Нужно ли составлять служебное задание о направлении в командировку – образец и бланк для скачивания

Цели командировки различны: от переговоров с партнерами до организации и проведения мероприятий. Специалистам отдела кадров требуется грамотно оформить служебное задание на командировку, чтобы сотруднику оплатили расходы, связанные с деловыми поездками.

Содержание

Какие бывают командировки

image

Вопросам организации командировки в Трудовом кодексе РФ отводится глава 24. Служебная командировка (СК) – поездка сотрудника по поручению начальства, целью которой является исполнение профессиональных обязанностей вне места постоянной работы. СК имеет установленные сроки, план, задачи и цель. Командировать специалиста можно как в другой город, так и за пределы страны.

ВНИМАНИЕ! Если основная работа человека связана с постоянными разъездами или выполняется в пути, такие поездки командировками не являются.

Командировки бывают:

  • по территории Российской Федерации и за ее пределы;
  • длительные и краткосрочные;
  • групповые и индивидуальные;
  • плановые и внеплановые.

Особенности СК:

  1. Работодателем принимается письменное решение о командировании сотрудника.
  2. Срок зависит от сложности, объемов работы, отдаленности места назначения, плана командировки.
  3. Если человек выполнит поручение начальства раньше запланированного срока, то он вправе вернуться на рабочее место досрочно. Если же рабочее время в поездке увеличивается в связи с временной нетрудоспособностью сотрудника, то СК продлевают дополнительным приказом.
  4. Дата выезда – время отправления транспортного средства, на котором сотрудник доберется до места выполнения задания. Дата приезда на постоянное место работы – время прибытия транспорта (самолета, автобуса, поезда). Если требуется дополнительное время, чтобы добраться до станции отправления, оно тоже засчитывается в срок поездки.
  5. Фактический период СК определяется на основании проездных документов. При их отсутствии предъявляют договор найма жилого помещения в населенном пункте назначения.
  6. Если использовался личный или служебный автомобиль, то срок пребывания в СК указывается сотрудником в служебной записке. Обязательно прилагаются кассовые чеки, квитанции, путевой лист и другие счета, которые подтверждают маршрут.
  7. Выходить ли сотруднику на работу в день поездки, решает руководитель.
  8. Дни СК оплачиваются в соответствии со средним заработком сотрудника.
  9. Если дни поездки совпадают с праздничными или выходными, они оплачиваются в двойном размере или работнику предоставляется дополнительный выходной.
  10. Командированному работнику выдается денежный аванс на оплату проезда, проживания и питания. Если в поездке возникли дополнительные траты, то они возмещаются по приезде. Авансовый отчет нужно сдать в течение трех дней после возвращения.

ВАЖНО! Дополнительные расходы допускаются и оплачиваются с согласия работодателя.

В зависимости от типа СК составляется служебное задание на командировку.

Кто должен составить служебное задание

Обычно это входит в компетенцию отдела кадров предприятия. Подписывает документ руководитель или его заместитель. Работодатель издает приказ, в котором указывается:

  1. Цель командировки.
  2. Пункт назначения.
  3. Ф. И. О. и должность сотрудника, который направляется выполнять поручение.
  4. Длительность поездки: период и конкретные даты.
  5. Объем работы в командировке.
  6. Суточные расходы.
  7. Номер задания в журнале регистрации.

Работник ставит свою подпись в приказе в знак ознакомления.

Инструкция по составлению служебного задания на командировку

При заполнении бланка Т-10 вносится следующая информация:

  1. Название учреждения, код ОКПО.
  2. Порядковый номер бланка, соответствующий номеру в журнале регистрации.
  3. Ф. И. О. работника, его табельный номер.
  4. В левой части таблицы — название отдела (столбец 1) и должность специалиста (столбец 2).
  5. В 3 столбце — страна и город, в 4 – организация, куда отправляется сотрудник.
  6. В столбцах 5 и 6 — даты поездки. В столбце 7 — количество дней для выполнения задания, а в столбце 8 – количество дней на проезд.
  7. В столбце 9 вписываются данные плательщика. Командировка может быть организована за счет предприятия или за счет партнера, который заинтересован в приезде специалиста на свою территорию.
  8. В 10 столбце — название документа, на основании которого составляют задание (приказ, докладная записка, план).
  9. В столбце 11 прописывается цель и содержание поездки.
  10. Столбец 12 (краткий отчет) заполняется по возвращении сотрудника.

Грамотно составленное служебное задание позволит работнику достичь цели поездки в короткие сроки, т.к. последовательность задач уже разработана и одобрена начальством.

Требования к заполнению

Служебное задание (СЗ) составляется на бланке по форме № Т-10, где прописаны особенности поездки. Эта форма также предполагает отчет работника о результатах командировки. Первая часть, включающая цели и задачи, заполняется представителем фирмы перед отправкой сотрудника, вторая — самим командированным по итогам поездки.

После заполнения бланк СЗ визируется работодателем, подписывается командированным сотрудником и передается в бухгалтерию.

Рекомендуем к прочтению: Пошаговая инструкция оформления командировки

Примеры цели командировки

Длительность поездки зависит от задач, стоящих перед сотрудником. Примеры цели командировки:

  1. Развитие бизнеса в других регионах, расширение производства.
  2. Заключение договоров с другой фирмой.
  3. Участие в судебном разбирательстве. В таких случаях в СК отправляют юриста компании.
  4. Проверка качества работы филиалов и структурных подразделений.
  5. Обмен опытом с другими организациями.
  6. Поиск новых материалов и средств для выполнения профессиональной деятельности.

Цель направления в командировку и ожидаемые задачи описывают в служебном задании, кроме того, в документ можно вписать и альтернативный план.

Образец служебного задания на командировку:

image

Не в службу, а в дружбу

  • 789

Служебное задание на командировку выступает обязательной частью системы оформления бумаг на рабочий выезд или командировку работника без выезда из города. На основе этого документа составляется приказ, после чего работнику выдается командировочное удостоверение и он выезжает на объект для выполнения задания.

Основные понятия и изменения

В служебном поручении обязательно указывается цель командировки. В этом заключается основной посыл этого документа. После выполнения задания необходимо оформить и вторую часть документа, непосредственно с отчетом о проделанной работе. Здесь указывается, насколько выполнено задание и достигнута цель поездки. На основании этого отчета можно подвести итог о том, насколько эффективна была поездка и какие затраты понес работник в командировке (подтвержденные документально чеками, квитанциями и т.д.).

Актуальная форма №Т-10а была составлена в 2008 году, но с января 2015 года из Положения о командировках исчезли требования практически ко всем пунктам командировочного листа. При этом это не означает, что такую бумагу не надо вести в общем внутрифирменном документообороте. Если взамен разрабатывается локальная форма приказа о командировке, она должна быть основана на внутрифирменном Положении о командировках (ст. 8, ст. 22 ТК РФ).

Как заполнять служебное задание

На 2017 год существуют рекомендации по заполнению служебного задания на командировку. Унифицированная форма Т-10а состоит из 12 граф. Скачать бланк (образец формы служебного задания) бесплатно можно здесь.

Фирма может вести набор командировочных бумаг по стандарту 2008 года или предусмотреть локальную форму по своему предприятию. Порядок оформления служебного задания обязательно должен быть систематизирован и включать в себя такие этапы:

  • Получение от руководителя предприятия письменного разрешения, положения, приказа о направлении конкретного работника в командировку в городе либо поездку со служебным заданием.
  • В документе служебного задания обязательно нужно заполнить графы с 1 по 11. Оформление табличной части может осуществляться как от руки, так и печатным способом.
  • Работника обязательно должны ознакомить со служебным заданием. Он должен знать правила заполнения отчета о командировке и требования касательно компенсаций на расходы, которые подтверждаются только наличием квитанций, чеков, билетов и т.д.

Приведем пример и рекомендации к заполнению документа, охватив основные положения и требования.

В качестве примера

  1. Общая информация о компании, номер и дата.
  2. В центре документа графы для информации о работнике, который командируется (Ф.И.О., должность на предприятии и табельный номер).
  3. Пункты 3-8 – сведения о командировке: направления деятельности и цель поездки, наименование объекта, срок командировки, точная дата отъезда и приезда работника и т.д.
  4. В пункте 9 указываем данные предприятия-плательщика. Речь может идти об организации, которая отправляет работника в командировку и производит оплату. В других случаях специалисты выезжают на объект по просьбе и заявке другой организации, заказчика услуги.
  5. Здесь надо указать основание, которое заполняется обязательными реквизитами распоряжения собственника организации о командировке конкретного сотрудника, либо в ином случае в этом пункте указывается другая формулировка «План командировки», если поездка была спланирована заранее и по графику.
  6. В графе 11 описываем цель служебного задания.

Оставшиеся графы заполняются только после возвращения специалиста из командировки. Заполняется информация по результатам, достигнутым целям поставленного служебного задания. В свою очередь, непосредственный руководитель сотрудника обязан дать оценку о проделанной работе командированного работника.

На этом документе, как и на всех других нормативных и локальных бумагах, должны стоять печать предприятия, подпись уполномоченного лица и подпись самого работника.

При направлении специалистов в служебную командировку необходимо четко сформулировать перечень задач и поручений. Для этого оформляется служебное задание, которое имеет унифицированную форму и утверждается руководителем предприятия.

О документе

В процессе трудовой деятельности сотрудники обязаны выполнять законные указания, распоряжения и поручения руководителя. Это распространяется и на служебные командировки – специалист обязан выполнить требование о поездке, а также о выполнении определенных поручений. Чтобы своевременно контролировать выполнение поставленных задач, цели командировки фиксируются в виде специального письменного документа – служебного задания.

Его понятие и назначение

При осуществлении трудовых функций по месту работы руководитель может контролировать даже исполнение устных поручений и задач. При направлении в командировку можно осуществлять контроль только за поручениями, четко оговоренными в письменной форме.

Для этого применяется унифицированный бланк № Т-10а, назначение которого заключается в следующем:

  • официальное подтверждение необходимости предстоящей командировки – в служебном задании непосредственный руководитель сотрудника фиксирует объем поручений для поездки;
  • основание для издания распорядительных актов о направлении в командировку – после утверждения формы Т-10а будет издан приказ, а специалисты кадровой службы оформят все необходимые документы;
  • исходя из состава поручений, которые зафиксированы в служебном задании, работник будет отчитываться после завершения командировки, в том числе о понесенных расходах на поездку.

Унифицированный бланк № Т-10а входит в состав обязательных документов кадрового делопроизводства. На основании указанной формы издается приказ, официально закрепляющий факт направления в командировку.

Нормативное регулирование вопроса

Порядок документального оформления служебных командировок, в том числе при заполнении формы № Т-10а, регламентирован следующими актами:

  • ТК РФ – содержит общие правила при оформлении командировок;
  • Постановление Правительства № 749 – устанавливает порядок направления работников в командировку, расчета и выплаты суточных и компенсации затрат;
  • Постановление Госкомстата РФ № 1 – утверждает унифицированные бланки кадрового делопроизводства, в том числе формы № 7-10а;
  • локальные акты предприятия, содержащие специальные условия для оформления документов на командировку.

При составлении документов о командировке необходимо применять утвержденный бланк № Т-10а. Частные компании могут вносить в указанную форму изменения, в зависимости от служебной необходимости.

Как оформить служебное задание на командировку

Инициатива о направлении работника  в командировку может исходить от непосредственного начальника структурного подразделения, либо от руководителя компании. В Постановлении Госкомстата № 1 указано, что служебное задание оформляет непосредственный начальник специалиста, после чего документ должен утвердить руководитель предприятия.

Если работник подчиняется напрямую единоличному руководителю, служебное задание будет заполняться лицом, уполномоченным на такие действия локальными актами.

Форма и требования

Исходя из требований Постановления Госкомстата № 1, служебное задание оформляется в виде письменного документа. В содержании бланка заполняются следующие сведения:

  • наименование предприятия;
  • дата и номер документа;
  • личные данные сотрудника, которому предстоит командировка;
  • структурное подразделение специалиста, его должность и табельный номер;
  • место назначения командировки – населенный пункт, организация;
  • даты начала и окончания служебной поездки, продолжительность командировки в календарных днях;
  • основания для направления в командировку (например, судебная повестка о заседании);
  • содержание задания (цель) – например, сопровождение груза, участие в судебном заседании, проведение переговоров и т.д.;
  • отчет о выполнении задания – данный блок заполняется после возвращения из командировки;
  • сведения о непосредственном руководителе и/или начальнике предприятия, их подпись;
  • личная подпись сотрудника об ознакомлении с содержание служебного задания.

После заполнения отчета о служебной поездке будет заполнен пункт «заключение о выполнении задания», его также утверждает руководитель предприятия.

После утверждения бланка служебного задания документ будет использован кадровой службой или делопроизводителем для оформления приказа по предприятию и выдачи командировочного удостоверения.

После завершения командировки и утверждения отчета, бланк № т-10а подлежит хранению в документах кадровой службы.

Скачать бланк СЗ можно здесь.

Образец служебного задания на командировку

Поэтапная инструкция

Процедура оформления служебного задания для командированного специалиста выглядит следующим образом:

  • при возникновении необходимость в командировании специалиста, его непосредственный начальник оформляет записку в адрес руководителя предприятия;
  • после принятия решения о командировке составляется служебное задание, которое подписывает непосредственный начальник;
  • служебное задание по форме № Т-10а утверждает руководитель предприятия;
  • утвержденный бланк передается в кадровую службу для оформления приказа и выдачи командировочного удостоверения.

После ознакомления с содержанием служебного задания и приказа о командировке сотрудник расписывается в этих документах. Если имеются законные основания для отказа от служебной поездки, работник должен указать эти сведения в тексте документов или в виде отдельного обращения.

Подписи и печати

В бланке № Т-10а предусмотрены подписи непосредственного начальника и руководителя предприятия – они ставятся непосредственно перед направлением в командировку, а также при утверждении отчета о выполненных заданиях.

Печать на указанной форме не проставляется, так как документ относится к бланкам внутреннего документооборота. Сотрудник ставит свою подпись при оформлении бланка, а также при заполнении отчета о командировке.

Прошивка и хранение

После составления служебного задания и издания приказа, форма № Т-10а находится на хранении в кадровой службе. После утверждения отчета о служебной поездке, бланк сдается для проверки в финансовый отдел – эта процедура необходима для отчета по израсходованным средствам и окончательного расчета с сотрудником.

После завершения всех формальностей, бланк № Т-10а возвращается в кадровую службу, где подлежит постоянному хранению. По итогам календарного года все формы служебных заданий подшиваются и сдаются в архив – их хранение осуществляется лицом, уполномоченным локальными актами.

Если задание не сделано

После возвращения из служебной поездки сотрудник обязан сдать командировочное удостоверение, документы об оплате проезда и проживания, а также заполнить отчет о выполнении задания. При заполнении отчета нужно соблюдать следующие правила:

  • краткий отчет заполняется непосредственно в бланке служебного задания и подлежит утверждению непосредственным начальником, а также руководителем предприятия;
  • сотрудник может оформить подробный отчет в виде самостоятельного документа, который будет приложен к форме № Т-10а;
  • в отчете нужно указать о выполнении всех пунктов задания, а также о причинах невыполнения одного или нескольких поручений.

Если цели и поручения, зафиксированные в служебном задании, не выполнены по вине специалиста, возникают основания для применения мер дисциплинарного воздействия (в зависимости от тяжести проступка могут применяться предупреждение, выговор или увольнение). Такие факты рассматриваются как неисполнение должностных обязанностей. Типичным случаев не исполнения служебного задания является несвоевременная явка к месту назначения, которая вызвана виновными действиями сотрудника.

По факту виновного неисполнения служебного задания должно проводиться расследование, а командированный специалист вправе дать свои объяснения.

Не является нарушением трудового законодательства неисполнение служебного задания, если это вызвано обычными рисками хозяйственной деятельности или объективными обстоятельствами.

Интересные статьи:

Оперативное хранение документов и дел

Во время создания, согласования и использования документов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде.Подробнее

Понятие секретарь и разновидности

Понятие «секретарь» достаточно широкое. В переводе с латыни слово «secretarius» обозначает «доверенное лицо». Подробнее

Требования к внешнему виду секретаря приемной

Приходящие в организацию посетители обращаются за помощью, как правило, к секретарю. От того, как выглядит секретарь, в значительной степени формируется мнение об организации в целом. Подробнее

Примерная схема рабочего дня секретаря-референта

Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга: в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом: подробнее

Примеры рекомендательных писем

Рекомендация предыдущего начальника позволяет раскрыть работника, показать его положительные и отрицательные качества в работе. Подробнее

Общение с посетителями

Порядок приема посетителей имеет много общего с порядком перевода звонков. Обычно он ведется по предшествующей договоренности, однако при решении рабочих вопросов с сотрудниками организации или с клиентами такой договоренности может не быть. Подробнее

Чем занимается специалист-документовед

Какие знания даются в процессе подготовки специалиста-документоведа? Подробнее

Психологические качества

Индивидуально-психологические качества, необходимые для успешной работы секретаря. Подробнее

ДОУ, служба ДОУ и функции

Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Подробнее

Формуляр, бланки, реквизиты документов предприятия

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Подробнее

Особенности делового телефонного этикета и разговоры по сотовому телефону

По подсчетам специалистов сегодня свыше 50 % всех деловых вопросов решаются по телефону. Это самый быстрый способ связи, который позволяет установить контакты, договориться о встрече, деловой беседе, переговорах, не прибегая к непосредственному общению. Подробнее

Классификация документов и документная информация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, подробнее

Что дает использование САДД

Что дает использование систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)? Подробнее

Роструд о недопустимости заверения печатью ОК записей в трудовой книжке при увольнении

В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 подробнее

Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия.

Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия. Подробнее

Взаимоотношения в коллективе

Взаимоотношения между сотрудниками коллектива и начальником состоят прежде всего в том, чтобы воспитывать друг друга и, по возможности, приспосабливаться друг к другу. Подробнее

Правила оформления должностных инструкций

Должностная инструкция составляется для того, чтобы не возникали споры, конфликтные ситуации в трудовых правоотношениях. Подробнее о ДИ

Штатное расписание

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Подробнее о ШР

Правила оформления приказов

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач. Подробнее о приказах

Назначение и характеристика ГОСТ Р 6.30-2003

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Подробнее

Регистрация документов

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Подробнее

Участие в тендерах

Для того чтобы принять участие в тендере, необходимо подать заявку, оформленную в соответствии с требованиями заказчика и представленным им же образцом. Подробнее

Организация работы офиса

Организация работы офиса является непростой задачей перед тем, кто начинает работать в молодой компании или после переезда в новые помещения, например, при открытии нового офиса большой компании. Подробнее

Будьте внимательны при оформлении на трудоустройство

Очень сложно не расслабиться, получив предложение о работе. Многие торопятся подписать трудовой договор, не читая его, однако я бы не торопилась. В спешке подписанное трудовое соглашение — причина многих разногласий с работодателем, причем вы в данном случае оказываетесь в крайне невыгодном для себя положении. Подробнее

Рекомендации секретарям при звонке

В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующих рекомендаций: подробнее

Основные правила ведения телефонной беседы

Основные правила ведения телефонной беседы, когда звонят секретарю, следующие: подробнее

Как побороть страх перед собеседованием?

Итак, на ваше резюме обратили внимание, и вы получили приглашение на собеседование. Теперь предстоит пройти самый ответственный этап в поиске новой работы. Подробнее 

Самые перспективные профессии ближайшего будущего

В современном мире огромное количество разнообразных профессий, поэтому если возник вопрос: «Какую из них выбрать?», то стоит со всей ответственностью подойти к принятию данного решения. Подробнее 

Файлы для скачивания
  • obrazec-sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku.doc (27.5 kibibytes)

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении: скачать образец

ООО «Агат» Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении №77-к от 10.10.19 года Иванова Василия Петровича таб. №5 Подразделение – АУП, должность – заместитель директора. Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П. Содержание служебного задания: 1. Заключение контракта на поставку винограда. 2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года. Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н. С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П. Отчет о выполнении (заполнено работником): 1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г. 2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года. 18.10.19 г. Зам. директора Иванов В.П. Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Файлы для скачивания
  • obrazec-sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku.doc (27.5 kibibytes)
Share this post:

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий