Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе

Содержание

Трудовая книжка является основным документом, содержащим информацию о трудовой деятельности работника и его стаже. Посредством заявления о выдаче трудовой книжки реализуется право работника получить этот документ для личных целей. imageСкачать файлы документаБланк и заполненный образец

Файлы в .DOC:Бланк заявления о выдаче трудовой книжкиОбразец заявления о выдаче трудовой книжки

Законодательная основа

Трудовые книжки в настоящее время существуют только на бумажных носителях, однако в 2020 году в рамках исполнения национального проекта «Цифровая экономика» в России начинает хождение и электронная версия документа.

Обязанность работодателя вести трудовую книжку регламентирована частью 1 статьи 66 ТК РФ. В соответствии с ней, если работник проработал в организации или у работодателя — ИП более 5 дней, запись об этом обязана иметься в трудовой книжке.

За сохранность трудовых книжек в течение всего времени, пока сотрудник работает в организации (на предприятии, у ИП) отвечает работодатель в лице назначенного соответствующим распорядительным документом работника, чаще специалиста кадровой службы.

Форма трудовых книжек также установлена законом, а именно Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Когда выдается

Под выдачей трудовой книжки может пониматься:

  1. ее оформление для работника, не имевшего ранее трудовую книжку, то есть для работника, впервые устраивающегося на работу;
  2. выдача оригинала/копии уже работающему в организации сотруднику;
  3. выдача при увольнении.

При устройстве на работу

Устраиваясь на работу, будущий сотрудник предоставляет организации/работодателю-ИП трудовую книжку для внесения туда сведений о своей работе. Но если у работника нет книжки, работодатель обязан ее оформить.

Статья 65 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя не только оформить трудовую книжку работнику, который до этого нигде не работал, но и выдать новую в случае, если старая книжка потерялась или повреждена так, что не подлежит восстановлению.

Чтобы получить трудовую книжку, работнику потребуется составить заявление на имя работодателя, в котором необходимо написать примерно следующее: «В связи с трудоустройством (в связи с утерей, повреждением трудовой книжки) прошу оформить мне трудовую книжку».

В этом случае, однако, на руки работнику трудовая книжка не выдается. Он ставит в документе свою подпись и возвращает его сотруднику отдела кадров.

При прекращении трудовых отношений

Согласно статье 84.1 ТК РФ при расторжении трудового договора с организацией или работодателем — ИП работнику на руки должна быть выдана его трудовая книжка. Она выдается в день прекращения трудового договора или направляется почтой в случае, когда у работника нет возможности получить книжку самому и при условии письменно выраженного согласия.

Отметим, что в случае увольнения никакого заявления от работника на получение трудовой книжки не требуется. Получив документ, работник просто ставит подпись в журнале учета/выдачи трудовых книжек.

В процессе осуществления трудовой деятельности

Поскольку ответственность за сохранность трудовой книжки работника лежит на работодателе, ему не выгодно выдавать на руки работнику ее оригинал. Законодательством предусмотрен один случай, когда работнику выдается именно оригинал книжки — статья 62 ТК РФ определяет, что в целях обязательного пенсионного страхования (для обращения в Пенсионный фонд) работник может по письменному заявлению получить на руки оригинал.

В иных случаях работодателем, также по письменному заявлению работника, может быть предоставлена надлежащим образом заверенная копия трудовой книжки.

Копия или оригинал документа выдаются работодателем в течение 3 дней после получения заявления. Выдача трудовой книжки по истечении этого срока является нарушением закона.

На случай, если работнику все же выдан оригинал трудовой книжки, трудовое законодательства, защищая интересы работодателя, обязует работника вернуть трудовую книжку не позже чем через три дня после того, как Пенсионный фонд вернул ее самому работнику.

image

Факт выдачи оригинала книжки работнику в обязательном порядке фиксируется в Журнале учета и движения трудовых книжек или посредством расписки, в которой работника указывает дату получения трудовой книжки. Таким образом, если книжка будет утеряна в этот период, работодатель не будет нести за это ответственность.

Отметим, что помимо указанного выше основания для выдачи оригинала трудовой книжки у работодателя нет, следовательно, и права требовать ее оригинал у работника тоже нет.

Составление заявления

Установленной законом формы заявления о выдаче трудовой книжки не существует. Каждая организация, как правило, уже имеет разработанные и утвержденные бланки таких заявлений, и при обращении работника за копией книжки ему предложат это заявление заполнить. На нашем сайте имеется типовой образец заявления, который вы также можете использовать, внеся в него свои данные.

В общем виде заявление выглядит так:

  1. «Шапка», располагающаяся в правом верхнем углу, которая включает в себя: название организации (ФИО работодателя — ИП), ФИО, должность лица, на имя которого составляется заявление, ФИО, должность, структурное подразделение, в котором работает автор заявления.
  2. Название документа, расположенное ниже по центру.
  3. Текст документа, начинающийся со слов: «Прошу выдать мне копию/оригинал моей трудовой книжки» с указанием обоснования.
  4. Дата и подпись, расшифровка подписи.

Заявление хранится в отделе кадров до момента возврата книжки работником.

Выбор формы ведения трудовой книжки

До 31 декабря каждому работнику необходимо определиться с формой, в которой будет вестись трудовая книжка, и предоставить в Управление персонала заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме или переходе на электронную форму ведения трудовой книжки.

При выборе формы трудовой книжки важно учесть несколько моментов:

В случае, если Вы выбираете трудовую книжку в бумажном виде, Вам необходимо предоставить в Управление персонала соответствующее заявление. Для Вас ничего не меняется. При необходимости Вы также можете запросить заверенную копию трудовой книжки. При увольнении, как и ранее, Вы получаете на руки заполненную трудовую книжку в бумажном виде и предоставляете ее при трудоустройстве на новое место работы. В любое время Вы можете подать заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки.

В случае, если Вы выбираете вариант перехода на ведение трудовой книжки в электронном виде, Вам необходимо предоставить в Управление персонала соответствующее заявление. После этого трудовую книжку в бумажном виде Вам выдают на руки. С данного момента возврат на бумажную трудовую книжку для Вас уже невозможен. Вы самостоятельно несете ответственность за сохранность трудовой книжки как источника сведений о своей трудовой деятельности до 2020 года.

При необходимости вместо копии трудовой книжки по Вашему запросу будут предоставлены сведения о трудовой деятельности за период работы в УрФУ по форме СТД-Р.

При увольнении вместо традиционной трудовой книжки Вы также получите данный документ. При устройстве на другую работу нужно предъявить форму СТД-Р вместе с бумажной трудовой книжкой для подтверждения предыдущего стажа работы.

Каждый работник может получить сведения о трудовой деятельности:

Создано / Изменено: 30 мая 2020 / 1 июня 2020

С 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для всех работников он будет абсолютно добровольным, то есть по желанию персонала работодателю можно будет продолжать вести документ на бумаге, как раньше, но при этом одновременно делать записи в электронный вариант. Для этого требуется написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Правила содержания и хранения трудовой

В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета. Значит это то, что относиться к ней нужно крайне бережно и внимательно, не допуская ее попадания в посторонние руки. Связано это с тем, что на основе записей, внесенных в трудовую, в дальнейшем вычисляется общий трудовой стаж работника, начисляется пенсия.

В период, когда человек официально работает, трудовая хранится у его работодателя под присмотром специалиста по кадрам или у секретаря.

В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет.

Читайте также:  Профстандарт бухгалтера-кассира. Разработка и особенности должностной инструкции

Однако, иногда трудовая оказывается на руках гражданина. Это бывает, в первую очередь тогда, когда он находится без работы или же по каким-то причинам вынужден взять трудовую у работодателя. Надо отметить, что в большинстве случаев для предоставления информации из трудовой по месту требования достаточно взять с места работы заверенную выписку или копию книжки, но вот что касается некоторых государственных структур, например, Пенсионного фонда или же банковских кредитных учреждений, там зачастую просят только оригинал документа.

И вот в этот период никто не застрахован от утери трудовой или ее утраты (последнее может быть связано с каким-либо чрезвычайным обстоятельством – пожаром, затоплением, аварией и т.д.).

Никакого наказания за потерю или утрату документа по закону нет, но вот его восстановление – это в первую очередь забота и обязанность его владельца.

При этом даже частичное повреждение трудовой книжки – обгорание, нехватка листов, несмываемая грязь и т.п. служит основанием для ее замены и получения нового бланка.

Коротко о порядке перехода на ЭТК

В 2021 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК. Данная бумага необходима для Пенсионного фонда — сведения о ней будут занесены в блок информации о трудовой деятельности и будут храниться на информресурсах ПФ.

Кстати! О гражданах, устроившихся на работу в 2021 году, сведения сразу будут формировать в электронном виде. Документ на бумаге им заводить уже не будут.

Если работник не сформировал и не подал заявление в течение 2020 года, то по умолчанию его трудовую будут вести на бумаге и в электронном виде. Лица, выбравшие электронный вариант, получат бумажную версию на руки.

Сотрудники, не имевшие возможность подать до установленного срока заявление, могут это сделать в любое время после его окончания. К данным категориям лиц относятся:

  1. Граждане, находившиеся в состоянии временной нетрудоспособности, в отпуске или которые были отстранены от работы согласно ТК РФ или другим правовым нормам.
  2. Люди, которые имеют стаж труда по трудовому контракту, но по состоянию на 31 декабря 2021 года не состояли в трудовых отношениях и не имели возможности подать такое заявление.

В течение какого срока работодатель должен оформить новую книжку

После того, как заявление уйдет по месту назначения, новая трудовая книжка должна быть выдана в двухнедельный срок. А вот заниматься сбором предыдущих записей должен тот, по чьей вине произошла утрата прежнего документа. Если это сам владелец – то надо пройтись по бывшим местам работы и попросить, чтобы там поставили в трудовую нужные штампы. Если же утеря произошла по вине сотрудника компании – в тот период, когда книжка находилась на ответственном хранении у работодателя – заботиться о ее восстановлении должен уже он.

Что должен сделать работодатель

В 2021 году руководство организаций должно:

  1. Внести коррективы в ЛНА компании, учесть при этом мнение профсоюза, если таковой имеется.
  2. Обсудить с представителями профсоюза и подготовить изменения коллективного договора и соглашений.
  3. Подготовиться технически к отправке сведений о трудовой деятельности работника в ПФ.
  4. Письменно оповестить каждого работника до 30 июля 2021 года об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся трудовых книжек.

После перехода наниматель обязан будет вносить все сведения о трудовой деятельности работников на информресурс ПФ.

Как сформулировать заявление, особенности документа

Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.

  1. Во-первых, имейте в виду, что практически любые заявления сегодня можно писать в произвольной форме (за исключением тех, что подаются в государственные органы – там обычно надо заполнять унифицированные формуляры). Конечно, если работодатель требует от вас формирования заявления по шаблону, который он предоставляет – следует воспользоваться таким способом.
  2. Во-вторых, для документа подойдет обычный лист бумаги любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5. Заявление можно писать вручную или же набирать на компьютере, при этом, желательно сразу уточнить в кадровом отделе, какой вариант им нужен – не везде принимают напечатанные бланки. Если вы сделали электронный текст, его в любом случае нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись.
  3. Делайте заявление в двух экземплярах – один из них отдайте представителю работодателя, второй оставьте себе, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии. В будущем такая предосторожность может вам помочь – например, если сотрудник отдела кадров заявит, что заявления об утере трудовой не было, и откажется выдавать дубликат.

Содержание заявления

Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.

В заявлении отражается:

Читайте также:  Инструкция: заполняем штатное расписание на 2021 год

  • должность, ф.и.о. руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
  • ф.и.о., должность, отдел заявителя;
  • просьба выдать трудовую книжку и цель: для оформления пенсии;
  • уведомление об обязанности работника вернуть документ в 3-дневный срок;
  • дата и подпись.

Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, то в тексте заявления рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, или оформить расписку о получении.

Третье лицо вправе получить трудовую книжку в отношении работника только при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на подписание документов (для заявления на выдачу трудовой книжки) и на получение документов или генеральной доверенности.

Образец заявления об утере трудовой книжки

Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.

Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.

С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.

Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки

Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).

Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.

Когда подавать заявление на электронную трудовую книжку

На основании постановления правительства от 19.06.2020 №887 уведомлять о новых правилах работы следует до 31.10.2020 года, а получать ответы от подчиненных — до конца года. Для ряда сотрудников введены исключения, и для них сроки сдвигаются. Речь идет про работников на продолжительном больничном или в отпуске (включая отпуск по уходу за ребенком), отстраненные от работы сотрудники. Они вправе написать согласие или отказ от бумажной ТК после того, как вернутся к исполнению должностных обязанностей.

Отдельно прописаны условия для лиц, которые впервые трудоустраиваются после 01.01.2021. С них никаких бумаг брать не надо, они автоматически переходят на электронные ТК.

Преимущества: доступность и достоверность

Работник с электронной трудовой книжкой всегда сможет посмотреть свой стаж. Для этого не нужно обращаться в отдел кадров и запрашивать копию, также не потребуется отдавать трудовую при приеме на работу.

Кроме того, можно самому контролировать достоверность внесенных данных. Если в трудовой книжке допущена ошибка, всегда можно это отследить и сообщить об этом руководству.

Также с помощью электронной трудовой пенсию можно оформить дистанционно без подтверждающих документов. Для этого потребуются только данные лицевого счета.

Надо ли регистрировать полученные согласия

Нигде не прописано, что работодатель каким-то образом фиксирует и учитывает согласия и отказы, полученные от сотрудников. Но небольшой журнал учета в Excel или иной программе не помешает: по нему удобно смотреть, кто еще из сотрудников не определился, с кем стоит дополнительно поговорить и помочь выбрать. Кроме того, это удобный способ отчитаться в случае проверок Роструда.

Читайте также:  Выходной для диспансеризации: особенности предоставления

ВАЖНО!

В некоторых организациях считают, что если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно, но это не так. В обязанности работодателей входит отчетность в ПФР о стаже и кадровых событиях независимо от выбора сотрудника.

Зачем его подавать

В ч. 2 ст. 2 ФЗ-439 от 16.12.2019 указано, что обязательством каждого работника является сообщение работодателю о своем выборе. Причем выбор производится строго в добровольном порядке. Поэтому вопрос, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки не стоит, решение принимает сам гражданин и он его оформляет письменно. Ответственность для трудящихся за отсутствие обращения к работодателю не предусмотрена, в этом случае администрация продолжает вести кадровую документацию в прежнем объеме в бумажном виде и дополнительно электронно.

Консультация пенсионного юриста по телефону По Москве и Московской обл. 8 (499) 938-69-44 Санкт-Петербург и область 8 (812) 467-31-78 Бесплатно по России 8 (800) 350-57-92

Нормативы использования электронных трудовых книжек в России появились 1 января 2020 года, с вступлением в юридическую силу Федерального закона №439-Ф. По новым правилам, руководители организаций, выступающие в роли страховщиков для своих сотрудников, обязаны вести отчетность о рабочем стаже специалистов в цифровом формате. Регламенты, касающиеся взаимодействия с ЭТК опубликованы в ст.66.1 ТК РФ. Однако переход на электронные книжки не исключает возможности получения бумажного свидетельства. Работники организаций по-прежнему могут подать соответствующий запрос и выписать нужный бланк.

Сроки перехода на ЭТК

Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий понятие об электронных трудовых книгах – это Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ. По представленным положениям, работодатели обязаны предоставлять данные о рабочей деятельности сотрудников в Пенсионный фонд посредством цифрового формата. Период добровольного перехода на новую систему продлился до 31.01.2020г. С начала 2021 года руководство компании, не выполнившее предписание, получит штраф в размере, прописанном в ст. 5.27 КоАП РФ. Таким образом, сроки перехода на электронные трудовые книжки должны быть реализованы без нарушений.

Пошаговая инструкция по переходу на электронную трудовую книжку для работодателей

Процедуры, связанные с переходом на цифровую трудовую книгу, представлены в соответствующем разделе законодательства России. Однако работа по переводу таких документов в цифровой формат обладает множеством нюансов. Впоследствии бланки адресуются территориальному подразделению Пенсионного фонда, который, по закону, обязан вести учет рабочей деятельности граждан страны.

Шаг 1. Издание приказа

В рамках Федерального закона №439-ФЗ приведена необходимость, касающаяся проведения определенных мероприятий в структурных подразделениях частных и государственных фирм. Таким образом, на вопрос о том, как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, отвечает само законодательство.

Первое, что следует сделать руководству компании – это издать приказы:

  1. Об утверждении регламента работ, проводимых с целью преобразования на цифровую отчетность в плане ЭТК.
  2. О назначении перечня сотрудников, наделяемых нужными полномочиями и ответственных за проведение мероприятий, в том числе и по ведению документации в новом формате.

На практике, ответственность за ведение отчетности по ЭТК, чаще всего отвечают работники бухгалтерии или кадровой службы. Однако выполнением таких обязанностей может заниматься и любое другое структурное подразделение предприятия.

Шаг 2. Изменения в локальных актах

Следующий вид работ, связанных с переходом на ЭТК, заключается в корректировке локальных нормативно-правовых актах:

  • выносится постановление об изменении должностных инструкций для специалистов, получающих ответственность над ведением отчетов;
  • издается приказ об обновлении графика документооборота, в плане определения регламентов и сроков сдачи соответствующих бумаг.

Также необходимо скорректировать все локальные нормативно-процессуальные и рабочие акты, в рамках которых упоминается понятие о трудовых книжках.

Шаг 3. Техническая готовность

Основной момент, касающийся преобразования на систему подачи отчетности в формате цифровых свидетельств – это техническое оснащение. Административные структуры организации обязаны позаботиться о создании способов и средств работы с государственными структурами.

Также следует оформить отдельную электронную почту, зарегистрировав ее на сотрудника, ответственного за ведение и подачу ЭТК. На этот адрес прочие специалисты отсылают уведомления с указанием о выдаче сведений из информативной справки.

Шаг 4. Разработка формы уведомления и заявления

По Федеральному закону №439-ФЗ, работодатели, выступающие в роли страховщиков для своих сотрудников, должны уведомить коллектив о новой системе ЭТК до 01.07.2020г. В нормативных актах отсутствует постановление, регламентирующее правила заполнения подобного уведомления. Поэтому административный состав разрабатывает и оформляет бумагу в самостоятельном порядке.

Елена Смирнова Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы. Уведомление придется подать и рядовым специалистам предприятия. По норме закона, каждый член коллектива должен написать заявление о предпочтительном способе ведения трудовой книги. Члены коллектива могут выбрать как электронный, так и бумажный формат документа. Сделать это нужно до 31.12.2020г. В нормативных актах также не регламентируются правила заполнения уведомления. Работники предоставляют бланк по образцу, предложенному администрацией.

Шаг 5. Проверка бумажных книжек

До начала процедур по взаимодействию с системой электронных свидетельств, имеет смысл провести инспекцию всех бумажных бланков. Назначенное ответственное лицо проверит корректность оформления представленных бумаг, и, при возникновении необходимости, внесет нужные правки.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

По Федеральному закону №439-ФЗ, все юридические лица обязаны предоставлять отчетность:

  1. в структуры Пенсионного фонда России – в ежемесячном формате;
  2. представителям коллектива предприятия – по личному запросу или при увольнении.

Отчет, направляемый в адрес государственного ведомства, заполняется по форме СЗВ-ТД. Работники организации получают бланки формата СТД-Р.

Шаг 7. Уведомите работников о переходе на ЭТК

В соответствии с современными нормативами, руководство частной или государственной компании, обязано оповестить сотрудников о переходе на систему электронных трудовых книжек. Бланк такого уведомления можно загрузить по кнопке ниже.

Скачать образец уведомления

В образцовом варианте документ включает в себя графы с разъяснением общих нормативов, возможности выбора формата ведения ТК, алгоритма выписки бумаг и пр.

Федеральное законодательство устанавливает необходимость оповещения членов коллектива до 01.07.2020г. Все специалисты должны получить оповестительные бумаги под роспись. Также работники обязаны предоставить заявление о предпочтительном варианте ведения ТК.

Шаг 8. Прием заявлений от работников

Также законодательство регламентирует сроки приема заявлений от работников по поводу формата заполнения и предоставления ТК. Реализовать процесс адресации уведомлений нужно до 31.12.2020г.

Сотрудники могут отчитываться с использованием следующих образцов:

  • заявление о желании использования прежней, бумажной трудовой книжки – скачать бланк заявления;
  • заявление о переходе на новый, цифровой вариант свидетельств – скачать бланк заявления.

Работники, не предоставившие документы в установленные сроки по значимым причинам, могут адресовать бумаги позже, в другое время. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку предоставляется ответственным лицам или конкретному отделу предприятия.

Шаг 9. Выдача бумажных трудовых книжек на руки

По новым регламентам, сотрудники предприятий, сделавшие выбор в пользу электронных свидетельств, получают прежние книги на руки. Факт выдачи бумажной ТК фиксируется проставлением подписи, а после завершения процедуры ответственный гражданин делает пометку, указывая на то, что конкретное лицо выполнило представленные обязательства.

Елена Смирнова Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы. Выдача трудовой книжке при переходе на электронное свидетельство происходит в обязательном порядке.

На каких работников оформляется форма СЗВ-ТД в 2021 году?

В соответствии с установленными нормативами, форма СЗВ-ТД заполняется на имена сотрудников, которые:

  • написали и предоставили заявление с указанием предпочтительного формата ведения ТК;
  • столкнулись с необходимостью внесения изменений в ТК вследствие изменения рабочей деятельности.

Вносить изменения в ТК необходимо при приеме на работу, переводе на новую должность, получении квалификации, увольнении и пр.

Штраф за непредставление СЗВ-ТД

Штрафные санкции, налагаемые на сотрудников компаний за непредставленную или некорректно заполненную справку формата СЗВ-ТД, описаны в Федеральном законе №90-ФЗ от 01.04.2020г. По нормативно-процессуальному акту, в ст. 15.33.2 КоАП вносятся поправки, касающиеся нового вида материальных взысканий за описанное нарушение. Размер штрафа составляет 300-500р за каждый не предоставленный или неправильно заполненный отчет.

Административное взыскание накладывается на руководителей организации, а также на ответственных должностных лиц. Законодательство не предусматривает штрафные санкции по правонарушению в адрес юридических лиц.

Популярные вопросы

Разберем несколько часто задаваемых вопросов.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Федеральное законодательство регламентирует процесс преобразования на систему взаимодействия с электронными трудовыми книжками на добровольной основе до 30.12.2020. С 2021 года компании, не выполнившие опубликованные предписания, будут оштрафованы.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные ТК?

Администрация компании, столкнувшейся с желанием ведения свидетельства в бумажном формате, обязана принять во внимание мнение самого специалиста. После подачи соответствующего письменного заявления, ответственные за заполнение ТК лица получают обязательства, касающиеся необходимости формирования отчетности сразу в двух вариациях. Проще говоря, в адрес конкретного лица книга будет вестись как в цифровом, так и в бумажном формате.

Заключение

Система, представленная в Федеральном законе №439-ФЗ, предлагает государственным и частным компаниям новый вариант обращения с трудовыми свидетельствами. Благодаря изменениям в законодательстве, юридические лица получают возможность облегчения процессов документооборота из-за перевода еще одного процесса на цифровой формат. Однако нюансы такой процедуры нуждаются в тщательном понимании и переосмыслении, ведь предложенный правительством закон включает в себя большое количество новых требований.

Если вы нашли ошибку Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter

CTRL + ENTER

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать – напишите вопрос в форме ниже:

Что это такое

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Электронный формат трудовой книжки

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

  • нового образца (2004 год).
  • старого образца (1973 год).

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по одним правилам.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

    Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

  • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
  • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
  • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
  • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
  • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Примечание: ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.

Образец заполнения трудовой книжки

Образцы заполнения записей в трудовой книжке вы можете посмотреть на этой странице.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2021 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.

Остались вопросы? На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе вопросов и ответов. Вход Войти через аккаунты в социальных сетях Войти обычным способом Напомнить? Введите пароль, отправленный вам на эл. почту Авторизуясь на сайте, вы соглашаетесь с условиями использования. Восстановление пароля Назад! Я вспомнил пароль 🙂 Новый пароль был успешно сгенерирован и отправлен. Проверьте эл. почту. Зарегистрировать аккаунт Регистрация Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь с условиями использования. Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа… Вернуться на форму входа Москва Абакан Азов Алапаевск Алейск Алушта Альметьевск Ангарск Апатиты Арзамас Арсеньев Артем Архангельск Асбест Астрахань Байконур Балаково Балашиха Барнаул Белгород Белебей Белорецк Березовский Благовещенск Боровичи Борское Братск Брянск Валуйки Великий Новгород Великий Устюг Верхняя Пышма Владивосток Владикавказ Владимир Волгоград Волгодонск Волжский Вологда Воронеж Воткинск Геленджик Горно-Алтайск Дербент Димитровград Динская Домодедово Дубна Ейск Екатеринбург Елизово Ессентуки Железногорск Зеленокумск Иваново Ижевск Иркутск Йошкар-Ола Кабицыно Казань Калининград Калуга Кемерово Кинешма Киров Кирово-Чепецк Кисловодск Клин Ковров Козьмодемьянск Комсомольск-на-Амуре Королёв Коряжма Костомукша Кострома Красногорск Краснодар Краснознаменск Краснокамск Краснокумское Красноярск Криулино Кропоткин Кстово Кудрово Курган Курск Кызыл Лесной городок Лесосибирск Липецк Лыткарино Магадан Магнитогорск Майкоп Малгобек Махачкала Миасс Мирный Можайск Мосальск Москва Мостец Мочище Муравленко Мурманск Муром Мытищи Мытищи Набережные Челны Нарьян-Мар Находка Невинномысск Невьянск Нижневартовск Нижнекамск Нижний Новгород Нижний Тагил Новокузнецк Новокуйбышевск Новороссийск Новосибирск Новоуральск Новохаритоново Новочеркасск Новый Уренгой Ноябрьск Обнинск Одинцово Озерск Октябрьский Омск Орёл Оренбург Павловский Посад Пенза Первоуральск Переславль-Залесский Пермь Петрозаводск Петропавловск-Камчатский Подольск Покров Прокопьевск Протвино Псков Пушкино Пыть-Ях Пятигорск Радужный Раменское Рославль Ростов-на-Дону Рыбинск Рязань Салехард Самара Санкт-Петербург Саранск Саратов Саяногорск Саянск Севастополь Сергиев Посад Серпухов Симферополь Смоленск Снежинск Солнечногорск Сочи Ставрополь Старый Оскол Судоверфь Сургут Сызрань Сыктывкар Тамбов Тверь Тимашевск Тихвин Тобольск Тольятти Томск Торжок Туапсе Тула Тюмень Узюково Улан-Удэ Ульяновск Усинск Усолье-Сибирское Уссурийск Усть-Илимск Уфа Ухта Фрязино Хабаровск Ханты-Мансийск Химки Чайковский Чебоксары Челябинск Черемшан Череповец Чехов Чита Чунский Чусовой Шали Шаховская Шмидтово Электросталь Энгельс Юг Южно-Сахалинск Якутск Ялта Ялуторовск Ярославль Нажимая на кнопку «Получить консультацию», вы соглашаетесь на обработку персональных данных.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий