ВС РФ: за дополняющую СЗВ-М с «забытыми» работниками штрафовать не следует

Для чего нужна дополняющая СЗВ-М

Дополняющая СЗВ-М позволяет работодателю уточнять и дополнять переданные ранее в ПФР сведения о застрахованных лицах (ст. 15 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»).

С помощью дополняющей СЗВ-М работодатель передает в ПФР:

• сведения, которых нет в исходном отчете (например, по забытому сотруднику);
• верные данные вместо ошибочных (исправление ошибок в ФИО, ИНН или СНИЛС работника, допущенных в исходном СЗВ-М).

Будет ли штраф?

Первый вопрос, который волнует работодателя при выявлении ошибок в исходном СЗВ-М: можно ли добавить сотрудника корректировкой СВЗ-М без штрафа?

Если вы успеете подать в ПФР корректировочный СЗВ-М по забытому сотруднику быстро — до окончания установленного законом срока для представления исходного СЗВ-М штрафа не будет. Напомним, что СЗВ-М за отчетный месяц должен подаваться в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Читайте также:  Последствия изменения наименования организации

Если же законные отчетные сроки прошли, отбиваться от штрафа придется в суде. ПФР в любом случае выпишет его на компанию (500 руб. за каждого забытого сотрудника) и на ее руководителя (300-500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Специалисты фонда только зафиксируют нарушение в протоколе, а рассматривать его будет суд (п. 4 ч. 5 ст. 28.3, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). Причем для ПФР не имеет значения, что компания самостоятельно выявила и исправила ошибку (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Фонд считает, что корректировать без штрафа можно только те сведения, которые уже были отражены в исходном СЗВ-М. А забытый сотрудник — это набор новых данных, который в исходном отчете отсутствовал.

На каком бланке оформить дополняющую СЗВ-М

Отдельного бланка для дополняющей СЗВ-М не предусмотрено. Заполнить такой отчет нужно на том же бланке, что был использован для исходного отчета.

Чтобы ПФР отличил исходный отчет от корректирующего, в бланке отчетной формы предусмотрен специальный Раздел 3 «Тип формы (код)».

Для дополняющей СЗВ-М в этом разделе следует проставить код «доп»:

О штрафах за корректировку СЗВ-М

Органы ПФР раз за разом накладывают санкции из-за уточнений в СЗВ-М, которые затем отменяются судами. Другое дело, что не каждый страхователь будет добиваться отмены штрафа. Надо сказать, к этой форме выработалось отношение, как к не самому важному отчету. Он служит для передачи информации и не является основанием для каких-либо платежей. К тому же штраф за нарушение, связанное с СЗВ-М, составляет «всего» 500 рублей.

Но есть одно но — на эту сумму оштрафуют за каждого застрахованного, в отношении которого в форме содержится ошибка или отсутствуют сведения. При большой численности работников, а также учитывая ежемесячную периодичность подачи, незначительный штраф может превратиться в нешуточные суммы. Так что если есть намерение его отменить, можно смело обращаться в суд — там, скорее всего, поддержат.

Как заполнить дополняющую СЗВ-М при исправлении ошибок

Для исправления ошибок в исходном отчете, уже переданном в ПФР, недостаточно оформить только дополняющую СЗВ-М. Необходимо сначала отменить ошибочные данные.

Используйте следующий порядок действий, если вы ошиблись в ФИО, ИНН или СНИЛС сотрудника — оформите две СЗВ-М:

• с типом «отмн» — в этот бланк перенесите из исходного СЗВ-М сведения о работниках (работнике), по которым требуются исправления;
• с типом «доп» — в нем укажите верные данные по этим сотрудникам (сотруднику).

Расскажем подробнее, как заполнить СЗВ-М с типом «о при исправлении ошибок в исходном отчете:

Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.

Шаг 2. В Разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «отмн».

Шаг 3. В Раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» перенесите из исходного отчета индивидуальные сведения только по тому сотруднику, в чьих данных содержится ошибка.

Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «отмн» в ПФР.

Читайте также:  Выход на работу в выходной день: шпаргалка кадровика

Шаг 5. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.

Шаг 6. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».

Шаг 7. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» проставьте верные индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику, ошибочные сведения по которому были отражены в исходном отчете и были отменены в СЗВ-М с типом «отмн».

Шаг 8. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.

Пример 1

При оформлении СЗВ-М за октябрь 2021 года бухгалтер ООО «Ветер» ошибся в номере СНИЛС одного сотрудника — Китаева Игоря Юрьевича. В его СНИЛС две цифры поменялись местами и вместо номера 040-298-765 08 в отчет попал номер 040-298-675 08.

Чтобы на лицевом счете сотрудника была отражена достоверная информация, в ПФР были отправлены два отчета по форме СЗВ-М: с типом «о. В нем были отражены сведения только по одному сотруднику, в индивидуальные сведения которого в исходном отчете закралась ошибка.

Как была исправлена ошибка в СЗВ-М, смотрите в образцах:

Пример и образец

Как применять инструкцию, описанную в предыдущем разделе, покажем на примере.

В исходном СЗВ-М, оформленном бухгалтером ООО «СпецСтройка» за январь 2021 года, содержались сведения о 48 работниках компании. Отчет был представлен 10.02.2021. После того как СЗВ-М был принят ПФР, бухгалтер обнаружил в нем неточность — в отчете не отразили работника, с которым в январе 2021 года действовал договор ГПХ.

Что делать? Срочно нужна корректировка СЗВ-М по одному сотруднику.

Чтобы дополнить сведения исходного СЗВ-М за январь недостающими сведениями, бухгалтер оформил и отправил в ПФР отчет СЗВ-М с типом формы «доп».

В раздел 4 корректировочного отчета включен только «забытый» работник. Сведения об остальных сотрудниках корректировать не требуется.

Посмотрите на примере, как выглядит корректировка СЗВ-М, если забыли одного сотрудника:

Читайте также:  Все про возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС: подробная инструкция

Так выглядит корректировка СЗВ-М, если нужно добавить сотрудника. А как исправить ошибку, если в исходном СЗВ-М отразили лишние данные? Об этом расскажем далее, но сначала остановимся на другом не менее важном вопросе: последует ли штраф за забытого сотрудника?

Оформляем дополняющую СЗВ-М на забытых сотрудников

Заполнение дополняющей СЗВ-М на забытых сотрудников укладывается в несколько шагов:

Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.

Шаг 2. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».

Шаг 3. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику (сотрудникам), которого вы забыли включить в исходный отчет. Дублировать индивидуальные сведения о сотрудниках, уже указанных в исходном СЗВ-М, не нужно.

Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.

СЗВ-М — это утвержденная еще в первом квартале 2016 года форма обязательной отчетности для любых работодателей, исключая ИП, не имеющего работников. Сдавать СЗВ-М необходимо в Пенсионный фонд России каждый месяц, начиная с апреля минувшего года.

СЗВ-М значит «Сведения о застрахованных входящие», отчет месячный (М). Имеется в виду информация о лицах, которым начисляется страховая часть пенсии. «Входящими» эти сведения являются для Пенсионного фонда, для предприятия они наоборот, исходящие.

Форма состоит из четырех разделов. Это:

1. Реквизиты страхователя, т.е. название предприятия, его регистрационный номер в ПФР, номера КПП и ИНН.
2. Отчетный период — им является календарный месяц.
3. Тип формы отчета. Может быть исходный (не путать с исходящим), дополняющий или отменяющий.
4. Информация о застрахованных лицах, то есть работниках. Основной раздел отчета.

В основной раздел включаются данные обо всех сотрудниках, в том числе оформленных по традиционных трудовым контрактам, гражданским договорам подряда, авторским, издательским или другим соглашениям, согласно которым одно лицо, выполнив (официально) любую интеллектуальную или физическую форму, получило за это деньги — неважно, будь то регулярная заработная плата либо разовый авторский или лицензионный гонорар.

Заполнение первых двух разделов редко вызывает вопросы у уполномоченного на это лица (им может быть бухгалтер или кадровик, либо любое другое лицо по решению руководителя), но когда дело доходит до типа формы отчетности, у многих людей возникают вопросы, когда и какую форму применять.

Формы

Всего их три, маркирующиеся сокращенным буквенным обозначением, «исхд» – исходная, «доп» – дополняющая, «отмн» – отменяющая.

Первая, исходная форма вопросов обычно не вызывает. Она ставится в отчет по умолчанию, когда он составляется для стандартной сдачи отчетности в ПФР первый раз за отчетный период. Такой отчет должен содержать сведения обо всех работниках, включая временно занятых или сезонных рабочих, которые трудились во благо предприятия в отчетном периоде и получили за это вознаграждение.

Но если в отчетность вкралась ошибка — забыли про принятого на работу нового сотрудника, уволенного старого, кто-нибудь за месяц поменял фамилию, либо уполномоченный сотрудник просто допустил опечатку в чьих-нибудь личных данных, то в отчет необходимо своевременно внести корректировки. Для этого и предназначены дополняющая и отменяющая формы.

Отменяющая

Маркируется в третьем разделе отчета специальным кодом «отмн». Она применяется, если в исходную форму случайно, по причине неполучения бухгалтерией своевременно данных, чьей-то халатности или забывчивости попали данные о работниках, которые были уволены до начала отчетного месяца. Смысл ее — в том, чтобы исключить из базы данных ПФР сведения об этих лицах, работавших в данном месте.

Допустим, организация подала отчет СЗВ-М с кодом «исхд» в августе месяце. Отчет содержит информацию о работниках за июль месяц. Но в него случайно попал слесарь Сидоров, который был уволен 30 июня. В этом случае до истечения срока подачи отчетности организация должна подать новый отчет с кодом «отмн», содержащий данные о единственном сотруднике — Сидорове (ФИО, номер СНИЛС и ИНН, если он есть). Информация о нем будет вычеркнута из базы данных ПФР, касающейся этого предприятия.

В случае ошибочного внесения данных, в целях их коррекции необходимо подавать два отчета — один отменяющий, другой заполняющий. Рассмотрим пример: в организации есть менеджер Татиана Петрова (по паспорту). В отчет она попала как Татьяна Петрова. С точки зрения законодательства это классифицируется как предоставление  заведомо неверных сведений. В этом случае, чтобы избежать штрафных санкций, в ПФР отправляется отчет с кодом «отмн» на Татьяну Петрову и следом за ним — следующий, с кодом «доп» на Татиану Петрову.

Дополняющая

В других случаях дополняющая форма используется, если в отчетном периоде, после сдачи основного отчета, был принят на работу новый сотрудник, либо же кто-то из старых, не включенный в исходный отчет по причине недостаточности данных (самый распространенный случай — работник не предоставил в отдел кадров СНИЛС) или иному поводу.

Эта форма подается только на тех сотрудников, которые фактически числятся на предприятии, но были «забыты» по какой-то причине. Дополняющая форма оформляется в том числе на работников, которые:

• находятся в отпуске с содержанием или без такового;
• числятся в декрете (женщины), либо в длительном отпуске по уходу за ребенком;
• ушли на больничный;
• отправлены в командировку.

С точки зрения закона, все они, даже находясь в отпуске без содержания, являются сотрудниками предприятия. Кроме того, СЗВ-М по форме «доп» подается также на генерального директора, в том числе если он единственный учредитель организации — т. к. он тоже имеет право на страховую часть пенсии.

Также, как приводилось в примере выше, дополняющая форма употребляется во всех случаях, когда необходимо откорректировать любые ошибочные данные, в том числе ФИО, номер СНИЛС и ИНН.

Читайте также:   Сроки сдачи новой формы СЗВ-М в 2020 году

Практически все три формы между собой ничем не различаются, кроме кода. Сдаются они на одинаковых бланках.

Сроки подачи корректировки

Обычный срок подачи исходной формы СЗВ-М — до 10-го числа  месяца, который идет за отчетным. В некоторых случаях — до 12-го, если в начале месяца идут государственные праздники (май, ноябрь и так далее). График меняется ежегодно в соответствии с календарем.

Сроков подачи корректирующих форм законодательством не определяются. Теоретически их можно подавать в любое время, но практически за несвоевременное предоставление, либо предоставление неверных сведений о любом работнике предприятие карается штрафными санкциями.

То есть, упрощенно говоря, вы можете подать отчет за текущий месяц, например, июнь, в конце июня, но если произойдут какие-либо кадровые изменения, то у вас останется очень мало времени для коррекции данных. В случае задержки информации будет начислен штраф. Кроме того, согласно статьи 17 №27-ФЗ от 01.04.1996 штрафом карается само предоставление неполных/недостоверных данных.

Юридически сам факт подачи корректирующей (отменяющей или дополняющей) формы может привести к штрафу, т.к. фактически организация признается в подаче недостоверных данных.

Применять ли в этом случае санкционную политику или нет, каждое региональное отделение ПФР решает самостоятельно. Никакими нормативными актами не обозначена ситуация, когда предприятие самостоятельно обнаруживает ошибку в отчете и принимает меры к ее исправлению, соответственно это остается на рассмотрение чиновников местного ПФР.

В некоторых отделениях допустимо сдавать корректирующие отчеты до истечения срока подачи основного, т.е. до 10 числа следующего месяца. Во всех остальных случаях автоматически следует штраф.

Частые ошибки с расшифровкой

Данная отчетность может сдаваться как в бумажном, так и в электронном варианте. Последний, естественно, доставляет меньше хлопот и экономит время, но при его сдаче можно получить отрицательный протокол от ПФР, что означает — документ не принят.

Самые частые ошибки при расшифровке отчета СЗВ-М программным методом — коды:

1. «50». Этот код ошибки значит, что программа получила неверные данные. Либо файл отчета имеет неверную структуру, либо наличествует ошибка в ИНН подотчетного предприятия, либо некорректная электронная подпись. Если все верно, то некорректен код формы — например, невозможно за один и тот же отчетный период сдать два отчета с кодом «исхд», первичных. Второй может быть только «доп» или «отмн».
2. «40». Этот код означает, что в файле присутствуют некоторые пунктуационные и другие знаки, мешающие его расшифровке. К ним относятся двойной пробел, пробел после дефиса, точка после фамилии, дефис после ФИО.
3. «30». Этот код свидетельствует о нарушениях в заполнении раздела 4. Например, в графу ИНН вписаны нули или стоит прочерк, личные данные сотрудников не соответствуют базе данных ПФР либо просто некорректно указаны (ошибка в фамилии, номере и т.д.), графа «№п/п» заполнена с нарушением порядка возрастания. Также «тридцатую» ошибку программный комплекс выдает при неверно указанном КПП отчитывающейся организации.
4. «20» и «10». Эти коды свидетельствуют о незначительных пунктуационных ошибках.

Отсутствие в графе сведений об ИНН работника не считается ошибкой, эта графа заполняется по мере поступления таких сведений. Если ИНН сотрудника неизвестен, просто оставьте поле пустым.

Пенсионный фонд рекомендует проверять отчет СЗВ-М перед сдачей по программе CheckPFR, которую можно бесплатно скачать на сайте ПФР.

Ответственность и штрафы

За нарушение сроков подачи отчетности СЗВ-М, а также за подачу недостоверной и/или неполной информации предусматривается административная ответственность, подразумевающая штраф в размере 500 рублей за каждого работника и за каждый день просрочки либо до исправления сведений (если в ПФР заметили ошибку). При этом сам факт подачи корректирующего отчета может быть расценен как подтверждение имевшей место подачи ложных данных.

Пример: организация «Незабудка», в которой работает 250 человек, по причине внутренних кадровых перестановок задержала сдачу отчета СЗВ-М на 4 рабочих дня. Ей может грозить штраф до 500 000 рублей. Но если та же организация на основную часть сотрудников подала отчет своевременно, но по истечении 4 рабочих дней (при условии, что местное отделение ПФР допускает сдачу корректирующих отчетов в течение 10 дней после отчетного периода) прислала отменяющий и дополняющий отчет на двух сотрудников — уволенного и принятого взамен в отчетном периоде — то штраф составит всего 4000 рублей.

Составление и предоставление новой формы СЗВ-М – в данной публикации.

Об авторе

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

СЗВ-М должны сдавать все организации не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Обновленная форма СЗВ-М

С отчетности за май сдавайте СЗВ-М по новой форме.

Постановление с новой формой и порядком ее заполнения действует с 30 мая. Саму СЗВ-М по сравнению с предыдущей по сути не изменили, только внесли технические правки.

Что касается порядка заполнения, в него перенесли правила отражения отчетного периода и кода типа формы. Можно выделить еще такие нюансы:

• в поле “Полное или сокращенное наименование” указывают название организации по учредительным документам;
• в графе “Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица” сведения нельзя сокращать или заменять инициалами;
• в графе “N п/п” нумерация должна быть сквозной.

ИП, у которых нет сотрудников, работающих по трудовому или гражданско-правовому договору, не нужно сдавать отчет СЗВ-М.

Срок сдачи СЗВ-М

Сведения по форме СЗВ-М нужно подавать ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Например, срок подачи СЗВ-М за январь – не позднее 15 февраля; срок подачи СЗВ-М за март – не позднее 15 апреля; срок подачи СЗВ-М за апрель – не позднее 15 мая.

Если 15-е число выпадет на выходной (нерабочий праздничный, нерабочий) день, сведения нужно представить не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня.

Например, срок сдачи СЗВ-М за июль 2021 г. – не позднее 16 августа 2021 г.

Если вы не представите в срок сведения по форме СЗВ-М, вам грозит штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо.

Как заполнить СЗВ-М

Порядок заполнения формы СЗВ-М приведен в Приложении 2 к Постановлению Правления ПФР от 15.04.2021 N 103п.

В отчете необходимо заполнить четыре раздела.

В разд. 1 “Реквизиты страхователя” укажите:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Его можно узнать также в местном отделении ПФР, налоговой инспекции;
• наименование (полное или сокращенное);
• ИНН из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• КПП. Организации указывают код из свидетельства о постановке на учет организации, обособленные подразделения – код по своему месту нахождения. ИП данное поле не заполняют.

В разд. 2 “Отчетный период календарного года” отразите:

• месяц, за который подаете отчет. Например, в отчете за июнь укажите “06”, за июль – “07”. Если вы неверно отразите месяц, проверяющие могут посчитать, что отчет сдан за указанный месяц. В результате вам могут начислить штраф. Однако Верховный Суд РФ указал: нельзя наложить штраф, если в своевременно представленном отчете лицо самостоятельно выявило такую ошибку и исправило ее;
• год, за который подаете СЗВ-М. Например, если вы отчитываетесь за один из периодов 2021 г., в этом поле укажите “2021”.

В разд. 3 “Тип формы (код)” укажите один из трех вариантов:

• “Исходная” – если сведения представляете впервые;
• “Дополняющая” – если дополняете ранее поданные сведения (например, не включили в отчет сотрудника, которого приняли на работу в последний день месяца);
• “Отменяющая” – если отменяете неверные сведения, представленные ранее.

В разд. 4 “Сведения о застрахованных лицах” укажите информацию о каждом застрахованном лице :

• фамилию, имя, отчество (при наличии) в именительном падеже;
• СНИЛС;
• ИНН (если у вас есть такие данные).

В графах, где отражаются Ф.И.О. и СНИЛС, информацию укажите в соответствии с документом, подтверждающим регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета.

Отчет СЗВ-М, составленный на бумаге, должен быть подписан руководителем организации (доверенным лицом) или ИП и заверен печатью (при наличии) (п. 3 Порядка заполнения формы СЗВ-М). В нем должна быть указана также дата заполнения. Электронный отчет нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы представите неполные и (или) недостоверные сведения о застрахованных лицах, вам грозит штраф.

Специальную подборку документов по теме СЗВ-М вы можете заказать, оставив заявку (для организаций Крыма и Севастополя).

В то же время допускается не указывать ИНН застрахованного лица, если у вас нет таких сведений. Однако вас могут оштрафовать, если ПФР выяснит, что в документах, ранее поданных в инспекцию, ИНН сотрудника был указан.

Ошибки в СЗВ-М. Штрафы за них

Если отчет в ПФР – СЗВ-М сдан не вовремя или с ошибками – 500 руб. за каждое лицо, сведения о котором поданы с опозданием или ошибкой.

Если сдана дополняющая СЗВ-М, то предусмотрен штраф 500 руб. за каждое лицо, не указанное в первичном отчете.

Если вы нашли ошибку в представленной СЗВ-М или получили от ПФР уведомление об устранении ошибок и несоответствий, сдайте корректирующую форму. Срок подачи исправлений по уведомлению ПФР – 5 рабочих дней со дня его получения, по собственной инициативе – в любое время.

Отменяющую форму используйте для отмены ошибочных данных. Например, вы включили в СЗВ-М человека, который у вас в отчетном периоде не работал. Сдайте СЗВ-М с типом “Отменяющая”, указав данные только этого человека.

Дополняющая форма нужна, чтобы сообщить сведения, которых в исходной СЗВ-М не было вообще, или верные данные вместо отмененных. Так, если забыли указать в СЗВ-М работника, сдайте только на него форму с типом “Дополняющая”.

Чтобы исправить ошибку в Ф.И.О., ИНН или СНИЛС работника, сдайте две СЗВ-М:

• первую – с типом “Отменяющая”. В нее перенесите данные о работнике из ошибочной формы;
• вторую – с типом “Дополняющая”. В ней укажите верные данные.

Но даже если вы получили штраф есть шансы варианты его снизить. Приведу пример из судебной практики Московского округа. Страхователь подал СЗВ-М с опозданием на один рабочий день (вместо пятницы – в понедельник). ПФР оштрафовал его на 533 тыс. руб. Однако в суде организации удалось снизить размер санкции до 1 тыс. руб. Смягчающими обстоятельствами судьи посчитали:

• отсутствие сведений о нарушении порядка подачи СЗВ-М ранее;
• незначительный период просрочки.

Отмечу, это одни из наиболее частых оснований, по которым получается снизить размер штрафа.

Подробнее изучить обновлённую форму, особенности заполнения и возможности снижения штрафа за СЗВ-М поможет обзор в системе КонсультантПлюс.

Чтобы получить подборку, оставьте заявку (для организаций Крыма и Севастополя).

Ольга Игоревна, некоторые бухгалтеры считают, что если указать в СЗВ-М лишнего работника на всякий случай, то это не ошибка. А если ПФР обнаружит в отчете того, кого включать было не нужно, это можно будет исправить без санкций. Так ли это?

Нет, такое мнение ошибочно. Например, если бухгалтер включит в СЗВ-М за сентябрь работника, который уволился в августе или еще раньше, то он направит в фонд недостоверные сведения. За такое нарушение предусмотрен штраф — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому указали некорректные данные (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Исправить ошибку без санкций можно, но только до того, как ее обнаружит ПФР. Такие правила содержит пункт 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 №766н.

Как бухгалтеру исправить эту ошибку?

Если вы сдали исходный СЗВ-М, а затем обнаружили в нем неточности, отправьте в ПФР еще один отчет, который отменит ранее представленные сведения. В поле «Тип формы (код)» поставьте код «отмн» (см. образец ниже).

В отменяющий СЗВ-М включите только тех работников, сведения о которых были лишними в ранее представленном отчете. Тех, кого вы указали правильно, в отчете не отражайте. Иначе фонд удалит сведения о них из базы и у него вообще не будет персонифицированных данных по работникам учреждения за сентябрь.

Нужно ли, помимо отменяющего СЗВ-М, направить в ПФР письмо и в нем объяс нить ситуацию?

Обычно бухгалтеры не прилагают к отменяющему СЗВ-М какие-либо дополнительные документы. Направьте письмо с пояснениями, только если ПФР потребует уточнить сведения.

Что указать в ответном письме на запрос фонда?

Составьте письмо на имя начальника территориального органа ПФР в произвольной форме. Опишите ситуацию и укажите причины корректировки. Четыре частые причины сдачи отменяющего СЗВ-М — в таблице ниже.

Отметьте, что вы сами обнаружили и исправили ошибку, поэтому рассчитываете на освобождение от штрафа (см. образец).

Для чего нужна дополняющая форма СЗВ-М

Когда и для чего нужно уточнять ранее представленные сведения и как это сделать, рассказываем в других наших материалах:

• «Особенности уточненной налоговой декларации 3-НДФЛ»;
• «Как подать уточненную налоговую декларацию по УСН»;
• «Уточненный расчет по страховым взносам в 2021 — 2021 годах».

В каких случаях сдается отменяющая СЗВ-М и как ее заполнить, читайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Заполнение дополняющей формы

Рассмотрим правила заполнения на приведённом ранее примере, в котором бухгалтер не включил в список двух единоразово оказавших компании услуги лиц. Чтобы исправить это, нужно отправить дополняющую форму с их данными – информацию по остальному персоналу указывать уже не требуется.

По шагам заполнение выглядит так:

Читайте также:  Начисляются ли на больничное пособие страховые взносы

1. Заполняются реквизиты страхователя – номер в ПФР, название организации, в случае с индивидуальным предпринимателем – имя, ИНН.
2. Указывается, за какой период подаются дополнительные сведения. В рассматриваемом примере нужно поставить 09 (код для сентября) и 2020.
3. Указывается тип формы. На выбор даются три варианта, поскольку в этом случае нужно дополнить исходные данные, ставится «доп».
4. Указывается информация про каждое неучтённое лицо, не дублируя те сведения, что уже были указаны в исходной форме.

Важно: если физическое лицо не имеет идентификационного номера налогоплательщика, то поле для ИНН следует оставить пустым.

Если были внесены данные обо всех сотрудниках, но после отправки в них нашлась ошибка или несколько, исправление делать следует иначе. Его порядок будет сложнее – придётся подготовить две формы. Составляется отменяющая форма (тип формы «отмн»). В ней указываются лица, исходную информацию о которых следует отменить. Кроме неё составляется и вторая, дополняющая форма с корректными сведениями.

Заполняется эта форма по тем же правилам, что и исходная. Отличие состоит в том, что при указании типа формы нужно выбрать «доп» вместо «исх». Когда ошибки будут исправлены, обе формы одновременно отсылаются в Пенсионный фонд.

Программа 1С:ЗУП позволяет сдавать СЗВ-М без особых проблем, но при одном условии: если полностью и без ошибок занесены все исходные данные.

Когда без дополняющей СЗВ-М не обойтись

Поводом для представления дополняющей СЗВ-М может стать забывчивость или невнимательность при оформлении исходного отчета, когда в него были включены сведения не по всем застрахованным лицам.

Корректировка понадобится и в том случае, если работодатель в ответ на исходную СЗВ-М получит из фонда протокол о том, что данные по кому-то из сотрудников не приняты (п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).

Разобраться с тем, в каких случаях дополняющая СЗВ-М должна быть оформлена и представлена в ПРФ, поможет пример.

В исходную СЗВ-М за февраль 2021 года бухгалтер ООО «ТрансАвтоматика» включил всех штатных сотрудников в количестве 134 чел., но забыл отразить в отчете двух физлиц, с которыми в феврале действовали договоры подряда.

Свою оплошность бухгалтер заметил спустя неделю после представления исходного СЗВ-М. Сразу была оформлена и отправлена в ПФР дополняющая СЗВ-М со сведениями по двум забытым лицам.

Представлять в дополняющей форме сведения о других сотрудниках компании, которые были отражены в исходной СЗВ-М и были приняты фондом, не нужно.

Исправляйте ошибки по готовым инструкциям:

• «забытый» счет-фактура: регистрируем в журнале учета;
• можно ли доучесть сейчас без уточненки «забытую» амортизационную премию;
• «забытый» НДС-вычет, который нельзя откладывать, заявляется только уточненкой.

Как заполнить дополняющую СЗВ-М при исправлении ошибок

Для исправления ошибок в исходном отчете, уже переданном в ПФР, недостаточно оформить только дополняющую СЗВ-М. Необходимо сначала отменить ошибочные данные.

Используйте следующий порядок действий, если вы ошиблись в ФИО, ИНН или СНИЛС сотрудника — оформите две СЗВ-М:

• с типом «отмн» — в этот бланк перенесите из исходного СЗВ-М сведения о работниках (работнике), по которым требуются исправления;
• с типом «доп» — в нем укажите верные данные по этим сотрудникам (сотруднику).

Расскажем подробнее, как заполнить СЗВ-М с типом «о при исправлении ошибок в исходном отчете:

Читайте также:  Заключение срочного трудового договора с пенсионерами

Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.

Шаг 2. В Разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «отмн».

Шаг 3. В Раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» перенесите из исходного отчета индивидуальные сведения только по тому сотруднику, в чьих данных содержится ошибка.

Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «отмн» в ПФР.

Шаг 5. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.

Шаг 6. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».

Шаг 7. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» проставьте верные индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику, ошибочные сведения по которому были отражены в исходном отчете и были отменены в СЗВ-М с типом «отмн».

Шаг 8. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.

Пример 1

При оформлении СЗВ-М за октябрь 2021 года бухгалтер ООО «Ветер» ошибся в номере СНИЛС одного сотрудника — Китаева Игоря Юрьевича. В его СНИЛС две цифры поменялись местами и вместо номера 040-298-765 08 в отчет попал номер 040-298-675 08.

Чтобы на лицевом счете сотрудника была отражена достоверная информация, в ПФР были отправлены два отчета по форме СЗВ-М: с типом «о. В нем были отражены сведения только по одному сотруднику, в индивидуальные сведения которого в исходном отчете закралась ошибка.

Как была исправлена ошибка в СЗВ-М, смотрите в образцах:

Срок сдачи СЗВ-М

В ситуации, когда данные исходного отчета подлежат корректировке, у работодателя возникает ряд вопросов по дополняющей форме СЗВ-М о сроке сдачи и штрафах, а также о правилах ее оформления.

Будет ли штраф за дополняющую форму СЗВ-М, узнайте из статьи «Пропустили сотрудника в СЗВ-М — как исправить».

Читайте также:  Компенсационные выплаты по трудовому праву: понятие, общий правовой режим, виды (случаи) и характеристика видов компенсационных выплат

По срокам представления дополняющей СЗВ-М особых правил нет: конкретные календарные даты в законодательстве для этого отчета не установлены.

При этом в п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н, закреплен период, в течение которого обнаруженные специалистами ПФР ошибки в исходной СЗВ-М работодатель может исправить без санкций. Он составляет пять рабочих дней с момента получения из фонда уведомления об имеющихся в отчете ошибках.

ПФР вправе передать работодателю уведомление одним из способов:

• вручить лично под расписку;
• направить по почте заказным письмом;
• отправить по ТКС в электронном виде.

Напомним правила, по которым определяется дата получения уведомления:

• при направлении по почте — шестой день от даты отправления заказного письма (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
• при отправке в электронной форме — дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы работодателя (п. 38 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).

Об этих тонкостях важно помнить, так как ошибочно исчисленная дата получения уведомления не позволит верно отсчитать пятидневный срок для оформления и сдачи в ПФР отчета. Представить дополняющую СЗВ-М без штрафа можно только при соблюдении указанного срока.

Какой установлен срок для подачи дополняющей СЗВ-м при самостоятельном обнаружении ошибки, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Когда нужно сдавать дополняющую форму

Подавать дополняющую форму в ПФР требуется в случае, если исходный документ содержит ошибки или данные в нём неполные. Если это обнаруживает бухгалтер работодателя, лучше всего сразу же начать готовить дополняющую форму. Также ошибка может быть обнаружена уже во время проверки – в этом случае из ПФР придёт уведомление о том, что требуется внести исправления.

Рассмотрим это на примере. Бухгалтер сделал и отправил отчёт за сентябрь 2021 года, содержащий информацию о 35 сотрудниках компании.

Спустя день он понял, что допустил ошибку: забыл указать сведения о двух физических лицах, не состоящих в штате компании, но оказавших ей услуги по гражданско-правовому договору.

Поэтому он отослал дополняющую форму, содержащую сведения об этих лицах. В эту форму не были внесены сведения о тех 35 сотрудниках, поскольку ПФР их уже принял.

В результате компания избежала штрафа. Стоит отметить: если форма содержит сведения о 25 или более сотрудниках, отправляться она должна в электронном виде. Если их меньше, то даётся выбор между электронной и бумажной формой.

Правила оформления СЗВ-М

Покажем на примере, как заполнить дополняющую СЗВ-М. Воспользуемся условиями ранее приведенного примера.

Бухгалтер ООО «ТрансАвтоматика» забыл отразить в февральской СЗВ-М двух застрахованных лиц, с которыми в этом месяце действовали договоры подряда.

Посмотрите инструкцию, как исправить СЗВ-М и дополнить сотрудников в таком случае (инструкция):

Как бухгалтер заполнил дополняющую СЗВ-М, смотрите в образце:

Рассказываем, как разобраться, когда нужна СЗВ-М дополняющая или отменяющая, в статье «Как сделать корректировку СЗВ-М».

Оформляем дополняющую СЗВ-М на забытых сотрудников

Заполнение дополняющей СЗВ-М на забытых сотрудников укладывается в несколько шагов:

Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.

Шаг 2. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».

Шаг 3. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику (сотрудникам), которого вы забыли включить в исходный отчет. Дублировать индивидуальные сведения о сотрудниках, уже указанных в исходном СЗВ-М, не нужно.

Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.