Новая форма трудовой книжки

30 июля 2021 10:47 imageimage

С 1 января 2023 г. в России начнут использовать трудовые книжки нового образца. Соответствующее постановление подписал председатель правительства Михаил Мишустин, сообщает сайт правительства.

При этом работники смогут без ограничений пользоваться прежними трудовыми книжками. Бланки и вкладыши старого образца, которые хранятся у работодателей, также действительны.

Минтруд внес изменения в бланк трудовой книжки, а также обновил инструкции по ее ведению и хранению.

В частности, из бланка исключены некоторые положения, которые устанавливают способы заполнения бланка и порядок учета книжек работодателем.

Минфин уполномочен вносить изменения в порядок изготовления новых трудовых книжек. Министерство займется также решением вопросов, связанных с обеспечением работодателей документами нового образца.

С 1 января 2020 г. работник имеет право выбрать бумажную или электронную трудовую книжку, а с 2021 г. предусмотрена возможность включать в электронную книжку записи о прежних местах работы.

Работник, который решил перейти на электронную трудовую книжку, может ознакомиться с такой книжкой в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.

В России трудовые книжки нового образца начнут использоваться с 1 января 2023 года, однако документы старого формата останутся действительными. Соответствующее постановление подписал председатель правительства Михаил Мишустин, сообщает в пятницу, 30 июля, пресс-служба кабмина.

Движение вверх: в России резко выросло число самозанятых людей По данным Минтруда, самозанятые активно работают с главными цифровыми платформами страны

«С 1 января 2023 года в России начнут использоваться трудовые книжки нового образца. При этом работники смогут без ограничений пользоваться прежними трудовыми. То же касается бланков и вкладышей старого образца, которые хранятся у работодателей, — они также будут действительны», — указано в пояснительной записке к постановлению.

Определять порядок изготовления новых трудовых книжек поручено Министерству финансов. Кроме того, ведомство займется решением вопросов, связанных с обеспечением работодателей документами нового образца.

В пресс-службе также уточнили, что ранее Министерство труда и социальной защиты внесло коррективы в форму бланка трудовой книжки, а также изменило инструкции по ведению и хранению документа. Помимо этого, с прошлого года работники могут выбирать между бумажной и электронной версиями документа.

В марте в силу вступил закон, позволяющий гражданам обращаться в Пенсионный фонд России для включения в индивидуальный лицевой счет всех сведений о трудовой деятельности до 1 января 2020 года. Он позволит не потерять стаж тем людям, которые переходят на электронные трудовые книжки.

В том же месяце сообщалось, что Минтруд России актуализирует правила ведения трудовых книжек. Как рассказали в министерстве, в последний раз изменения в правила ведения трудовых книжек вносились в 2013 году и сейчас необходимо их актуализировать. При этом отмечалось, что изменения будут носить технический характер.

Закон о переходе на электронные трудовые книжки подписал президент России Владимир Путин в конце 2019 года. Изменения вступили в силу с 1 января 2020 года.

Читайте также

С сентября 2021 г. трудовые книжки нужно будет оформлять по новым правилам. При этом отдельные положения нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек лишены ясности, а некоторые – даже смысла

С 1 сентября 2021 г. трудовые книжки нужно оформлять по новым правилам. Минтруд России изменил их форму, порядок ведения и хранения1. Расскажем, на что обратить внимание работникам и работодателям в первую очередь.

Предпосылки изменений

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников формируются в электронном виде2. Однако в ряде случаев работодатели все еще должны вести бумажные трудовые книжки. Например, если работник подал письменное заявление об этом до конца 2020 г.3

Сейчас вопросы оформления трудовых книжек регламентированы двумя основными актами, утвержденными еще в 2003 г.4 К 2021 г. многие их положения стали избыточными и устарели, поэтому акты потребовалось упростить и привести в соответствие с актуальными положениями российского законодательства.

Обновление формы

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее существенно не изменились по сравнению с действующими. Их содержание по сути осталось прежним. Но на титульных листах уточнили, что печать работодателя нужно ставить при ее наличии5. Предусмотрели больше разворотов для сведений о работе и меньше – для информации о награждении. Например, в форме трудовой книжки для сведений о работе будет 14 разворотов, тогда как в настоящее время их 10.

Изменение порядка ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:

  • работник проработал у него свыше 5 дней;
  • работа у этого работодателя является для работника основной;
  • ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Внесение сведений

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.

Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.

Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.

Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.

Выдача трудовых книжек

Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).

Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  • учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Ошибки юридической техники

Новые правила оставляют двоякое впечатление.

С одной стороны, многие избыточные требования отменили. Например, не нужно будет заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.

С другой стороны, действующая в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) составлена намного удачнее, чем новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок), содержит много показательных примеров, сформулированных корректнее и понятнее, чем в новых правилах.

К тому же некоторые положения Порядка вообще не связаны между собой, поскольку их скопировали из Инструкции без части текста, из-за чего был утрачен первоначальный смысл норм.

Например, в п. 12 Порядка указано:

«В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Как видим, неясно, в каком порядке признается недействительной запись. Тогда как в п. 30 Инструкции, схожем по содержанию с п. 12 Порядка, четко указано, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Очевидно, что новые правила нуждаются в доработке.

1 Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». 2 Часть 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ. 3 Часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ. 4 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). 5 Учтены разъяснения, приведенные в Приказе Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н.

Появятся электронные трудовые книжки, а бумажные начнут уходить в прошлое

фото: Тимур Ханов / ПГ

С 1 января 2021 года часть россиян перейдёт на электронные трудовые книжки, причём некоторые по собственной воле, а у кого-то уже не будет возможности завести бумажный носитель. «Парламентская газета» рассказывает, что это изменит в жизни людей, а также какие ещё новшества появятся в трудоустройстве, в том числе при приёме людей на дистанционную работу.

Кто может выбрать формат?

С 1 января 2020 года вступил в силу закон о ведении в России электронных трудовых книжек, в соответствии с которым работодатели вносят в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.

До 31 декабря включительно россиянам дали возможность написать работодателям письменное заявление, в котором надо было отметить, в каком формате они хотят видеть свою трудовую книжку. Работникам, которые решили перейти на электронные носители, начальство должно выдать бумажные трудовые на руки, освобождаясь тем самым от ответственности за их ведение и хранение. При этом выданная бумажная книжка сохраняет свою силу и её можно продолжать использовать наравне с цифровой. Тем более что в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года. Хотя скоро в ней может появиться вся информация о предыдущем стаже — такой законопроект уже прошёл первое чтение в Госдуме.

Опрос: лишь треть россиян хотели бы использовать электронную трудовую книжку

Если же сотрудники захотели оставить традиционный формат книжки, то работодатели будут продолжать вносить сведения в бумажную версию, параллельно направляя эту информацию и в цифровую книжку.

На сайте ПФР сказано, что те, кто по какой-то причине так и не сообщил о своём желании начальству, вправе это сделать в любое время. Причём они могут написать заявление и нынешнему работодателю, и новому, если решат перейти на другую работу.

Но на россиян, которые с 1 января 2021 года только начнут свой трудовой путь, распространяется уже другой порядок. У них все сведения о периодах работы будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной книжки.

Как пользоваться цифровой книжкой?

Предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели могут через кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда, специального оператора связи или Клиентскую службу территориального органа ПФР. Работники могут посмотреть эту информацию через свой личный кабинет на сайте ПФР или портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости информацию из электронной трудовой можно получить в виде бумажной выписки. Её предоставят либо работодатель, либо управление ПФР, либо МФЦ. Эту услугу можно получить экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека.

Электронную трудовую книжку дополнят сведениями до 2020 года

ПФР считает преимуществом электронной трудовой книжки быстрый доступ к информации: человек в любое время может посмотреть, какие сведения о нём начальство передало в Пенсионный фонд. А заглянуть в бумажную трудовую не так просто, так как она хранится у работодателя. И чтобы получить из неё выписку или сделать копию, надо написать заявление в отделе кадров и подождать до трёх рабочих дней.

Ещё благодаря цифровой книжке станет проще дистанционно оформлять пенсии, так как ПФР сможет проводить эту операцию по данным лицевого счёта без дополнительных документов. Проще будет и получить соцвыплаты, потому что госорганы получат данные о трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия.

Кроме того, электронный носитель даёт дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Для этого можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Наконец, с электронной трудовой книжкой снижается вероятность потери данных. Бумажная книжка может потеряться, сгореть, а её цифровой вариант будет продолжать храниться в информационных системах ПФР.

Читайте также:

• В электронные трудовые включат весь рабочий стаж • Бибикова: полный стаж в электронных трудовых книжках защитит права работников • Выписку из лицевого счёта в Пенсионном фонде планируют упростить

Но есть и минусы цифровой книжки. Так, в неё не вносятся сведения о награждениях. Это несколько затрудняет работникам с большим стажем возможность получить звание ветерана труда, ведь для этого, помимо отданных труду лет, требуется информация о государственных или ведомственных наградах. В бумажном носителе такие данные указываются. Поскольку в электронной трудовой их нет, то сотрудникам придётся подтверждать наличие наград другими документами, например выписками из приказов, самими грамотами. Помимо этого, в электронной трудовой не будет сведений, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, о том, что сотрудник был принят на работу вахтовым методом.

Что изменится при устройстве на работу?

Процесс трудоустройства с учётом появления электронных трудовых книжек с 2021 года будет несколько скорректирован.

При приёме на работу с нового сотрудника спросят следующие документы:

  • паспорт или иное удостоверение личности;
  • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (как раз ту самую выписку из электронной трудовой книжки) в форме СТД-Р. Если человек устраивается на работу впервые, ему автоматически заведут электронную трудовую книжку;
  • СНИЛС — его можно предоставлять как в форме пластиковой зелёной карточки, так и в виде уведомления о регистрации в системе персучёта ПФР, в том числе в электронном виде. Впервые трудоустраивающимся регистрацию в ПФР должен оформить работодатель;
  • военный билет, если новый работник — военнообязанный;
  • документы об образовании, квалификации;
  • в определённых случаях справки о наличии или отсутствии судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ.

Приём на работу по Трудовому кодексу, как и сейчас, в 2021 году предусматривает заключение с сотрудником трудового договора и оформления приказа о его зачислении в штат.

При этом в 2020 году были приняты поправки в ТК в части оформления дистанционных работников. Вступают в силу они с 1 января 2021 года.

Согласно закону, трудовой договор и дополнительное соглашение к нему, предусматривающее выполнение служебных обязанностей дистанционно, можно заключать путём обмена сотрудником и работодателем электронными документами. При этом в поправках в ТК указано, что документы в этой процедуре должны быть заверены усиленными квалифицированными подписями работодателя и работника (для последнего ещё предусмотрен вариант неквалифицированной электронной подписи). Усиленная квалифицированная подпись — это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель. На сайте Правительства Москвы сказано, что выдать такую подпись может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию в Минцифры РФ.

При этом если сотруднику необходим бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения, то по письменному заявлению работодатель обязан ему направить эти документы в течение трёх рабочих дней.

Основные условия дистанционной работы прописываются в трудовом договоре, допсоглашении, коллективном договоре или локальном нормативном акте. К ним относятся:

  • режим рабочего времени;
  • порядок передачи работником результатов выполнения задач, отчёта о них;
  • порядок вызова временного удалённого сотрудника в офис;
  • регламент предоставления отпуска работающему на удалёнке постоянно (если временно, то отпуск оформляется по общим правилам).

Организация должна предоставить сотруднику необходимое оборудование, средства защиты информации. Собственные или арендованные устройства для выполнения обязанностей удалёнщик может использовать с согласия работодателя. Тогда, согласно ТК, ему выплачивают компенсацию или возмещают расходы.

Какие сведения работодатель предоставляет в ПФР:

  • информация о работнике (фамилия, имя, отчество);
  • даты приёма, увольнения, перевода на другую работу:
  • место работы;
  • вид мероприятия (приём, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

61461 Рынок труда Цифровизация

Переходить с января 2021 года на ведение электронных трудовых книжек, как это, с оговорками, предписано законом, оказались готовы лишь 11,8% компаний малого и среднего бизнеса, следует из опроса. Опасения преобладают как среди кадровиков, так и среди работников. Аналитики считают их преувеличенными

imageКОЛЛАЖ: ТАМАРА ЛАРИНА

Заканчивается переходный период для введения электронных трудовых книжек. Но в большинстве компаний сектора МСП, не готовы переходить на их использование.

Представители компаний, опрошенных сервисом для малого и среднего бизнеса «БухСофт», полагают, что электронные трудовые книжки повлекут за собой, как минимум  дополнительную отчетность, сообщило агентство РБК. Кроме того, предпринимателям просто не хватает квалифицированных кадровиков для ведения таких трудовых.

Согласно исследованию, перейти на новый формат оказались готовы лишь 11,8% компаний.  Там уверены, что электронная новинка позволит избавиться от бумажной волокиты.

Недовольны нововведением в 70% опрошенных компаний сектора. Еще 18% компаний нейтрально относятся к электронным трудовым книжкам, поскольку не видят как особой разницы, так и трудностей для себя.

Но еще ярче выражена позиция самих сотрудников. В 2,5 тысячах компаний (84,3%) работники сами отказались переходить на электронные трудовые. Сотрудники еще 200 компаний (7%) пока не приняли окончательного решения по этому вопросу.

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)– новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа, сообщается на сайте ПФР. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный, уточняется там. Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге, если работник не подаст заявление до конца 2020 года. А подав до конца 2020 года заявление о переходе на ЭКТ, можно попросить сохранить и ведение бумажной трудовой книжки. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно.

В любом случае, необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. Если же человек устраивается в 2021 году на свою первую работу, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. 

Наряду с достоинствами предлагаемых нововведений, таких как невозможность утери и подделки трудовой книжки, есть недостатки и риски, связанные с предлагаемой для России новацией, комментирует преподаватель Высшей школы управления финансами Валерий Корнейчук. К их числу он относит отсутствие детального регламента действий при запросе и выдаче справок для работника предприятия.

Он также обращает внимание, что с отчетность СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица”) в Пенсионный фонд с 2021 года — о кадровых изменениях в организации — необходимо будет подавать не позднее следующего дня после произошедшего события.

В целом, эксперт считает, что возможные опасения предприятий малого и среднего бизнеса касательно трудностей введения ЭТК, оправданы. В то же время закон уже принят, и бизнесу надо перестраиваться и входить в работу в новых жизненных реалиях, добавляет Валерий Корнейчук.

Скептическое отношение к новой системе легко объяснить недостаточной осведомленностью работников о реформе, указывает директор по развитию продуктов платформы «Рокет Ворк» Вячеслав Аскалепов. Так, 39% от общего числа противников реформы — это люди старше 45 лет, наученные горьким опытом 90-х, когда их данные о трудовом стаже просто испарялись вместе с ликвидацией предприятий. При этом среди  молодых людей в возрасте до 24 лет 47% поддерживают нововведение. Страхи также продиктованы неуверенностью работников том, что их данные будут под надежной защитой и аккуратно, без потерь окажутся перенесены в электронный формат, признает аналитик.

Однако на самом деле переход на электронные трудовые книжки имеет достаточно весомый ряд преимуществ как для работодателей, так и для работников, отмечает он. Это, во-первых, минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки, исключение риска ее утраты, прозрачность трудовых отношений — все данные передаются и хранятся на стороне ПФР, а доступ к личному кабинету есть у каждого работника.

К тому же, указывает Вячеслав Аскалепов, многие компании чаще делают выбор в сторону специализированных кадровых программ и приложений, что позволяет сократить издержки на кадровый документооборот, а новый режим позволит легче систематизировать данные о сотрудниках.

Таким образом, заключает эксперт, при переходе на электронные трудовые книжки, работодатели значительно сэкономят на трудоустройстве сотрудников. Они смогут унифицировать процесс найма, что позволит легче и быстрее оформлять людей. Особенно полезно это окажется для компаний с широкой сетью региональных представителей, которые ведут наем по всей России, а головной офис находится, например, в Москве. 

При этом Аскалепов уверен, что новая система поможет облегчить жизнь кадровикам МСП в перспективе. Однако, признает он, на первых порах нагрузка на отделы кадров с большой вероятностью действительно удвоится, так как им придется оцифровывать старые данные и какое то время дублировать их: в электронном формате и «по классике».

Но на деле, считает эксперт, цифровизация кадров и отчетов для ПФР при наличии удобного софта — это не большая проблема. Работодатели и без того передавали данные в ПФР, теперь из цепочки действий можно будет удалить обязательный дубль «на бумаге».

Переходить с января 2021 года на ведение электронных трудовых книжек, как это, с оговорками, предписано законом,  оказались готовы лишь 11,8% компаний малого и среднего бизнеса, следует из опроса. Опасения преобладают как среди кадровиков, так и среди работников. Аналитики считают их преувеличенными.

Реклама

–> –> Новости партнеров Новости СМИ2 –>

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий