Образец докладной записки: структура, реквизиты, текст

Содержание

image «Клерк»

Рубрика Трудовые отношения

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

image Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Вебинары для бухгалтера. Обязательно к просмотру!

Подборка полезных мероприятий

В  Grandars.ru В» Правоведение В» Делопроизводство В»

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Пример оформления внутренней докладной записки

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются на:

  • инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

  • наименование организации;
  • название вида документа (докладная записка);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя организации;
  • фамилию исполнителя;
  • номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (докладная записка);
  • дату;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

  • докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
  • докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

  • полное название предприятия, направляющего документ;
  • реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
  • полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
  • инициалы и фамилия руководителя;
  • название документа, раскрывающее его основное содержание;
  • текст;
  • должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
  • фамилия исполнителя и его телефон;
  • дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

  • должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
  • название записки, раскрывающее её суть;
  • текст;
  • должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
  • подпись служащего;
  • дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

Содержание и оформление записки прямо зависят от конкретных обстоятельств, послуживших поводом для её составления.

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

  1. Нарушение трудовой дисциплины.
  2. Премирование или отказ от выдачи премии.
  3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Антисоциальное поведение работника.
  5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

  • порядковый номер записки;
  • должность и фамилия ведущего журнал работника;
  • тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.

В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.

К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Если не подкрепить свои слова ссылкой на свидетелей, то обвиняемое лицо может написать встречную докладную записку или даже подать на обидчика в суд для защиты чести и достоинства.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.

К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

В случае нарушения дисциплины также составляется акт за подписью трёх свидетелей. Докладная записка вместе с этим актом является основанием для привлечения работника к материальной, дисциплинарной или иной ответственности. Подтверждением ознакомления работника с содержанием акта является его подпись на этом документе. Если работник отказывается от подписания акта, то составляется второй акт об отказе подписывать документ, который также должен быть подписан не менее чем тремя свидетелями. Однако никакой ответственности за отказ от подписания акта работник не несёт.

Если есть объективный повод для дисциплинарного взыскания, работодатель должен попросить работника написать объяснительную записку. Отказ от её написания также не влечёт никакой ответственности (ст. 199 ТК РФ). В этом случае работник может попросить работодателя ознакомить его с содержанием докладной записки, но предоставлять этот документ ему не обязаны.

Подписание или не подписание акта, а также составление или не составление сотрудником объяснительной записки не являются препятствием для понесения им соответствующего наказания вплоть до увольнения. Основанием для этого станут только доказанные факты совершения работником дисциплинарного нарушения или другого проступка. Решение руководства вступает в силу только после издания приказа.

Видео: докладная записка в делопроизводстве

Составление докладных записок является частью трудовых отношений. Оформление таких записок в соответствии с правилами делопроизводства ускоряет и облегчает решение поднятых в них вопросов.

Для изложения своего вопроса руководству необходимо все просьбы и предложения указывать в определенном документе. Таковым является докладная записка. Посредством докладной происходит письменное общение между начальником и подчиненным. Поэтому важно знать, как оформляется докладная и иметь под рукой образцы записки с разными вариантами производственных ситуаций.

Образец оформление докладной

  1. Справа в углу указывается занимаемая должность адресата на предприятии и его Ф.И.О.
  2. Указывается «докладная записка» и ее название (о чем она).
  3. В основной части сотрудник обращается с определенной просьбой к руководству.
  4. В конце указывается должность составителя записки, его подпись и расшифровка подписи.

Образец докладной о нарушении дисциплины

В докладной о дисциплинарном нарушении следует обязательно указать дату нарушения, описать действия сотрудника, которые привели к нарушению дисциплины и последствия нарушения. Укажите вид наказания сотрудника (штраф, выговор, увольнение и т.д.). Если нарушение можно подтвердить документально, укажите в докладной, какие документы прилагаются.

Образец докладной на рабочего

Образец докладной на плохого ученика

Основную часть можно начать с «Довожу до вашего сведения…». Укажите неверные действия ученика: нарушение дисциплины, пропуск уроков, оскорбление учителей, драка с учениками и т.д. Укажите даты плохого поведения и нарушений правил поведения. Предложите действия, которые будут направлены на разрешение ситуации и улучшение поведения (перевод в другой класс, общение со школьным психологом).

Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

В основной формулировке укажите должность сотрудника, который отсутствовал на рабочем месте, его Ф.И.О. Укажите дату и время отсутствия сотрудника и то, что документов, которые подтверждают отсутствие по уважительной причине, нет. Обратитесь к начальству с просьбой о рассмотрении ситуации и принятии мер.

Докладная записка о нарушениях дисциплины образец

Докладная записка о нарушениях распорядка образец

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей образец

Укажите сотрудника и его должность, опишите ситуацию, при которой сотрудник не выполнил свои обязанности, укажите сами обязанности. Опишите последствия данного действия (бездействия).

Докладная на учителя образец

При оформлении жалобы на учителя. Прежде всего напишите Ф.И.О. своего ребенка и укажите класс, в котором он обучается. Опишите жалобу своего ребенка с указанием даты и четким описанием неприятной ситуации. Напишите, что данные действия учителя вы считаете неприемлемыми и укажите свою просьбу по отношению к педагогу.

Докладная на родителей образец

Докладная на ребенка образец

Докладная об оскорблении образец

Опишите дату и само событие, что Ф.И.О., его должность, оскорбил меня нецензурной лексикой (выразился некорректно в мой адрес). Укажите свое предложение о наказании с просьбой рассмотрения предложения о дисциплинарном взыскании с обидчика.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины образец

Образец докладной о некорректном поведении сотрудника

Образец докладной на студента

Образец докладной на воспитателя

Образец докладной на класс

Докладная за прогул образец

Образец докладной за опоздание

В докладной указать время прихода на работу, время отсутствия на рабочем месте. Указать, предупреждал ли сотрудник об опоздании словесно или по телефону. Необходимо перечислить документы, которые подтверждают опоздание сотрудника (журнал учета, система электронных пропусков). Обратитесь с просьбой к руководству о наказании опоздавшего сотрудника.

Образец докладная в саду на ребенка

Докладная записка образец по ГОСТу

Докладная оформляется на офисной бумаге, согласно образцу. Информация излагается четко и грамотно. По возможности всегда стоит прилагать документы, доказывающие нарушения. Ваша основная задача – указать проблему и предложить вариант ее решения, а уже руководитель поставит окончательную точку в этом вопросе.

Aymanejed / Pixabay

Докладные записки подаются по поручению начальника либо по собственной инициативе подчиненного. Цель документа — сообщить вышестоящему должностному лицу важную информацию, требующую управленческих решений. Внутренняя записка составляется по простой форме, а внешняя — на специальном бланке с определенным перечнем реквизитов и в строгом формате.

Иногда недостаточно устно сообщить руководителю о какой-то ситуации или подвести итоги проделанной работы, порученного задания. Для фиксации своих слов необходимо подготовить краткий доклад — записку. Несмотря на простое название, эта форма составляется по строгим правилам документоведения и может повлиять на важное решение начальства.

“}” data-sheets-userformat=”{“2″:513,”3”:{“1″:0},”12″:0}”>

Что говорит закон

Докладная записка не упоминается в Трудовом кодексе России и близких к нему актах, т. е. она не определена в нормативной базе как отдельное понятие.

Важно! Законом не урегулированы порядок и детали составления докладных, но они широко используются при трудовой деятельности как удобный инструмент коммуникации и трансляции.

При этом в ОКУД ей отведен специальный код — 0286041, и она входит в один раздел с объяснительной и приказом о назначении дисциплинарной санкции.

Кто и кому пишет

Специфика документа в том, что он передает сведения по вертикали, т. е. от подчиненного руководителю — начальнику отдела, уполномоченному лицу, директору и другим людям, которые принимают управленческие решения.

Автор записки — работник, который находится в подчинении адресата. Им может быть не только рядовой, но и руководитель. Например, начальник отдела направляет сведения вышестоящему главе представительства, филиала. Либо — руководитель филиала передает доклад гендиректору. Соблюдается принцип субординации.

На заметку! Можно написать сообщение, миновав непосредственного начальника, только в одном случае — жалоба на последнего. Она адресуется более высокому по рангу должностному лицу.

Когда подается:

  • по устному или письменному распоряжению руководителя;
  • по инициативе сотрудника.

Фото: cottonbro/ pexels

Причины для создания:

  • необходимость урегулировать производственный или хозяйственный процесс — путем предложений по совершенствованию применяемых методик и технологий;
  • несогласие с положением, возникшим в результате решения начальства, например для оспаривания наказания;
  • изложение своей позиции по конкретному вопросу;
  • передача информации для применения дисциплинарного взыскания.

Таким образом, форму представляют подчиненные руководителям для описания какой-либо ситуации, отчета о проделанной работе, предложения новых способов увеличения производительности, улучшения трудовой среды и пр.

Виды

Официальной классификации докладных не существует, но, проанализировав практику, можно выделить следующие:

  • внутренние;
  • внешние;
  • информационные;
  • инициативные;
  • отчетные.

Внутренние доклады адресуются лицам в пределах компании — начальникам различных отделов, общему руководству. А внешние — направляются в вышестоящие органы, т. е. выходят за рамки фирмы.

Информационные сообщения призваны предоставить сведения о выполняемой трудовой деятельности. Отчетные — о результатах исполненных заданий, распоряжений, инструкций, в целом работы. Инициативные доклады обусловлены возникновением идей по улучшению процесса — в них предлагаются конкретные решения.

Делятся записки и по изложенной в них информации:

  • достижения, предложения о вознаграждении и т. д.;
  • о неприемлемом поведении, оскорблении достоинства и чести, например пьянстве, хамстве и др.;
  • о невыполнении или ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей;
  • о нарушении дисциплины и рабочего порядка.

Установленные виды сообщений предназначены для разных целей.

Таблица 1. Отличия от других записок

Критерий Докладная Служебная Объяснительная
Адресность По вертикали — от подчиненного руководителю По горизонтали — между сотрудниками одного уровня По вертикали
Наличие в ОКУД Есть Нет Есть
Цель и мотивы Описание ситуации с выводами по распоряжению начальства или по своей инициативе Передача информации в добровольном порядке Дача объяснений в виду дисциплинарного проступка по требованию руководства

Источник: Ассистентус

Как составляется

Чтобы правильно написать докладную, требуется знать правила оформления в зависимости от ее вида.

По каким принципам готовится внутренний бланк:

  • на специальном листе, разработанном организацией или при его отсутствии собственноручно;
  • некоторые компании придерживаются строгих правил брендбука, и в таком случае используется лист с логотипом и иные установленные графические требования;
  • указывается название отдела, департамента;
  • адресат — кому, адресант — от кого;
  • наименование документа – «докладная записка»;
  • дата;
  • номер доклада;
  • заголовок;
  • содержательная часть — сам текст;
  • список приложений — в случае наличия таковых;
  • имя, должность автора;
  • подпись с указанием фамилии с инициалами и должности;
  • часто добавляется строка «в дело № …».

Образец внутренней докладной записки

Скачать шаблон типовой докладной

Требования к внешнему докладу строже:

  • лист формата А4;
  • расположение всех элементов в соответствии со стандартами ГОСТ0.97-2016;
  • использовать бесплатные распространенные шрифты, как Times New Roman, Arial и др.;
  • можно выделять полужирным заголовки, названия разделов, реквизиты и небольшие фрагменты в тексте;
  • рекомендуемый размер — 12-14 кегль;
  • отступ при новом абзаце — 1,25 см;
  • интервал между строками — от 1 до 1,5;
  • выравнивание по ширине поля.

Какие реквизиты должны присутствовать:

  • название отдела, из которого исходит записка;
  • должность адресанта;
  • доступ к данным (конфиденциальные либо нет);
  • если файл электронный, то цифровая подпись;
  • герб — России, региона, муниципального образования – располагается по центру над реквизитами фирмы;
  • товарный знак или эмблема — если они есть, то размещаются также над информацией о компании в одной строке с гербом.

В стандарте прописаны и другие пожелания к оформлению организационно-распорядительной документации — что входит в реквизиты, как прописываются названия, имена и пр.

Фото: как должен выглядеть документ по ГОСТУ 7.0.97-2016

Справочно! Дата в записке — день составления документа.

Частные случаи и образцы

Главная часть сообщения — содержательный текст. Чтобы его составить, нужно:

  • сформировать описание ситуации, т. е. ответить на вопрос «Что произошло?»;
  • вывести результаты (обычно негативные) из-за случившегося;
  • предложить решение.

Таблица 2. Образцы внутреннего доклада

  Для скачивания докладная
1 О невыполнении должностных обязанностей
2 О нарушении трудовой дисциплины
3 О некорректном поведении
4 О пропаже имущества или денежных средств
5 О прогуле
6 Инициативное сообщение
7 Отчетная записка

Источник: составлено автором

Действия руководителя

После изучения документа получатель вправе удовлетворить изложенную в ней просьбу, принять другое решение или отказать по предложению. Он размещает резолюцию на листе сообщения с собственноручной подписью.

Образец резолюции руководителя по докладу

Наглядная инструкцию по написанию докладной приведена в сюжете:

Понравилась статья? Оцените, пожалуйста:

Нет Средне Да

Сохраните и поделитесь информацией в соцсетях:

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий