Как составить опись личного дела работника

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.

Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.

Зачем нужен документ

Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.

В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать. Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию, определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию, кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами.

Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.

Обязательно ли вставлять опись в личное дело

Составление описи не является обязательным в общем случае. Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом, в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.

При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.

При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:

  • когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
  • если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.

Порядок составления документа

Опись личного дела может быть выполнена вручную с использованием карандаша и линейки, а также распечатана на компьютерном устройстве. Последний вариант считается предпочтительным, поскольку в таком случае можно составить сколько угодно экземпляров. Бумажной основной в данном случае может служить как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4.

В личном деле работника в общем случае опись располагается в самом начале данного документа. Существуют два варианта её расположения:

  • её приклеивают на титульный лист папки, к которой помещается дело на обратную сторону;
  • её подшивают сверху прочих бумаг внутри самой папки, прежде всего, если она состоит из множества страниц.

Она сама может включать несколько страниц, которые в подобном случае нумеруются отдельно от собственно личного дела.

Читайте также:   Профессиональный стандарт слесаря-электрика

Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:

  • порядковый номер бумаги;
  • числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
  • дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
  • его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
  • номера листов дела, которые занимает данный документ;
  • примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.

Также в документ может включаться графа, в которой будет прописываться требуемый срок хранения для различных видов документов. Устанавливается, что документы с недлинным сроком хранения помещать в дело не стоит вследствие их несущественности.

Пример оформления описи

[docs]

Внизу листа в отдельных строчках под самой таблицей прописью указывается итоговое количество документов и итоговое количество листов в описи.

В общем случае опись пишется в одном экземпляре, однако если сотрудник, к чьему делу она относится, затребует себе копию, то организация обязана предоставить ему такой дубликат.

Безусловно, опись следует составлять, избегая случайных ошибок. При умышленном же занесении в документ информации, не соответствующей действительности, её составитель несёт дисциплинарную ответственность.

Опись обычно подписывает сотрудник, который её составляет. В общем случае этот работник тот же, кто занимается ведением самого дела. Он обязан также расшифровать название своего места работы и прописать фамилию, имя и отчество. Также он проставляет день составления, в который в дело был внесён последний документ.

Чаще всего данное дело поручается специалисту по кадрам. В то же время допускается и составление описи наряду заполнением личного дела в целом руководителем организации, её секретарём или иным сотрудникам. Такой порядок может быть принят на малом предприятии, в котором не нанимают кадровика, поскольку подобная компания не может себя такого позволить. Базовое требование — способность сотрудника составить опись в соответствии с требованиями, разработанными для подобного документа на данном предприятии.

После того, как завершающая бумага была внесена в опись, в частности, по причине прекращения трудовых отношений с данным сотрудником, все пустующие строчки под той, где описывается данная бумага, перечёркиваются большой Z.

Таким образом, становится невозможно прибавить в опись, а значит и в саму папку дополнительный документ или документы. При этом, поскольку дело сотруднику, который покинул предприятие, дело не выдаётся, опись в его составе отправляется в архив.

Таким образом, обязательность ведения описи для негосударственных компаний отсутствует. Если же опись личного дела на предприятии признаётся необходимой, то и при этом возможно как вести все подобные документы по единой форме, принятой локальным нормативным актом, так и составлять их совершенно по-разному.

В общем случае опись кладут в папку перед всеми документами. Сама по себе она представляет лист формата А4, разделённый на колонки, при этом их количество и содержание строго не регулируются, хотя существуют распространённые наборы граф.

Отвечать за ведение в общем случае обязан специалист по кадрам, но в частности таким сотрудником может быть и главное лицо (на небольшом предприятии), и секретарь.

Иначе говоря, нормы оформления описи существуют, но они нестрогие и диктуются целесообразностью. Именно следуя целесообразности рекомендуется не слишком отклоняться от общепринятых правил составления этих бумаг, хотя санкции по закону за такие отклонения не грозят.

В данном видео подробная и корректная информация о том, как вести и оформлять личные дела сотрудников.

Об авторе

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
  • 2020.12.08Инструкции для ИПКак ИП перейти с УСН на патент
  • 2020.09.09В помощь каждомуКак подготовиться ко второй волне коронавируса
  • 2020.09.08Договорные отношенияЗаключение договора в электронном виде: а так можно?
  • 2020.07.31В помощь каждомуКак правильно написать расписку о получении денежных средств

22 апреля 2021 Опись документов в личном деле работника – это вкладыш, где перечислены документы, вложенные в папку с личным делом, собранную индивидуально для каждого сотрудника. Как составить опись и в чем она поможет кадровику, читайте ниже. Кроме того, вы можете скачать образец описи документов в личном деле работника. image Фото: образец описи в личном деле работника

  • Для чего нужна опись 
  • Образец описи документов в личном деле работника 

Для чего нужна опись 

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

  • на кадетов, курсантов;
  • госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
  • военнослужащих;
  • работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса). 

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

  • его автобиографию;
  • заполненную анкету;
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристику с прошлого места работы;
  • копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу. 

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи. 

В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе о том, как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных.  Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить пробный доступ бесплатно, на временной основе! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+. 

Образец описи документов в личном деле работника 

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Образец описи в личном деле работника

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

  • его дату и номер;
  • название;
  • номер листа в личном деле;
  • является документ оригиналом или копией. 

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

  • пустые поля перечеркиваются буквой Z;
  • делается запись об общем количестве документов и страниц;
  • ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив. 

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

  • трудовой договор;
  • автобиография;
  • приказ о приеме на работу;
  • копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
  • приказы о повышении квалификации;
  • характеристики;
  • документы, связанные с аттестацией;
  • иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Как правильно формировать личные дела муниципальных служащих

image

Читайте также:  О стандартных налоговых вычетах «на детей»

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды.

В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно.

Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц.

Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место.

Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте.

У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Документы для личного дела работника и его формирование

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
  2. копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
  3. рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
  4. документ или его копия о воинском учете (если имеется);
  5. справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
  6. данные медосмотра;
  7. заполненная анкета (если это предусмотрено);
  8. заявление о трудоустройстве;
  9. копия приказа о приеме;
  10. заключенный трудовой договор и т.д.
  11. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    • Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

      Интересное: Как пишется акт приема передачи

      Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

      Личное дело: как оформить правильно

      Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4×6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Фотография может быть помещена как на саму обложку личного дела, так и в конверт для соблюдения режима сохранности.

      Данные положения подкрепляются и Федеральными законами. Так, ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» устанавливает, что «прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа.

      Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Сбор и внесение в личное дело сотрудника таможенного органа сведений о его политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещаются». Федеральный закон от 17.01.

      1992 N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» закрепляет в ст. 41.2, что «личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Запрещаются сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности прокурорского работника.

      Читайте также:  Порядок заполнения отчета о финансовых результатах 2021

      Прокурорский работник имеет право на ознакомление со всеми материалами, находящимися в его личном деле, приобщение к личному делу своих объяснений в письменной форме».

      Личное дело работника

      • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
      • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

      Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела.

      Сведения, которые должны содержаться в описи

      Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

      1. Порядковый номер документа.
      2. Дата его принятия.
      3. Номер.
      4. Название.
      5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
      6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
      7. Количество документов, содержащихся в деле.
      8. Сведения о количестве листов описи.
      9. Должность и данные о составителе, его подпись.
      10. Дата, когда опись составлялась.

      Личное дело муниципального служащего образцы документов — СИЗ, нормы, инструкции

      Плешкова Елена Викторовна 64 Плякина Татьяна Александровна 65 Погорелова Ольга Викторовна 66 Полева Надежда Ивановна 67 Полуполтинных Татьяна Ивановна 68 Потапчук Антон Викторович 69 Рослякова Наталья Викторовна 70 Рубцова Юлия Николаевна 71 Слакаева Галина Федоровна 72 Саркисян Анаит Рубиковна 73 Северинова Наталья Михайловна 74 Седова Елена Николаевна 75 Семенова Ирина Александровна 76 Скуратович Алексей Георгиевич 77 Степанова Светлана Алексеевна 78 Тарасенко Дарья Ивановна 79 Томчанина Лилия Игоревна 80 Фатеева Татьяна Ивановна 81 Федорова Анна Степановна 82 Феоктистова Елена Анатольевна 83 Харламова Елена Анатольевна 84 Цветкова Валентина Александровна 85 Чугункова Анна Вячеславовна 86 Чугунова Татьяна Николаевна 87 Шапошникова Людмила Васильевна 88 Шубина Татьяна Ивановна 89 Шугаева Наталья Алексеевна 90 Щербакова Татьяна Васильевна 91 Ярметова Фаинат Рафиковна Сокращения: Л.Д.

      Пример акта передачи дел | образец

      Внимание Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

      • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
      • вставляется гриф утверждения директора;
      • пишется – кто кому передаёт документы;
      • заполняется таблица;
      • проставляются визы всех членов комиссии.

      Примерный акт передачи дел можете скачать тут. В таблицу можно занести столбцы:

      • номер подпункта;
      • название документа (или дела);
      • количество листов;
      • период времени документов;
      • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

      внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

      Акт приема-передачи дел образец бланк

      Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон.

      Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

      Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

      В начале статьи содержатся ссылки для скачивания как бланка описи, так и образца ее заполнения.

      Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

      Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

      Москва: +7 (499) 938-49-02

      Читайте также:  Внесены изменения в порядок оплаты больничных листов и расчет средней заработной платы

      Петербург: +7 (812) 467-39-58

      Бесплатный звонок по России, доб. 453

      Внутренняя опись личного дела № 1

      работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

      № п.п. Дата документа Номер документа Наименование документа Номера листов дела Примечание
      1 11.05.2015 1-ТД Трудовой договор 1-5
      2 11.05.2015 1-П Приказ о приеме на работу 6-7 Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии. Никифоров А.Г.

      Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016

      Никифоров А.Г.

      3 17.10.2015 2-О Приказ о предоставлении отпуска 8
      4 17.02.2016 1-ПК Приказ о прохождении повышения квалификации 9
      5 и т. д.

      Итого 4 документа

      Количество листов внутренней описи 1

      Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

      Никифоров

      11.05.2015

      ***

      Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

      Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

      Содержание:

      • Какие документы входят в состав личного дела? ↓
      • Как ведется? ↓
      • Порядок оформления ↓
      • Образец ↓
      • Инструкция по заполнению ↓
      • Образец оформления титульного листа ↓

      При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

      Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

      Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

      Какие документы входят в состав личного дела?

      Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

      1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
      2. Заявление о приеме на работу.
      3. Анкета работника с фотокарточками.
      4. Трудовой договор.
      5. Копия приказа о приеме на работу.
      6. Копия аттестата и диплома об образовании.
      7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
      8. Прописка по месту жительства.
      9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

      Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

      Как ведется?

      Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

      Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

      Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

      Сроки хранения личных дел:

      • личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
      • личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

      Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

      Порядок оформления

      Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

      Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

      1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
      2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
      3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

      Хранение личных дел можно производить такими способами:

      1. В алфавитном порядке.
      2. По структурным подразделениям компании(отделы).
      3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

      Образец

      Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

      Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

      При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

      Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

      1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
      2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
      3. Оформление листа-заверителя.
      4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
      5. Подшивка, переплет дела.
      6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

      Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

      [box type=”download”]  Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)

      Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word) [/box]

      Инструкция по заполнению

      После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

      Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

      Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

      Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

      [box type=”download”]  Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) [/box]

      Образец оформления титульного листа

      ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

      1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
      2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
      3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
      4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
      5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
      6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

      Личное дело работника представляет собой совокупность всех документов, в которых присутствует информация о трудящемся.

      В большинстве случаев бумаги такого характера скрепляются и помещаются в отдельную папку.

      Список документов, в нее входящих, на законодательном уровне не установлен.

      Стандартный перечень бумаг, входящих в личное дело сотрудника, включает в себя следующие бумаги:

      • ксерокопии документов основного типа – паспорта, СНИЛСа;
      • документы, подтверждающие образование трудящегося;
      • различные заявление (о приеме на работу, о переводе на другую должность и т.п.);
      • бумаги, подтверждающие право на различные льготы;
      • похвальные листы, грамоты и т.п.;
      • копии приказов и других документов, в которых фигурирует информация о сотруднике.

      Следует отметить, что, опись, в свою очередь – подразумевает собой процедуру фиксации количества документов, присутствующих в личном деле сотрудника.

      Содержание

      Обязательна ли нужна?

      Опись можно назвать достаточно информативной бумагой. В ней присутствуют данные о всех документах, предоставленным сотрудником руководству с начала его трудоустройства.

      Бумаги, оформляемые в процессе работы, также отражаются в ней. Нужно ли обязательно ее включать в дело работника?

      Потеря или порча документов из личного дела сотрудника возлагается на лицо, отвечающее за их сохранность.

      Опись позволяет вести четкий учет попадающих в дело бумаг, именно поэтому характеризуется такой важностью.

      В законодательных актах, действие которых распространяется на территории РФ, данных об обязанности работодателя оформлять описи личных дел работников нет.

      Из этого можно прийти к выводу о том, что документация носит не обязательный, а рекомендованный характер. При этом важно обратить внимание на один нюанс.

      imageВыделяют личные дела, описи к которым оформлять необходимо в обязательном порядке. К таковым относят следующие папки с документами:

      • дела, попадающие в архив компании на продолжительное (более 10 лет) или постоянное хранение;
      • дела, по наименованию которых невозможно сделать вывод об их содержании.

      Опись позволяет избежать вероятности возникновения спорных ситуаций, которые могут довести до суда.

      В связи с этим специалисты рекомендуют не пренебрегать оформлением документа.

      Читайте также: как оформить анкету для личного дела?

      Что включает?

      Чаще всего ответственность за оформление личных дела возлагается на специалистов отдела кадров. В ситуации с составлением описи обстоит аналогичным образом.

      В компаниях с маленькой численностью трудящихся данным действием может заниматься секретарь или сам руководитель организации.

      Важно, чтобы специалист обладал необходимыми навыками. Порядок ведения и оформления указанных бумаг должен устанавливаться локальным актом.

      Опись оформляется в свободном виде, унифицированными бланками при ее оформлении пользоваться не нужно, потому как таких для нее разработано не было.

      Технология заполнения может быть нескольких вариантов:

      • путем использования образца, разработанного специалистами компании;
      • путем постоянного использования свободного стиля написания.

      В описи отражаются следующие данные:

      • наименование документа;
      • инициалы сотрудника, дело которого описывается;
      • номер дела;
      • таблица. В нее вносятся сведения о документах, входящих в состав личного дела. В идеале колонки таблица должна включать в себя такую информацию:
        • порядковый номер;
        • индекс (при наличии);
        • дата оформления;
        • наименование бумаги (полное или краткое);
        • imageколичество и номера листов, присутствующих по конкретной бумаге в личном деле;
        • дата внесения документа в личное дело трудящегося;
        • примечания.
      • итоговое количество записей в описи;
      • итоговое количество листов;
      • лицо, ответственное за оформление – его должность, инициалы и подпись;
      • дата оформления документации.

      Опись может быть составлена как от руки, так и напечатана на компьютере.

      Главное, чтобы в ней присутствовала подпись ответственного лица.

      При необходимости работник может обратиться к руководителю с просьбой предоставления ему копии описи. Отказать в данной просьбе работодатель не имеет права.

      Нужно ли личные дела регистрировать в журнале — читать здесь.

      Скачать образец

      Скачать образец внутренней описи документов личного дела сотрудника – word.

      Выводы

      В самом начале трудоустройства сотрудник предоставляет работодателю пакет документов, который включается в личное дело. Лицо, ответственное за оформление личного дела должен сделать его документальную опись.

      Документ указанного характера имеет рекомендованный характер и не обязателен к оформлению. При его составлении можно использовать чистый лист формата А4 или бланк компании.

      Оформлением описи должен заниматься тот же специалист, который несет ответственность за хранение личных дел.

      Оцените статью
      Рейтинг автора
      4,8
      Материал подготовил
      Максим Коновалов
      Наш эксперт
      Написано статей
      127
      А как считаете Вы?
      Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
      ли со статьей или есть что добавить?
      Добавить комментарий