Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Содержание

В пределах границы России трудовая книга считается главным документом, подтверждающим стаж выполнения должностных обязанностей лицом. Законодательными актами чётко прописан порядок расчёта, заполнения и выдачи документа. Умышленный отказ работника от получения книги предшествует составлению такого письменного извещения как уведомление о получении трудовой книжки.

Содержание

Правовая база

Основным правовым актом, определяющим сущность трудовой книги, является Трудовой кодекс РФ. Нормы ст. 65 ТК РФ гласят о необходимости предоставления документа о стаже при трудоустройстве.

Исключением из правила признаются:

  • оформление по первому месту работу молодого специалиста;
  • отсутствие формуляра по уважительной причине (порча, кража).

В указанных случаях работодатель осуществляет выпуск нового экземпляра, который остаётся в распоряжении отдела кадров до момента прекращения рабочих отношений. На новом экземпляре обязательно должна ставиться пометка «дубликат».

Любые действия, связанные с порядком хранения, заполнения и ведения трудовой книги, проводятся в точном соответствии с положениями распорядительных документов:

  • локальные (внутренние) акты работодателя;
  • правила, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • инструкция, утверждённая Постановлением Министерства Труда РФ от 10.10.2003 № 60.

Несоблюдение требований действующего законодательства могут повлечь недействительность формуляра, а невыполнение обязательств сторонами – привлечение к ответственности, предусмотренной КоАП РФ.

Предоставление

В случае увольнения трудовой документ передаётся на руки сотруднику в последний трудодень. Задержка более трёх дней предшествует наступлению негативных последствий для работодателя в случае привлечения контролирующих вышестоящих органов.

Выполнение правила выдачи едино и не подлежит изменению в зависимости от сложившихся обстоятельств.

При этом обязательны следующие условия:

  1. Личное обращение работника в отдел кадров в последний день работы.
  2. Преждевременная договорённость между сторонами трудовых отношений о порядке и сроках выдачи книги.
  3. Полный рабочий день перед моментом увольнения.
  4. Личная подпись рабочего в учётном журнале, подтверждающая факт получения документа.

Бездеятельность сотрудника может стать причиной нарушения законодательства со стороны руководства предприятия. Чтобы снять с себя ответственность, работодатель должен выполнить ряд действий одностороннего характера, среди которых обязанность уведомлять нарушителя.

Расторжение, тюрьма, смерть

Нормы ТК РФ обязывают руководителя внести соответствующую запись и отдать документ работнику, решившему увольняться. Неявка лица является основанием для отправки уведомления сотруднику о получении трудовой книги. Процесс должен осуществляться со всеми нюансами с целью доказательства отправки в будущем.

Когда речь идёт о расторжении трудовых отношений с гражданином, осуждённым по решению суда, нужно следовать определённым правилам. Обязательство работодателя о возвращении трудовой книжки сохраняется. Отправка в места лишения свободы не может являться исключением.

Подобный случай предусматривает два возможных варианта предоставления документа:

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке: Что предусматривает упрощенный порядок ведения кассовых операций для ИП

  • услуги почтовой связи, воспользоваться которыми разрешается с согласия самого собственника трудовой книги;
  • участие представителя по нотариально заверенной доверенности. Возможностью оформлять документ обладает руководитель пенитенциарного учреждения.

Выбирается наиболее допустимый способ.

Уход в армию является основанием для одностороннего расторжения трудового соглашения. Призывник вправе получить свой документ на тех же правовых основаниях.

В случае невозможности личного получения доверенное лицо вправе осуществить необходимые действия. От обязательства сообщения работодатель не освобождается.

Смерть сотрудника также является нестандартной ситуацией. В данном случае право забирать документ, подтверждающий трудовой стаж человека, возникает у лиц с родственными связями. В способах передачи ситуация не ограничивает:

  • лично;
  • почтовая связь.

Отсутствие инициативы от родственников предполагает направление уведомления.

Отказ в получении

Нежелание уволенного работника самостоятельно забрать трудовую книгу способствует написанию и отправлению письма о необходимости её получения. Указание способа передачи документа обязательно. В ином случае составление акта об отказе неизбежно.

Данный тип бумаги обеспечит защиту прав и интересов работодателя, выполнявшего порядок увольнения должным образом. Дополнительной подстраховкой в случае судебного разбирательства могут выступить очевидцы, свидетельствующие о нежелании бывшего работника забрать трудовую книгу.

Форма акта об отказе не регламентирована на законодательном уровне. При составлении применяются общие правила делопроизводства.

Содержание документа должно отвечать следующей структуре:

  1. Название.
  2. Перечень лиц, выступающих в качестве свидетелей.
  3. Действия, характеризующие противоправное поведение работника.

Список не закрывается, так как допустимо добавление дополнительных сведений.

К действиям, негативно характеризующим сотрудника, можно отнести:

  • состояние алкогольного (иного) опьянения;
  • употребление в речи нецензурной лексики;
  • оскорбления.

Безусловно, это не полный перечень недопустимых действий, его можно дополнять почти бесконечно.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке: Уведомление работника о начале отпуска

Акт подписывается членами комиссии, регистрируется и подшивается в личное дело уволенного лица. Ознакомление с текстом документа осуществляется под подпись правонарушителя. В случае отказа делается соответствующая отметка на акте.

Оформление уведомления

Написание уведомления относится к компетенции отдела кадров предприятия. Документ составляется в двух экземплярах, один – для получателя (уволенного сотрудника), второй – остаётся по месту трудоустройства и подшивается в личное дело гражданина.

Бланк оповещения индивидуален.

Структура письма выглядит так:

  1. «Шапка» – название организации, юридический адрес, контактные средства связи.
  2. Регистрационные данные: номер и дата.
  3. ФИО получателя, его фактическое местонахождение.
  4. Название документа.
  5. Суть – требование о получении трудовой книги.
  6. Предполагаемые варианты предоставления.
  7. Личная подпись уполномоченного лица.
  8. Печать организации.

Составление описи при отправке, уведомление о получении заказного письма служат прямым доказательством выполнения обязанностей работодателем.

Правила отправки уведомления

Выдача документа, подтверждающего трудовой стаж работника, должна быть осуществлена в день его ухода. В противном случае сотрудник вправе обратиться в суд с требованием материальной компенсации за период отсутствия на руках трудовой книги, что являлось причиной невозможности трудоустройства.

Выделяют два способа получения документа:

  • почта России;
  • личное присутствие законного представителя.

Участие третьего лица предполагает предоставление доверенности с целью подтверждения полномочий. Некоторые сотрудники кадровой службы требуют копию документа для внесения в личное дело.

Отправка трудовой книги заказным письмом по почте может быть реализована после письменного уведомления и согласия её собственника.

Соблюдение указанного алгоритма действий освободит работодателя от взысканий, возможных в случае «вредительства» сотрудника бывшему начальству.

Трудовая книга остаётся на хранении по месту бывшего трудоустройства, если зафиксирован один из фактов:

  • полное игнорирование обращений работником;
  • отсутствие на рабочем месте в последний трудодень;
  • заказное письмо не вручено адресату;
  • составлен акт об отказе в получении документа.

Перечень закрыт.

Каждый руководитель должен знать объём собственных полномочий. Ситуации в процессе производства могут складываться разные. Способность договориться мирным путём – неотъемлемое качество для работодателя. Процедура расторжения трудового соглашения требует особого внимания, поэтому соблюдение норм законодательства – залог успешного решения споров с бывшими сотрудниками.

Уведомление о получении трудовой книжки обязан направить либо сам руководитель, либо кадровик. Сотрудник же в свою очередь должен в обязательном порядке забрать документ. При этом очень важно соблюдать установленные законодательно правила.

23 ноября 2018 Уведомление о получении трудовой книжки можно скачать по ссылке, расположенной ниже. О правилах составления данного документа и его значении читайте в нашей статье. Образец уведомления о явке за трудовой книжкой

  • Правила выдачи трудовой книжки при увольнении сотрудника
  • Образец уведомления о явке за книжкой
  • Правила отправки уведомления о получении книжки при увольнении сотрудника
  • Ответственность за неотправку уведомления о необходимости явиться за книжкой

Правила выдачи трудовой книжки при увольнении сотрудника

По общему правилу трудовая книжка (далее — книжка) выдается сотруднику, с которым расторгнут трудовой договор, в последний день присутствия данного сотрудника на работе (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). Подробнее о правилах выдачи книжки читайте в нашей статье «Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ».

В случае, когда у администрации предприятия отсутствовала возможность вручить книжку такому сотруднику (последний отсутствует на работе или отказался от получения книжки), на работодателя возлагается обязанность направить сотруднику уведомление о необходимости ее забрать. С момента направления уведомления с администрации предприятия снимается ответственность за задержку выдачи книжки. О правилах составления и направления указанного документа пойдет речь в следующих разделах статьи.

ВАЖНО! Отправка книжки по почте без согласия сотрудника не допускается (см. п. 36 Правил ведения и хранения…, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

По письменному запросу уволенного сотрудника, не получившего книжку после увольнения, администрация предприятия обязана выдать ее в течение 3 дней с момента подачи запроса. Если книжка была утеряна работодателем, на последнего возлагается обязанность выдать ее дубликат (см. апелляционное определение Мосгорсуда от 04.07.2018 по делу № 33-28765/2018).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец уведомления о явке за книжкой

Уведомление сотрудника о необходимости забрать свою трудовую книжку составляется на бланке предприятия. В документ включаются следующие данные:

  • дата составления и исходящий номер документа;
  • фамилия, имя и отчество уволенного сотрудника и его адрес;
  • сообщение, что трудовой договор с данным сотрудником расторгнут;
  • дата его расторжения;
  • сообщение о необходимости забрать книжку;
  • адрес, по которому можно получить трудовую книжку, и время, когда это можно сделать;
  • просьба при невозможности получения книжки дать свое письменное согласие на ее отправку по почте;
  • должность уполномоченного должностного лица работодателя, его подпись с расшифровкой.

Пример документа можно посмотреть по следующей ссылке: Образец уведомления о явке за трудовой книжкой.

Правила отправки уведомления о получении книжки при увольнении сотрудника

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении можно отправить:

  • «Почтой России» (желательно ценным письмом с описью вложения, чтобы можно было доказать, что именно было выслано). Уведомление о вручении необязательно, т. к. отследить получение письма абонентом можно с помощью электронного сервиса на основании трек-номера.
  • Курьерской службой (их существует много, и доставка отправлений производится практически в любом населенном пункте России). Доказательством получения сотрудником уведомления будет его подпись в накладной.
  • Курьером предприятия. Получатель должен будет расписаться в специальной ведомости.

Можно отправить документ и другим способом, при этом главное — получить доказательство его получения сотрудником.

Ответственность за неотправку уведомления о необходимости явиться за книжкой

Работнику необходимо явиться за трудовой книжкой – образец его уведомления мы привели в нашей статье ранее. Здесь же остановимся на ответственности работодателя за неотправку или несвоевременную отправку данного документа.

Итак, если уведомление не было выслано, то администрация предприятия обязана (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил):

  • издать новый приказ о расторжении трудового договора (днем увольнения будет считаться день получения сотрудником книжки);
  • внести на основании приказа новую запись в книжку, признав ранее сделанную запись недействительной;
  • возместить сотруднику весь заработок, который не был им получен вследствие задержки выдачи документа.

ВАЖНО! Средний заработок в данном случае определяется путем умножения среднедневного заработка сотрудника на количество дней, прошедших до момента получения им книжки либо до момента отправки работодателем уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (определение Мосгорсуда от 24.11.2010 по делу № 33-36584).

Кроме того, с работодателя могут быть взысканы:

  • денежная компенсация в размере не менее 1/150 ключевой ставки, установленной Банком России (ст. 236 Кодекса);
  • компенсация морального вреда, который был причинен неправомерными действиями/бездействием администрации предприятия (ст. 237 Кодекса).

Отправка уведомления на следующий день после увольнения сотрудника, по каким-либо причинам не получившего книжку, избавит от этих негативных последствий.

***

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении по образцу следует составлять в том случае, когда указанный документ не был выдан непосредственно при увольнении. Основные задачи, которые нужно решить при отправке уведомления:

  • включить в него требование явиться за книжкой или дать согласие на ее отправку по почте;
  • отправить уведомление способом, обеспечивающим доказательства его получения работником.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.

При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.

Содержание

В каких случаях составляется?

Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.

Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.

imageДля того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.

С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.

Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.

Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.

К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Как оформить при необходимости забрать документ?

Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

  • название, реквизиты компании;
  • порядковый номер уведомления;
  • дата составления;
  • инициалы получателя (сотрудника, трудовые отношения с которыми были расторгнуты);
  • точный адрес адресата;
  • наименование документа;
  • непосредственный текст обращения — просьба забрать трудовую книжку;
  • дата увольнения;
  • предложение получения трудовой путем почтового отправления;
  • инициалы, подпись и должность специалиста, заполнившего и отправившего письменное информирование;
  • imageпечать организации (при наличии).

В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его личное дело.

Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

Скачать образец на получение

Скачать пример оформления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку после увольнения – word.

О порядке и сроках уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, рассказано в данном видео:

Выводы

После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.

Если работник по каким-либо причинами не забирает трудовую книжку, сотрудниками отдела кадров отправляется на его адрес специальное уведомление.

Документ оформляется в свободной форме. Желательно указать в нем предложение о получении трудовой по почте. Отправить ее можно только при условии получении письменного согласия.

Руководителю важно не тянуть с отправкой уведомления, потому как несвоевременная выдача бумаг грозит ему штрафом. Для избежания такого развития событий необходимо отправлять уведомление с описью, а также оповещением о его получении.

Уведомление о получении трудовой книжки — это кадровый документ, который направляет работодатель сотруднику, если он не забрал при увольнении все необходимые бумаги. Составляется в свободной форме.

Скачать образец уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения (бланк)
Скачать образец акта о неполучении трудовой книжки в день увольнения (заполненный)
Скачать образец уведомления об отправке трудовой книжки по почте (заполненный)
Скачать образец письма сотруднику о получении трудовой книжки (заполненный)

Причины для уведомления уволенного сотрудника о необходимости получить трудовую книжку

По нормам Трудового кодекса РФ, работодатель обязан рассчитать уволившегося работника в последний рабочий день. Расчет — это:

  • перечисление всех причитающихся человеку сумм (зарплаты за остаток отработанного времени, компенсации отпускных, выходного пособия, если оно положено);
  • выдача на руки документов, включая трудовую книжку (ТК).

От причины увольнения обязанность работодателя полностью рассчитать сотрудника в последний рабочий день не зависит.

Но иногда работник, уволенный по инициативе работодателя, не согласен с таким решением и не хочет забирать документы. Или его уволили за прогул и он отсутствует на рабочем месте, поэтому вручать документы некому. Случается и так, что человек сам написал заявление на увольнение, но не явился в последний рабочий день за документами. А обязанность работодателя вручить ему ТК никто не отменял. В такой ситуации в статье 84.1 ТК РФ указан выход для работодателя, избавляющий его от ответственности за задержку документов, — уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте с одновременным составлением акта об отсутствии на работе.

После этого разрешается хранить ТК и другие бумаги бывшего работника у себя в течение любого периода времени, пока он сам не захочет их забрать.

Составляем акт об отсутствии на работе

Если работник отсутствует на работе в последний рабочий день и ему невозможно вручить положенные документы, необходимо зафиксировать этот факт документально. Для этого составляют специальный акт. В нем указывают данные работника, дату и причину его увольнения и факт того, что его нет на рабочем месте. Акт подписывает специально созданная комиссия в составе не менее двух человек.

Одновременно кадровик или другое лицо, которое ведет учет рабочего времени в организации, отмечает пропуск работы в табеле. Это тоже подтверждает, что работник не явился. Если он находится официально на больничном, в табеле отмечают нетрудоспособность. Только после соблюдения всех формальностей работодатель вправе отправить уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку лично или разрешить направить ее по почте. Для этого используется разработанный в организации бланк. Официально утвержденного или рекомендованного бланка для такого уведомления не существует.

Информируем работника о необходимости получить расчет

Если в организации не разработана специальная форма для информирования сотрудников о необходимости забрать ТК, допустимо составить бумагу менее официально и написать письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме.

01.09.2021 г. Москва

Уважаемый Игорь Станиславович!

В связи с Вашим отказом от получения трудовой книжки в день увольнения 01.09.2021 (приказ от 01.09.2021 № 99-у), в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, уведомляем Вас о необходимости явиться в отдел кадров ООО «Znaybiz.ru» за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте.

Отдел кадров находится по адресу: г. Москва, пр. Классный, д. 1, каб. 1. Время работы отдела кадров: с понедельника по пятницу с 09.00 до 18.00, перерыв на обед: с 13.00 до 14.00.

Приложение:

  • копия приказа об увольнении от 01.09.2021 № 99-у.

Начальник кадровой службы Сидорова Сидорова С.С.

Если работник согласился на отправку ТК по почте, ее высылают заказным почтовым отправлением на адрес, указанный в личном деле или в согласии на отправку ТК. Заказное письмо направляют с описью вложения и с уведомлением о вручении. В законодательстве указано, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — в последний рабочий день, если сотрудник отсутствует на работе.

Если ответ на письмо не пришел, все бумаги работника хранятся в организации до востребования. При обращении за ними работодатель обязан выдать их в течение 3 рабочих дней.

Как передать уведомление и документы

Информировать уволенного сотрудника необходимо письменно с подтверждением того, что он получил информацию. Для этого используют указанный в трудовом договоре адрес электронной почты, если есть соглашение об обмене документами в электронном формате.

Телефонные звонки и СМС-сообщения не признаются достаточным информированием по нормам ТК РФ. Обязательна письменная форма, заверенная подписью уполномоченного лица организации.

В правилах ведения ТК, утвержденных постановлением правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, сказано, что необходимо отправить уведомление работнику об отправке трудовой книжки заказным письмом с описью вложения.

Отправка документов бывшим работникам за пределы РФ

Иностранным гражданам или гражданам РФ, которые переехали на постоянное место жительства за пределы России и не получили бумаги у работодателя, придется явиться за ними лично, когда они приедут в РФ. Работодатель информирует их о необходимости получить расчет, но не вправе отсылать документы о стаже за пределы страны. Такую позицию изложили в письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 специалисты Минтруда.

Чиновники напомнили, что в РФ продолжает действовать порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан за границу, утвержденный Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1 (страны 30 лет нет, а закон действует!), который запрещает отправку ТК за пределы страны по почте или другим способом

Расчет при ведении ЭТК

Если работодатель ведет данные о стаже в электронной форме, а от бумажной ТК сотрудник отказался, ситуация упрощается. В последний рабочий день следует выдать не ТК, а выписку из ЭТК о периоде работы по форме СТД-Р. Ее разрешается отправить заказным письмом с уведомлением по известным адресам без запроса и получения согласия на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Об авторе

Свежие публикации
  • 2021.09.14ДекретКому положены путинские выплаты на третьего ребенка и как их оформить в 2021 году
  • 2021.09.06ТрудоустройствоКак уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку
  • 2021.08.31ОтчетностьШтраф за непредоставление сведений по требованию налоговой
  • 2021.08.31ОтчетностьБухгалтерская отчетность обособленного подразделения

Читайте также:   Как составить трудовой договор без фиксированной зарплатыСтатьи | Пенсия и пенсионеры Трудовая книжкаОбновлено 22 ноября 2020 в 02:14 (редакция)

Рассматриваем способы уведомления о получении трудовой книжки при увольнении, нормативную базу, штрафы и санкции.

Скачать необходимые документы

Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой .pdf Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении .doc Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой .doc Типовая форма и пример уведомления о получении трудовой книжки .doc

Законодательная база

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию.

В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров.

В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.

Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013).

Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.

image

Отсутствие документа возможно по трем причинам:

  • первичное трудоустройство;
  • порча;
  • потеря.

Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.

При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.

Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней. Все записи о должностных обязанностях, переводах  дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.

Оформление увольнения в трудовой

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта. Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку:

  • положения Трудового Кодекса — статьи 84 и 83,
  • Федеральные законы.

Внимание! При увольнении работник расписывается в приказе, книге учета движения и в личной карточке.

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи.

Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Правила составления уведомления

В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.

Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.

Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:

  • реквизиты компании;
  • личные данные уволенного;
  • причину обращения;
  • подпись работодателя.

Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.

Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:

  • с какого числа прекращены трудовые отношения;
  • почему (со ссылкой на нормативный акт);
  • мотивацию необходимости забрать персональный документ.

Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.

Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.

Способы передачи уведомления

Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения. Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу. Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.

Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.

Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.

Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку. Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения.

В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.

При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

  1. Объективные, не зависящие от работодателя и работника: — болезнь уволенного работника; — смерть; — отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу); — стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
  2. Субъективные: личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

Срочный контракт, заключенный на время замещения постоянного сотрудника, прерывается в день его выхода на работу. Временный работник может быть в это время на больничном, в отпуске. Вручить ему персональную книжку не представляется возможным.  В образце уведомления о трудовой книжке при увольнении в таком случае обосновываются причины расторжения со ссылкой на приказ, просьба забрать документ.

Прогульщик, уволенный по статье, сотрудник, не согласный с аргументами работодателя о его сокращении, не забирают документ либо по халатности, либо из желания наказать работодателя и предприятие финансово.

По прошествии времени не получивший формуляр на руки гражданин имеет право обратиться в суд с требованием материального и морального возмещения ущерба. Причина – невозможность устроиться на новую работу из-за своеволия работодателя. Наличие копии своевременно отправленного извещения, акта об отказе получить формуляр послужат контраргументом в судебном разбирательстве.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Примерный образец уведомления о вручении трудовой книжки при увольнении как следует из статьи 84.1 ТК РФ:

  1. Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
  2. Фамилия, имя, отчество получателя.
  3. Адрес регистрации получателя.
  4. Регистрационный номер и дата исходящего документа.
  5. Обращение к получателю по имени, отчеству.
  6. Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
  7. Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
  8. Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
  9. Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
  10. Личная подпись работодателя.

Внимание! Варианты оповещения могут иметь отличия в пункте 7, где указываются причины прекращения трудовых отношений. Остальные пункты остаются неизменными, обязательными для всех извещений.

Трудовая книжка – один из основных документов гражданина РФ. Законом предусмотрено наказание за задержку формуляра при расторжении трудовых отношений. На практике выдача может задерживаться по независящим от уволенного  работника причинам или по его желанию.

Руководитель компании во избежание наложения денежного штрафа на себя и компанию по возмещению материального и морального ущерба должен своевременно проконтролировать отправку уведомления бывшему сотруднику.

Извещение должно быть отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении лично в руки. Второй экземпляр, квитанция и опись вложения сохраняются в личном деле. В случае неполучения документа он хранится в специальном сейфе на протяжении 75 лет.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий