Приходные и расходные кассовые ордера: порядок оформления, правила заполнения и образец

Содержание

Начиная с 01.06.2014 г. при осуществлении кассовых операций организациям следует руководствоваться новыми правилами, установленными Указанием Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У. В Указании регламентируются, помимо прочего, формы основных документов, которыми оформляются операции по кассе предприятия.

Формы бланков приходных и расходных ордеров остались теми же, что использовались до утверждения данного Указания, в них не было внесено никаких изменений.

Приходный кассовый ордер – это первичный бухгалтерский документ, которым оформляют поступление наличных денежных средств в кассу предприятия (или ИП). Согласно новому порядку проведения кассовых операций ИП не обязаны вести учет, выписывать приходные и расходные ордера тоже не нужно.

Форма приходного кассового ордера

Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.

Необходимо использовать только данную утвержденную форму, изменять ее организации не могут.

Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.

Приходный ордер могут оформлять:

  • Главный бухгалтер;
  • Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
  • Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.

В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.

На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.

Для чего нужна печать индивидуального предпринимателя? Что сделать, чтобы её получить – читайте по ссылке.

Где можно скачать образец?

Для того, чтобы скачать образец приходного кассового ордера нажмите на ссылку.

Бланк документа включает два раздела: сам ордер и квитанцию, заполненную на его основании.

image
Образец приходного кассового ордера.

Порядок заполнения бланка приходного ордера

Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:

  1. В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
  2. Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
  3. В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
  4. В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
  5. В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
  6. В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
  7. В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
  8. В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.

При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала. 

Пример приходного кассового ордера в 1С.

В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:

  • Поступление выручки (за какое число)
  • Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
  • Внесение вклада в уставной капитал наличными;
  • Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
  • От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
  • От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.

В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.

Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.

В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».

Минимальный размер оплаты труда – постоянная величина. На что он влияет – смотрите в статье по ссылке.

В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.

Вторая часть бланка – квитанция – заполняется на основании данных приходного ордера вручную или автоматически в электронном виде.

Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.

При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.

image
Структура кассового ордера.

Порядок оприходования наличных на основании этого документа

Кассир (или иное лицо, исполняющее его обязанности) должен проверить правильно ли заполнен документ. Полученные денежные средства пересчитываются вручную по одной банкноте или с помощью автоматизированного оборудования в присутствии лица, от которого они поступили.

Сумма сверяется с той, что указана в ордере.

В случае несоответствия суммы, указанной в ордере и полученной в результате пересчета, кассир перечеркивает неправильный документ и возвращает его бухгалтеру или иному лицу, оформившему его, после чего кассовый ордер заполняют заново на правильную сумму.

Любой бизнес подвергается проверкам различных органов. Журнал учёта проверок юридического лица позволяет правильно их регистрировать. О ведении и заполнении журнала вы узнаете пройдя по ссылке.

Если ордер и квитанция заполнены правильно, на них стоят подлинные подписи главного бухгалтера или руководителя (при отсутствии главного бухгалтера), а сумма приходуемых денежных средств соответствует указанной в ордере, кассиру остается подписать квитанцию и сам ордер.

Также на квитанции ставится штамп с реквизитами организации или печать, если она есть (на основании ФЗ от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать теперь не является обязательным реквизитом для организаций).

Квитанция по линии отреза отрывается от документа и отдается лицу, от которого поступили денежные средства. Сам ордер хранится в организации. Способ и сроки хранения кассовых документов определяются руководством.

Необходимо отразить ордер в журнале учета приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3, может вестись вручную в бумажном журнале или в электронном виде).

При оформлении приходного кассового ордера и принятии наличных в кассу кассиру или иному лицу, исполняющему его обязанности, необходимо быть предельно аккуратным и внимательным во избежание ошибок.

При приёме на работу нового сотрудника необходимо составить приказ. Образец документа и инструкцию по заполнению можно посмотреть в этой публикации.

Как составлять приходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерия, смотрите в этом видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Наверно, каждый человек хоть раз в своей жизни сталкивался с приходным кассовым ордером, в просторечье «приходником». Этот документ является одной из составляющих кассовой дисциплины. Это одна из тех форм, которую при случае налоговая инспекция обязательно попросит предоставить. Документ обязательно должен быть правильно заполнен, поскольку помогает не только учитывать выручку  прочие поступления, но и является доказательством совершения операции при составлении авансового отчета. Рассмотрим документ более внимательно.

Что такое приходный кассовый ордер

Бланк «приходника» является формой КО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 года. Форма унифицирована, обязанность использовать именно ее закреплена в указании Банка России №3210-У от 11.03.2011 года.

Документ используется в случаях, когда в кассу организации поступают денежные средства. Это может быть как выручка, так и внесенные суммы от руководства или собственников компании, а также всевозможные возвраты.

ВАЖНО! Предприниматели с 1 июня 2014 года могут применять упрощенный способ ведения кассовой дисциплины. Теперь они могут не оформлять приходные и расходные ордера, а также кассовую книгу. Такая позиция закреплена в подпункте 4.1, 4.6 указаний №3210-У

Мнение эксперта

Указания Центробанка не совсем точны в вопросе, должны ли составлять кассовые первичные документы предприниматели, находящиеся на общей системе налогообложения. В пункте 2 письма №ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 года такие предприниматели не поименованы. Поэтому им безопаснее все же оформлять кассовую первичку.

Заместитель начальника Управления

оперативного контроля ФНС России,

А. Сорокин

Приходный ордер создается на бумаге или с помощью компьютера. При заполнении ордера вручную нужно всегда иметь актуальный бланк документа. Его можно найти в интернете или купить специально отпечатанные бланки в магазине. При заполнении вручную тратится большое количество времени.

Намного проще и удобнее заполнять документ в электронном виде. Это экономит время и усилия. Сейчас любая программа, в которой ведется учет, позволяет сформировать приходный ордер. Также существуют и другие специализированные программы для создания документов. На крайний случай, в интернете нужно найти бланк формы и впечатать туда необходимую информацию.

Стоит также сказать, что если будет выявлено нарушение кассовой дисциплины, то компании грозит ответственность:

  • 4000-5000 рублей на руководителя или главбуха организации
  • 40000-50000 рублей на саму организацию в целом

С помощью приходных ордеров собирается информация о поступлении денежных средств, контролируется все ли приходы учтены. В конечном итоге, ордер помогает сформировать налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Читайте также:

Новая справка 2-НДФЛ в 2020 году

СЗВ-СТАЖ: что это и кто сдает в 2020 году(сроки сдачи)

Особенности, учитываемые при заполнении приходных ордеров

Есть некие нюансы, которые стоит учитывать при составлении ордера. Рассмотрим их в таблице.

Графа документа Как заполнить
Структурное подразделение Информация здесь приводится только в том случае, если подразделения выделяются в компании. Во многих малых предприятиях ничего подобного нет, а значит и заполнять эту графу не нужно.

В случае, когда подразделения все – таки выделены, возможно развитие событий по двум вариантам.

Если деньги поступают от внешних контрагентов, то это поле заполнять не нужно.

Информация здесь записывается только если денежные средства приходят от работника этой компании

Код целевого назначения Заполняют только те организации, которые применяют у себя систему кодировки. Обычно это поле остается незаполненным
Сумма Графа заполняется цифрами, копейки пишутся через запятую
Сумма прописью Поступившая сумма денежных средств записывается прописью, с большой буквы
НДС В графе необходимо указать ставку НДС, которая применяется в компании.

Если организация с НДС не работает, то в графе делается запись «Без НДС»

Дальше следует заполнить квитанцию к ордеру.

Форма ордера. Квитанция к «приходнику»

Приходный кассовый ордер – это один из немногих документов, который должен применяться исключительно в той форме, которая была установлена государством. Это разъясняется, в том числе, в информации Минфина №ПЗ-10/2012.

Заполнять необходимо все поля документа, предусмотренные формой. Если какая – то информация отсутствует, то в этих полях ставим прочерк.

Квитанция является неотъемлемой частью ордера. Она выдается при заполнении ПКО вносителю денежных средств и подтверждает факт передачи денег. В ней содержатся все реквизиты и дается ссылка на приходный ордер. Тем не менее, квитанция не является бланком строгой отчетности и использовать ее в этом качестве нельзя.

Некоторые правила оформления приходного ордера

При заполнении ордера есть несколько основных правил, которые должны соблюдать все, кто принимает наличные средства в кассу:

  1. Приходник может оформляться вручную или на компьютере
  2. Его составляют в 1 экземпляре и оставляют в бухгалтерии
  3. При наличии печати она ставится на квитанции. Печать может и не применяться – это выбор самого налогоплательщика
  4. Заполненный документ подписывает его составитель и главный бухгалтер
  5. Ошибки, помарки и исправления в документе не допускаются. Если они присутствуют, то документ считается недействительным. Это равноценно тому, что документ просто не был составлен
  6. Документ не может быть заполнен карандашом

Как заполняется приходный ордер

Документ состоит из двух частей:

  • Собственно приходный ордер
  • Квитанция к ордеру (часть, которая отрывается и передается покупателю)

Рассмотрим каким образом заполняется сам ордер в таблице.

Поле документа Как заполнить
Название организации, ОКПО В этих графах указываем как называется организация, которая получила средства в кассу. Название не обязательно должно быть полным, может быть указано краткое наименование. Здесь же, в специально выделенном прямоугольнике, нужно записать код ОКПО компании
Структурное подразделение Одной из особенностей данного поля является то, что если денежные средства вносит работник организации, то поле не заполняется

Название подразделения указывают только если деньги поступили от стороннего лица или организации

Номер и дата документа Указываем порядковый номер и дату, когда был составлен документ
Табличная часть с данными бухгалтерского учета Ордер содержит небольшую таблицу, в которую нужно вписать проводку в отношении поступивших денег, а также сумму поступления. Эти три графы заполняют все без исключения налогоплательщики. Те, кто находится на упрощенке, в строках Дебет и Кредит ставят прочерки.

Другие три графы, касающиеся аналитики и целевых поступлений, заполняются очень редко, в особых случаях.

В связи с тем, что по приходному ордеру деньги всегда только вносятся, в графе Дебет будет стоять 50 счет

Далее необходимо указать информацию, которая касается непосредственно поступивших денежных средств.

Строка Какую информацию вносим
Принято Здесь нужно записать кто конкретно вносит деньги в кассу. Указываем либо название организации – покупателя, либо фамилию, имя, отчество физического лица
Основание Указываем причину, по которой поступили деньги. Это может быть оплата за товары или услуги, взносы учредителей или, например, возврат подотчета
Сумма Сумма записывается только прописью, копейки заполняются цифрами
НДС Обязательно указываем ставку НДС или указываем «Без НДС»
Приложение К ордеру могут быть приложены документы, которые подтверждают причину внесения. Например, если происходит возврат подотчетных сумм, то в качестве приложения необходимо подкрепить авансовый отчет сотрудника, который возвращает деньги в кассу
Подписи Документ обязательно подписывает его составитель и главный бухгалтер. Подписи должны быть с расшифровкой. Подпись главного бухгалтера говорит о том, что ордер заполнен верно

Вот так незатейливо составляется приходный ордер.

Заполнение квитанции к приходному ордеру

Не может быть приходника без квитанции и квитанции без приходника. Квитанция содержит все основные реквизиты ордера.

Строка Заполнение строки
«К ПКО…» Записываем к какому конкретно ордеру относится данная квитанция. То есть прописываем его номер и дату
Принято Вносим информацию от кого получены деньги (переносим из ордера). Это либо организация, либо физическое лицо
Основание Указываем причину внесения денег (такую же, как в самом ордере). Например, возврат подотчетных сумм
Сумма Отличие от ПКО в том, что в квитанции сумму нужно сначала записать цифрами, а потом продублировать прописью
НДС Указываем наличие или отсутствие НДС
Дата Ставим дату составления документа
Подписи Свои подписи ставит исполнитель и главный бухгалтер

Как видим, квитанция содержит информацию, идентичную той, что указывалась в приходном ордере. Это делается для того, чтобы и продавец и покупатель владели одинаковыми данными.

При наличии ставим на квитанции печать. Она должна находиться четко на самой квитанции и не переходить на приходный ордер. После оформления квитанция отделяется от линии отреза и передается вносителю денег.

Пример составления приходного ордера

Теперь мы в теории знаем как нужно составить ордер и квитанцию.

А вот как все должно выглядеть на практике.

Сложностей в заполнении документа никаких нет, все предельно ясно и просто.

Остается напомнить, что такие документы имеют срок хранения 5 лет, а вся ответственность за хранение документов лежит на руководителе компании.

Частые ошибки и вопросы по теме

Ошибка 1

С 2017 года произошли изменения в сфере кассовых операций. Ранее каждый приход денежных средств должен был оформляться приходником. В настоящее время, в свете произошедших изменений, может оформляться один приходный кассовый ордер на несколько поступлений за день. Такой документ составляется на основе кассовых чеков и бланков строгой отчетности. Эта возможность появилась с 19.08.2017 года.

Ошибка 2

Очень часто, вероятно для экономии времени, ордер заполняется следующим образом: полностью заполняется квитанция к нему и передается покупателю, а сам ордер остается пустым. Нужно сказать, что при таком отношении к документу, никакой пользы компании он не принесет. Налоговая служба, естественно, тоже не примет такой документ. Поэтому он будет считаться не составленным. А это значит, что налоговый орган с радостью оштрафует компанию за нарушение кассовой дисциплины. Чтобы этого избежать, нужно очень внимательно и ответственно подходить к заполнению документов.

Может ли быть наложен штраф при нарушениях, касающихся кассовых документов?

Если какие – либо недочеты найдены в первичных документах (ПКО, РКО), то штраф в этом случае не предусмотрен.

Ответственность может наступить согласно статьи 15.1 КоАП в следующих случаях:

  • Если превышен лимит по наличности, то есть принято больше, чем 100000 рублей по одной сделке
  • Если деньги в кассу не приходуются и хранятся с нарушениями
  • При применении лимита по кассе, сумма наличных превышает его

Что делать, если кассовая книга компании ведется в электронном виде, но в ней, после подписи, обнаружилась ошибка?

Если кассовая книга организации ведется в электронном виде и уже подписана, то компания не имеет право делать исправления в ней. В таком случае можно предложить составить бухгалтерскую справку, где будет записано, какая ошибка допущена. После этого такая справка должна быть подписана теми же лицами, что и приходный ордер.

В заключении отметим следующее. Приходный ордер предельно прост в заполнении. Неотъемлемой частью приходника является квитанция, которая содержит все данные из ордера и передается тому, кто внес деньги в кассу. Обычно к квитанции прикладывается кассовый чек, как подтверждение оплаты. Приходный ордер всегда составляется в унифицированной форме, другое конкретно для этого документа, не предусмотрено. Составление ордера помогает учесть все наличные средства, которые поступают в кассу организации. Форма документа составляется во всех организациях, которые принимают наличность, вне зависимости от вида деятельности компании.

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим).

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Ставить половину печати на приходном кассовом ордере, а половину на квитанции (как делали раньше) не нужно.

Согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У, кассир в конце дня может составить один ПКО на всю сумму, которая поступила в кассу согласно чекам и БСО.

ПКО можно формировать в электронной форме. Такой документ подписывается электронными подписями. Квитанцию к ордеру можно направить на email лица, внесшего наличность.

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Содержание

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть  является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

  • В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
  • Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
  • Затем в столбец «Сумма» вносится сумма (цифрами), поступившая в кассу.
  • В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
  • Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
  • В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
  • В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.

В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:

  • Наименование организации
  • Номер и дата составления документа
  • Принято от
  • Основание
  • Сумма
  • В том числе
  • Главный бухгалтер (подпись)
  • Кассир (подпись)

Действия кассира после получения денежных средств

После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.

На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер

После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО‑4).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО‑3).

Журнал регистрации кассовых документов КО‑3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО‑3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1–4), другая — для расходных (графы 5–8).

Штрафные санкции за отсутствие ПКО

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Бланк ПКО (форма КО‑1)

Приходный кассовый ордер (форма КО‑1), действующий в 2020 году, утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

Cкачать бланк в формате Word

Скачать

Скачать бланк в формате Excel

Скачать

В компанию деньги могут поступать либо безналично, либо в кассу. Для оприходования наличных денег в соответствии с Порядком ведения операций по кассе нужно применять приходный кассовый ордер (ПКО), для которого предусмотрена стандартная форма КО-1. Его могут не использовать только предприниматели, ведущие учет в упрощенном порядке.

Что такое приходный кассовый ордер, порядок применения

Все операции с наличностью в настоящее время регулируются Порядком, утвержденным ЦБ РФ. Приходный ордер отражает поступление наличности в кассу. Его форма может быть унифицирована или пересмотрена фирмой с учетом имеющихся особенностей.

Бланк можно использовать типографский, заполненный от руки или оформлять с помощью программ.

Главное требование, предъявляемое к нему — нельзя в приходник вносить исправления. В этом случае документ переоформляется с учетом всех правильных записей.

Составлять данный бланк могут в зависимости от должностных инструкций в бухгалтерии предприятия, а также кассир, директор или главный бухгалтер. Допускается выписка формы КО-1 привлеченным по договору со стороны специалистом (при отсутствии бухгалтеров и кассиров), однако, подписи в этом случае должен проставлять сам руководитель.

Как правило, ПКО составляется бухгалтером и вручается лицу, вносящему в кассу деньги. Он этот документ предъявляет кассиру, который его проверяет и регистрирует в соответствующем журнале. Также специалист должен просмотреть все документы, которые идут приложением к ПКО, и проверить на ордере наличие подписей главного бухгалтера или руководителя.

Далее он принимает и подсчитывает наличность, и в случае совпадения денег с суммой, указанной в приходнике, кассир ставит в подтверждение свою визу. При необходимости на поступившую выручку на ККА пробивается чек, который прикрепляется к квитанции.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Как заполнить журнал кассира операциониста

Вносителю наличных денег кассир передает в подтверждение приема эту отрывную часть ПКО.

В конце дня все приходные ордера вместе с отчетом кассира сдаются в бухгалтерию.

Обращаем внимание! По возвращении из командировки сотрудник должен вернуть не израсходованные деньги на основании приходника и отчитаться по авансовому отчету о потраченных суммах в течении 3-х рабочих дней по возвращении. В случае перерасхода компания должна возместить эти суммы по расходному кассовому ордеру (РКО).

Приходный кассовый ордер образец заполнения

Основная часть

Рассмотрим образец заполнения ПКО.

В верхней части бланка нужно написать наименование фирмы и ее код согласно классификатору ОКПО. Если ордер относится к какому-либо конкретному структурному подразделению, то его название записывается ниже в соответствующей графе. В противном случае здесь ставится прочерк.

Справа от названия бланка указывается номер документа по порядку, и дата его составления. Она записывается в виде ДД.ММ.ГГГГ.

В следующую таблицу заносятся данные бухгалтерского учета — коды счетов по дебету и кредиту, код счета аналитического учета если он используется. В графу «Сумма» записываются денежные средства, принимаемые по данному документу, цифрами. Графу «Код целевого финансирования» заполняют те организации, которые разработали и используют соответствующую систему кодирования.

В поле «Принято от» записывают от кого принимаются деньги. Если их вносит физическое лицо, то указываются его Ф.И.О. в родительном падеже. Если деньги поступают от имени организации, то сначала записывается ее название, затем ставится слово «через», и после него Ф.И.О. работника, который осуществляет платеж. К примеру «ООО Парус через Иванова Петра Георгиевича».

В поле «Основание» записывается причина поступления денежных сумм в кассу — выручка торговая, возврат подотчета и т.д.

В поле «Сумма» проставляется сумма принятых денежных средств прописью. Если в ней содержатся какие-либо налоги или, к примеру, НДС, то в графе «В том числе» записывается эта сумма цифрами. В противном случае здесь делается пометка «Без налога НДС».

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Кассовая книга

В поле «Приложение» нужно указать наименования документов, которые прикладываются к данному ПКО, либо оно не заполняется.

Документ заверяется главным бухгалтером, который ставит свою подпись и Ф.И.О. и подписывается работником кассы, получившим денежные средства.

Внимание! Все приходные и расходные операции далее отражаются в кассовой книге.

Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения

Квитанция дублирует данные, которые были внесены в основную часть документа.

В верхней части пишется название фирмы. Затем в поле «К приходному кассовому ордеру» указываются номер и дата составления документа.

В поля «Принято от» и «Основание» полностью без сокращений переносятся данные из соответствующих полей основной части документа.

Ниже проставляется сумма ордера цифрами, а затем прописью. В поле «В том числе» записывается сумма налога, или ставится пометка «Без налога НДС».

Ниже указывается дата составления.

Квитанция заверяется главным бухгалтером, который ставит свою личную подпись, и подписывается работником-кассиром.

Нюансы

Расчеты наличными деньгами между организациями необходимо осуществлять в пределах установленного лимита — 100 тысяч рублей. Кассир обязан отказать в приеме большей суммы, в противном случае ему и организации грозят штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.

Если производится прием выручки с использованием ККМ или БСО, то допускается выписать в конце дня один кассовый ордер на всю сумму дневного дохода. В графе «Основание» в таком случае указывается номер Z-отчета кассового аппарата или номера выписанных квитанций БСО.

Скачать бланк приходного кассового ордера КО-1

Приходный кассовый ордер бланк скачать word.

Бланк приходного кассового ордера скачать в Excel.

Образец приходного кассового ордера 2018 скачать бесплатно:

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий