71 счет бухгалтерского учета: какие проводки необходимы

Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71. 

Сама структура счета активная. Это означает, что по дебету будет показываться увеличение задолженность подотчетного лица (в случае выдачи ему денежных авансов), а по кредиту – уменьшение задолженности (при представлении документов на выданные суммы или возврате неиспользованных денежных средств).

Авансы подотчетному лицу могут выдаваться из кассы или с расчетного счета.

Для того, чтобы отчитаться по выданным денежным средствам работник представляет авансовый отчет. Более подробно о формировании авансового отчета в 1С можно почитать тут.

Рассмотрим, как формируется оборотная ведомость по счету 71 в 1С. В нашем примере у нас будет два подотчетных лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петрову были выданы деньги из кассы расходным кассовым ордером на сумму 1 000 рублей на хозяйственные расходы. Иванову 10 000 рублей с расчетного счета на командировочные расходы.

Далее Петров представил авансовый отчет на сумму 900 рублей, а Иванов на сумму 11 800 рублей.

Оборотная ведомость по счету 71 формируется из меню «Отчеты» в верхней части программы. Нужно выбрать «Оборотная ведомость по счету». Также ее можно сделать через закладку «Касса». В правой нижней части этой закладки под названием «Отчеты», самый последний пункт – это ОСВ по счету 71.

image

Какой вывод мы можем сделать из данного регистра? Обороты по дебету счета формы оборотная ведомость по счету 71 показывают денежные средства, которые были выданы подотчетным лицам и, соответственно, увеличение их задолженности перед предприятием. По кредиту счета мы видим те суммы, по которым подотчетные лица представили авансовые отчеты и уменьшили свою задолженность перед предприятием.

Далее рассмотрим сальдо на конец периода. По работнику Иванову сальдо составляет 1 800 руб. по кредиту. Это означает, что Иванов потратил больше денежных средств, чем ему было выдано (11 800 рублей, вместо 10 000 рублей). Поэтому предприятие должно Иванову 1 800 рублей.

По работнику Петрову сальдо на конец месяца по дебету. Это означает, что Петров должен предприятию 100 рублей, так как ему было выдано 1 000 рублей, а авансовый отчет был представлен только на сумму 900 рублей.

Если посмотреть общее сальдо в регистре оборотная ведомость по счету 71, оно составляет 1 700 рублей по кредиту, и это задолженность предприятия перед подотчетными лицами.

Делитесь видео в социальных сетях, задавайте вопросы в комментариях и подписывайтесь на мой Инстаграм 

Заходите на мой второй блог

Все курсы по бухгалтерии и 1С

Если вам необходимо индивидуальное обучение, консультации и другие услуги по работе с 1С, загляните в раздел «Консультации»

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

image На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Читайте также:  Право работников на забастовку: нормативное регулирование и порядок проведения в 2020

Важно! Учитывать на этом счете займы, выданные работникам, нельзя. Для этого применяется отдельный счет 73. Многие субъекты бизнеса под выдачу подотчетных сумм пытаются замаскировать предоставленные работникам на короткие сроки займы. Однако, это является нарушением законодательства.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Общий анализ счета 71

Сначала кратко о том, что из себя представляет 71 счет бухгалтерского учета, в т ч. для чайников.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), отражают по 71 счету расчеты с подотчетными лицами.

СПРАВКА

Подотчетное лицо – это работник, в том числе по договору ГПХ, которому выдают деньги для оплаты расходов организации, а он должен за эти деньги потом отчитаться. Это вытекает, в частности, из письма Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, ведение счета 71 необходимо для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Если говорить о том, какой счет 71, то он активно-пассивный. То есть, остатки на нём могут быть по дебету и по кредиту.

Также см. «ЦБ РФ: новые правила выдачи “под отчет”».

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Читайте также:  Ненормированный рабочий день. Оплата сверхурочной работы. Статья 152 ТК РФ

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

  1. Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
  2. Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Вам будет интересно:

76 счет бухгалтерского учета — в каком случае используется, характеристики, проводки

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71 Что указываем в кредите бухсчета 71
71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.

Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.

До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.

Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.

Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.

Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

  • Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
  • Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
  • Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
  • Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
  • Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
  • Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
  • Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

  • Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
  • Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
  • Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
  • Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
  • Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
  • Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
  • Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
  • Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
  • Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
  • Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
  • Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
  • Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
  • Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
  • Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
  • Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
  • Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
  • Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
  • Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
  • Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
  • Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
  • Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
  • Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
  • Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
  • Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Вам будет интересно:

План счетов бухгалтерского учета на 2020 год с пояснениями и проводками

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

Читайте также:  Совокупный доход семьи складывается из выплат всех членов семьи

До середины 2020 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2020 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Внимание! При отсутствии заявления или приказа, либо некорректном их составлении, на компанию и ответственных лиц могут налагаться штрафы до 50 тысяч рублей.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

Внимание! В случае, если работником подотчетная сумма была потрачена не полностью, то после оформления авансового отчета он должен вернуть неиспользованный остаток назад в кассу

На какие расходы можно выдавать деньги

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

  • Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
  • Оплата за услуги или работы;
  • Покупка материалов и товаров;
  • Совершение представительских расходов;
  • Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.

Типовые бухгалтерские проводки

Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.

Приобретение материалов через подотчет

Дебет Кредит Название ситуации
71 50/1 Выданы деньги подотчет из кассы
71 Приобретены материалы на подотчетные суммы
19 71 Принят к учету НДС по приобретенным материалам
10 Приобретенные материалы отпущены в производство
50/1 71 Лицо сдало в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
71 50/1 Подотчетному лицу выдан из кассы перерасход по подотчетным суммам

Командировочные расходы

Дебет Кредит Название ситуации
71 50/1 Выданы деньги подотчет из кассы на командировку
20 71 Списаны расходы по приобретению проездных билетов
19 71 Принят к учету НДС по приобретенным билетам
44 71 Списаны затраты на гостиницу и суточные выплаты
19 71 Принят к учету НДС за проживание в гостинице
50/1 71 Подотчетное лицо вернуло остаток средств в кассу

Правила бухгалтерских проводок со счетом 71

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуют в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

И наоборот, на израсходованные подотчетными лицами суммы корректируют кредит счета 71 в корреспонденции:

  • со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности;
  • другими счетами в зависимости от характера понесённых расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражают по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94 в:

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
  • Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда сотрудника).

71 счет бухгалтерского учета — это инструкция, в которой даны указания, как производить расчеты с подотчетными лицами. Отчетным периодом для составления налоговой отчетности является месяц, квартал, полугодие или год.

По 71 счету отражаются только те операции, в которых участвуют подотчетные лица, имеющие трудовой договор/контракт с организацией.

Для того, чтобы получить полную информацию о расчетных операциях в программе 1С «Бухгалтерия», необходимо зайти в графу «Отчеты» и выбрать номер счета. Затем, для определения контрагентов, выберите позиции в фильтре и нажмите «ОК».

Оглавление:

Счет 71 в бухучете

Все операции по выдаче подотчетных сумм проводятся по дебету, а возврат неиспользованных сумм отражается по кредиту.

На дебет перечисляются суммы со следующих бухгалтерских счетов:

  1. 50 «Касса». Предназначен для внутренней выдачи денежных средств.
  2. 51 «Расчетный счет». Служит для выдачи денег на командировочные нужды, для покупки канцтоваров или для расчета между организациями.
  3. 52 «Валютный счет». Предназначен для выдачи сумм в иностранной валюте, для поездок за границу. Денежные средства могут начисляться на пластиковую карточку или выдаваться наличными.
  4. 55 «Специальные счета в банках». Данные виды предназначены для отражения операций на конкретные нужды.
  5. 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами». Характеризует оплату и получение денежных сумм за выполненную работу/проданный товар.
  6. 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Сюда относятся только те расчеты, которые отражают движение денежных средств и затраты на основное производство.
  7. 91 «Прочие расходы и доходы». Предназначен для перечисления неизрасходованных средств.

Примите во внимание: согласно Законодательству, если работник не вернул оставшуюся сумму в бухгалтерию, недостача взыскивается с его заработной платы, премии или списывается на 94 счет «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Для того чтобы погасить задолженность из заработной платы, бухгалтер обязан составить акт и передать его на подпись руководителю.

Мы уверены, что Вам будет полезна информация о том, как определить размер неустойки за пользование денежными средствами согласно ст 395 ГК РФ.

Активный или пассивный

Графа «Расчеты с подотчетными лицами» имеет движение как по кредиту, так и по дебету:

  • Дебет показывает расход, связанный с учетом денежных средств;
  • Кредитовое сальдо определяет — куда, кому или для каких нужд перечисляются деньги.

Стоит отметить: активность или пассивность 71 счета определяется целями его пополнения.

Проводки

Рассмотрим наиболее встречаемые примеры бухгалтерских проводок:

  1. Перечисление средств на покупку материалов для основного производства:

Дт 10 — Кт 50;

  1. Возврат неизрасходованных денежных средств, предназначенных для покупки оборудования:

Дт 51 — Кт 07;

  1. Взыскание денежных средств из зарплаты работника:

Дт 94 — Кт 71;

Дт 70 — Кт 94.

Заключение

Для того чтобы грамотно отразить бухгалтерскую операцию, необходимо составить смету затрат, приходящуюся на определенный участок работ/выполненных услуг/объем продукции.

Точное представление о текущем состоянии баланса даст назначение отдельных счетов для каждого вида деятельности. Все изменения в бухгалтерских проводках должны быть зафиксированы в Уставе организации.

Смотрите видео, в котором разъясняются правила выдачи-приема и проводки денежных средств по 71 счету бухгалтерского учета:

Это интересно

  • Где и как можно получить пенсионное удостоверение
  • Пенсионное обеспечение военнослужащих — каков размер пенсии?
  • Как узнать размер своей пенсии через интернет?
  • Как рассчитать индивидуальный пенсионный коэффициент?
  • Как оплатить пенсионные взносы ИП в 2018 году?

На каждом предприятии время от времени возникает необходимость выдачи наличных денег сотрудникам на различные цели, например такие как:

• аванс на командировочные расходы;

• аванс на административно-хозяйственные нужды, покупку товарно-материальных ценностей, запасных частей, на оплату почтовых и представительских расходов, а также всевозможных сборов.

Итак, разберемся, кто именно вправе получать средства под отчет, какие основания для этого нужны, как правильно оформить документы и учетные операции по выдаче денег, а также грамотно составить авансовый отчет о произведенных затратах.

Подотчетные лица – кто они?

Бывают случаи, когда неопытный или нерадивый бухгалтер выписывает денежную сумму представителям поставщика или заказчика и относит ее на 71 счет бухгалтерского учета. В основном этим грешат маленькие предприятия, полагая, что таким образом они рассчитались с кредитором или оплатили заказ. Это грубое нарушение законодательно установленных нормативно-правовых актов.

Подотчетные лица – это обязательно работники предприятия. Кроме того, выдачу денег под отчет предваряет заключение с сотрудником договора о материальной ответственности, в котором определяется ее мера и оговариваются права и обязанности сторон.

Как правило, круг материально-ответственных и подотчетных лиц устанавливает руководитель, издавая соответствующее распоряжение, ежегодно обновляемое. Учет расчетов по подотчетным суммам отражает 71 счет.

Расходы по командировкам

Подотчетные денежные суммы на командировочные расходы выдаются из кассы или перечисляются на карту сотрудника на основании письменного заявления с резолюцией руководителя. Конечно, в этом случае договор о материальной ответственности заключать не нужно, ведь отправиться в командировку может любой сотрудник фирмы, и основанием для поездки служит приказ руководства, а отражает операции бухгалтерский счет 71.

Основания для выплаты денежных средств под отчет

Подобная выдача регламентируется действующим законодательством, и основными правилами этой операции являются следующие:

• запрещено оформление документов на выплату денег под отчет, если сотрудник не отчитался за полученные ранее суммы;

• деньги выдаются по заявлению, завизированному руководителем с отметкой о размере суммы и сроке, на который она выдается;

• отчет о произведенных расходах составляется и подписывается в течение 3 дней после окончания командировки или истечения установленного руководителем срока.

Документальное оформление

Итак, после того как расходы произведены, или по приезде из командировки сотрудник обязан отчитаться в 3-дневный срок и представить бухгалтеру авансовый отчет формы АО-1 с приложенными документами, доказывающими состоятельность осуществленных трат.

В авансовом отчете подсчитываются итоги, и выводится результат:

• остатка денег нет, так как израсходованы все средства;

• остаток есть, так как трат произведено меньше, чем планировалось;

• перерасход выданных денежных средств, так как они затрачены в большем объеме.

Остаток возвращается в кассу фирмы по ПКО, а сумма перерасхода выдается на руки по РКО. Все учетные операции по подотчетным суммам отражает 71 счет бухгалтерского учета.

При несоблюдении установленных законодательством правил сумма подотчетных средств удерживается из зарплаты или отражается как недостача и впоследствии взыскивается по решению суда.

Как работает счет

Рассматриваемый счет обобщает информацию о расчетах с сотрудниками по средствам, выданным под отчет. Данные суммы относятся в дебет счета 71, корреспондируясь со счетами денежных средств, например, 50 – «Касса». Документально подтвержденные суммы затрат списываются с кредита счета 71 в дебет затратных счетов, например 10 – «Материалы», и др.

Не возвращенные сотрудниками суммы списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94 – “Недостачи”. Впоследствии эти суммы списываются с кредита 94 в дебет счета 70. Если удержание из заработной платы в силу каких-либо причин невозможно, то дебетуется счет 73 и встает вопрос о возмещении предприятию нанесенного ущерба.

Следует отметить, что аналитический учет ведется отдельно по каждому сотруднику с обязательным выведением ежемесячных итогов. Механизированный учет с применением программы “1С” позволяет составить нужный документ в разрезе выданных или списанных сумм, установить временной диапазон или задать список подотчетных лиц, все данные объединяет карточка счета 71. Подотчетник же должен отчитаться по каждой выданной сумме, составив авансовый отчет в отведенные сроки. Аналитика объединяется в журнал-ордер по счету 71, который составляется в конце отчетного периода.

Бухгалтерские учетные записи

Каждый авансовый отчет отрабатывается бухгалтером с разноской данных на счет 71. Проводки, отражающие операции по учету подотчетных сумм:

• Д-т 71 – К-т 50 – выдана из кассы подотчетная сумма.

• Д-т 71 – К-т 51 – сумма перечислена с расчетного счета на карту сотрудника.

• Д-т 41 – К-т 71 – покупка товаров из подотчетной суммы.

• Д-т 10 – К-т 71 – приобретение материалов.

• Д-т 26 – К-т 71 – списаны общехозяйственные расходы, например оплачены почтовые услуги.

• Д-т 20 – К-т 71 – списаны командировочные расходы.

• Д-т 50 – К-т 71 – остаток подотчетной суммы внесен сотрудником в кассу.

• Д-т 70 – К-т 71 – остаток подотчетной суммы удержан из зарплаты работника.

• Д-т 94 – К-т 71 – сотрудник не отчитался о произведенных тратах в установленный срок.

• Д-т 73.2 – К-т 71 – удержание недостачи с сотрудника.

• Д-т 91.2 – К-т 71 – отнесение суммы недостачи на прочие расходы, если взыскание невозможно.

Особенности счета №71

Счет является активно-пассивным. Выше мы рассмотрели традиционные бухгалтерские проводки по счету 71, когда он выступает как активный, т. е. дебетуется при получении денег и кредитуется при списании расходов. В качестве пассивного счет используется реже, но такие случаи бывают.

Например, денег в кассе фирмы нет, а ехать в командировку надо, и сотрудник согласен использовать личные финансы с тем условием, что по возвращении командировочные расходы будут оплачены. В этом случае составляется проводка Д-т 20 – К-т 71.

В этом случае возникли расходы до их оплаты, и предприятие обязуется их возместить. В этом примере 71 счет – пассивный.

Если фирма – плательщик НДС

Если компания является плательщиком НДС и аккумулирует сумму налога, уплаченного за товары или услуги, на счете 19 – «НДС», то при покупке материалов или оплате услуг из подотчетных сумм необходимо отразить сумму НДС проводкой Д-т 19 – К-т 71 – на сумму налога, уплаченного.

Основание для списания затрат

Принимая авансовый отчет, бухгалтер проверяет подтверждающие расходы документы. Это могут быть накладные, счета и счета-фактуры при приобретении имущества, кассовые и товарные чеки, подтверждающие оплату всевозможных услуг, т. е. первичные документы, являющиеся фундаментальной основой для отнесения затрат на 71 счет.

Основным требованием проведения хозяйственной операции в учете является письменное подтверждение совершенной операции. Иными словами, все расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть оправданы и подтверждены первичными учетными документами, правильно оформленными, с заполненными реквизитами, необходимыми подписями, печатями и штампами. Расходы, не подтвержденные документами или подтвержденные недооформленными бумагами, не могут быть приняты и отражены в учете, а это чревато неприятными последствиями. Сотрудник из своего кармана оплатит такие затраты.

Поэтому подотчетному лицу следует серьезно подходить к вопросу оформления авансового отчета, своевременно требовать правильно заполненные документы на произведенные расходы.

Действия бухгалтера

Бухгалтер, принимающий авансовый отчет, проверяет арифметические подсчеты, наличие и оформление оправдательных документов, в специальном разделе делает записи об отражении расходов, выверяет 71 счет, подтверждая разноску своей росписью. Затем выписывает приходный или расходный кассовый ордер на сумму расхождений между выданной и израсходованной суммами, вручает его кассиру и закрывает авансовый отчет.

Что необходимо помнить при налоговых проверках

Срок, на который подотчетному лицу выдаются средства на хознужды, законом не установлен. Он может определяться руководителем организации. Однако законом это не трактуется как обязанность директора. При установлении срока работник обязан отчитаться по расходам в течение 3 дней после его истечения. А если срок не был установлен, то, даже продолжительное время не отчитываясь по подотчетной сумме, нарушить его нельзя. Поэтому если в компании не определяется подобный срок, то претензии налоговиков по поводу долговременного нахождения подотчетной суммы на руках обязательно будут предъявлены, хотя считать их обоснованными нельзя.

Выявляя подобные случаи, налоговые органы квалифицируют их как получение беспроцентного займа, требуя определить величину материальной выгоды, возникшей у сотрудника, включить ее в состав его доходов и удержать НДФЛ.

Такое требование налоговиков незаконно, так как понятие материальной выгоды, установленное ст. 212 НК РФ, не включает описанную выше ситуацию. В соответствии с НК материальной выгодой являются доходы, полученные:

• от экономии на процентах за пользование средствами кредитных организаций;

• от приобретения имущества или услуг по гражданско-правовому договору;

• от приобретения акций или других ценных бумаг.

Доводы налоговых органов в этом случае неправомерны, так как займы в кредитных организациях оформляются договором, а выдача подотчетной суммы осуществляется по заявлению. Но в интересах руководства компаний – правильно оформлять документы на выдачу средств под отчет во избежание претензий проверяющих органов.

6 минут на чтение 7 285 просмотров Содержание image
  • Бухгалтерский учет подотчетных денег
  • Если деньги выданы на командировку
  • Если деньги выданы на приобретение ТМЦ
  • Проводки по счету 71

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

image

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Дебет

Кредит

Название операции

71

50

Выдана подотчетная сумма из кассы

71

51

Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника

50

71

Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу

20 (26, 44)

71

Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции

10 (15, 41)

71

Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом

94

71

Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок

70

94

Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

image

Нравится статья

139 image 12 Обсуждения Рекомендуем похожие статьи Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: документы, примеры с проводками

Основные понятия бухучета

Переоценка основных средств (проводки)

Внеоборотные активы

Понятие хронологической и систематической записи в бухучете

Основные понятия бухучета

1С Бухгалтерия – настройка учетной политики

Основные понятия бухучета

Бухгалтерский учет оптовой торговли: проводки

Основные понятия бухучета

Учет НИОКР: в бухгалтерском учете, в налоговом учете, проводки, у исполнителя и подрядчика

Основные понятия бухучета

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий