Ответ недели: отражение в бухгалтерском учете расходов на приобретение программного обеспечения

Покупая компьютерную программу, можно приобрести на нее исключительные либо неисключительные права, — от этого напрямую зависит применяемая схема бухгалтерского и налогового учета. В этой статье мы рассмотрим особенности учета в 1С прав на программные продукты.

Вы узнаете:

• о законодательном порядке учета затрат на неисключительные права;
• как определить срок использования программного продукта;
• каким документом и на каких счетах в 1С отражаются затраты на приобретение программного обеспечения (ПО).

Пошаговая инструкция

­24 июля Организация в соответствии с лицензионным договором получила по акту приема-передачи от ООО «ПЕРВЫЙ БИТ» неисключительные права на использование программы «1С:ERP Управление предприятием 2» стоимостью 360 000 руб. Срок использования программы, указанный в договоре, составляет 2 года.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Сумма НУ	Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
Дт	Кт
Отражение в учете затрат на приобретение программного обеспечения
24 июля	97.21	60.01	360 000	360 000	360 000	Учет расходов будущих периодов	Поступление (акт, накладная) — Услуги (акт)
012	360 000	Учет неисключительного права забалансом	Операция, введенная вручную — Операция
Списание расходов будущих периодов за июль
31 июля	97.21	3 870,97	3 870,97	3 870,97	Списание расходов будущих периодов	Закрытие месяца — Списание расходов будущих периодов
Списание расходов будущих периодов за август
31 августа	97.21	15 000	15 000	15 000	Списание расходов будущих периодов	Закрытие месяца — Списание расходов будущих периодов

Особенности учета программного обеспечения

Электронная программа – итог интеллектуального труда, который может быть разработан собственными силами или приобретен у производителя либо дилера. Покупая программное обеспечение, компания приобретает исключительные или неисключительные права на ее применение. Этот аспект и влияет на то, как должен осуществляться учет ПО. По лицензионному договору на пользование ПО фирма получает неисключительные права (лицензию), а по договору отчуждения исключительных прав – то самое исключительное право на использование ПО.

Читайте также:  Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Особенности учета затрат на неисключительные права

Нормативное регулирование

В БУ расходы организации в виде платежей за неисключительные права на использование программ для ЭВМ, баз данных отражаются (п. 39 ПБУ 14/2007):

• в виде фиксированного разового платежа — в составе расходов будущих периодов (РБП) на счете 97.21 «Прочие расходы будущих периодов», подлежат списанию в течение срока действия договора;
• в виде периодических платежей — в составе расходов отчетного периода на дату расчетов.

В НУ неисключительные права на использование программ для ЭВМ, баз данных отражаются в составе косвенных (прочих) расходов в течении срока лицензии (п. 3 ст. 257 НК РФ, пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/2/95, Письмо Минфина от 05.05.2012 N 07-02-06/128, Письмо Минфина РФ от 16.01.2012 N 03-03-06/1/15).

Не рекомендуется единовременно списывать расходы на неисключительное право, хотя ранее Минфин давал такие разъяснения (Письмо Минфина РФ от 07.06.2011 N 03-03-06/1/330, N 03-03-06/1/331).

Исключительные права на программные продукты учитываются в составе НМА (п. 1 ст. 256 НК РФ, п. 3 ст. 257 НК РФ, п. 3 ПБУ 14/2007).

Изучить подробнее Приобретение и принятие к учету НМА (исключительное право).

Срок действия неисключительных прав

Неисключительные права учитываются в течении срока лицензии, указанного в лицензионном договоре. Если срок лицензии не установлен, то считается, что он равен 5 годам (п. 4 ст. 1235 ГК РФ, Письмо Минфина РФ от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14039, Письмо Минфина РФ от 16.12.2011 N 03-03-06/1/829).

Если программа приобретается на условиях «упаковочной» лицензии (по договору присоединения), то срок использования необходимо определить самостоятельно исходя из периода получения экономических выгод (п. 19 ПБУ 10/99, Письмо Минфина РФ от 18.03.2014 N 03-03-06/1/11743, Письмо Минфина РФ от 18.03.2013 N 03-03-06/1/8161, Письмо Минфина РФ от 10.09.2012 N 03-03-06/1/476). В этом случае нельзя использовать п. 4 ст. 1235 ГК РФ (Постановление Пленума Верховного Суда РФ N 5, Пленума ВАС РФ N 29 от 26.03.2009).

Аналитика к счету учета затрат на ПО

По рекомендациям аудиторов, РБП отражаются:

• если срок списания РБП более 12 месяцев, — в бухгалтерском балансе в разделе I «Внеоборотные активы» по строке 1190 «Прочие внеоборотные активы»;
• если менее 12 месяцев, — в разделе II «Оборотные активы» по строке 1210 «Запасы» (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1988 N 34, абз. 2 п. 39 ПБУ 14/2007, Письмо Минфина РФ от 27.01.2012 N 07-02-18/01, Письмо Минфина РФ от 12.01.2012 N 07-02-06/5, Приложение к Письму Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).

В программе 1С необходимо ввести аналитику к счету 97.21 субконто Расходы будущих периодов (раздел Справочники — Доходы и расходы — Расходы будущих периодов) — так называется справочник для учета затрат, подлежащих равномерному списанию. Порядок его заполнения для расходов на ПО следующий:

• Вид для НУ — Прочие;
• Вид актива в балансе — Прочие внеоборотные активы: в нашем примере срок использования более 12 месяцев;
• Сумма — стоимость ПО, списываемая равномерно в течении срока использования, указанного в лицензионном договоре;
• Признание расходов — По месяцам;
• Период списания — период срока использования;
• Счет затрат — счет учета затрат на ПО;
• Статья затрат — статья затрат, по которой отражаются расходы на ПО.

  

Права на использование софта

В отношении покупки программы для ЭВМ проводки в учете отражают охраняемые результаты интеллектуальной деятельности (п. 1 ст. 1225 ГК РФ). В том числе это могут быть бухгалтерские программы. Передают права на использование таких программ путем заключения лицензионного договора (ст. 1235 ГК РФ).

Лицензионный договор может предусматривать передачу как исключительных, так и неисключительных прав (п. 1 ст. 1236 ГК РФ).

В последнем случае идет речь о простой (неисключительной) лицензии. По ней передают не право собственности на результат интеллектуальной деятельности, а только право использования такого результата.

Отражение в учете затрат на приобретение программного обеспечения

Учет затрат на ПО (неисключительное право) отражается документом Поступление (акт, накладная) — Услуги (акт) в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные).

Читайте также:  Работник направляется в служебную командировку на личном автомобиле

В документе указывается:

• Номенклатура — программный продукт из справочника Номенклатура, Вид номенклатуры — Услуги.PDF

По ссылке Счета учета:

• Счет затрат — 97.21 «Прочие расходы будущих периодов»;
• Расходы будущих периодов — параметры для автоматического равномерного признания затрат на ПО.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 97.21 Кт 60.01 — отражение затрат на неисключительное право в расходах будущего периода.

Учет неисключительного права

НМА, полученные в пользование, необходимо учитывать на забалансовом счете (п. 39 ПБУ 14/2007):

• Дт 012 «Неисключительные права на ПО» — на стоимость неисключительного права, полученного в пользование.

В 1С нет специального забалансового счета для учета неисключительных прав, поэтому его необходимо создать самостоятельно, например, 012 «Неисключительные права на ПО». PDF

Принятие на забалансовый учет неисключительного права оформляется документом Операция, введенная вручную вид операции Операция в разделе Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.

Учет программного обеспечения: проводки

Покупка ПО на условиях исключительного права фиксируется в бухучете следующими записями:

Операции	Д/т	К/т
Учтены затраты на приобретение ПО	08/5	60
ПО введено в эксплуатацию	04	08/5
Начисление ежемесячной амортизации в бухучете по НМА с известным СПИ	20,26,44	05
Программное обеспечение — налоговый учет:
— если затраты на покупку ПО не превышают 100000 руб. его полная стоимость списывается на расходы	20,26,44	04
— если стоимость ПО выше 100000 руб. — начисляется амортизация	20,26,44	05

Пример

Компания, работающая на ОСНО, в июле 2021 приобрела исключительные права на программное обеспечение для организации кадрового делопроизводства стоимостью 300 000 руб. Регистрация перехода права на программное обеспечение, постановка на учет оформлена в июле 2021, при этом уплачена госпошлина в сумме 7500 руб. Срок действия исключительного права – 60 месяцев. В налоговом и бухучете амортизация по НМА начисляется линейным способом.

Операции	Д/т	К/т	Сумма
Учтены затраты на ПО:
Стоимость права пользования ПО по счету поставщика	08/5	60	300000
Уплата госпошлины	08/5	76	7500
Ввод ПО в эксплуатацию	04	08/5	307500
Начисление амортизации с августа 2021 (307500 / 60 мес.)	20,26,44	05	5125

По окончании СПИ (60 мес.) стоимость ПО будет учтена в расходах полностью. Если фирма захочет продлить действие исключительного права, то ПО не нужно списывать в бухучете, а продолжать учитывать с нулевой остаточной стоимостью. Сумму уплаченной в связи с этим госпошлины бухгалтеру придется отнести на текущие затраты.

Списание расходов будущих периодов

Для автоматического ежемесячного учета затрат на ПО необходимо запустить процедуру Закрытие месяца регламентная операция Списание расходов будущих периодов в разделе Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца.

Читайте также:  Акт ревизии кассы бланк скачать в ворде. Акт ревизии наличных денежных средств (бланк и образец)

Проводки по документу

Учет затрат на ПО за июль

Документ формирует проводку:

• Дт Кт 97.21 — учет затрат на ПО в составе общехозяйственных расходов за июль.

Учет затрат на ПО за август

Документ формирует проводку:

• Дт Кт 97.21 — учет затрат на ПО в составе общехозяйственных расходов за август.

Аналогично осуществляется учет затрат на ПО за следующие месяцы до окончания срока использования неисключительного права.

Контроль

Осуществим проверку правильности расчета суммы затрат на ПО программой:

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. документа по расчету ежемесячной суммы расходов на ПО, например, Бухгалтерскую справку.

В 1С можно распечатать бланк расчета ежемесячной суммы затрат на ПО с помощью отчета Справка-расчет списания расходов будущих периодов (в БУ PDF, НУ PDF) в разделе Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца — кнопка Справки-расчеты — Списание расходов будущих периодов.

Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

См.также:

• Какие затраты могут учитываться в составе РБП

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Учет на забалансовых счетах

Согласно п. 66 Инструкции № 157н, программное обеспечение, полученное в пользование учреждением (лицензиатом) учитывается на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование». Стоимость программного обеспечения определяется исходя из вознаграждения, установленного в договоре.

Аналогичные разъяснения даны в Письмах Минфина РФ от 02.10.2013 № 02-06-10/40915, от 29.08.2013 № 02-06-10/35603.

В заключении следует отметить, что не отражение программных продуктов (ключей защиты) на забалансовом счете 01 приведет к искажению показателей форм бухгалтерской (бюджетной) отчетности. Это может служить основанием для привлечения учреждения к ответственности, т.к. является административным правонарушением в области финансов (ст. 15.11, ст. 15.15.6 КоАП РФ).

Смотрите также статью:

В настоящее время, пожалуй, ни один бухгалтер не может обойтись без программного обеспечения, с помощью которого производится автоматизация бухгалтерского (бюджетного) учета и формирование отчетности учреждения.

Как и любое другое имущество, программное обеспечение (ключи защиты) подлежит учету с целью контроля над его сохранностью и движением. Порядок учета программного обеспечения (ключей защиты) и отражение расходов на их приобретение рассмотрим в данной статье.

Порядок бухгалтерского (бюджетного) учета в учреждениях регулируется:

• В казенных учреждениях – Инструкцией, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н (далее – Инструкция № 162н);
• В бюджетных учреждениях – Инструкцией, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н);
• В автономных учреждениях – Инструкцией, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 183н).

Вместе с тем бухгалтерский (бюджетный) учет в госучреждениях регулируется Инструкцией, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н), которая является общей для любого типа учреждений.

В соответствии с Указаниями, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на приобретение неисключительных (пользовательских), лицензионных прав на программное обеспечение относятся на подстатью 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ.

В соответствии с учетной политикой учреждения расходы на приобретение программного обеспечения (ключей защиты) могут относиться:

• На расходы будущих периодов.

Согласно п. 295 Инструкции № 157н финансовый результат текущей деятельности учреждения отражается по счету 401 20 “Расходы текущего финансового года”.

Еще по теме:  Сведения о движении нефинансовых активов (ф. 0503168, 0503768): что проверить в учете (Видеоматериалы к годовой отчетности 2019 – тема 7)

В бюджетных и автономных учреждениях расходы на приобретение программных продуктов, в случае их отнесения на формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, отражаются в корреспонденции со счетом 109 00 “Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг” (п. 134 Инструкции № 157н).

Для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, применяется счет 401 50 “Расходы будущих периодов” (п. 302 Инструкции № 157н).

Порядок отнесения расходов по приобретению программных продуктов (ключей защиты) на расходы текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) или на расходы будущих периодов зависит от порядка предоставления поставщиком первичной документации.

В данном случае возможно 2 варианта:

1. Если поставщик предоставляет акт об оказании услуг (товарную накладную) ежемесячно (либо с какой либо другой периодичностью), то учреждение может относить данные расходы на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг).

На основании п.п. 102, 111 Инструкции № 162н, п.п. 128, 73 Инструкции № 174н, п.п. 138, 73 Инструкции № 183н в таком случае оформляются следующие бухгалтерские записи:

• Дебет 0.109.00.226 (0.401.20.226) Кредит 0.302.26.730 – отражены расходы на приобретение программного обеспечения (ключей защиты);
• Увеличение забалансового счета 01 – отражено поступление программного обеспечения (ключей защиты);
• Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.201.11.610 (1.304.05.226), одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) к счету 201.11 – оплачена кредиторская задолженность.

2. Если же поставщик предоставляет акт об оказании услуг (товарную накладную) сразу на весь период действия договора, то учреждение может отнести данные операции на расходы будущих периодов.

Расходы будущих периодов необходимо списывать на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) равномерно в течение периода, к которому такие расходы относятся. Порядок списания устанавливается учетной политикой учреждения.

Например, в течение года учреждение может списывать расходы будущих периодов ежемесячно в размере 1/12 от стоимости договора (при условии, что договор заключен на 1 год), либо ежеквартально в размере 1/4 от стоимости договора.

Еще по теме:  Реализация бюджетными учреждениями основных средств не организациям госсектора

В таком случае, на основании п.п. 124, 111 Инструкции № 162н, п.п. 160, 73 Инструкции № 174н, п.п. 188, 73 Инструкции № 183н учреждение оформляет следующие бухгалтерские записи:

• Дебет 0.401.50.226 Кредит 0.302.26.730 – отнесены затраты на приобретение программного обеспечения (ключей защиты) на расходы будущих периодов;
• Увеличение забалансового счета 01 – отражено поступление программного обеспечения (ключей защиты);
• Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.201.11.610 (1.304.05.226), одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) к счету 201.11 – оплачена кредиторская задолженность;
• Дебет 0.109.00.226 (0.401.20.226) Кредит 0.401.50.226 – отнесены на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) расходы будущих периодов.

Согласно п. 66 Инструкции № 157н, программное обеспечение, полученное в пользование учреждением (лицензиатом) учитывается на забалансовом счете 01 “Имущество, полученное в пользование”. Стоимость программного обеспечения определяется исходя из вознаграждения, установленного в договоре.

Аналогичные разъяснения даны в Письмах Минфина РФ от 02.10.2013 № 02-06-10/40915, от 29.08.2013 № 02-06-10/35603.

В заключении следует отметить, что не отражение программных продуктов (ключей защиты) на забалансовом счете 01 приведет к искажению показателей форм бухгалтерской (бюджетной) отчетности. Это может служить основанием для привлечения учреждения к ответственности, т.к. является административным правонарушением в области финансов (ст. 15.11, ст. 15.15.6 КоАП РФ).

Опубликовано 21.07.2017Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых публикаций. Подписаться Остались вопросы? Позвоните и мы на них ответим 8-800-250-8837. Звонок бесплатный.

Лицензии на ПО: приобретаем и учитываем

Программное обеспечение — то, без чего практически не сможет работать ни одна организация. Его можно создать самим, но зачастую проще его приобрести. От того, будет ли право на него исключительным, от порядка выплаты вознаграждения и планируемых сроков использования и будет зависеть порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Программное обеспечение в организации можно создать самостоятельно или купить. Несомненно, что чаще всего организации идут по последнему, более легкому пути.

Однако важно знать и помнить, что использовать программное обеспечение можно только в том случае, если оно было законно приобретено у правообладателя и (или) его дилеров. Также экземпляр программы можно приобрести и в специализированном магазине, поскольку в этом случае приобретение и последующая продажа осуществляется на законных основаниях.

За использование контрафактных экземпляров программного обеспечения предусмотрена не только административная, но и уголовная ответственность*(1). А за неоднократное или грубое нарушение исключительных прав на интеллектуальную собственность организация может быть ликвидирована по запросу прокуратуры на основании решения суда*(2). Кроме этого, правообладатель может потребовать возмещения убытков, причиненных нарушением исключительного права, либо установленную законом или решением суда компенсацию*(3).

Приобретая программное обеспечение, организация получает на него исключительное или неисключительное право*(4).

В случае передачи организации исключительного права с правообладателем в письменной форме заключается договор отчуждения, в соответствии с которым организация становится единственной, кто может не только использовать программное обеспечение, но и распоряжаться им.

Программное обеспечение может быть создано и силами сотрудников организации в рамках их обязанностей по трудовому договору*(5) либо с привлечением сторонних специалистов (в т.ч. организаций) по договору авторского заказа (подряда)*(6).

Важно помнить, что сотрудники (сторонние специалисты), участвующие в разработке компьютерной программы, являются ее авторами*(7), в связи с чем личные неимущественные права (например право авторства) на компьютерную программу будут принадлежать им.

Организации может принадлежать исключительное право на созданное программное обеспечение, если в трудовом договоре с персоналом не будет предусмотрено условие о сохранении всех исключительных имущественных прав за сотрудником, а в договоре авторского заказа соответственно не предусмотрено условие о сохранении исключительных прав за исполнителем*(8).

Если по условиям договора (трудового или гражданско-правового) исключительное право на созданное программное обеспечение все же будет принадлежать сотруднику (стороннему специалисту), организация вправе использовать ее на условиях безвозмездной простой (неисключительной) лицензии*(9).

Организация при желании*(10) имеет возможность зарегистрировать свое право на компьютерную программу в Роспатенте*(11). Для того чтобы иные лица знали, что исключительные права принадлежат вашей организации, вполне достаточно в оболочке программы (информация будет появляться, например, при загрузке) указать знак охраны авторского права. Это следующие элементы*(12):

Если же организации будут переданы права только на использование (неисключительное право, лицензия), то заключается лицензионный договор и за правообладателем сохраняется право заключать лицензионные договоры с иными контрагентами. Лицензионный договор, как правило, заключается в письменной форме. Однако если приобретается экземпляр программного обеспечения, то условия договора могут излагаться на упаковке (договор присоединения, «оберточная лицензия»*(13)).

Порядок отражения в бухучете

Приобретение исключительного права на программное обеспечение может быть учтено в бухгалтерском учете в составе нематериальных активов. Для принятия к учету объекта в качестве нематериального актива необходимо единовременное выполнение следующих условий:

— объект способен приносить организации экономические выгоды в будущем, — в частности, объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для использования в деятельности, направленной на достижение целей создания некоммерческой организации; — организация имеет право на получение экономических выгод, которые данный объект способен приносить в будущем (в том числе организация имеет надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и права данной организации на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации — патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, документы, подтверждающие переход исключительного права без договора и т.п.), а также имеются ограничения доступа иных лиц к таким экономическим выгодам (далее контроль над объектом); — возможность выделения или отделения (идентификации) объекта от других активов; — объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; — организацией не предполагается продажа объекта в течение 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; — фактическая (первоначальная) стоимость объекта может быть достоверно определена; — отсутствие у объекта материально-вещественной формы.

Если организация приобрела исключительное право на программу, то, с одной стороны, срок ее использования не ограничен во времени, однако для целей бухучета целесообразно все же при определении срока полезного использования исходить из периода, в течение которого организация планирует использовать данное программное обеспечение, но не более срока деятельности организации*(14). В случае невозможности определения срока использования программы срок считается неопределенным и амортизация по такому объекту не начисляется*(15).

Первоначальная стоимость нематериального актива складывается из фактических расходов, связанных с приобретением права на программное обеспечение*(16). Например, из сумм, уплаченных за приобретение исключительных прав на программу; сумм, потраченных на доведение программы до состояния, пригодного к эксплуатации; прочих расходов.

Расходы на приобретение прав на программное обеспечение изначально отражаются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет «Приобретение нематериальных активов».

Далее право признается в составе нематериальных активов и оформляется карточка учета НМА.

Существование самого программного обеспечения и исключительных прав на него можно подтвердить договором и актом о приеме-передаче исключительных прав на компьютерную программу*(17). Эту же точку зрения разделяет и Минфин России*(18).

Если условия о признании программного обеспечения в составе нематериальных активов не выполняются либо программа получена в пользование по лицензионному договору, то расходы на ее приобретение отражаются в составе расходов будущих периодов либо текущих расходов*(19).

Пример Организация приобрела право на программное обеспечение у индивидуального предпринимателя по цене 12 000 руб. со сроком использования один год.

Если же за использование компьютерной программы платежи перечисляются периодические, например в зависимости от количества проданных экземпляров компьютерной программы, то они отражаются в текущих расходах.

Пример Если взять условия предыдущего примера, но предположить, что организация оплатила программное обеспечение не одной суммой сразу, а ежемесячно перечисляла платежи в размере 1000 руб., то отражать их она должна в текущих расходах: Дебет 20 (23, 25, 26, 44…) Кредит 60 (76) — 1000 руб. — учтены платежи за программное обеспечение, перечисляемые периодически.

Порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, организация устанавливает самостоятельно в течение периода, утвержденного приказом руководителя. Вариант списания расходов будущих периодов целесообразно закрепить в учетной политике для целей бухучета*(20).

Если же вам передадут права на использование программного обеспечения (по лицензионному договору), то в этом случае также может возникнуть нематериальный актив, но полученный в пользование, наличие которого будет необходимо отразить на забалансовом учете*(21). Так как План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование, то необходимо самостоятельно определить счет, например счет 012, и закрепить свой выбор в рабочем плане счетов в учетной политике организации.

К приобретенному программному обеспечению возможно приобретение и обновлений. Расходы на обновления отражаются в составе текущих расходов организации.

Пример Организация приобрела за 1500 руб. обновление к программному обеспечению. Дебет 20 (23, 25, 26, 44…) Кредит 60 — 1500 руб. — приобретено обновление к программному обеспечению.

Особенности налогового учета

В общем, порядок отражения в налоговом учете аналогичен бухгалтерскому, но есть свои особенности. Так, нематериальный актив возникает, если одновременно будут выполнены следующие условия, определенные в Налоговом кодексе *(22):

Если временные ограничения использования программы четко не установлены, то срок использования компьютерной программы, в отличие от бухгалтерского учета, признается равным десяти годам*(23). Право на программное обеспечение учитывается в составе нематериальных активов по первоначальной стоимости, которая формируется из фактических расходов, связанных с приобретением по аналогии с бухгалтерским учетом, за исключением нюансов, определенных главой 25 Налогового кодекса.

Расходы на приобретение программного обеспечения стоимостью более 40 000 рублей списываются через амортизацию*(24).

Если программа не признается нематериальным активом (например, срок ее полезного использования менее 12 месяцев), то расходы на ее приобретение учитываются по правилам, установленным для отдельных видов расходов.

Создание компьютерной программы не относится к строительно-монтажным работам, выполненным организацией для собственного потребления. Поэтому платить НДС с расходов по созданию компьютерной программы собственными силами не нужно*(25).

НДС по расходам, связанным с приобретением программного обеспечения, принимается к вычету при условии выполнения требований Налогового кодекса единовременно в момент отражения расходов в учете*(26). Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции и планирует использовать программное обеспечение в обоих видах деятельности, то «входной» НДС необходимо распределить*(27).

О. Бондаренко, аудитор и консультант по налогам и сборам, член Научно-экспертного и Учебно-методического совета НП «Палата налоговых консультантов»

«Актуальная бухгалтерия», N 7, июль 2013 г.

Сообщаю Вам следующее:

В общем случае расходы на приобретение неисключительных (пользовательских) прав на программное обеспечение следует отражать по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» <*> и относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Порядок N 132н, Порядок N 209н).

Учет принятых учреждением обязательств по заключенному с контрагентом лицензионному договору осуществляется на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 502 01 000 (п. 139 Инструкции N 162н). Сумма бюджетных обязательств, принятая учреждением на текущий финансовый год по договору на приобретение антивирусной программы в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств, отражается по дебету счета 1 501 13 226 в корреспонденции с кредитом счета 1 502 11 226 (п. 134 Инструкции N 162н). Сумма денежных обязательств, принятая учреждением на текущий финансовый год в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств, отражается по дебету счета 1 502 11 226 в корреспонденции с кредитом счета 1 502 12 226 (п. 140 Инструкции N 162н).

В учреждении для учета принятых обязательств (денежных обязательств) текущего финансового года применяется Журнал регистрации обязательств (ф. 0504064) (п. 320 Инструкции N 157н) <**>.

Учет расчетов с исполнителем по рассматриваемому лицензионному договору ведется на счете 1 302 26 000 «Расчеты по прочим работам, услугам» (п. п. 21, 256 Инструкции N 157н, п. 101 Инструкции N 162н).

Принятие к учету расходов на приобретение неисключительных прав на антивирусное программное обеспечение по лицензионному договору оформляется бухгалтерской записью по дебету счета 1 401 20 226 и кредиту счета 1 302 26 734 (п. 102 Инструкции N 162н). Одновременно полученное в пользование такое неисключительное право учитывается на забалансовом счете 01 по стоимости, предусмотренной в лицензионном договоре. По окончании срока действия договора стоимость неисключительного права списывается с данного забалансового счета (п. п. 66, 333 Инструкции N 157н, Письмо Минфина России от 24.10.2019 N 02-07-10/81930) <***>.

При перечислении денежных средств в счет погашения задолженности перед лицензиаром оформляется запись по дебету счета 1 302 26 834 и кредиту счета 1 304 05 226 (п. 111 Инструкции N 162н).

Аналитический учет расчетов с исполнителем ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071) (п. 257 Инструкции N 157н).

Лицензионное программное обеспечение (далее — ПО) — это программа для компьютера (ЭВМ), которой учреждение пользуется на основании лицензионного договора.

Большинство офисного ПО (Windows, Word, бухгалтерские программы, антивирусные программы) является лицензионным.

Расходы на приобретение лицензионного ПО могут подтверждать (Письмо Минфина от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66442):

• или лицензионный договор, заключенный в форме единого документа и подписанный продавцом (лицензиаром) и покупателем (лицензиатом), а также акт передачи экземпляра ПО, составленный в произвольной форме;
• или лицензионный договор, изложенный на самом экземпляре ПО или его упаковке («коробочная» лицензия), и накладная или другой подобный документ, а также документ, подтверждающий оплату (если экземпляр ПО приобретен в розницу);
• или лицензионный договор, изложенный на сайте продавца ПО, и документ, подтверждающий оплату (если ПО приобретено через Интернет) (Письмо Минфина от 28.09.2011 N 03-03-06/1/596).

Расходы учреждения на приобретение лицензионного ПО, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в виде разового платежа за приобретение неисключительных прав на ПО, относящиеся к нескольким отчетным (налоговым) периодам, распределите равномерно в течение срока действия лицензионного договора и в соответствующей доле учитывайте на последний день отчетного (налогового) периода (Письмо Минфина от 14.05.2019 N 03-03-06/1/34302). Если из условий договора или требований гражданского законодательства определить срок использования программы для ЭВМ невозможно, то вы вправе (при методе начисления) самостоятельно определить период, в течение которого будете учитывать эти расходы, придерживаясь принципа равномерности признания доходов и расходов (Письмо Минфина от 30.12.2010 N 03-03-06/2/225). Этот же порядок применяется к расходам на последующую модификацию программы для ЭВМ (Письмо Минфина от 18.03.2014 N 03-03-06/1/11743).

Расходы на приобретение лицензионного ПО отражаются следующими проводками:

в бюджетном учете казенного учреждения

Проводка	Операция
Дебет	Кредит
1 302 26 83X 1	1 304 05 226	Перечисление платежа по лицензионному договору
При перечислении единовременного платежа по лицензионному договору на использование ПО в течение нескольких отчетных периодов
1 401 50 226	1 302 26 73X 1	Отражение расходов будущих периодов в сумме вознаграждения за право пользования ПО
1 401 20 226,	1 401 50 226	Отнесение расходов будущих периодов на финансовый результат (затраты) текущего финансового года, себестоимость готовой продукции, работ, услуг
1 109 60 226
При перечислении платежа по лицензионному договору на использование ПО в течение текущего финансового года
1 401 20 226,	1 302 26 73X 1	Отнесение расходов в сумме вознаграждения за право пользования ПО на финансовый результат (затраты) текущего финансового года, затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг
1 109 X0 226 2
1 Применяется соответствующий код КОСГУ. 2 Применяется соответствующий код группы синтетического счета.

{Типовая ситуация: Как учесть лицензионное программное обеспечение (для бюджетной организации) (Издательство «Главная книга», 2019) {КонсультантПлюс}}

 

Как отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете учреждения расходы на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение

Полученные в пользование неисключительные права на программный продукт учитывайте на забалансовом счете 01. Затраты на приобретение неисключительных прав могут быть отнесены к расходам будущих периодов или на финансовый результат текущего года. Конкретный порядок и сроки списания расходов за право пользования программным обеспечением установите в учетной политике.

Оглавление:

1. Как отразить в учете получение неисключительных прав на программное обеспечение
2. По какой статье КОСГУ отразить расходы на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение
3. Как учитывать расходы на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение
4. Как отразить в учете получение неисключительных прав на программное обеспечение

Операции по приобретению неисключительных прав на программное обеспечение отразите в учете на основании лицензионного договора.

Полученные в пользование неисключительные права на программный продукт учитывайте на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости, указанной в лицензионном договоре (п. п. 66, 333 Инструкции N 157н).

Списать данный объект с забалансового учета можно только по истечении срока его использования. Это может быть:

• срок действия лицензионного договора;
• срок, определенный комиссией по поступлению и выбытию активов, если лицензионным договором установлено право использовать программное обеспечение без ограничения срока. В этом случае рекомендуем исходить из срока в пять лет (п. 4 ст. 1235 ГК РФ).

1. Как учитывать расходы на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение

Расходы по договору на приобретение лицензионных (пользовательских) прав могут быть отнесены (п. 66 Инструкции N 157н):

• к расходам будущих периодов;
• на финансовый результат (затраты) текущего финансового года.

Конкретный порядок и сроки списания расходов за право пользования программным обеспечением установите в учетной политике (п. п. 7, 9 СГС «Учетная политика»).

3.1. Как учитывать расходы на приобретение неисключительных прав на использование программного обеспечения в течение нескольких отчетных периодов

Расходы на приобретение неисключительного права пользования программным продуктом в течение нескольких отчетных периодов отразите как расходы будущих периодов на счете 0 401 50 000 (п. 302 Инструкции N 157н).

Расходы будущих периодов списывайте на финансовый результат текущего финансового года на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Порядок и сроки списания расходов будущих периодов на финансовый результат текущего года закрепите в учетной политике (п. п. 7, 9 СГС «Учетная политика», п. 302 Инструкции N 157н), например: ежемесячно в равных суммах в течение срока использования программного продукта.

Для отражения расходов на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение оформите бухгалтерские записи:

в бюджетном учете казенного учреждения

Содержание операций	Дебет	Кредит	Обоснование
Перечисление единовременного платежа по лицензионному договору	КРБ 1 302 26 83X 1	КРБ 1 304 05 226	Пункт 111 Инструкции N 162н
Отражены расходы будущих периодов в сумме вознаграждения за право пользования программным обеспечением	КРБ 1 401 50 226	КРБ 1 302 26 73X 1	Пункт 124 Инструкции N 162н
Расходы будущих периодов отнесены на финансовый результат (затраты) текущего финансового года	КРБ 1 401 20 226, КРБ 1 109 60 226	КРБ 1 401 50 226	Пункт 124 Инструкции N 162н
1 Применяется соответствующий код КОСГУ.

3.2. Как учитывать расходы на приобретение неисключительных лицензионных прав на использование программного обеспечения в течение текущего финансового года

Платежи за право пользования программным продуктом можно сразу отнести на расходы (затраты) текущего финансового года. Например, пропишите в учетной политике возможность единовременного списания таких расходов при одновременном выполнении следующих условий:

• срок использования программного продукта согласно договору не превышает один календарный год;
• за использование программного обеспечения производятся периодические платежи.

В этом случае бухгалтерские проводки будут следующими:

в бюджетном учете казенного учреждения

Содержание операций	Дебет	Кредит	Обоснование
Перечисление периодического платежа по лицензионному договору	КРБ 1 302 26 83X 1	КРБ 1 304 05 226	Пункт 111 Инструкции N 162н
Расходы в сумме вознаграждения за пользование программным обеспечением отнесены на финансовый результат (затраты) текущего финансового года	КРБ 1 401 20 226, КРБ 1 109 X0 226 2	КРБ 1 302 26 73X 1	Пункт 102 Инструкции N 162н

Готовое решение: Как учесть приобретение программного обеспечения для основного средства (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

 Шаровская Ирина Егоровна

Ответ актуален на 30.12.2019 г.