Система электронного документооборота: что это такое, для чего он нужен, как подключить

При открытии бизнеса большое значение имеет организация работы с документами. Необходимо организовать их движение, хранение и учет, следить за правилами оформления, подстраиваться под остальные процессы. Упростить и автоматизировать эти задачи поможет электронный документооборот. Он позволяет ускорить работу с документами и сократить затраты на нее при переводе их в электронный вид

Подробнее о том, что такое электронный документооборот и как им пользоваться, мы расскажем в этой статье. Вы узнаете, как подключиться к системе ЭДО, как работать с электронными документами и какого оператора для этого выбрать. Также мы рассмотрим, стоит ли подключаться к системе электронного документооборота и когда лучше это сделать.

Для чего нужен электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами в электронной форме внутри предприятия и между контрагентами. В рамках нее для формирования, передачи и хранения документов используется специализированное техническое и программное обеспечение. Работу ЭДО контролируют законы об информации и ее защите, о персональных данных, об электронной подписи и ряд других. 

Организацией ЭДО занимаются операторы электронного документооборота. Они предоставляют участникам системы необходимое ПО и организуют защищенный обмен информацией между ними. За работой операторов следит Федеральная налоговая служба, на официальном сайте которой расположен реестр организаций, имеющих право вести такую деятельность.

  Использование ЭДО помогает ускорить работу с документами — их формирование, хранение, поиск, передачу и прием. Электронный документооборот проще масштабировать, чем бумажный — при расширении бизнеса и открытии филиалов достаточно будет внести дополнительные настройки в систему и проинструктировать работников. Расходы на содержание ЭДО часто ниже, чем организация бумажного документооборота — платить потребуется только за доступ системе и выпуск электронной подписи.

Как подключить систему ЭДО

Воспользоваться системой электронного документооборота могут любые ИП и юридические лица независимо от сферы деятельности и масштабов бизнеса. Подключить ее можно на любом этапе после регистрации. Желательно сделать это как можно раньше, чтобы сразу интегрировать систему в процессы и начать взаимодействие с контрагентами через нее.

Перед подключением системы ЭДО необходимо выпустить квалифицированную электронную подпись. Для этого обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП выпускается на год, стоимость — от 500-1 000 рублей. Из документов для ее получения нужны паспорт, СНИЛС, регистрационные и учредительные документы, по требованию — доверенность или иной документ, подтверждающий право подписи. Своя подпись должна быть выпущена для каждого работника, имеющего доступ к системе.

После получения электронной подписи подключитесь к одному из доступных операторов. Для этого подайте заявку на сайте или в местном представительстве, выберите тариф и заключите договор. От тарифа зависят доступный функционал и ограничения — например, лимиты исходящих документов или поддерживаемые интеграции. Чаще всего он оплачивается за год, реже — за месяц или квартал, либо за пакет обрабатываемых документов.

При выборе оператора ЭДО обратите внимание на:

• Стоимость тарифов и включенный в них функционал
• Способы доступа к системе (клиент для компьютера, браузерная версия, мобильное приложение)
• Порядок и условия хранения документов (у пользователя или на серверах оператора)
• Поддерживаемые интеграции с другими сервисами (1С, интернет-банки, системы учета и другие)
• Меры безопасности, которые обеспечивает оператор
• Поддержку обмена документами с клиентами других операторов
• Доступность и качество работы службы поддержки

Подключившись к системе, сообщите об использовании ЭДО своим контрагентам. Уведомлять налоговую и другие контролирующие органы обычно не нужно — операторы сообщат об этом сами. Также потребуется проинструктировать работников, имеющих доступ к системе, и интегрировать ее в имеющиеся процессы — настроить интеграции с системами учета и интернет-банком, внести изменения в учредительные документы, дополнить должностные инструкции.

Работа с электронным документооборотом

Порядок использования систем ЭДО — общий для всех операторов. От последнего зависит, в первую очередь, дополнительный функционал и способы доступа к системе. Работа с документами в рамках ЭДО обычно выглядит следующим образом:

• Сотрудник компании или ИП формирует в системе документ — с нуля или по заданному шаблону — и подписывает электронной подписью
• Документ отправляется конечному получателю через систему
• Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью
• Система сообщает отправителю о том, что документ получен и подтвержден

Если ваш контрагент подключен к другой системе ЭДО — убедитесь, что ваши операторы могут обмениваться документами со сторонними системами. Обычно эта опция бесплатная и доступна на всех основных тарифах. 

Подобным образом выглядит электронный документооборот внутри организации — например, между отделами или филиалами. Внутреннее движение документов включено в стоимость основного тарифа. После успешной передачи и подтверждения документы переводятся в архив, где в любое время можно посмотреть подробную информацию о них.

Рекомендовано для вас Как работать с маркировкой товаров Как подключить зарплатный проект и пользоваться им Для чего нужны корпоративные карты и как пользоваться ими 

Электронные документы делятся на два типа — формализованные и неформализованные. Первые подчиняются строгим требованиям к порядку формирования и передачи, установленным ФНС или другими органами, для вторых подобных требований нет. К неформализованным относятся, в частности, договоры, письма, доверенности, к формализованным — счета-фактуры, акты, товарные накладные. Тип документа и требования к нему необходимо учитывать при его оформлении и передаче.

 Взаимодействие с системой ЭДО обычно производится в браузерном клиенте или мобильном приложении, реже — в клиенте для компьютера. Приложение или браузерная версия имеют все необходимые для работы с ЭДО инструменты: формирование документов, их прием и отправку, отслеживание статусов, справочные материалы и форму обратной связи с оператором. Можно настроить уровни доступа для разных работников, чтобы обеспечить дополнительную безопасность для системы.

У многих операторов есть база готовых образцов и бланков различных документов, которая упрощает их подготовку. Подобные шаблоны изначально составляются с учетом требований, что поможет избежать претензий со стороны контрагента и проверяющих органов. Количество доступных бланков и образцов может зависеть от подключенного тарифа. Хорошим вариантом будет оператор, позволяющий создавать пользовательские шаблоны для нестандартных документов.

Варианты систем электронного документооборота

В реестре ФНС зарегистрировано более 70 операторов электронного документооборота. Среди них есть как самостоятельные сервисы, так и подразделения других организаций. Инструменты для ЭДО часто предусмотрены в рамках экосистем продуктов для бизнеса – например, они есть у 1С или Контура. Такие предложения интегрированы с другими сервисами экосистемы – например, бухгалтерией или CRM – и могут быть рассчитаны на использования внутри нее.

Среди популярных вариантов систем электронного документооборота, в том числе действующих внутри различных экосистем, можно выделить следующие:

Название	Преимущества	Стоимость
Контур.Диадок	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами СКБ-Контур и 1С Автоматическая обработка кодов маркировки Бессрочное хранение архивных документов Настраиваемая структура подразделений с уровнями доступа для сотрудников	От 1 900 рублей в год
СБИС Электронный документооборот	Обмен документами с другими операторами, в том числе по электронной почте Интеграция с другими сервисами СБИС и 1С Инструменты для работы с маркировкой и ЕГАИС Готовые решения для отдельных отраслей	От 1 500 рублей в год
Астрал.ЭДО	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами Астрала и 1С Электронная подпись (оплачивается отдельно) Инструменты для документооборота в группе компаний Неиспользованный остаток документов переносится на следующий год	От 500 рублей в год
1С-ЭДО	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами 1С Интеграция с интернет-банками Электронная подпись (оплачивается отдельно) Любое количество пользователей с разными уровнями доступа	От 3 000 рублей в год
Точка — Сервис для бухгалтеров	Интеграция с популярными системами учета, включая 1С Настраиваемые инструменты для хранения документов Подгрузка чеков из приложения Точки Электронная подпись (оплачивается отдельно)	Включена в обслуживание счета
СберКорус	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами Сбера и 1С Инструменты для работы с маркировкой и ЕГАИС Специальные условия для работы с маркетплейсами	От 250 рублей в год
Nopaper	Бесплатная электронная подпись Управление документооборотом в мобильном приложении Бессрочное хранение архивных документов	Рассчитывается индивидуально

Плюсы и минусы ЭДО

У электронного документооборота есть несколько существенных преимуществ перед бумажным:

• На операции с электронными документами уходит меньше времени, что ускоряет процессы как внутри компании, так и при работе с контрагентами
• Хранить электронные документы проще, чем бумажные; они размещаются на компьютерах пользователя или серверах оператора
• После внедрения ЭДО сокращаются затраты на бумагу, оргтехнику, хранение и доставку документов
• Для хранения и передачи документов используются защищенные сервера и каналы связи, что обеспечивает безопасность и конфиденциальность документооборота
• Систему ЭДО можно настроить под нужды своего бизнеса — например, назначить уровни доступа или организовать обмен данными с интернет-бухгалтерией — что поможет оптимизировать некоторые процессы
• Для работы с системой обычно достаточно устройства с доступом в интернет и электронной подписи

При этом необходимо учитывать и ряд существенных недостатков:

• В процессе использования ЭДО есть риск утечек документов из-за хакерских атак или технических сбоев, поэтому необходимо уделять дополнительное внимание безопасности
• Внедрение электронного документооборота, особенно в зрелый бизнес, часто требует дополнительных затрат — от оплаты подключения к оператору и выпуска КЭП до покупки дополнительного оборудования и обеспечения стабильной связи
• Если еще не все ваши контрагенты внедрили у себя электронный документооборот, то вам придется совмещать его с бумажным
• На обучение сотрудников и их адаптацию к использованию нового порядка работы может уйти дополнительное время

Вопросы и ответы

Предприниматель имеет право подключить электронный документооборот сразу у нескольких операторов. Однако, контролировать документы в нескольких системах может быть сложно, а их перемещение между ними может оплачиваться по стандартным тарифам за отправку. Да, вы можете вести и электронный, и бумажный документооборот — например, если один или несколько контрагентов еще не подключили ЭДО. Оба способа работы с документами могут как пересекаться, так и действовать независимо друг от друга. Электронные документы может быть необходимо распечатывать по требованию контролирующих органов или при наличии соответствующего условия в соглашениях с контрагентом. Чтобы распечатанный документ не потерял силу, необходимо вместе с ним распечатать информацию об электронной подписи — это можно сделать с помощью инструментов системы ЭДО или драйвера КЭП. Если система ЭДО обнаружит правки в уже подписанном КЭП документе, то она может признать его недействительным. При необходимости внести правки его придется формировать заново. Из-за ограничений и нюансов налогового режима для самозанятых необходимы отдельные правила и способы ведения электронного документооборота. Поэтому стандартные системы, которыми пользуются ИП и юридические лица, для них обычно недоступны. Некоторые крупные операторы разрабатывают свои

Заключение

Несмотря на возникающие проблемы, к электронному документообороту обращаются многие предпринимателями. Благодаря более простой и быстрой работе с документами он позволяет заметно ускорить бизнес-процессы. Чтобы ЭДО был эффективным для вашего бизнеса, необходимо правильно выбрать оператора, внедрить систему в организацию и следить за выполнением правил работы с электронными документами.

Преимущества электронного документооборота видит не только бизнес, но и государство. Многие контролирующие органы принимают отчетности и другие документы в электронной форме, некоторые из которых (например, алкогольные декларации) можно передавать только таким способом. Несмотря на это, подключение ЭДО все еще остается добровольным.

Итак, электронный документооборот — это система обмена документами в электронной форме внутри предприятия и между контрагентами. Чтобы воспользоваться им, нужно:

• Получить электронные подписи для работников, которые будут иметь доступ к системе
• Выбрать одного из операторов ЭДО и подходящий тариф
• Подключиться к выбранному оператору
• Внедрить ЭДО в текущие бизнес-процессы
• Уведомить контрагентов о подключении электронного документооборота

Электронный документооборот позволяет проще и быстрее работать с документами, снижает затраты на бумажную работу и обеспечивает дополнительный уровень конфиденциальности, но требует дополнительных расходов на внедрение и обучение работников.

Источники

А с чем столкнулись вы при подключении к системе электронного документооборота? Поделиться своим опытом и рассказать об операторах, услугами которых вы пользуетесь, можно в комментариях.

В статье узнаем, что такое электронный документооборот (ЭДО). Разберемся, кому он подойдет. Также перечислим виды ЭДО.

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот — это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ — документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

• регистрация документа;
• контроль исполнения документов;
• создание справочников;
• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документов;
• формирование отчетов по документообороту предприятия;
• импорт документов из файловой системы и Интернета;
• создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в папках;
• получение документов с помощью сканирования и распознавания;
• уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот — это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

• самое простое — снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
• экономится время — сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
• повышается прозрачность внутренней работы компании — система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
• ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов — в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
• оперативно составляются отчеты организации;
• повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

• разрабатывается техническое задание;
• выбирается IT-решение;
• описываются бизнес-процессы;
• составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
• внедряется ЭДО;
• тестируется программа;
• запускается система электронного документооборота;
• контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив — это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.
2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow — обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом «работа». К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.
3.  Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым — работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.
4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы — такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО — обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.
5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример — сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счётаПосмотреть список

“}’ data-sheets-userformat='{“2″:2563,”3”:{“1″:0},”4”:{“1″:2,”2″:13624051},”12″:0,”14”:{“1″:2,”2”:0}}’>

Список выгодных банков для открытия счёта

Посмотреть список

Тарик Альхаурани, исполнительный директор KYOCERA Document Solutions Russia | 03.08.2021

Выбор подходящего решения поВ управлению корпоративным контентом (ECM, Enterprise Content Management) может оказаться сложной или даже непосильной задачей для компании. ГлавноеВ — найти решение, отвечающее вашим конкретным потребностям, предпочтениям иВ бюджету. Необходимо тщательно проанализировать возможности каждой ECM-системыВ — то, как она может упростить текущие рабочие операции, повысить безопасность документооборота иВ снизить затраты.

Само собой разумеется, что подходящее ECM-решение должно обладать функцией автоматического сбора, обработки иВ сохранения бумажных документов вВ цифровом формате.

Таким образом, выВ сможете минимизировать человеческий фактор, связанный сВ ручной обработкой файлов иВ документов, повысить точность данных, содержащихся вВ документах, иВ улучшить продуктивность работы благодаря легкому доступу кВ любой необходимой информации.

ВВ этой статье мыВ приводим список основных вопросов, которые необходимо учитывать при выборе оптимального ECM-решения для вашего бизнеса.

Что такое ECM?

ECM представляет собой эффективную систему хранения, управления иВ совместного использования всех информационных ресурсов компании. ВВ ней используется комплексный подход кВ управлению информацией, который позволяет компаниям:

• размещать все данные вВ едином безопасном хранилище документов;
• оптимизировать рабочие процессы для того, чтобы сотрудники могли легко настраивать иВ получать доступ коВ всем документам;
• повышать безопасность документации благодаря предоставлению четко установленных уровней доступа для сотрудников, аВ также сбору статистики оВ том, кто иВ когда получил доступ кВ информации.

ECM-решения также помогают перевести бумажные документы вВ цифровой формат, чтобы ихВ можно было легко отслеживать, управлять иВ контролировать.

Что следует учитывать при выборе ECM-системы?

Если вашей компании потребовалась система поВ управлению информационным контентом, иВ вам поручено найти подходящее решение для бизнеса, вот основные вопросы, которыми стоит задаться перед выбором ECM-системы.

1. СоответствуетВ ли система целям вашей компании?

Внедрение решения поВ управлению информационным контентом предполагает серьезные вложения. Именно поэтому оно должно помогать вашей компании двигаться вперед иВ достигать поставленных целей:

• чего ожидают отВ данной системы руководство иВ вся компания?
• как ееВ внедрение повлияет наВ текущие операции иВ рабочие процессы?

При анализе конкретного решения поВ управлению информационными ресурсами убедитесь, что его функциональные возможности позволят повысить эффективность ваших бизнес-процессов.

2. ПростаВ ли система вВ использовании?

Как иВ любое другое программное обеспечение или платформа, для максимально широкого внедрения вВ рамках всей компании ECM-решение должно быть простым вВ использовании иВ обеспечивать ожидаемый результат для каждого сотрудника:

• насколько проста вВ использовании система управления информационными ресурсами?
• каков срок обучения персонала пользованию данным ECM-решением?

Даже минимальные знания системы должны способствовать повышению производительности труда иВ позволять сотрудникам легко работать сВ нужными имВ файлами иВ документами.

3. ЛегкоВ ли интегрировать новую ECM-систему сВ существующими системами иВ приложениями?

Иногда самая долгая иВ трудоемкая часть любого проекта поВ внедрениюВ — это интеграция сВ существующей ИТ-средой. Правильно выбранное ECM-решение должно легко интегрироваться сВ вашими существующими системами иВ приложениями:

• какой объем работ поВ настройке конфигурации требуется для интеграции сВ существующими системами?
• сколько времени ИТ-специалисты будут постоянно тратить наВ поддержание интеграции ECM-решения?

Другими словами, ваша команда ИТ-специалистов или разработчиков неВ должна тратить много времени иВ ресурсов только наВ то, чтобы заставить новую систему управления цифровым контентом работать вВ текущей сети. ECM-решение, которое позволит частично или полностью обойтись без программирования, будет лучшим вариантом, поскольку оно сможет обеспечить достаточную совместимость сВ широким спектром систем иВ приложений.

4. ЯвляетсяВ ли новая система достаточно гибкой сВ точки зрения любых будущих изменений?

ECM-решение должно иметь возможность расширения поВ мере роста вашей компании иВ ееВ потребностей:

• достаточноВ ли оно гибкое, чтобы адаптироваться кВ растущим требованиям рабочего процесса?
• можетВ ли оно масштабироваться при росте штата сотрудников поВ мере расширения бизнеса? ВозможноВ ли добавление новых функций иВ возможностей для удовлетворения будущих потребностей?

Таким образом, при выборе ECM-системы выВ будете принимать решение неВ наВ основе текущего размера иВ потребностей компании, аВ заглядывая вВ будущее.

5. ЯвляетсяВ ли решение облачной системой?

Хранение данных вВ облачных средах может дать бизнесу множество преимуществ, включая повышенную масштабируемость, доступность иВ безопасность.

• поддерживаетВ ли ECM-система работу вВ облачных средах?
• насколько безопасно это облачное решение для управления информационными ресурсами?

Найдите такое облачное ECM-решение, которое позволит легко работать сВ документами вВ защищенном частном или публичном облаке. Надежная защита тут является обязательным условием, иВ поэтому необходимо ознакомиться сВ мерами иВ протоколами безопасности поставщика услуг.

6. Насколько просто получить доступ кВ файлам иВ документам при удаленной работе?

Сотрудники все чаще работают сВ документами иВ файлами сВ ноутбуков, смартфонов или планшетов, иВ ECM-решение должно быть кроссплатформенным.

• могутВ ли сотрудники легко получить доступ кВ необходимой информации вВ любом месте иВ вВ любое время сВ любых устройств иВ платформ?
• могутВ ли сотрудники загружать иВ редактировать документы, находясь вВ пути?

Это особенно важно для компаний, где часть сотрудников работает вВ удаленном режиме.

7. ОбладаетВ ли система встроенными средствами безопасности?

Насколько хорошо защищено ECM-решение? Безопасность является актуальной проблемой для многих предприятий, особенно если данные хранятся наВ облачных серверах.

ECM-решение должно иметь возможность:

• предоставлять индивидуальные иВ групповые уровни доступа иВ разрешений;
• регулярно выполнять резервное копирование вВ автоматическом режиме;
• контролировать использование документов;
• обеспечивать полную наглядность иВ контроль.

НеВ лишним будет поинтересоваться оВ мерах поВ предотвращению утечки данных.

8. СоответствуетВ ли ECM-решение всем нормативным требованиям?

Любая компания вынуждена постоянно обеспечивать соблюдение нормативных требований. И, кВ сожалению, требования, касающиеся безопасности цифровых данных, становятся все более иВ более строгими.

Вот почему так важно, чтобы ECM-решение обладало гибкостью, достаточной для соответствия любым требованиям кВ ведению документооборота иВ обеспечению безопасности.

9. ПредлагаетВ ли поставщик ECM-решения специализированное обучение иВ поддержку воВ время иВ после внедрения?

При выборе поставщика ECM-решений необходимо учитывать его опыт, знания иВ репутацию, чтобы вВ дальнейшем работать сВ ним как сВ партнером, аВ неВ просто поставщиком продукта:

• специализируетсяВ ли поставщик наВ решениях поВ управлению документооборотом/цифровыми ресурсами?
• как обстоят дела сВ обучением иВ поддержкой?

Необходимо тщательно изучить решение наВ предмет услуг иВ поддержки, которые будут предоставлятьсяВ до, воВ время иВ после внедрения. Они включают вВ себя программу обучения для всех сотрудников сВ любым уровнем технических навыков.

Тарик Альхаурани, исполнительный директор KYOCERA Document Solutions Russia

Если вы только задумываетесь о переходе на электронный документооборот (ЭДО), то наш материал поможет понять, как работает ЭДО, чем он полезен и как компании на него перейти.

Содержание: 

1. Как работает электронный документооборот 2. Сравнение бумажного и электронного документооборота 3. Как перейти на электронный документооборот 4. Выводы

Екатерина Родина, руководитель центра компетенций Контур.Диадока

Как работает электронный документооборот

Процесс похож на обмен email-письмами или сообщениями в соцсетях. Только передаются юридически значимые документы, которые потом можно представить по требованию в налоговую.

Передавать друг другу электронные документы и управлять документооборотом позволяет специальный сервис ЭДО. Им можно пользоваться через web-браузер или интегрировать с учетной системой, в которой работают сотрудники, — например, 1С. Визуально сервис ЭДО напоминает интерфейс соцсетей: есть папки с входящими и исходящими, поиск, список контрагентов. Бизнес-партнеров можно «добавлять в друзья» и удалять из списка, когда прекратили сотрудничать. Обмен документами через такой сервис безопасен — каналы связи защищаются шифрованием.

Электронные документы можно создавать прямо в сервисе или загружать с компьютера. Если у компании небольшой поток исходящих, то подойдет первый вариант. Во втором случае удобнее всего настроить интеграцию — то есть связать учетную систему (1С или любую другую) и сервис ЭДО.

Обмен электронными счетами-фактурами выглядит по-другому: продавец подписывает и отправляет счет-фактуру → оператор ЭДО фиксирует дату выставления, передает документ покупателю и фиксирует дату получения → покупатель принимает счет-фактуру, система автоматически уведомляет продавца о завершении документооборота. 

Подписывать электронные документы можно только цифровой подписью. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной. Поэтому с ЭДО не получится работать одному: обе стороны должны подготовиться.

Сравнение бумажного и электронного документооборота

Электронный	Бумажный
Срок доставки	Электронные документы мгновенно приходят контрагентам. Сразу после подписания с документом можно работать, не нужно ждать возвращения документа отправителю.	Отправляют почтой. Ждут 2-4 дня. Если вы отправляете документы каждый месяц, за год больше месяца уходит только на ожидание.
Время на подписание	Секунды: сотрудники получают уведомления о новых документах и подписывают их. Контрагент также получает оповещения о документах, требующих подписания.	Перед отправкой проходит несколько этапов: распечатка, проставление печатей, подписание у руководителя. Если кого-то нет на месте, процесс затягивается. Для завершения документооборота необходимо дождаться тех же действий со стороны контрагента.
Размеры архива	Документы хранятся в электронном архиве — например, сервис Контур.Диадок бесплатно и бессрочно размещает документы на своих серверах.	По закону бухгалтерские документы должны храниться 5 лет. Чтобы хранить документы по правилам, нужно помещение и ответственные сотрудники.
Себестоимость документооборота	Доставка, печать, обслуживание принтеров — 0 рублей, если работаете через сервис ЭДО. Например, в Контур.Диадоке клиент платит только за отправленные документы, максимум — 9 рублей за документ.	Доставка «‎Почтой России» 1 листа А4 при минимальном тарифе — 24 рубля. Рассчитать можно на сайте. Себестоимость печати 1 листа А4 с учетом стоимости бумаги и расхода принтера — 4 рубля. Итого — минимум 28 рублей за отправку одного документа.

Как перейти на электронный документооборот

Выберите оператора ЭДО. Документы передает оператор ЭДО — аккредитованная коммерческая компания, которая оказывает услуги другим организациям по обмену электронными документами. Так их передавать безопаснее, чем по электронной почте, — ведь почту могут взломать. А некоторые документы — счета-фактуры, УПД — разрешено передавать только через оператора ЭДО, приказ Минфина № 174н. 

Список операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС. При выборе оператора учитывайте важные для вас критерии: цену, надежность, скорость работы, наличие готовых решений для интеграции с 1С и опыт настройки сложных интеграций.

Составьте цепочку документооборота. Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются по отделам. Так вы поймете, кому из сотрудников и к каким документам нужно настроить доступ. 

Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Подписывать электронные документы нужно специальной подписью, чтобы они имели юридическую силу. Она понадобится тем, кто будет подписывать электронные документы от лица вашей компании. 

Для электронного документооборота нужна усиленная квалифицированная подпись, Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Подписи выпускают удостоверяющие центры в среднем за один рабочий день. Список центров есть на сайте Минцифры России.

Подключите контрагентов. Документооборот — процесс двусторонний. Поэтому важно сообщить партнерам о переходе на ЭДО. Если у вас общий оператор, можно выслать приглашение и добавить друг друга «в друзья». Когда компания примет приглашение, можно начинать обмен документами. Предпочтительнее выбирать оператора, с которым работает больше ваших контрагентов и у которого настроены роуминговые связи с другими провайдерами. Если роуминга между операторами нет, то обмениваться документами не получится. Посмотреть взаимодействие операторов между собой можно в таблице на сайте ассоциации РОСЭУ.  

Выводы:

• Чтобы перейти на ЭДО, компании важно выбрать оператора и подключить контрагентов.
• Подписывать электронные документы нужно специальной подписью, чтобы они имели юридическую силу. Счета-фактуры нужно подписывать только квалифицированной электронной подписью. 
• Подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители — список центров есть на сайте Минцифры России.
• Документы передаются через оператора ЭДО — аккредитованную ФНС компанию. Так их передавать безопаснее, чем по email, ведь почту могут взломать. Счета-фактуры можно передавать только через оператора ЭДО. Выбрать оператора ЭДО можно на сайте ФНС. 
• Документооборот — процесс двусторонний. Поэтому важно сообщить партнерам, что вы перешли на ЭДО. Не важно, какой оператор у вашего партнера: системы сотрудничают между собой в любом случае. 
• Не менее 5 лет нужно хранить бухгалтерские документы. Ответственный за хранение — сам налогоплательщик, а не оператор ЭДО. 

Автор: Полина Ладина

Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно

За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.