Срок хранения кадровых документов и опись кадровых документов

Содержание

Сроки хранения документов организаций в 2020-2021 гг.

Бухгалтерские документы (таблица)

Документ Срок хранения бухгалтерских документов в организации Основание
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней Годовая — постоянно

Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277
Путевые листы 5 лет

При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:

50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) 6 лет

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) 5 лет
Документы об инвентаризации активов и обязательств 5 лет при условии проведения ревизии Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА 5 лет после выбытия ОС и НМА Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
Документы к договорам, соглашениям, контрактам 5 лет
Учредительные договоры организации Постоянно
Документы по проводимым валютным операциям в РФ Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

Таблица со сроками хранения документов для налогового учета

Документ Срок хранения Основание
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами Минимум 4 года НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам 5 лет

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310
Счета-фактуры 5 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) Минимум 4 года с даты последней записи Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) Минимум 4 года с даты последней записи Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц 5 лет

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов 6 лет НК РФ, п. 3.4 ст. 23
Расчеты по страховым взносам 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов 6 лет

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Сроки хранения кадровых документов

Документ Срок хранения Основание
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения 50/75 лет Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1
Личные дела, личные карточки руководителей и работников 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним 50/75 лет
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий 3 года Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы об обработке персональных данных Постоянно Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) До востребования работниками

Невостребованные документы хранятся 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Штатное расписание Постоянно Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет

50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Графики отпусков 3 года Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о командировках 5 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Больничные листы и журналы их регистрации 5 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Приказы, распоряжения и документы к ним По основной деятельности – постоянно

По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты

5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (регламенты) Типовые – 3 года после замены новыми

Инструкции работников – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев 45 лет ТК РФ, ст. 230, 230.1
Правила внутреннего трудового распорядка 1 год после замены новыми Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры Постоянно Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Источник

Что подразумевает хранение кадровых документов

Если рассматривать процесс кадрового ведения дел, то туда включается, помимо фиксирования трудовых отношений с рабочими. Использование и хранение всех деловых бумаг для конкретной деятельности какого-либо предприятия, достоверность ценности документов и их передача в архивное хранение.

Такое хранение отличается от простого хранения управленческих бумаг. На каком законе основано хранение кадровых деловых бумаг? В первую очередь – это нормативный акт ФЗ, вступившего в силу 22.102004-ого года, №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Содержание:

  • Особенности в хранении кадровых документах ↓
  • Экспертиза ценности документов ↓
  • Итог деятельности экспертной комиссии ↓
  • Номенклатура и формирование дел ↓
  • Уничтожение документов ↓
  • Оформление дел и передача их на архивное хранение ↓

image

Что регулирует закон:

  • Отношения в сфере по осуществлению хранения, пользования, учёта и комплектации важных документов Архивного фонда РФ и иных документов из архива.
  • Отношения в сфере управленческой деятельности.

Особенности в хранении кадровых документах

Сроки и виды хранения:

  • Все кадровые документы имеют социальную значимость, ведь используются как подтверждение того или иного обстоятельства. Следовательно, большинство документов сохраняют на длительный или постоянный период времени.
  • Вся кадровая документация имеет археографическую и биографическую значимость, а также служит источником в общей статистике исторических процессов.
  • Особенности в хранении кадровых деловых бумаг для предприятия обуславливаются определенными вопросами по ограничению всеобщего доступа к таким бумагам, как удостоверяющими личность человека, и функциями в уменьшении поиска информации.

Два вида в хранении кадровых деловых бумаг:

  • текущий;
  • последующий.

Первый вид используется с момента создания деловой бумаги до конкретной передачи данного дела.

В свою очередь, текущее хранение бумаг делится ещё на две особенности:

  • Хранение уже осуществившихся документов.
  • Хранение бумаг в течение периода их использования.

Помните, что деловые бумаги в период их действия находятся у исполнителя, который обязан их хранить в отдельных папках (на таких папках содержится надпись «на подпись», «срочно» или другие).

Последовательность в осуществлении для текущего хранения личных дел:

  • В папках с пронумерованными листами и с прошивкой обычно хранятся бумажные личные дела.
  • Личные дела для рабочих, которые уже уволены, сохраняются в алфавитном порядке в архиве.
  • В текущем хранении деловых бумаг находятся только личные бумаги тех рабочих, которые работают на данном предприятии. После процесса увольнения личное дело рабочего убирается и позже попадает в архив.
  • Сверху обложки в личных делах нумеруют, то есть закрепляют номер конкретного дела от суммы всех дел.

Важно!

Все трудовые книжки сотрудников в любом предприятии должны храниться в сейфе главного управленца по отделу кадров. Хранятся там ещё – печать, бланки, различные штампы, ключи от других объектов, которые хранят иные документы. Все рабочие должны обязательно расписываться, когда получают копию или выписку из документов на руки. В конце рабочего дня, испорченные бланки и черновики удаляются. Для этого используют бумагорезательную машину.

Второй вид, то есть последующее хранение документов – это процесс проверки экспертизы значимости. Еще делается следующее:

  • Оформляются разные дела.
  • Производятся описи.
  • Собираются различные акты о разбавке документов, то есть документы, что нужно уничтожить.
  • Сдаются дела в архив предприятия.

Экспертиза ценности документов

  1. Это процесс познания документов по основным характеристикам для выявления ценности и определения срока хранения.
    • Осуществление самой экспертизы на ценность деловой бумаги.
    • Осуществление отбора, подготовки деловых бумаг для передачи в государственное хранение.
    • Осуществление в действие процесса экспертизы ценности документов в период подготовки для архивного хранения.

Важно!

С помощью приказа управляющего собирается экспертная комиссия из численности профессиональных работников (более 3 человек). Такая комиссия – совещательный орган, так как все решения фиксируются управляющим предприятия.

Итог деятельности экспертной комиссии

1. Распределяется на 4-е типа:

  • Подлежащие уничтожению из-за истечения срока хранения.
  • Временного хранения (от 1-ого до 10-ти лет).
  • Долговременного хранения (больше 10-ти лет).
  • Постоянного хранения.

Что составляется предприятиями, когда объявились итоги экспертизы ценности документов:

  • Список дел, которые находятся на постоянном хранении.
  • Список дел, которые находятся на временном хранении.
  • Список дел, которые находятся как по личному составу.
  • Акты, которые предусматривают уничтожение дел, не подлежащих хранению.

Помните! Перечень дел, произведенный как итог деятельности экспертной комиссии, закрепляется руководителем предприятия.

Номенклатура и формирование дел

image

Какая номенклатура должна вестись?

  • Должны быть составлены нормативные и правовые акты, которые контролируют процесс работы отделения кадров.
  • Положение о самом отделении кадров.
  • Должно быть расписание (штатное).
  • Должны присутствовать приказы о приёме на работу и увольнении сотрудников.
  • Должна быть переписка с иными предприятиями по вопросам о повышении квалификации, поиска новых кадров.
  • График отпусков рабочих.
  • Приказы о применении взысканий о дисциплине, поощрении.
  • Приказы о командировках.
  • Документы, которые используются для подготовки и переподготовке сотрудников.
  • Приказы по перенаправлению на другую работу или продвижению по карьере и т.д.

Важно!

Если какое-то предприятие захочет сдать документы в гос. хранение, то нужно будет согласовывать всю номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией гос. архива. Вся номенклатура дел предприятия или организации оформляется на бланке, который сделан по стандарту.

Как происходит формирование дел:

  1. Документы помещаются в одно дело, при этом эти документы соответствуют названию дела по содержанию (только исполненные документы).
  2. Порядок расположения документов в конкретной последовательности (по хронологии или алфавиту).

Уничтожение документов

Помните! Без проведения экспертизы на ценность документов, осуществить уничтожение просто невозможно. Как говорилось выше, для этого создаётся специальная экспертная комиссия.

Кого нужно включить в состав экспертной комиссии, чтобы произошла полноценная проверка документов:

  • Главного бухгалтера предприятия.
  • Архивиста.
  • Представителя руководства предприятия.
  • Лицо, которое представляет юридическую службу в предприятии.
  • Лицо, представляющее службу сотрудников предприятия.
  • Сотрудника по службе обеспечения деловых бумаг или секретаря предприятия.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Что рассматривается при полноценном оформлении дел:

  • Нумерация листов, в самих бумагах.
  • Подшивка или переплетение деловых бумаг.
  • Составление листа, считающегося заверительным.
  • Иногда, организация внутренних списков в бумагах.
  • Добавление нужных конкретизаций в реквизиты обложки данного дела.

Статья в журнале: №43 (1003) — Октябрь 2011 , опубликовано 02.11.2011Тематики: Калейдоскоп. Все грани одной темы

Налоговый учет

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

т

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Не менее 5 лет

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Было

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Новый Перечень

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Однако в 2010 году приказ № 558 в силу так и не вступил.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

С 30.09.2011 г.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Пример

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года. Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

12 разделов Новый Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены.

Бухгалтерский учет и отчетность
Сроки для новых документов
Субсидии

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

МСФО

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

Переписка о сроках и размере арендной платы подлежит хранению в течение 5 лет.
Валюта Установлены сроки хранения отчетов о платежах и поступлениях валюты:
– сводные годовые – постоянно;
– годовые – постоянно;
– квартальные – 3 года (при отсутствии годовых – постоянно);
– месячные – 1 год (при отсутствии годовых и квартальных – постоянно).
Драгметаллы

Отчеты по драгоценным металлам хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

5 лет В течение 5 лет следует хранить:

– документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства;

– реестры расчета земельного налога;

налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов;

– налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) (при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 лет);

– декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

сведения о доходах физических лиц (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет).

Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет.
В течение 5 лет подлежат хранению:

– документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам;

– документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период.

Дивиденды

Срок хранения ведомостей на выдачу дивидендов – 75 лет.

ФСС РФ

Годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ хранятся постоянно. Квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал – постоянно).

Страхование

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию следует хранить постоянно.

Обратите внимание!

Постоянный срок хранения установлен для Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Движимое имущество

В течение 10 лет после продажи следует хранить документы (заявки, акты оценки, переписку и др.) по продаже движимого имущества.

Недвижимое имущество

Постоянному хранению подлежат акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс).

В течение 5 лет после истечения срока действия договора подлежат хранению договоры страхования гражданской ответственности.

Гражданско-правовые договоры

Установлен 5-летний срок хранения (после истечения срока действия договора) для договоров:

– дарения;

– подряда с юридическими лицами;

– возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам;

– найма;
– мены;

– по залогу имущества организации. При этом документы по залогу недвижимого имущества хранятся постоянно.

Измененные сроки

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить в течение 5 лет (ранее – постоянно).

Было

Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранились 5 лет.

Стало

Теперь все документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить постоянно.

Не только рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, но и другие документы учетной политики подлежат хранению в течение 5 лет.

Обратите внимание!

С 5 лет до 4 лет сокращен срок хранения счетов-фактур.

Инвалюта

Вместо постоянного установлен 10-летний срок хранения оперативных отчетов по счетам в иностранной валюте за границей (после закрытия счета).

Гарантийные письма 5-летний срок хранения гарантийных писем отсчитывается после окончания срока гарантии.
Налоговый учет

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах теперь следует хранить не 5 лет, а постоянно.

Подписи

Образцы подписей материально ответственных лиц по-прежнему подлежат хранению до минования надобности, но не менее 5 лет.

Трудовые отношения
Страховые полисы

Постоянно следует хранить полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов.

Вредная работа

В течение 75 лет подлежат хранению документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Спецодежда

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием хранятся 3 года.

При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет.

Учет рабочего времени

5 лет вместо 1 года теперь следует хранить табели (графики), журналы учета рабочего времени.

А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Аттестация рабочих мест

С 5 до 45 лет увеличен срок хранения документов (положений, протоколов, решений, предложений, заключений, перечней стандартов и норм, перечней рабочих мест, обоснований, данных, информации, ведомостей рабочих мест, карт аттестации рабочих мест, планов об аттестации рабочих мест по условиям труда).

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда срок хранения – 75 лет.
Кадровое обеспечение
Командировки

5-летний срок хранения после возвращения из командировки установлен для командировочных удостоверений.

Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, – 75 лет.

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом, хранятся 75 лет.

Книги, журналы, карточки учета регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации, следует хранить 75 лет.

Книги, журналы, карточки учета работников, выбывающих в служебные зарубежные командировки, хранятся 10 лет.

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных следует хранить 75 лет.

Трудовые книжки

5-летний срок хранения установлен для книг, журналов, карточек учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдачи общегражданских и заграничных паспортов.

А книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним следует хранить не 50 лет, как было ранее, а 75 лет.

Зарплата

С 3 до 5 лет увеличен срок хранения книг, журналов, карточек учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы.

Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся 75 лет (было – 50 лет).

Добавить в избранное

ПОДПИШИТЕСЬ НА НОВОСТИ И СВЕЖИЕ СТАТЬИ

В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.

В В 26 мая 2021В В В В В В 2В В В В  В В 88694

Рассмотрим ниже, в статье:

  1. таблицу кадрового документооборота;

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

вњ… Сроки хранения документов

Кадровый ДОКУМЕНТООБОРОТ МИКРОПРЕДПРИЯТИЯ

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!! Смотри кадровый документооборот в таблице ниже.

Внимание! Опубликован новый перечень сроков хранения документов, которые образуются в процессе деятельности организаций. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 действует с 18 февраля 2020. Прежний перечень, утвержденный Минкультуры, больше не применяется.

Как организовать кадровое делопроизводство Вебинар поможет разобраться, как организовать работу с кадрами и навести порядок в документах, чтобы избежать рисков и претензий при проверках ГИТ.

Перечень обязательных кадровых документов организации

    

Перечень ВСЕХ кадровых документов

Автор: Наталья Белова, специалист по трудовому законодательству, консультант по кадровым вопросам. Команда портала
ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ

В В 

Ирина 26 мая 2021 13:13
Перечень Росархива после 2000 утверждался в 2010, и в 2019. Модератор Добрый день! Благодарим. Подправили даты.

В В 

Работа в кадровом отделе (ОК) любой организации включает в себя целый ряд обязанностей, в том числе и ведение кадровой документации. Кадровик обязан знать, возможно ли изменение фамилии в этой документации, и каким образом оно проходит, уметь вести журналы, предназначенные для регистрации документов.

Также крайне важно знать от чего зависят сроки хранения кадровых документов, и для каких категорий возможно уничтожение по прошествии определенного периода, а какие ожидает архивирование и зачем нужна опись дел. Об этом и пойдет речь в нашей статье. Также рассмотрим, что собой представляет альбом для форм документации, используемой в ОК.

Как долго хранят документацию в отделе кадров?

Согласно законодательству, в любой организации должно быть обеспечено должное хранение кадровой документации. Нарушение установленного порядка ведет за собой штрафные санкции. Обязанность кадровика – знать сколько должен храниться определенный вид документации, то есть на протяжении какого срока невозможно его уничтожение. Для облегчения работы сотрудника кадрового отдела существует специальная таблица, где указаны все сроки хранения со статьями законодательства, их подтверждающими.

image

Часто бывает так, что из-за страха перед штрафами, неопытные сотрудники отдела кадров хранят на протяжении долгого времени документацию, которую можно было уничтожить. В итоге ее накапливается много, что приводит к путанице. Поэтому в интересах самого кадровика знать, когда можно отправить документ на уничтожение или же передать в архив. Есть категории документов для которых уничтожение вообще не возможно, пока существует компания. К этой группе относят личные дела руководителей, а также сотрудников с присвоенными государственными наградами и званиями.

Длительное хранение личных дел руководителей связано с тем, что подобные свидетельства могут быть затребованы в ходе проверок организации государственными органами. Именно поэтому их уничтожение недопустимо.

Конкретные сроки

В 2000 году был утвержден специальный перечень, где указаны сроки, на протяжении которых хранятся те или иные документы. Изменение их по инициативе организации недопустимо. В перечне можно встретить отметки. Например, есть такая «до минования надобности». Это означает, что для данной официальной бумаги может применяться уничтожение, после того как она потеряла практической значение. Но даже в этом случае хранить ее следует не меньше года.

Если в графе стоит аббревиатура ЭПК это означает, что документация имеет историческое значение и для нее предусмотрено архивирование, согласно установленному порядку.

image

Срок хранения истек что делать?

Когда истекает срок хранения определенный законодательством, в организации встает закономерный вопрос, что же делать дальше? Ответ довольно прост – их необходимо уничтожить либо же передать в архив. Можно самостоятельно выявить уже не нужные акты, или же обратиться за помощью. Тут все зависит от количества бумаг. Если их очень много, целесообразней будет обратиться за помощью.

Перед тем как будет проведено уничтожение, необходимо собрать комиссию, которая должна понять предоставляет ли акт ценность (если да, то он передается в архив). Также должен быть составлен акт, подтверждающий уничтожение – он должен быть одобрен руководством организации.

image

Уничтожение может быть проведено любым способом, который больше всего подходит для организации. Чаще всего используют следующие:

  • Передача ненужных бумаг в специальные компании, занимающиеся их утилизацией или переработкой;
  • Использование измельчителя;
  • Сжигание.

Уничтожение посредством огня крайне нежелательно. Лучше всего прибегнуть к первому методу. Если акты хранились в организации на электронном носителе, их просто стирают.

Инвентаризация перед передачей в архив

Из вышесказанного можно сделать вывод, что одни акты по истечению определенного срока уничтожают, а другие передают в архив. Но перед тем как отправить бумаги в архив, необходимо провести их опись. Именно опись является основанием для того, чтобы дело было передано на хранение в архив. Образцы, которые помогут сотруднику ОК составить правильно опись, можно найти в сети на специальных сайтах.

Опись, проводимая в организации, в данном случае должна содержать следующие сведения:

  • Номера документов;
  • Индексы;
  • Названия и даты актов.

image

Опись сопровождается также итоговой записью, в которой содержится информация о количестве документов, в ней содержащихся. Также в этой же записи указывается и количество страниц из которых состоит сама опись.

Важно помнить, что составлять опись произвольно нельзя.

Существуют утвержденные образцы, основываясь на которых ее и составляют. Не только опись имеет унифицированную форму — для итоговой записи также действует утвержденная форма. Нарушение этих унифицированных форм ведет к тому, что составленные документы не будут действительными. После того, как по всем правилам проведена опись, документы можно изъять и отправить на хранение.

Стандартизированные формы для документации

Каждый кадровик знает, что унифицированных форм для документов, используемых в ОК, существует очень много. В организации допустимо использование унифицированных законодательством форм, образцы которых находятся в открытом доступе. Также руководство имеет право разработать собственные образцы, которые должны быть внесены в альбом. Этот альбом должен содержать в себе все, разработанные самостоятельно образцы. Этот альбом может быть и в электронном варианте.

Если раньше использование унифицированных форм было обязательным, то с начала 2013 все изменилось. Был издан закон, касающийся бухучета, в котором говорилось об отмене унифицированных обязательных форм. Это коснулось и кадровых дел. Однако трактовка этого постановления неоднозначна – некоторые утверждают, что использование унифицированных форм в ОК все-таки необходимо.

image

Например, некоторые считают, что для актов, касающихся оплаты труда использование унифицированных форм остается обязательным. Но лучше при возникновении сомнений обратиться за указаниями в Роструд.

Еще пару слов об альбоме

Не стоит полагать, что рассматриваемый альбом, разработанный для собственных форм актов кадрового отдела, чем-то похож на привычный для большинства альбом для фото. По своему внешнему виду этот альбом, содержащий в себе перечень форм актов кадрового отдела, напоминает табель или же таблицу. Образцы его можно изучить в интернете, перед тем как приступить к разработке собственного.

Состоит альбом из граф, в каждую из которой вносится информация о разработанном документе – его название, номер и т.д. Альбом разрабатывается сотрудниками ОК, которые имеют достаточный опыт.

Как и зачем кадровики регистрируют документы

Когда кадровику в руки попадает новый документ, он не может просто положить его на полочку – необходима процедура регистрации. Только после регистрации акт получает юридическую силу – без нее это просто бумажка.

Есть и другое, не менее важное предназначение регистрации – с ее помощью обеспечивают учет всех документов. Есть ряд правил, которые неукоснительно должны соблюдаться во время подобной регистрации. Также должны использоваться и специальные журналы, образцы заполнения которых должны присутствовать в ОК.

image

По сути, процесс регистрации представляет собой занесение атрибутов документов в журналы или же в картотеку.

Журналы являются самой распространенной формой, используемой для регистрации. Но сейчас многие считают, что подобный вариант регистрации давно устарел. Но все-таки подобная форма регистрации имеет ряд преимуществ, которые сложно переоценить.

Использую такой способ регистрации, можно быть уверенным в том, что невозможно будет зафиксировать какой-либо акт задним числом.

Можно ли изменить фамилию в документации

Довольно часто кадровикам приходится сталкиваться с ситуацией, когда происходит смена фамилии сотрудника. А ведь во многих документах необходимо внесение фамилии работника. И поэтому, когда произошло изменение, необходимо внести поправки и в документацию.

Но смена фамилии не может быть осуществлена только на основании слов сотрудника. Он должен представить кадровику документы, подтверждающие тот факт, что изменение фамилии было произведено по закону.

image

Извещение кадрового отдела о том, что произошло изменение фамилии – обязанность самого сотрудника. Как уже говорилось выше, смена фамилии возможна после предъявления соответствующих документов. Но опытные кадровики советуют попросить сотрудника написать заявление, в котором он изложит просьбу о смене фамилии.

Итог

В основном при упоминании о смене фамилии, многие думают, что изменения вносят только в трудовую. Но это не так – данные изменяют еще и в трудовом договоре, документах, связанных со страхованием и налогообложением. Плюс ко всему в случае смены фамилии заменяют свидетельство пенсионного страхования. Поэтому так важно сделать все вовремя и по правилам.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий