Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

  • приказы и распоряжения руководства;
  • правила внутреннего распорядка;
  • правила охраны труда и безопасности на производстве;
  • прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Изменения при переходе на электронные трудовые книжки

После перехода на электронные трудовые книжки в 2021 году новые особенности приема на работу и увольнения и перечень документов, предоставляемых при трудоустройстве, необходимо учесть в новой версии ПВТР. Чтобы утвердить правила внутреннего трудового распорядка с электронной трудовой, издается отдельный приказ по организации о внесении необходимых изменений.

Читайте также:  Уведомление о прибытии иностранного гражданина 2021

В нем прописывают необходимость выполнения требований законодательства о формировании сведений о деятельности работников в электронном виде и подготовке к сдаче отчетности СЗВ-ТД по установленному графику. Приказом назначают лиц, ответственных за эту работу, и определяют, какие действия и в каком порядке им необходимо произвести. Итогом является образец правил внутреннего трудового распорядка в новой редакции на 2021 год.

В правилах учитывают возможность выбора каждого работника между продолжением ведения бумажной книжки или предоставлением сведений в электронной форме в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Для новых работников прописывают обязательное формирование электронной базы данных. Выглядят новые пункты так:

На всех работников, проработавших свыше 5 (пяти) дней, ведутся трудовые книжки в установленном порядке (ст. 66 ТК РФ), за исключением случаев, если на Работника не ведется трудовая книжка в соответствии с ТК РФ.

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого Работника (далее — сведения о деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. В сведения о деятельности включается информация о:

  • работнике;
  • месте его работы;
  • его трудовой функции;
  • переводах работника на другую постоянную работу;
  • об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора;
  • другая информация, предусмотренная ТК РФ, иным федеральным законом.

Формирование сведений о деятельности лиц, впервые поступающих на работу после установленного федеральным законом срока, осуществляется в соответствии с ТК РФ, трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.

Предлагаем ознакомиться Прописать человека в квартиру не родственника: можно ли? Что нужно и какие последствия ожидать при регистрации чужого человека?

Из перечня документов, которые обязан предоставить соискатель при трудоустройстве, исключают бумажную трудовую книжку и СНИЛС, который ранее законодатели перевели в электронный формат.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Срок действия и внесение изменений

Установленного законом срока действия правил внутреннего распорядка нет, организация вправе установить его самостоятельно. Если по его истечении никаких значимых изменений в жизни организации и в ТК РФ не произойдет, продлить действие локального акта приказом руководителя.

Но бывает, что внести изменения необходимо. В случае, если:

  • произошли изменения в законе, например, повышающие уровень гарантий работникам, — в этом случае правила распорядка организации необходимо привести в соответствие с законом;
  • изменения произошли в организации — скажем, существенно изменились условия труда, обновилась структура организации.

Тогда правила внутреннего распорядка необходимо пересмотреть. Процедура корректировки аналогична процедуре принятия нового документа (требуется мнение профсоюзов, приказ руководства и ознакомление работников с обновленным документом). Поэтому следует начать процедуру заблаговременно. И не забыть внести коррективы в условия трудовых договоров, так как ПВТР являются их существенным условием. Происходит это в порядке статьи 74 ТК РФ с уведомлением работников за 2 месяца.

Главное — не забывать составителям этого нормативного акта, что чем больше подробностей содержит внутренний распорядок, тем меньше спорных вопросов и разногласий возникнет в будущем как с трудовым коллективом, так и с контролирующими органами.

Предлагаем ознакомиться Нулевая ставка по налогу на прибыль доступна не всем сельхозпроизводителям | Современный предприниматель

Читайте также:  Что делать, если со мной не заключен трудовой договор в письменной форме

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Ознакомление с правилами внутреннего распорядка

Для ознакомления в Правилами в компании заводится специальный журнал для ознакомления, который составляется по решению руководителя и содержит следующие пункты:

  1. Титульный лист, на котором указывается наименование документа (то есть «Журнал регистрации Правил»).
  2. Содержание журнала, в котором отдельно указывается информация о сотрудниках компании. Они самостоятельно от руки вписывают свои ФИО и должность в соответствующие графы.
  3. Графа для подписей. Последняя графа предназначена для проставления работниками подписи и даты ознакомления с документом. После этого считается, что работник ознакомился с Правилами.

Важно! Журнал регистрации Правил сразу не прошнурован, но специальные отверстия для этого в нем есть специальные отверстия для этого. Прошнурован журнал будет только перед тем, как его отправляют в архив.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер сотрудника;
  • фамилию-имя-отчество сотрудника;
  • должность;
  • дату ознакомления с актом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

image

Типовые правила

Законодатели позаботились о работодателях и утвердили правила составления ПВТР Постановлением Госкомтруда СССР №213 от 20.07.1984 (утратило силу), то есть еще в Советском Союзе и более 30 лет назад. Очевидно, что использовать эти правила в современных условиях практически невозможно. Теоретически их разрешено взять за основу, так как общие принципы подхода к этому вопросу не зависят от времени.

Сейчас то, какие вопросы регламентируются правилами внутреннего трудового распорядка, регулирует ТК РФ и отраслевые НПА. Каждая компания самостоятельно выбирает, как сформулировать этот важный документ с учетом специфики своей работы, пожеланий собственников и мнения профсоюза работников. ПВТР обязательно должны согласовываться с профсоюзным комитетом, и это согласование оформляется протоколом и выносится на титульный лист локального нормативного акта.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Читайте также:  Инструкция: что делать, если вас хотят незаконно уволить

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2021 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

  • должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
  • различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
  • коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
  • правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

Читать дальше: Как обратиться в администрацию президента россии

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Кадровый совет > Вопросы –> –> Светлана 28 сентября 2016 в 11:10

Добрый день! Как поступить кадровику, если при переезде организации был утерян журнал ознакомления с локальными нормативными актами?

Сохранить изменения Отменить 1

Ответы пользователей

Добрый день, Светлана!

Ничего страшного, такое случается. Документы восстанавливаются.

1. Составьте Акт об отсутствии журнала.

2. Напишите докладную записку на имя генерального директора, в которой укажите факт утери, приложите Акт. Если ответственным лицом за хранение этого журнала являетесь Вы, кратко изложите в докладной свои объяснения о причинах, по которым журнал потерялся. В качестве выхода из положения предложите завести новый журнал, ознакомить всех работающих под роспись еще раз. Если ответственное лицо иное, предложите получить от него письменные объяснения для решения вопроса о привлечении к дисциплинарной ответственности. В любом случае Вам необходим первичный документ, которым сможет обосновать отсутствие старого журнала и необходимость завести новый.

3. Руководство должно пойти Вам навстречу (вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности оставим за скобками). Далее решайте сами, каким образом запустить механизм повторного получения подписей работников. Можно приказ издать, можно служебную записку по подразделениям, как Вам удобнее. Самое главное, чтобы в кратчайшие сроки новый журнал заполнить.

4. Если кто-то из работников заартачится и не захочет ставить свою подпись в новом журнале, не пугайтесь: составьте Акт об отказе и подшейте его в журнал.

Удачи Вам!

Сохранить изменения Отменить

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса Закон обязывает директора каждого предприятия знакомить подчинённых с внутренними документами, регулирующими трудовые отношения. Такое требование закрепляется ст. 22, 68 ТК РФ. Чтобы такое действие находилось в рамках правового поля, предприниматель должен отражать ознакомление документально. В данной статье описывается лист ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА). Вместе с порядком оформления такого документа будет приведен алгоритм действий и образец.

Оглавление: 1. Доведение положений распорядительных документов до коллектива – что нужно знать работодателю 2. Содержание и оформление листа ознакомления с локальным актом 3. Образец заполнения листа ознакомления с ЛНА

Доведение положений распорядительных документов до коллектива – что нужно знать работодателю

Прежде чем раскрыть детали вопроса, стоит определить, что относится к локальным нормативным актам. По сути, это обобщённое название совокупности документов предприятия, содержащих нормы трудового закона.

Особенность этих документов заключается в:

  • Соответствии законодательству. При этом, формируемые ЛНА не должны создавать худшие условия труда, нежели те, что регулируются ТК РФ или другими федеральными законами.
  • Обязательности выполнения. Все члены трудового коллектива, ознакомившись с содержанием документа, обязаны соблюдать указанные в нем требования.

Управленец вправе создавать ЛНА самостоятельно. Чтобы ситуация находилась в правовом поле, процедура разработки проходит в согласовании с профсоюзом. При этом учитываются положения локальных актов, коллективного договора.

ЛНА относится к подзаконным актам. Такая категория представлена в форме инструкций, положений, правил и других документов, чья цель – конкретизировать требования законов в рамках фирмы. Нужно иметь в виду, что, к примеру, приказ о предоставлении отпуска не будет считаться ЛНА.

К локальным нормативным актам относятся:

  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Штатное расписание.
  • Положение по обработке персональных данных.
  • График отпусков.
  • Положение об оплате труда и другие.

Практически все ЛНА содержат обязанности и права работников предприятия. Соответственно, помимо собственных должностных инструкций должны соблюдаться, к примеру, правила корпоративной этики, ПВТР.

Такие документы не создаются за один день. Большинство из них относятся к первоочередным и должны формироваться в самом начале работы фирмы. Пройдя этапы разработки, согласования и утверждения, локальную документацию нужно довести до ведома сотрудников. Это делается для того, чтобы каждый работник знал собственные обязанности и права, имел представление о полномочиях работодателя и т.д.

Содержание и оформление листа ознакомления с локальным актом

Рассматриваемый документ не может считаться самостоятельным. Лист с подписями работников всегда прикладывается к локальному акту.

Трудовой кодекс говорит об обязанности знакомить с содержанием ЛНА работников предприятия. При этом не говорится, каким образом должна происходить эта процедура. Исходя из требований закона, о факте прочтения должна свидетельствовать подпись работника. Для удобства и наглядности используется лист ознакомления с локальным актом.

Рассматриваемый документ важен в системе внутреннего документооборота, поскольку содержит реальные подписи сотрудников. Разрешение конфликтов с участием сторон трудовых отношений не обходится без обращения к листу ознакомления с ЛНА.

Создавая бланк, управленец отталкивается от правил делопроизводства и целевого назначения ЛНА. По своему выбору работодатель может использовать обычный лист, фирменный бланк, дополнять или убирать элементы.

Структура должна содержать:

  • Наименование и номер ЛНА, с которым знакомятся работники.
  • Ф.И.О. сотрудника.
  • Название должности.
  • Дату ознакомления.
  • Личную подпись.

В качестве дополнения можно приводить конкретику, например, указывать название структурного подразделения, примечания.

Если количество сотрудников велико, то допускается увеличить количество листов. По завершении процедуры нужно скрепить документ скобами, пронумеровать страницы и проставить ссылку на ЛНА в правом верхнем углу.

С локальной документацией предстоит знакомить как действующих сотрудников, так и вновь принимаемых. С этой целью рекомендуется использовать журнал.

Процедура обычно проводится кадровым инспектором, а иногда − юрисконсультом или делопроизводителем. Вне зависимости от должности, под рукой исполнителя должен находиться образец листа ознакомления с локальными нормативными актами.

Процедуру доведения до сведения не стоит затягивать. Желательно собрать подписи в течение недели с момента вступления локального акта в силу. Администрация не может в принудительном порядке заставить коллег подписать документ. Факт отказа подлежит правовой оценке со стороны юридического отдела или безопасности. Возможно, не стоит торопиться проводить проверку и просто провести встречу с работником, разъяснить непонятные пункты документа и т.д.

Образец заполнения листа ознакомления с ЛНА

Рассматривая простейший вариант заполнения, документ будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Омега»

ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Кемерово, ул. Городская 11

Лист ознакомления

С положением о работе с персональными данными ООО «Омега» (приказ N123 от 01.06.2014 г.)

  1. Петров Пётр Петрович, делопроизводитель, (подпись и дата ознакомления)

Лист ознакомления составил:

Инспектор по кадрам ООО «Омега»                                                                              Васильев В.В.

Скачать образец листа ознакомления с локальным нормативным актом.

Законодатель не устанавливает сроки, в течение которых должен храниться этот документ. Если предприятие не оговаривает период внутренним регламентом, то лист ознакомления стоит хранить на период действия ЛНА.

Обычно такие документы хранятся в отделе кадров с ограничением доступа для посторонних. Поскольку лист создаётся в единственном экземпляре важно обеспечить бережное нахождение оригинала. В случае необходимости инспектор может сделать копию.

Оригинал может понадобиться для разрешения внутренних споров или в случае прибытия проверки надзорных органов. Правоохранительные органы также могут требовать лист ознакомления, однако для этого нужен мотивированный запрос и резолюция начальника. При положительном решении предоставляется заверенная копия документа, но не оригинал.

Оригиналы документов допускается передавать на предусмотренных законом основаниях, к примеру, в рамках выемки. Если управленец заводит журнал, где в будущем планирует знакомить вновь прибывших сотрудников с ЛНА, целесообразно надлежащим образом оформить этот документ. Помимо внутреннего содержания стоит сделать обложку, сшить листы, скрепить печатью.

В заключении стоит отметить важность наличия рассматриваемого документа. Заполненный лист ознакомления говорит о согласии работников выполнять ЛНА. Наличие такого документа крайне важно для разрешения конфликтных ситуаций.

В соответствии с требованиями Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить ознакомление работника с нормативными локальными актами, непосредственно касающимися его деятельности, как при приеме на работу (ст.68 ТК РФ), так и в процессе осуществления работником трудовой деятельности.

Файлы в .DOC:Бланк листа ознакомления с локальными нормативными актамиОбразец листа ознакомления с локальными нормативными актами

Фиксация ознакомления осуществляется, в том числе, и на листах ознакомления с нормативными локальными актами.

Основные локальные нормативные акты

Локальный нормативный акт согласно ТК РФ — это официальный документ, издаваемый руководителем организации и содержащий в себе нормы труда.

Основными ЛНА в организации являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Коллективный договор;
  • Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Помимо этого в организации могут существовать в виде отдельных нормативных актов:

  • Положение об отпусках;
  • Положение о привлечении работников к дисциплинарной ответственности;
  • Положение о награждении;
  • Положение о командировках;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об оплате труда и т.п.

Одновременно с документами общего характера в организации могут быть разработаны специальные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность различного рода комиссий, например:

  • Положение об экспертной комиссии;
  • Положение о комиссии по трудовым ссорам;
  • Положение об аттестационной комиссии по охране труда;
  • Положение о комиссии по служебным расследованиям и т.п.

Отдельным блоком в ЛНА выделяют инструкции:

  • по охране труда для каждой должности (профессии) и по видам работ;
  • по пропускному режиму, внутриобъектовому режиму;
  • по делопроизводству;
  • по пожарной безопасности и т.п.

Если какое-то положение или инструкция, или иной ЛНА регламентируют деятельность работника, он должен быть с ними ознакомлен.

Способы ознакомления

Лист ознакомления не является единственным способом ознакомить работника с инструкциями, правилами, приказами и иными издающимися в его отношении документами. Организации (работодатели-ИП) могут выбрать для себя наиболее удобные способы ознакомления, например:

  • в Журнале ознакомления работника с ЛНА. Как правило, журналы ведутся в больших организациях по подразделениям, но также возможно ведение одного общего журнала;
  • непосредственно в трудовом договоре (этот способ применяется при первичном ознакомлении работника с ЛНА. Список нормативных локальных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник, оформляется также на отдельном листе, но лист этот становится приложением к трудовому договору).

Сроки ознакомления

Первичное ознакомление работника с ЛНА производится в день оформления трудового договора в службе кадров.

Последующее ознакомление осуществляется по мере издания нормативных локальных актов работодателем.

Как правило, сроки ознакомления работников с конкретным ЛНА оговариваются приказом об утверждении этого акта. Приказом же назначается ответственное за ознакомление работников лицо.

Форма листа ознакомления

Установленной законом формы листа ознакомления с нормативными локальными актами не существует. Организация (работодатель-ИП) вправе разработать свою. На нашем сайте имеется форма листа ознакомления, которую также можно для своих нужд.

Лист ознакомления оформляется на обычном листе А4 и содержит в себе следующие данные:

  1. название ЛНА, с которым ознакомляются на данном листе работники (Лист ознакомления с Инструкцией по внутриобъектовому и пропускному режиму);
  2. название организации (подразделения), которое ознакомляется с ЛНА (Лист ознакомления… работников административно-хозяйственного отдела ООО «Радость»);
  3. сведения о распорядительном документе, которым был утвержден акт (…утвержденным приказом генерального директора ООО «Молоко» от 17 августа 2025 года № М-444/25). Данный реквизит позволит иметь на руках подтверждение того, что работники ознакомлены с действующей редакцией документа, например, если он был утвержден заново;
  4. список работников с указанием ФИО и должностей;
  5. дату ознакомления каждого работника — проставляется работником собственноручно;
  6. поле «ознакомлен» или «подпись», в которой работник проставляет подпись.

: Трудовик Журнал служит для отметки сотрудников, ознакомившихся с локальными нормативными актами предприятия. Локальные акты регулируют трудовую деятельность в организации, однако, в отличие от приказов и распоряжений, применяются многократно. К таким актам относятся: штатное расписание, положение об оплате труда, правила трудового распорядка, положение о премировании и т.д. Подробнее Экономия от 100 руб. Много Нашли дешевле? ?блок журнала дополнительно прошивается ниткой и на последней странице заклеивается бумажной биркой с указанием количества страниц Прошивка

  • без прошивки
  • прошит

Цена действительна только для интернет-магазина и может отличаться от цен в розничных магазинах

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий