Трудовая книжка 2021

Уже больше года действуют электронные трудовые книжки, но очень многие люди решили не отказывать от бумажных — нет ещё в стране такого доверия к электронным ресурсам. И поскольку они остаются актуальными для многих кадровых специалистов, важно не пропустить изменения в порядке их ведения. И вот совсем недавно Минтруд объединил и упростил правила ведения и заполнения трудовых книжек. Приказ вступил в силу с 1 сентября. О самых значимых изменениях читайте в нашем материале.

Чтобы изучение материала было более наглядным, мы подготовили для Вас образцы внесения разнообразных записей в трудовую книжку.

Персональный информационный портал

Восстановить пароль

Страница регистрации

* – поля, обязательные для заполнения

Персональный информационный портал

Восстановить пароль

Страница регистрации

* – поля, обязательные для заполнения

Персональный информационный портал

Восстановить пароль

Страница регистрации

* – поля, обязательные для заполнения

Образцы внесения разнообразных записей в трудовую книжку я нашел в программе КонсультантПлюс:образец №1образец №2,образец №3.

В новых книжках и вкладышах увеличили количество страниц для сведений о работе и уменьшили для информации о награждении. Так, в форме книжки 14 разворотов отвели для сведений о работе, 7 — для информации о награждении. Сейчас предусмотрено по 10 разворотов для каждых. На титульном листе предусмотрели отметку о том, что печать ставить нужно при ее наличии. С 1 сентября 2021 г. вшивать вкладыш в трудовую книжку — не обязательно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено соответствующее требование. Но при желании вы можете вшивать в трудовые книжки вкладыши и после указанной даты, например, чтобы исключить риск их утери. Полагаем, это не будет нарушением, поскольку вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен. А если у вас есть вкладыши, оформленные до 1 сентября 2021 г., но не вшитые в трудовые книжки в соответствии с действовавшим до этой даты порядком, рекомендуем их вшить во избежание возможных претензий проверяющих.

С 1 сентября 2021 г. знакомить работника с записями в бумажную трудовую книжку под подпись в личной карточке не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено такое требование.

Исключение. Если вы не ознакомили работника с записью в трудовой книжке, которую внесли до 1 сентября 2021 г. Тогда рекомендуем провести ознакомление в порядке, действовавшем до указанной даты, а именно повторите в личной карточке внесенную в трудовую книжку запись о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу или увольнении и ознакомьте работника с этой записью под подпись. Иначе, полагаем, возможен риск претензий со стороны контролирующих органов. Отметим, обновленные трудовые книжки потребуется выдавать только взамен утраченных или испорченных. Дело в том, что на трудоустроенных впервые работников оформлять книжки уже не нужно.

Внесение записей

Учет книжек и бланков  

Для учета трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков работодатель должен разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью юрлица, если она есть. Утвержденные формы утратят силу. С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено.

Исключение. Если вы оформили (начали вести) такую книгу до 1 сентября 2021 г., но при этом не опломбировали ее либо не скрепили сургучной печатью в соответствии с действовавшим до этой даты требованием. Тогда рекомендуем это сделать во избежание риска возможных претензий контролирующих органов. Работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано отчитаться перед бухгалтерией:

  • о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
  • суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш был испорчен, то уничтожьте его, составив соответствующий акт . Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле. Установили, что вернуть трудовую книжку работнику при отказе от нее нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

 

С 2021 года каждому работодателю нужно перейти на электронные трудовые книжки и информировать Пенсионный фонд о приеме сотрудников на работу, их повышениях и увольнениях. В связи с нововведениями следует точно знать, что делать для перехода на новую форму ведения документов и как быть с их бумажными версиями.

На что обратить внимание работодателю?

При переходе на электронные трудовые книжки с 2021 года работодателю нужно:

  1. Внести изменения во внутренние документы организации, где есть упоминания о трудовых книжках. Например, указать, что при трудоустройстве соискатель вправе предъявлять бумажный документ или его электронный аналог (по форме СТД-Р или СТД-ПФР). Также нужно прописать порядок получения и хранения сведений в новом формате.
  2. Проверить бумажные книжки. Перед переводом сведений в электронную форму следует убедиться в отсутствии ошибок, касающихся личных сведений работников, дат трудоустройства/увольнения, реквизитов соответствующих приказов, названия должностей и пр.
  3. Определить (при отсутствии) корпоративный e-mail. Работники могут запрашивать сведения о своей трудовой деятельности в бумажной или электронной форме. У них должна быть возможность направлять запрос на e-mail.
  4. Обеспечить техническую готовность для отчетности перед ПФР. Работодатель обязан отчитываться по единой форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Делать это можно через компанию-оператора электронного документооборота, клиентскую службу ПФР или кабинет страхователя. Возможность подачи отчетов в бумажной форме предусмотрена только для организаций со штатом до 25 человек.

Внесение данных в трудовую

Порядок ведения отчетности

Отдельный цифровой документ со сведениями о должности и месте работы человека не предусмотрен. Есть база данных на ресурсах Пенсионного фонда РФ, куда работодатели передают сведения о своих работниках. В ней же можно сформировать выписку по каждому, которую и называют в обиходе «электронная трудовая книжка». Она содержит такую же информацию, как и привычная всем бумажная версия:

  • личность работника (ФИО, СНИЛС и пр.);
  • место работы, должности;
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другое место с указанием реквизитов соответствующих приказов;
  • основания расторжения трудового договора;
  • другие данные предусмотренные действующим законодательством.

Электронная версия трудовой книжки

Сведения должны быть сформированы на каждого работника, трудоустроенного по трудовому договору. Это касается и тех, кто трудится неполный рабочий день или по совместительству, находится в отпуске за свой счет, по беременности, родам или уходу за ребенком. Исключение — сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам.

Для отчетности перед Пенсионным фондом действует следующий порядок:

  1. Срок подачи первого отчета в 2021 году – до 15 февраля. В нем следует отразить сведения о трудовой деятельности работника у работодателя, актуальные на 01.01.2021. Подавать всю информацию из бумажной книжки не нужно.
  2. В случае приема на работу нового сотрудника или увольнения отчитаться перед ПФР следует максимум на следующий рабочий день после оформления соответствующего приказа.
  3. Впоследствии подавать отчеты надо только в случае кадровых изменений (например, перевода на другую работу, повышения, присвоения разряда). Делать это нужно до 15 числа следующего месяца. Если никаких событий не происходит, подавать пустые отчеты нет необходимости.

Что делать с бумажными документами?

До 31 декабря 2020 года работники обязаны определиться со способом ведения трудовой книжки и обозначить работодателю свой выбор в письменном заявлении. Позднее подать его могут те, кто не успел сделать это по причине болезни, отпуска, отстранения от работы или просто не работал (но при этом имеет стаж).

Соответственно, работодатель будет продолжать вести бумажные книжки с 1 января 2021 года по тем работникам, которые выберут этот вариант или не подадут никакого заявления. Но за ними сохраняется право отказаться от бумажного документа и перейти на электронную версию в любой момент через соответствующее заявление.

Право на ведение трудовой книжки в привычной всем трудоустроенным россиянам форме сохраняется и после увольнения и последующего трудоустройства на новое место работы.

При выдаче документа на руки нужно выполнить следующие действия:

  1. Сделать в нем пометку о последующем ведении сведений в электронном формате.
  2. Отразить факт выдачи работнику под его подпись в Книге учета движения трудовых книжек. Далее работодатель снимает с себя ответственность за ведение и хранение документа.
  3. Предупредить работника о необходимости сохранить бумажный документ. Он остается в силе, поскольку содержит сведения о местах работы и стаже за предыдущие годы.

Штрафы

При несоблюдении сроков подачи отчетности по форме СЗВ-ТД или ее подаче с ошибками с 1 января 2021 года устанавливается ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Для должностных лиц предусмотрены:

  • предупреждения;
  • штрафы 300-500 руб. по каждому нарушению (отчету).

К работодателям также может быть применена ст. 5.27 КоАП РФ, касающаяся ответственности за нарушение трудового законодательства (например, за принуждение работника к переходу на электронный вариант документа). В ней предусмотрены следующие варианты наказаний:

  • для руководителя – предупреждение или штраф 1000-5000 руб.;
  • для организации – штраф 30000-50000 руб.

Читайте также:

С сентября 2021 г. трудовые книжки нужно будет оформлять по новым правилам. При этом отдельные положения нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек лишены ясности, а некоторые – даже смысла

С 1 сентября 2021 г. трудовые книжки нужно оформлять по новым правилам. Минтруд России изменил их форму, порядок ведения и хранения1. Расскажем, на что обратить внимание работникам и работодателям в первую очередь.

Предпосылки изменений

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников формируются в электронном виде2. Однако в ряде случаев работодатели все еще должны вести бумажные трудовые книжки. Например, если работник подал письменное заявление об этом до конца 2020 г.3

Сейчас вопросы оформления трудовых книжек регламентированы двумя основными актами, утвержденными еще в 2003 г.4 К 2021 г. многие их положения стали избыточными и устарели, поэтому акты потребовалось упростить и привести в соответствие с актуальными положениями российского законодательства.

Обновление формы

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее существенно не изменились по сравнению с действующими. Их содержание по сути осталось прежним. Но на титульных листах уточнили, что печать работодателя нужно ставить при ее наличии5. Предусмотрели больше разворотов для сведений о работе и меньше – для информации о награждении. Например, в форме трудовой книжки для сведений о работе будет 14 разворотов, тогда как в настоящее время их 10.

Изменение порядка ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:

  • работник проработал у него свыше 5 дней;
  • работа у этого работодателя является для работника основной;
  • ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Внесение сведений

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.

Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.

Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.

Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.

Выдача трудовых книжек

Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).

Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  • учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Ошибки юридической техники

Новые правила оставляют двоякое впечатление.

С одной стороны, многие избыточные требования отменили. Например, не нужно будет заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.

С другой стороны, действующая в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) составлена намного удачнее, чем новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок), содержит много показательных примеров, сформулированных корректнее и понятнее, чем в новых правилах.

К тому же некоторые положения Порядка вообще не связаны между собой, поскольку их скопировали из Инструкции без части текста, из-за чего был утрачен первоначальный смысл норм.

Например, в п. 12 Порядка указано:

«В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Как видим, неясно, в каком порядке признается недействительной запись. Тогда как в п. 30 Инструкции, схожем по содержанию с п. 12 Порядка, четко указано, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Очевидно, что новые правила нуждаются в доработке.

1 Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». 2 Часть 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ. 3 Часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ. 4 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). 5 Учтены разъяснения, приведенные в Приказе Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н. Рынок труда Цифровизация

Переходить с января 2021 года на ведение электронных трудовых книжек, как это, с оговорками, предписано законом, оказались готовы лишь 11,8% компаний малого и среднего бизнеса, следует из опроса. Опасения преобладают как среди кадровиков, так и среди работников. Аналитики считают их преувеличенными

КОЛЛАЖ: ТАМАРА ЛАРИНА

Заканчивается переходный период для введения электронных трудовых книжек. Но в большинстве компаний сектора МСП, не готовы переходить на их использование.

Представители компаний, опрошенных сервисом для малого и среднего бизнеса «БухСофт», полагают, что электронные трудовые книжки повлекут за собой, как минимум  дополнительную отчетность, сообщило агентство РБК. Кроме того, предпринимателям просто не хватает квалифицированных кадровиков для ведения таких трудовых.

Согласно исследованию, перейти на новый формат оказались готовы лишь 11,8% компаний.  Там уверены, что электронная новинка позволит избавиться от бумажной волокиты.

Недовольны нововведением в 70% опрошенных компаний сектора. Еще 18% компаний нейтрально относятся к электронным трудовым книжкам, поскольку не видят как особой разницы, так и трудностей для себя.

Но еще ярче выражена позиция самих сотрудников. В 2,5 тысячах компаний (84,3%) работники сами отказались переходить на электронные трудовые. Сотрудники еще 200 компаний (7%) пока не приняли окончательного решения по этому вопросу.

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)– новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа, сообщается на сайте ПФР. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный, уточняется там. Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге, если работник не подаст заявление до конца 2020 года. А подав до конца 2020 года заявление о переходе на ЭКТ, можно попросить сохранить и ведение бумажной трудовой книжки. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно.

В любом случае, необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. Если же человек устраивается в 2021 году на свою первую работу, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. 

Наряду с достоинствами предлагаемых нововведений, таких как невозможность утери и подделки трудовой книжки, есть недостатки и риски, связанные с предлагаемой для России новацией, комментирует преподаватель Высшей школы управления финансами Валерий Корнейчук. К их числу он относит отсутствие детального регламента действий при запросе и выдаче справок для работника предприятия.

Он также обращает внимание, что с отчетность СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица”) в Пенсионный фонд с 2021 года — о кадровых изменениях в организации — необходимо будет подавать не позднее следующего дня после произошедшего события.

В целом, эксперт считает, что возможные опасения предприятий малого и среднего бизнеса касательно трудностей введения ЭТК, оправданы. В то же время закон уже принят, и бизнесу надо перестраиваться и входить в работу в новых жизненных реалиях, добавляет Валерий Корнейчук.

Скептическое отношение к новой системе легко объяснить недостаточной осведомленностью работников о реформе, указывает директор по развитию продуктов платформы «Рокет Ворк» Вячеслав Аскалепов. Так, 39% от общего числа противников реформы — это люди старше 45 лет, наученные горьким опытом 90-х, когда их данные о трудовом стаже просто испарялись вместе с ликвидацией предприятий. При этом среди  молодых людей в возрасте до 24 лет 47% поддерживают нововведение. Страхи также продиктованы неуверенностью работников том, что их данные будут под надежной защитой и аккуратно, без потерь окажутся перенесены в электронный формат, признает аналитик.

Однако на самом деле переход на электронные трудовые книжки имеет достаточно весомый ряд преимуществ как для работодателей, так и для работников, отмечает он. Это, во-первых, минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки, исключение риска ее утраты, прозрачность трудовых отношений — все данные передаются и хранятся на стороне ПФР, а доступ к личному кабинету есть у каждого работника.

К тому же, указывает Вячеслав Аскалепов, многие компании чаще делают выбор в сторону специализированных кадровых программ и приложений, что позволяет сократить издержки на кадровый документооборот, а новый режим позволит легче систематизировать данные о сотрудниках.

Таким образом, заключает эксперт, при переходе на электронные трудовые книжки, работодатели значительно сэкономят на трудоустройстве сотрудников. Они смогут унифицировать процесс найма, что позволит легче и быстрее оформлять людей. Особенно полезно это окажется для компаний с широкой сетью региональных представителей, которые ведут наем по всей России, а головной офис находится, например, в Москве. 

При этом Аскалепов уверен, что новая система поможет облегчить жизнь кадровикам МСП в перспективе. Однако, признает он, на первых порах нагрузка на отделы кадров с большой вероятностью действительно удвоится, так как им придется оцифровывать старые данные и какое то время дублировать их: в электронном формате и «по классике».

Но на деле, считает эксперт, цифровизация кадров и отчетов для ПФР при наличии удобного софта — это не большая проблема. Работодатели и без того передавали данные в ПФР, теперь из цепочки действий можно будет удалить обязательный дубль «на бумаге».

Переходить с января 2021 года на ведение электронных трудовых книжек, как это, с оговорками, предписано законом,  оказались готовы лишь 11,8% компаний малого и среднего бизнеса, следует из опроса. Опасения преобладают как среди кадровиков, так и среди работников. Аналитики считают их преувеличенными.

Реклама

–> –> Новости партнеров Новости СМИ2 –>

imageZnakomstva-s-inostrantsami.RU — все о знакомствах в интернете. Рейтинги, отзывы, подборки!

В статье Трудовая книжка 2021 расскажем о правилах оформления документа для нового сотрудника, ответим на вопрос: зачем нужен бумажный образец и потребуется ли он при трудоустройстве, узнаем о правилах ведения трудовой книжки 2021, а также обязательно затронем тему перехода на электронный документооборот.

Оформление трудовой книжки в 2021 году для нового сотрудника 

Трудовая книжка 2021

Ранее гражданин самостоятельно определялся, какого вида будет его трудовая книжка. Выбор стоял между бумажным и электронным образцом. Это положение было актуально до окончания прошлого года. 2021 год принес запрет на создание бумажной трудовой книжки. Это коснется и тех, кто потерял бумажный образец и будет восстанавливать документ.

Помимо этого, принят еще целый ряд нововведений относительно трудовой книжки 2021:

  • Для начала стоит упомянуть о тех работниках, кто воспользовался правом сохранения бумажного образца документа. На подачу подобного заявления был отпущен срок до окончания 2020 года. При наличии заявления это право останется за трудящимся и в наступившем году.
  • Несколько иначе обстоят дела с теми, кто не успел написать подобное заявление в обозначенные законом сроки. Работодатель по умолчанию продолжит вести для него бумажный образец. Однако при увольнении и дальнейшем принятии на работу в 2021 году руководство может отказаться от ведения старого образца документа. Ведь гражданин не реализовал предоставленное право выбора. Следовательно, новый руководитель вправе вести исключительно электронные трудовые книжки.
  • Все сведения о трудовой деятельности населения теперь участвуют в электронном документообороте. Формирование базы происходит на основе отчетности, подаваемой организациями в ПФР и ФНС.
  • Трудящиеся должны быть своевременно извещены о возможных вариантах ведения трудовой книжки 2021. Каждый из них может выбрать: иметь одновременно электронный и бумажный вариант или только электронный образец.

Как вести электронную трудовую книжку в 2021 году?

Новый законопроект предусмотрел, что некоторые граждане пожелают оставить старый образец книжки. Поэтому за ними сохранили право на продолжение ведения бумажного экземпляра. Однако подобного рода заявление необходимо было оформить до конца 2020 года. Эта категория трудящихся может претендовать на дублирование электронных сведений о трудовом стаже в бумажную трудовую книжку.

Каким образом нововведения коснулись лиц, впервые устроившихся на работу в 2021 году? Здесь только один вариант. Они могут рассчитывать исключительно на новый образец документа.

Ранее бумажной книжке отводилась главная роль в процессе сбора и хранения информации о трудовой деятельности и стаже гражданина. Внесена поправка о том, что книжку можно не вести, однако если это предусмотрено нормативно-правовой базой.

Многие задают вопрос о том, что такое электронные трудовые книжки 2021? Это документ электронного образца, содержащий отметки о трудовой деятельности физического лица. За основу берутся сведения из базы Пенсионного фонда.

Электронный образец ведется для каждого трудоустроенного гражданина, даже если сведения дублируются на бумажном экземпляре. С целью формирования подобной базы работодателей обязали сдавать соответствующие отчеты в ПФР.

Новый образец трудовой книжки 2021 может рассказать о своем владельце следующую информацию:

  • ФИО.
  • СНИЛС.
  • Место работы.
  • Должностные обязанности.
  • Факт перевода или увольнения.
  • Причины расторжения трудового договора.
  • Прочие сведения, относящиеся к данной области.

Как вести электронную трудовую книжку в 2021 году

Отчет по форме СЗВ-ТД передается в соответствующий орган на следующий день после трудоустройства или увольнения сотрудника. Помимо этого, предусмотрена ежемесячная подача отчета на случай прочих кадровых движений. Если данное положение будет нарушено, то организации грозит солидное штрафное взыскание. Введение таких строгих мер должно стать гарантом того, что сотрудник будет оформлен официально по действующему законодательству.

В рамках реформы о трудовой книжке 2021 не запрещено ведение бумажных экземпляров. Однако подобный образец уже не носит обязательный характер.

Все те, кто написал заявление на сохранение бумажного образца, имеют право изменить свое решение в наступившем году.

Нужна ли трудовая книжка в 2021 году на бумаге?

Предположим, что трудящийся отказался от бумажного экземпляра книжки, и работодатель вернул ее владельцу. Однако не спешите отправлять документ в мусорную корзину. Ведь именно он отображает все этапы трудовой деятельности до 2020 года.

Следует напомнить, что кадровик или бухгалтер должны были собрать с коллектива заявления, в которых обозначен желаемый способ ведения трудовой книжки 2021.

Где взять бланк для трудовой книжки в 2021 году? 

В наступившем году будет довольно сложно найти в магазине бумажный экземпляр документа. Ведь данный товар уже не реализуется. Ему на смену пришел новый образец трудовой книжки 2021, соответствующий форме СТД-Р. Сдача подобной формы носит обязательный характер для всех работодателей, у которых в штате имеются официально устроенные сотрудники.

Получить сведения по новой форме обязаны только те сотрудники, которые предпочли электронный вариант документа. Претендовать на получение подобной информации можно в следующих ситуациях:

  • При написании заявления на увольнение.
  • При подаче запроса на выдачу сведений. На подготовку отчета отводится не более трех дней с момента подачи запроса.

Выдача подобной формы не потребуется только тем работникам, которые не подавали заявление об отказе ведения трудовой на бумаге или попросили о ее сохранении. В данном случае при увольнении должна быть отдана бумажная книжка.

Обратиться за получением данных о рабочей деятельности можно через МЦФ, ПФР или портал Госуслуги. В таком случае необходимо направить соответствующий запрос в одну из этих организаций.

Существует ряд обстоятельств, по которым заявление о переходе на электронную трудовую книжку 2021 может быть написано в наступившем году:

  • Не было официального трудоустройства.
  • Нахождение на больничном.
  • Пребывание в отпуске.

Нужна ли вообще трудовая книжка при приеме на работу нового сотрудника в 2021 году? 

До наступления 2020 трудовой книжке отводилась приоритетная роль в списке документации от соискателя. Однако данное положение было дополнено. Теперь разрешено вместо книжки предоставлять данные о предшествующих трудовых этапах.

Электронные трудовые книжки 2021 

Электронные трудовые книжки 2021

Как отмечалось выше, бумажная трудовая считалась одним из основных документов при трудоустройстве. Подобное правило действовало до наступления 2021 года. Принятые поправки разрешают отказаться от ведения этого документа. Вся информация о трудовой деятельности граждан занесена в электронную базу.

Теперь каждый работодатель должен предоставлять в Пенсионный фонд отчеты по форме СЗВ-ТД. Сделать это необходимо на следующий день после оформления или увольнения сотрудника и в течение месяца на случай иных кадровых движений. Благодаря таким отчетам формируются сведения о каждом сотруднике: место работы, занимаемая должность, факт перевода или увольнение.

Любая организация или ИП на протяжении 2020 года должны были подготовить сведения о том, собираются ли сотрудники отказываться от ведения бумажного документа. Персоналу предоставлялось право выбора между привычным и электронным образцом ведения сведений о трудовом стаже. Иными словами, электронная трудовая книжка 2021 стала обязательной мерой.

Бумажный аналог никто не запрещает вести, однако он уже не носит обязательный характер. Запрет накладывается лишь на создание новой бумажной книжки для тех, кто первый раз в жизни устраивается на работу.

Как уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году? 

Законодательством был отпущен срок до конца октября 2020 для уведомления работников по данному вопросу. Они должны были сделать выбор между способами ведения документации о трудовой деятельности.

Уведомления оформлялись в письменном виде, каждое из которых подписывалось лично работником.

Уведомление имело произвольную форму. Однако обязательно указываются следующие факты:

  • Этапы трудовой деятельности заносятся в электронную базу ПФР.
  • Запрос на получение сведений из базы оформляется через работодателя, ПФР, МФЦ или портал Госуслуги.
  • Предоставление выбора метода оформления документации.

На что обратить внимание работодателю касаемо электронной трудовой в 2021 году? 

Руководителю или кадровику предстоит выполнить следующие действия при переходе на современный образец трудовой книжки 2021:

  • Откорректировать во внутренней документации существующие записи о трудовых книжках. Внесенные отметки должны отображать, что при приеме на работу соискатель может предъявлять как бумажный, так и электронный образец. Обозначается порядок получения и хранения данных в обновленном виде.
  • Проверить бумажные образцы на предмет ошибок. Только после этого можно приступать к преобразованию сведений в электронный вид.
  • Создать или обозначить корпоративную почту. Она пригодится для получения запросов от сотрудников, которые желают получить сведения о своей трудовой деятельности.
  • Подготовить отчеты по единой форме СЗВ-ТД. Документация отправляется в ПФР. Процедуру передачи можно осуществлять посредством оператора электронного документооборота, клиентской службы или личного кабинета страхователя. Сдача бумажного варианта отчетности допускается исключительно для компаний, штат которых не превышает 25 человек.

Как вести отчетность с электронной трудовой книжкой в 2021 году? 

Не стоит полагать, что для каждого гражданина ведется отдельный электронный файл о его трудовой деятельности. Усилиями Пенсионного Фонда создана специальная база, куда регулярно вносятся сведения, подаваемые работодателями. С помощью программы можно сформировать выписку на любого трудоустроенного гражданина. Именно эта выписка и называется электронной трудовой книжкой.

Информационное наполнение бумажного образца и электронного аналога ничем не отличаются:

  • Личные сведения.
  • Место работы.
  • Занимаемая должность.
  • Дата оформления и увольнения.
  • Факт перевода.
  • Причина прекращения ТД.

На каждого официально трудоустроенного гражданина формируются подобные сведения. Положения актуальны и для тех граждан, которые работают по совместительству или неполный трудовой день. Не станут исключением и лица, прибывающие в отпуске за свой счет, по беременности и родам или по уходу за ребенком. Однако на граждан с договором ГПХ данное положение не распространяется.

Правила сдачи отчетной документации в Пенсионный фонд:

  • Первичный отчет сдается не позже 15.02.2021. Документация отображает информацию о работнике по состоянию дел на 01.01.2021. Нет необходимости вносить все данные из бумажного экземпляра.
  • Если происходит оформление или увольнение работника, то отчет предоставляется в Пенсионный фонд не позже следующего дня от даты оформления внутреннего приказа.
  • Дальнейшая сдача отчетности необходима только в том случае, когда происходят кадровые движения. Сообщить об этом нужно до 15 числа следующего месяца. При отсутствии подобных фактов сдача пустой отчетности не предусмотрена.

Что делать с бумажной трудовой книжкой в 2021 году? 

Выбрасывать бумажную трудовую книжку нельзя

До окончания прошлого года трудящимся предстояло обозначить вариант ведения трудовой книжки 2021. Свое решение необходимо было выразить в виде заявления. Однако назван ряд граждан, которые имеют право написать заявление и позже обозначенного срока. Исключения распространились на тех, кто:

  • был на больничном;
  • находился в отпуске;
  • отстранен от работы;
  • не работал, но имеет трудовой стаж.

Следовательно, работодатель продолжит вести привычный экземпляр для тех, кто пожелал его оставить или совсем не писал заявления. Однако каждый, написавший ранее заявление, может в любой момент поменять свое мнение в пользу нового образца. Подкрепить свое решение придется письменным заявлением.

В момент выдачи сотруднику документа необходимо выполнить несколько правил:

  • Проставляется отметка о необходимости дальнейшего ведения записей в цифровом варианте.
  • После получения документа увольняемый расписывается в журнале учета движения трудовых книжек. Поставленная подпись снимает с руководства обязательства по ведению и хранению документа.
  • Необходимо сообщить бывшему сотруднику о необходимости сохранения бумажного образца. Ведь именно на его страницах отображены данные обо всех трудовых этапах в жизни.

Штрафы за несоблюдение правил отчетности в 2021 году 

Наказание за неисполнение данного положения может грозить в нескольких случаях:

  • за несоблюдение сроков в сдаче отчетов по форме СЗВ-ТД;
  • при наличии ошибок.

Положение вступает в силу с 1 января 2021 года. Должностным лицам может грозить:

  • устное или письменное предупреждение;
  • штрафное взыскание от 300 до 500 руб. за каждый факт нарушения.

Работодателю за несоблюдение положений трудового законодательства предусмотрены следующие виды наказаний:

  • Руководящее лицо может отделаться предупреждением или оформлением штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.
  • Организация наказывается штрафным взысканием от 30000 до 50000 руб.

Трудовая книжка 2021 является одним из важнейших документов гражданина России, поэтому рекомендуется внимательно следить за принятыми законопроектами в данной сфере.

Вам также будет интересно:

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий