность и проводит приход товарно-материальных ценностей, причисляя ее либо к расходам, либо к погашению имеющихся задолженностей. При этом следует помнить, что согласно законодательству РФ, первичный документ не имеет стандартизированной формы, и руководитель компании имеет право его изменять по своему усмотрению. Но правила заполнения авансового отчета для бюджетных компаний несколько иные, они могут использовать только утвержденные бланки.

Нюансы составления

Рассмотрим некоторые тонкости составления данного документа. Так, он должен быть составлен не позднее, чем через три дня после выхода работника на рабочее место или после истечения срока, на который данные денежные средства выделялись.

Пример: сотрудник получил 3000 рублей на командировку. По возвращении с нее он выходит на рабочее место и в течение трех дней должен подать отчет в бухгалтерию. Возможна и такая ситуация: сотруднику выдали деньги в понедельник, 15 августа, с целью совершить покупку канцелярии для компании. Срок, на который были выделены средства — 2 дня, то есть за это время работник должен совершить покупку. Соответственно, задание должно быть выполнено до 17 августа включительно, а отчетность необходимо подать до 20 августа включительно (3 дня).

В случае если сотрудник должен был подать отчетность до 20 августа, но заболел и вышел на больничный, то норма о 3 днях переносится на момент выхода работника на рабочее место. К примеру, больничный занял 7 дней начиная с 18 августа. 24 августа он выходит на работу, и у него есть три дня для подачи отчетности. В случае если сотрудник затягивает положенные сроки, то на него могут быть наложены материальные санкции.

Как правильно заполнить

Разберем, как правильно оформить авансовый отчет. Он составляется по унифицированной форме на бланке АО-1. В отчет должны присутствовать такие данные:

  1. Количество выданных сотруднику средств.
  2. ФИО и должность лица, которому выдаются средства.
  3. О цели, на которые выделяются деньги.
  4. Данные о предыдущем авансе, если он был.
  5. Реквизиты и бухгалтерские пометки.

image Стандартная схема составления отчетности

Главное, чтобы документ ответил на такие вопросы:

  1. Был ли допущен перерасход.
  2. Вовремя ли была сдана отчетность, все ли подтверждающие документы предоставлены.
  3. Нет ли у подотчетного листа задолженности перед компанией.
  4. Нужно ли производить вычет из зарплаты для погашения имеющейся задолженности.

Внимание: список лиц, которым могут выдаваться авансы, утверждается руководителем. Не каждый сотрудник может получить деньги из кассы — если он не является подотчетным, то выдача запрещена.

Отчет состоит из одного двухстороннего листа. Главную, т. е. лицевую часть, обычно заполняет работник, поскольку там указывается информация, непосредственно касающаяся его персоны и данных, которые ему известны. В лицевой стороне указывается название организации, номер отчетности, ФИО сотрудника и другие данные о нем (должность, табельный номер), дата заполнения документа и назначение. Также с лицевой стороны присутствует табличка, в которую вносятся данные о предыдущих авансах. С оборотной стороны указываются документы, подтверждающие прохождение платежа (чеки, квитанции), а также общая сумма потраченных денег.

После того как документ был заполнен сотрудником, его передают бухгалтеру. Он прописывает в нем соответствующие суммы и счета, а также пометку о том, что отчет был проверен и не содержит ошибок. Сумма всегда указывается цифрами и прописью, после чего ставится подпись бухгалтера с расшифровкой (ФИО, должность), указывается перерасход и остаток, различные реквизиты и прочее. Данный документ составляется в единичном экземпляре, причем его можно заполнять как в традиционном бумажном виде, так и в электронном. Следует понимать, что если при составлении документа будут допущены ошибки и руководитель подпишет его без исправлений, то сотрудники налоговой могут не учесть его и признать выделенную сумму доходом с последующим доначислением НДФЛ и прочих взносов. Поэтому обязательно проверяйте документы перед тем, как их подписывать.

Что необходимо учитывать

В конце статьи мы приведем пример заполнения авансового отчета по командировке, а пока разберем детальнее пункты, которые нужно вносить в бумагу.

  1. ФИО работника. Согласно требованию законодательства, денежные средства в виде аванса могут выдаваться только тем сотрудникам, которые официально работают в компании на основании гражданского или трудового договора. Также, кроме ФИО, указывается должность работника.
  2. В пункт «Назначение аванса» в обязательном порядке необходимо внести реальные данные, которые должны совпасть с присоединяемым платежным документом.
  3. В пункт первички о расходах вносятся все необходимые даты и суммы, которые могут быть подтверждены чеками и квитанциями. Это докажет налоговикам, что вы реально отправляли человека в командировку, тратили деньги и пр. Следите, чтобы даты в первичке и чеках не различались, иначе все это может плохо кончиться.

Учтите, что отчетность можно исправить, если она еще не прошла в учет. Если учет состоялся, но ошибка была найдена, то документ можно аннулировать (это делает руководитель, поскольку он его утверждал). Рекомендуется не выбрасывать и не удалять неправильный бланк, чтобы при необходимости предоставить его налоговикам, как доказательство того, что ошибка была допущена.

Стандартный образец заполнения

Какие документы могут подтвердить, что средства действительно были потрачены в заданном объеме? Есть два варианта:

  1. Подтверждение по чекам товарным или накладным (то есть подтверждающие покупку).
  2. Подтверждение по оплате (кассовый чек или выписка с карты).

Внимание: авансовые средства выдаются сотруднику на основании поданного заявления. Срок сдачи отчетности регулируется компанией. Она может установить его хоть в 1 день, хоть в 50. Но лучше придерживаться классического срока в 3 дня.  

Также рекомендуется строго прописать сроки погашения задолженностей с обеих сторон. К примеру, если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдали, то он должен получить доплату в определенный срок. То же самое должно быть и в противоположной ситуации — если затраты оказались меньше выданного, то сотрудник должен вернуть «сдачу».

Спорные моменты

У бухгалтеров частенько возникают вопросы по различным нюансам, связанным с его оформлением. Рассмотрим несколько спорных моментов, касающихся данного документа:

  1. Работнику выдали 20 тысяч на покупку двух стеллажей для склада, но по такой цене товара не оказалось. Он приобрел два стеллажа за 25 тысяч, добавив 5 тысяч. В этом случае авансовый платеж оформляется на всю сумму сделки (25 тысяч), а сотруднику компенсируются его расходы на карту или через кассу (сотруднику нужно написать заявление и подтвердить его чеками).
  2. В случае если сотрудник занимается массовыми закупками, то аванс может выдаваться на несколько платежей. К примеру, техдиректор закупает канцелярию, обеды, оборудование и ездит в командировки 4 раза в месяц. Ему необязательно брать аванс перед каждым действием — он может получить определенную сумму в аванс, а затем отчитаться о ее расходовании и вывести в ноль, получив компенсацию при превышении или, наоборот, вернув средства в кассу предприятия. В этом случае обычно деньги выдаются на месяц, а отчетности демонстрируются с 1 по 3 число.
  3. Если сотрудник составляет два и более заявления на аванс, то он может отчитаться о них одним отчетом, если сроки позволяют это сделать. К примеру, сотруднику 1 августа выдали 10 тысяч для закупки стойки со сроком отчетности до 7 августа. Третьего числа он приобрел стойку, а пятого — уехал в командировку до 15 августа, получив на это второй аванс в размере 5 тысяч рублей. Соответственно, по приезде он составляет отчетность, в которую включает как первый платеж, так и второй, разбивая их по назначению аванса (хозяйственные и командировочные нужды).
  4. Если сотрудник не требует возмещения перерасхода, то необходимо подписать документ о прощении задолженности, после чего внести сумму во внереализационные доходы и отобразить, как прочие расходы. К примеру, увольняется гендиректор, который имеет долю в компании. Компания в последнее время была в тяжелой ситуации, поэтому гендир закупал некие товары за свои, в результате чего сформировалась задолженность. Он уходит, но не требует возмещения, чтобы не добивать компанию, поскольку у него доля в ней. Происходит прощение долга по договору.  

Мы перечислили основные сложные ситуации, которые могут возникнуть при оформлении документов. Надеемся, что теперь вы поняли, как правильно заполнять бумаги и каких ошибок следует избегать. По данной ссылке вы сможете скачать бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505 и заполнить его, подставив необходимые данные.

Зачастую организации для продуктивной хозяйственной деятельности направляют своих работников в командировки. Цель может быть разнообразной, это и переговоры с партнерами, поделиться опытом или наоборот приобрести знания, с проверками и другие. Все затраты берет на себя компания, и для отчета использованных денежных средств сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы, заполнив авансовый отчет по командировке.

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

  • Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
  • Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
  • Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
  • Оплата за проживание или аренду жилья;
  • Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

Отчитаться за использование денежных средств компании придется самому сотруднику. Как в этом разобраться, приведем пошаговую инструкцию по заполнению авансового отчета командировочных расходов:

  • В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
  • Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
  • «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
  • В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
  • В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
  • Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
  • Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
  • Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
  • Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
  • Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

  • Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
  • Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
  • Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

  • Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
  • Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
  • Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
  • Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
  • Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

Новые публикации

imageВ 2021 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

Что такое авансовый отчет?

Авансовый отчет – это документ, с помощью которого работник подтверждает израсходованные денежные средства, что были им получены от работодателя. Заполнение и сдача отчетности осуществляется по определенным правилам.Подготовка авансового отчета – это обязательное условие для выдачи денег сотруднику. Подотчетное лицо должно проинформировать работодателя о том, как были потрачены средства. Это нужно для того, чтобы наниматель в полной мере контролировал финансовые расходы организации.

Чаще всего отчетность сдают, чтоб подтвердить траты на хоз нужды или расходы по командировке, представительские расходы, расчеты с партнерами и другие целевые расходы.

Авансовый отчет в бюджетном учреждении заполняется по форме 0504505. Внебюджетная организация вправе подготовить собственный образец отчетности.

Основные правила подготовки отчета внебюджетной организации

imageВ 2021 году действует несколько обязательных правил, которые следует соблюдать при подготовке отчетности:

1) Отчет нужно сдать в срок, предусмотренный внутренним локальным актом организации. До 30.11.2020 года действовало требование о сдаче документа в течение 3 дней с момента: завершения периода, на который были выданы деньги; выхода подчиненного на работу (если срок выдачи денег истек в период болезни работника); возвращения сотрудника из командировки. Однако 30.11.2020 правило о 3-дневном сроке было отменено по указанию Банка России №5587-У от 05.10.2020. Работодатели вправе устанавливать собственные временные отрезки.

2) Отчет заполняется согласно установленной форме. Компания вправе разработать собственный бланк отчетности. За основу можно взять форму Госкомстата АО-1, которая с 2013 года перестала быть обязательной, но все же продолжает активно применяться работодателями.

3) Документ заполняет не только работник, но и бухгалтер.

4) Утверждает отчет руководитель.

5) К авансовому отчету нужно приложить подтверждение понесенных расходов, например, чеки, квитанции, билеты или счета.

Вам также будет интересно:

— Комбинированный режим работы: дистанционно и в офисе — Трудовой договор с гибким графиком работы

Как заполнить авансовый отчет внебюджетной организации

Заполнение авансового отчета подотчетным лицом осуществляется в определенном порядке. В большинстве случаев работодатели используют форму АО-1, поэтому рассмотрим процедуру внесения сведений именно на примере этой формы.

Форма АО-1 включает три блока – лицевую и обратную часть, а также отрывной талон о принятии документа к проверке.

Скачать заполненный образец авансового отчета (унифицированная форма АО-1)Скачать пустой бланк авансового отчета (унифицированная форма АО-1)

Вот перечень позиций, которые заполняет подотчетное лицо:

1) Указывает название компании и код ОКПО.

2) Проставляет дату и номер документа.

3) Вносит сумму потраченных средств в графу «Отчет по сумме».

4) Указывает наименование структурного подразделения и его код.

5) Указывает свою фамилию, имя и отчество, а также табельный номер и занимаемую должность.

image

6) Вписывает сумму, что была ему выдана.

7) Фиксирует, сколько было потрачено.

8) Указывает размер остатка.

image

Все эти данные фиксируются на лицевой части авансового отчета.

Вам также будет интересно:

— Как рассчитать среднедневной заработок при увольнении? — Отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении: правила выдачи

На обратной стороне в графах 1-6 нужно перечислить все документы, подтверждающие понесенные расходы – чеки, квитанции, счета и другое. Нумерация этих бумаг осуществляется по порядку их перечисления.

image

В первую очередь бухгалтер должен проверить правильность заполнения документа работником. Если замечаний нет, можно переходить к дальнейшему оформлению отчетности.

А вот список сведений, которые вносит непосредственно бухгалтер:

  1. Указывает информацию об остатке или перерасходе средств.
  2. Заполняет и подписывает отрывной талон. Передает талон работнику.
  3. На обратной стороне в графе 7 и 8 прописывает суммы расходов, что были приняты к учету.
  4. В графе 9, 10 прописывает реквизиты банковских счетов, дебетируемых на суммы трат.

Авансовый отчет для бюджетных организаций

imageРаботники бюджетных организаций при подготовке авансового отчета должны использовать специальные бланки.

Авансовый отчет ОКУД 0504505 утвержден Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 года. Образец применяется при формировании учетной политики с 2015 года. Отчетность необходимо предоставить:

  • при выдаче работнику наличных на расходы, связанные с деятельностью организации – в срок, определенный работодателю;
  • при выдаче средств на командировку – в течение 3 рабочих дней по возвращении из рабочей поездки.

Форма 0504505 подойдет только для бумажных отчетов. При подготовке электронной отчетности нужно использовать форму 0504520, которая утверждена тем же Приказом Минфина №52н и применяется с 27.09.2020 года.Скачать бланк авансового отчета в Excel (форма ОКУД 0504505)Скачать бланк авансового отчета в Excel (форма ОКУД 0504520)

Организация имеет право доработать унифицированную форму, в том числе, расширить или сузить графы и строки, ввести дополнительные строки или вкладные листы. Любые такие изменения следует оформлять приказом руководителя. Различные министерства и ведомства также могут разрабатывать инструкции, в которых будет урегулирован порядок подготовки отчетности за командировку, закупку товаров или расчеты с контрагентами, а также утвержден образец такого отчета. Например, в МВД есть приказ №268 по зарубежным командировкам военнослужащих, работников органов внутренних дел. В качестве приложения к приказу используется форма авансового отчета по командировке.

Как заполнить отчетность для бюджетников

Авансовый отчет по форме 0504505 – это унифицированная форма первичного документа, который является обязательным для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных).

Лицевая форма авансового отчета заполняется подотчетным лицом. Работник вносит данные о себе – фамилия, имя, отчество, а также указывает, в каком структурном подразделении он значится.

Далее подотчетник заполняет обратную сторону листа, графы 1-6:

  1. В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
  2. В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
  3. В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
  4. В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
  5. В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
  6. В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.

Вам также будет интересно:

— Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13 — Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)

Заполненный подотчетным лицом авансовый отчет согласовывается с руководителем и вместе со всеми подтверждающими документами передается в бухгалтерию. Ответственный бухгалтер должен заполнить расписку, которая находится в нижней части бланка. Расписка отрезается от документа и передается подотчетному лицу.

На лицевой стороне отчета бухгалтер заполняет графы со следующей информацией:

  1. Сумма отчета.
  2. Сумма выданного аванса.
  3. Неиспользованный остаток предыдущего аванса.
  4. Проводки по произведенным тратам.
  5. Остаток неиспользованных сумм или перерасход.

На тыльной стороне отчетности бухгалтер вносит данные в графу 7, графу 8 – суммы, что были приняты к учету, а также в графу 9, графу 10 – бухгалтерские записи по произведенным тратам.

Журнал регистрации авансовых отчетов в 2021 году вести не обязательно. Но организация имеет право сохранить данную форму учета, ведь это позволяет упростить осуществление внутреннего контроля.Скачать пример заполнения авансового отчета (форма ОКУД 0504505)

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг / 5. Всего голосов: 14

Спросить юриста

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий