Уведомление на отпуск, образец

Содержание

Трудовые отношения регламентируются статьями Трудового кодекса России (ТК РФ). Руководителю предприятия важно знать содержание данного нормативно-правового акта. Это позволит ему действовать в рамках закона, снизит вероятность допущения ошибок и привлечения к ответственности со стороны контролирующих органов. Работодателю стоит понимать, обязательно ли нужно вручать сотруднику уведомление об отпуске, когда это делать и в какой форме.

Обязан ли работодатель уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске за несколько дней до его начала?

imageСогласно статьям №115, 122 ТК РФ, отпуск с сохранением заработной платы должен предоставляться сотруднику каждый год в количестве не менее 28 календарных дней. Допускается перенос его на следующий период, но не более двух лет подряд.

В конце календарного года руководитель предприятия должен разрабатывать и утверждать график отпусков. Об этом говорится в статье №123 ТК РФ. Работодатель обязан уведомлять сотрудника об очередном отпуске за две недели до его начала. Это касается как основных, так и дополнительных ежегодных видов отдыха.

Игнорирование этого правила влечет за собой ответственность перед законом. Исключением являются ситуации, когда работник самостоятельно подает заявление на предоставление выходных дней. В качестве примера можно привести перенос или продление отпуска, оформление отгула, дополнительного оплачиваемого отдыха. В заявлении сотрудник указывает желаемые даты начала и завершения отпуска.

Что касается совместителей, ежегодный оплачиваемый отпуск им должен быть оформлен в те даты, что и на основном месте труда. Для этого подчиненному необходимо предоставлять сведения о сроке начала оплачиваемого отдыха на основной работе. Для таких сотрудников не требуется составлять уведомление. С датой начала отпуска они знакомятся при подписании соответствующего распоряжения.

Исключением являются ситуации, когда совместитель не предоставляет документы о сроках отдыха по основному месту труда. Тогда такой работник включается в график отпусков на общих основаниях. Соответственно, требуется его уведомлять о начале отдыха за две недели.

Когда время ухода на отдых предоставляется не по графику и оговаривается с работодателем, составлять и вручать уведомление не требуется.

Что из себя представляет уведомление?

imageУведомление о начале отпуска – это документ, в котором приводится информация о датах начала отдыха, его продолжительности. Составляется на каждого сотрудника отдельно, в соответствии с графиком отпусков.

Унифицированного бланка данного документа правительством страны не утверждено. Поэтому форма уведомления об отпуске по графику работнику является простой. На многих предприятиях разрабатываются фирменные бланки, которые упрощают составление документа.

Как правильно написать?

Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска может быть оформлено на стандартном офисном листе вручную либо с использованием печатной техники. У лиц, которые составляют такой документ впервые, возникает немало сложностей и вопросов. Важно придерживаться определенной структуры и правил написания. Способ заполнения документа может быть утвержден нормативным локальным актом предприятия.

При составлении оповещения нужно условно лист бумаги разделить на три части вертикальными линиями. Тогда будет легче соблюсти структуру. Вверху следует располагать шапку. Она представлена наименованием организации (ставится по центру в самом верху), информацией о том, кому направляется уведомление.

Во второй части указывается наименование документа, обращение к сотруднику и приводится основной текст. В нижней (заключительной части) ставится дата оформления и подпись ответственного лица. Также пишется следующий текст «Уведомление получил … (подпись, фамилия и инициалы)». Тут ставит подпись работник, которому адресован документ.

В уведомлении должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации, в которой работает сотрудник;
  • фамилия и инициалы директора компании;
  • название документа;
  • фамилия, имя, отчество, должность работника;
  • фамилия и инициалы лица, ответственного за составление документа;
  • период, за который предоставляется отдых;
  • тип отпуска;
  • дата начала отпускных дней;
  • номер уведомления;
  • продолжительность отпуска в календарных днях;
  • место составления документа;
  • дата выхода на работу;
  • подписи;
  • дата составления.

При написании уведомления следует придерживаться следующих правил:

  1. не делать зачеркиваний;
  2. название документа писать с заглавной буквы. В конце слова ставить точку не нужно;
  3. наименование организации в шапке писать полностью;
  4. подпись должностного, ответственного лица должна быть поставлена им лично. Цифровые аналоги использовать не рекомендуется;
  5. в случае составления документа письменно надо использовать ручку с синим либо фиолетовым чернилом;
  6. не исправлять текст корректором;
  7. писать грамотно, без синтаксических, грамматических и пунктуационных ошибок, аккуратно и разборчиво.

Оформляют документ в двух экземплярах: один хранится на предприятии, а второй – вручается работнику. Каждый вариант должен быть подписан работодателем либо доверенным лицом (начальником отдела кадров либо бухгалтерии).

На экземпляре, который остается на предприятии, должна быть подпись сотрудника. Ставить печать на уведомлении о начале отпуска необязательно. Оттиск делается лишь в том случае, если того требует внутренняя политика организации.

В документ вносится следующая информация:

  • порядковый номер;
  • наименование (уведомление о начале отпуска);
  • номер извещения;
  • краткое содержание документа;
  • дата оформления извещения;
  • ответ работника на предъявленное уведомление.

Мнение эксперта Ирина Васильева Эксперт по гражданскому праву В обязательном порядке оповещение регистрируется в учетном журнале компании. –> Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 (499) 938-66-24 – Москва и обл. +7 (812) 425-62-38 – Санкт-Петербург и обл. 8 (800) 350-97-52 – Другие регионы РФ Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Пример составления

Общество с ограниченной ответственностью «Корона»

Старшему специалисту

отдела снабжения

Королькову П.П.

Уведомление №55-к

о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска

г. Москва                                                                                                                      05.11.2019

Уважаемый, Корольков Павел Петрович!

Доводим до Вашего сведения, что 19 ноября 2019 года, согласно графика отпусков на 2019 год, утвержденного приказом №78-п 14.12.2018, за период труда с 07.11.2018 по 07.11.2019, Вам предоставляется основной ежегодный отпуск с сохранением заработной платы продолжительностью 28 календарных дней. Дата Вашего выхода на работу: 17.12.2019.

Начальник отдела кадров           (подпись)          А.А. Плаксеева

Уведомление получил                 (подпись)          П.П. Корольков

Образец уведомления об отпуске по графику можно скачать здесь.

Способы передачи документа работнику

Работодателю важно заранее подумать над тем, каким методом будет передано уведомление сотруднику. Если подчиненный в данный момент присутствует на рабочем месте, то проблем, как правило, не возникает. Сотруднику документ вручают лично в руки.

Если же работник по каким-либо причинам (нахождение на больничном, отгул, выходной после суточного дежурства и т.п) отсутствует, тогда извещение можно передать ему одним из таких методов:

  • через доверенное лицо (соседей, коллег по цеху);
  • заказным письмом по почте.

В этих случаях работнику высылается два экземпляра документа.

Первый вариант сотрудник подписывает и передает на предприятие любым удобным для него способом, а второй – оставляет себе.

Последствия невручения для работодателя

Если работодатель не уведомил в установленный законом срок подчиненного о начале выходных дней, тогда последний имеет полное право отказаться уходить в отпуск по графику. Дату отдыха работник в этом случае выбирает лично, в удобное для него время. Об этом говорится в статье №124 ТК России.

Для этого сотруднику нужно на имя руководителя компании написать соответствующее заявление. В документе следует указать, что предупреждение об очередном отпуске получено не было.

Также если не уведомить работника, то это способно повлечь за собой начало разбирательств со стороны Трудовой инспекции. О нарушении прав сотрудник может заявить в судебную инстанцию либо другие вышестоящие органы.

Это грозит для работодателя привлечением к административной ответственности. Так, согласно статьи 5.27 КоАП России за нарушение трудового законодательства на юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 30000 до 50000 рублей. Должностное лицо будет предупреждено либо дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Также возможен штраф в размере 1000-5000 рублей.

Столько же придется заплатить и индивидуальному предпринимателю. При повторном нарушении величина штрафа будет гораздо выше. Юридическому лицу надо будет заплатить сумму от 100000 до 200000 рублей. Штраф для индивидуального предпринимателя составит 30000-40000 рублей. Должностное лицо будет дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.

Во избежание неприятностей работодателю лучше не пренебрегать правилом оповещения сотрудника об отпуске за две недели до его начала.

Если сотрудник отказывается подписывать бумагу

Даты начала отпусков для сотрудников работодатель устанавливает лично, ссылаясь на особенности протекания рабочих процессов. График в обязательном порядке согласовывается с профсоюзной организацией. Нередко руководители предприятий сталкиваются с ситуацией, когда работник не согласен с датой начала отпуска и отказывается подписывать предоставленное ему извещение.

В нем следует указать ФИО сотрудника, факт предоставления извещения, причину отказа подписывать такой документ. При этом важно, чтобы присутствовало два свидетеля. Они должны поставить свои подписи в документе, подтвердив, что работник действительно отказался от уведомления.

Таким образом, извещение о начале очередного отпуска по графику вручается каждому работнику лично, в обязательном порядке за 14 календарных дней. Важно придерживаться срока, установленного трудовым законодательством. Иначе подчиненный может отказаться уходить на отдых, подать жалобу в Трудовую инспекцию.

Извещение оформляется в письменном виде и вручается сотруднику под роспись. Бывают ситуации, когда работник отказывается подписывать документ. Тогда составляется акт в присутствии двух свидетелей. Это позволяет работодателю обезопасить себя от возникновения проблем с контролирующими органами.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52

Наниматель и сотрудник должны знать главные особенности документального оформления ежегодных отпускных сроков. Это позволит предотвратить спорные моменты и сложности в будущем. Администрация информирует персонал уведомлением о начале намеченного отдыха.

Содержание

Что представляет собой уведомление об отпуске

Извещением называется информирование служащего о наступлении его запланированного отпуска по графику, оформленное в документальном образце. В статье 123 ТК РФ отражено, что руководитель должен заранее сообщать труженику о приближении отдыха.

Бумага оформляется в конкретных случаях:

  • Если график формируется заранее, а руководство не предупредило о наступающем отдыхе, то это причисляется к административному правонарушению на основании ст.5.27 КоАП;
  • Организация посылает труженика в вынужденный неоплачиваемый отпуск по производственным причинам.

Если работник сам выбирает отпускной период, он составляет заявление, поэтому отпадает необходимость в написании оповещения.

Зачем нужно уведомление об отпуске

Труженик вправе воспользоваться разными видами отпускных периодов: ежегодным, который оплачивается, и дополнительным.

Другие виды предоставляются согласно законодательству или внутренней документации компании. Извещение об отдыхе содержит информацию, что приближается срок каникул, который уже оформлен в графике. Администрация обязана уведомить будущего отпускника не позднее 2 недель до начала.

Если труженик взял отгул, заболел, не прочел и не подписал документ, то его отсылают по адресу жительства заказным письмом с оповещением о получении. Датой информирования наемного работника об отдыхе станет день фактической передачи бланка.

Если бумагу не предоставили, то труженик может ходатайствовать о перенесении отпускного периода на приемлемый для него отрезок. Он должен оформить заявление с указанием нового времени и передать его руководству. На этом основании кадровик оформляет приказ о внесении поправок в расписание.

Если фирма не проинформирует служащего, то руководителя могут привлечь к административной ответственности при проведении проверки, которая подтвердит нарушение. Накладываются санкции согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ – руководящие лицо – от 1000 до 5000 рублей, на предприятие от 30 000 до 50 000 рублей.

Когда уведомление не требуется

Выделяется лишь 2 разновидности отпускного периода, о которых руководитель должен известить наемного работника на бумаге:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • Дополнительный.

Читайте также:   Образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы

Именно эти сроки отражаются в утвержденном графике отпусков. Если гражданин отправляет заявку на отдых без содержания, то он пишет заявление на имя работодателя. Тогда необязательно оповещать служащего.

Уведомление об отпуске не потребуется писать, если служащий просит сдвинуть сроки отдыха на месяц раньше или позже. Приказ о приближающемся периоде издается за 14 дней. Достаточно, чтобы в распоряжении были зафиксированы все сведения о непрерывном отсутствии. Труженик, оставляя подпись в бумаге, фиксирует факт прочтения ее и одновременно извещения.

Если приказ о дате начала непрерывного отсутствия составлен за 2 недели, то уведомление в другом формате писать не нужно. Аналогично оформляют отдых труженикам, которые устроены в организацию меньше года назад, следовательно, не обозначены в графике каникул. Тогда сотруднику потребуется составить заявление на отпуск, а наниматель на его основании оформляет приказ.

При утверждении отпуска наемного сотрудника, который работает по внутреннему или внешнему совместительству, отдых полагается во время планового отпуска по основному месту работы.

Законодательные нормы и сроки

Глава 19 ТК РФ посвящена отпускным периодам служащих. В ст.123 прописано о необходимости написания извещения. Наниматель обязательно должен предупредить своих сотрудников в письменном виде о начале отпуска.

Читайте также:   Сколько дней длится отпуск у врачей по закону

Срок информирования наемного работника четко прописан в законодательстве и равен 14 календарным дням. При формировании графика стоит придерживаться этого периода.

Как оформить извещение

В законодательстве не указано конкретной формы оповещения. Каждая организация самостоятельно выбирает образец документа.

Образец уведомления

Чтобы придать бумаге юридическую ценность, в нее нужно внести следующую информацию:

  • Данные об организации;
  • Исходящий номер;
  • Дата составления уведомления;
  • Фамилия, инициалы служащего, его должность;
  • Текст документа, содержащий данные о будущем отдыхе с отсылкой на статью ТК РФ;
  • Подпись руководителя.

Оповещение о будущем отдыхе внесено в общий перечень нормативных документов предприятия, которые участвуют в каждодневном документообороте.

Специалисты кадрового отдела вправе самостоятельно разработать образец оповещения о наступлении отпуска. Бланк должен быть завизирован у руководства и закреплен во внутреннем документообороте предприятия.

Трафаретный вариант извещения предполагает сохранение постоянных данных с возможностью коррекции переменных показателей. Составленная и утвержденная форма уведомления существенно снизит время на создание этой бумаги.

Образец уведомления

Как указывалось ранее, извещение не имеет законодательно установленной формы. Поэтому форма и содержание уведомления, могут быть различными в у разных организаций.

Вариант 1:

Вариант 2 – бланк оповещения:

Как уведомить сотрудника

Чтобы оповестить служащего о предстоящем отдыхе, нужно составить 2 экземпляра документа. Один выдается сотруднику, второй должна быть на предприятии. Обязательно проводят персональное ознакомление. Каждому работнику вручается уведомление в письменной форме. Узнать об отдыхе сотрудникам можно несколькими способами:

  • При личном общении со специалистом кадровой службы;
  • Во время ознакомления с приказом об отдыхе;
  • При составлении графика отпусков работники расписываются в бланке ведомости, тем самым выражают факт ознакомления;
  • В подразделении служащий может поставить подпись в рабочем журнале начальника отдела.

Чтобы зарегистрировать извещения, создают специальный журнал учета документов.

Что делать, если сотрудник не подписывает документ

Если труженик не изъявляет желаний отправиться в отпуск в обозначенный период и не дает согласия оставить подпись, необходимо решить проблему одним из способов:

  1. Мирным путем. Руководитель обязан побеседовать с работником, выяснить, почему он не согласен уйти на отдых. При обоснованном разъяснении его отказа исправляют требования. Это может быть ошибка при составлении документа, неправильное указание периода.
  2. Если вопрос не решился мирным путем, составляют акт, свидетельствующий об отказе в подписании извещения. При наличии такого документа наниматель принудительно отправит служащего на отдых. При этом никаких противоправных и незаконных действий он не совершит.

Акт об отказе подписать бумагу оформляет отдел кадров. Чтобы документ имел силу, работнику в присутствии 2 свидетелей вслух читают текст. Также служащий должен написать объяснительную записку с подробным описанием причин его отказа.

Что будет, если не направить уведомление

Если пожаловаться в государственную инспекцию труда на не оповещение сотрудника, то в течение 2 месяцев за нарушение полагается административная ответственность:

  • Должностных лиц оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей или приостановят деятельность на 90 суток;
  • На юридические лица наложит штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте также:   Образец приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска

Наемный работник вправе отказаться использовать отпуск в запланированный руководством срок по причине того, что ему не вручили оповещения.

Уведомление об отпуске – обязательный документ, с которым нужно ознакомить служащего за 14 дней до фактического ухода. Лишь в некоторых случаях разрешено не оповещать гражданина. За отсутствие уведомления работодателя могут оштрафовать. Работник имеет полное право перенести период на другое удобное время.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Читайте также:  Удержание алиментов с отпускных текущего и будущего периодов

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно! Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Что должно быть в уведомлении

Трудовое законодательство не содержит каких-либо требований к структуре уведомления о графитовом отпуске, что нужно направить работнику. Вместе с этим на практике подобный документ обычно содержит такие реквизиты:

  • шапка (штамп) с наименованием и реквизитами компании, дата и регистрационный номер;
  • полное ФИО и должность сотрудника, кому адресуется документ;
  • название документа (Уведомление о начале отпуска);
  • информация об отпуске (начало, продолжительность, окончание);
  • подпись должностного лица (обычно представитель кадрового подразделения);
  • место для подписи работника, подтверждающей получение уведомления.

Образец уведомления об отпуске

Помните, информация из документа должна полностью раскрывать суть обращения и позволять идентифицировать стороны, а также суть документа.

уведомления можно здесь:

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Читайте также:  На кого из родственников выгоднее оформить отпуск по уходу за ребенком

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации. В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции. Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Уведомление об отпуске обязательно или нет

О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.

Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.

За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

Читайте также:  Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 13 июня 2013 г. N 455 г. Москва “Об утверждении Порядка и оснований предоставления академического отпуска обучающим

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

  • дату, с которой человек уходит в отпуск;
  • продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
  • день выхода на работу (указать точное число).

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление. В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей. В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Вам будет интересно:

Приказ на командировку: как правильно составить в 2021 году — образец и бланк

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Уведомление о начале отпуска – образец этого документа можно найти в разделе «Бланки» в начале статьи – содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ. Вам помогут документы и бланки:

  1. Бланк журнала уведомлений об отпусках
  2. Бланк уведомления о начале отпуска + ИНСТРУКЦИЯ
  3. Бланк заявления о переносе отпуска + ИНСТРУКЦИЯ
  4. Бланк проекта графика отпусков
  • Как производится извещение о начале отпуска
  • Уведомление о начале отпуска — за сколько дней
  • Журнал регистрации уведомлений об отпуске
  • Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления
  • Уведомление об отпуске, если отпуск не по графику

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенную форму извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

  1. Известить сотрудника необходимо заранее.
  2. Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал по уведомлению работника об отпуске по графику по образцу и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Читайте, как нумеровать приказы в организации.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Кто имеет право на дополнительные дни к отпуску за стаж? Ответ — в другой нашей статье.

Уведомление о начале отпуска — за сколько дней

Уведомить о начале отпуска работодатель обязан заранее. Срок для уведомления установлен в ст. 123 ТК РФ. 

Согласно данной норме сотрудник должен быть уведомлен о том, что он пойдет в отпуск, не позднее чем за 2 недели до его начала. Соответственно, если работодатель нарушит это правило и не уведомит сотрудника, его ждет административная ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства. 

Что, если работодатель решит уведомить сотрудника раньше чем за 14 дней? ТК РФ это допускает. Соответственно, важен сам факт уведомления сотрудника не менее чем за 2 недели до начала отпуска. На практике оно может быть вручено и в день утверждения графика отпусков. 

Способы уведомления работника о начале отпуска подробно расписаны в готовом решении «КонсультантПлюс». Еще больше актуальной информации вы получите, если оформите пробный бесплатный доступ к К+.

Журнал регистрации уведомлений об отпуске

Для удобства работодателя он может составить журнал регистрации уведомлений об отпуске. Его форму можно скачать в разделе «Бланки» в начале статьи. 

Данный журнал фактически является списком уведомленных об отпуске сотрудников. В нем фиксируется порядковый номер уведомления, Ф. И. О. сотрудника, его должность, дата начала отпуска.

Подпишитесь на рассылку

Каждый работник ставит свою подпись о том, что он уведомлен о начале отпуска. Таким образом, на практике журнал регистрации уведомлений удобен, если в организации работает много сотрудников. Не требуется вручать личное уведомление каждому из них, а данные обо всех отпусках отражаются в одном журнале. 

Удобен такой журнал и в случае проверок фирмы Государственной инспекцией труда. Чтобы доказать, что все работники уведомлены об отпусках, достаточно показать сотруднику ГИТ журнал регистрации уведомлений. 

Узнайте, как отозвать работника из отпуска без последующего возврата отпускных.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

  • наименование организации;
  • название и номер документа;
  • дата издания уведомления;
  • фамилия и инициалы работника;
  • наименование должности сотрудника;
  • даты начала и окончания отдыха работника;
  • количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы найдете в разделе «Бланки» в начале статьи.

Уведомление об отпуске, если отпуск не по графику

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику. Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Мы уже рассказывали о переносе отпуска из-за производственной необходимости.

***

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск». 

Источники:

Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня. Предыдущий материал Следующий материал

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий