Приказ о выдаче денег подотчет

На 2018 год установлен лимит на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое ограничение составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.

Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У. Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется. Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.

А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять. В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ, собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.

Помимо прочего, любая организация может выдать подотчетные финансы посредством перевода их на зарплатную карточку работника. Для осуществления данной процедуры работник должен написать соответствующее заявление, с обязательным указанием номера счета банковской карты. По составлению авансового отчета должны быть приложены документальные акты, доказывающие проведение платежей.

Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы – выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.

Сроки

Собственник или управляющий компанией лично устанавливает определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков, в акте под отчетного сотрудника.

Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего, которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.

Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней, по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.

Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:

• по личной инициативе трудящегося;
• при увольнении под отчетного работника.

Основные документы с примерами

Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты:

• заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
• приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
• заявка на выдачу финансовых средств;
• служебное письмо.

Заявление на выдачу подотчетных сумм директору

Данное заявление является внутренним документом организации, на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.

Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.

[docs]

В заявлении необходимо отобразить следующую информацию:

• сумма средств, выдаваемых под отчет;
• конкретный срок, на который предоставляются деньги;
• личные подписи заявителя и руководителя;
• даты формирования и подписания заявительного акта.

Читайте также:   Порядок ведения кассовых операций в 2021 году

Приказ

Распоряжение или приказ о назначении ответственных лиц за расходы выделенных подотчетных средств является одним из основополагающих документом, так как без его наличия предоставление наличных сумм подотчетному лицу будет не законным.

В случае если налоговые органы при проверке обнаружат отсутствие данного приказа, то на руководителя будет наложено административное взыскание в виде существенного штрафа.

Заявка

Заявка на выдачу денежных средств составляется подотчетником, после чего руководитель фирмы адресует данный акт финансовому директору или лицу, ответственному за распределение финансов из кассы компании. Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия.

Служебная записка

Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.

В основном данный документ заполняется от руки.

В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику. Данная сумма не должна превышать 100000 рублей. Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.

Максимальная сумма

Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.

Получается, что руководитель фирмы имеет право дать свое согласие на выдачу подотчетных средств неограниченной суммы, если эти финансы будут предназначаться для расчета с физлицом.

Процесс выдачи и учета

Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.

На карточку

Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.

Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.

Данный процесс имеет ряд преимуществ:

• надежность и своевременность;
• отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
• нет необходимости в оформлении кассовой документации;
• возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.

В кассу

Такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности, для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.

Основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только “наличкой” и только в кассу организации.

Особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.

Об авторе

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Выдача наличных денег под отчет

 Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя установлен п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Для получения наличных денег из кассы работник (подотчетное лицо) должен представить в бухгалтерию заявление, составленное в произвольной форме и содержащее запись:

– о сумме наличных денег;

– о сроке, на который выдаются наличные деньги;

– подпись руководителя (индивидуального предпринимателя, иного уполномоченного лица) и дату.

На основании заявления бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер 0310002.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю, индивидуальному предпринимателю, иному уполномоченному лицу) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В случаях получения под отчет наличных денег на командировочные расходы работник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

Проверку авансового отчета осуществляет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель, индивидуальный предприниматель, иное уполномоченное лицо). Внутренним регламентом организации (индивидуального предпринимателя) должны быть установлены сроки:

– проверки авансового отчета;

– утверждения авансового отчета руководителем (индивидуальным предпринимателем, иным уполномоченным лицом);

– окончательного расчета по авансовому отчету.

Образец внутреннего регламента по расчетам с подотчетными лицами

 Приказом руководителя ООО «Наша фирма» утвержден Стандарт организации 08-06.14 «Расчеты с подотчетными лицами, оформление документов».

Стандартом установлено следующее:

1. Наличные деньги на хозяйственные нужды, приобретение ГСМ, канцелярских принадлежностей выдаются из кассы организации под отчет работникам, список которых утверждается ежегодно приказом руководителя.

2. Наличные деньги на командировочные расходы выдаются из кассы организации под отчет командированным работникам при наличии приказа о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы № Т-9, № Т-9а).

3. Основанием для оформления расходного кассового ордера 0310002 на выдачу наличных денег из кассы организации является заявление по форме согласно приложению № 1 к настоящему Стандарту.

4. Устанавливается следующий порядок оформления и подписания заявления:

1) работник заполняет и подписывает заявление. Заявление может быть заполнено от руки или компьютерным способом;

2) старший бухгалтер ставит на заявлении отметку об отсутствии за работником задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег;

3) заявление передается на подпись финансовому директору;

4) финансовый директор рассматривает и подписывает заявление не позднее следующего рабочего дня;

5) на основании подписанного заявления бухгалтер по учету кассовых операций оформляет расходный кассовый ордер на выдачу наличных денег под отчет работнику и передает его кассиру с приложенным заявлением;

6) работник (кроме командированных работников) обязан на следующий день после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) с прилагаемыми подтверждающими документами;

7) командированный работник обязан представить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) в день выхода на работу;

8) старший бухгалтер производит проверку авансового отчета и приложенных к нему первичных документов, при необходимости урегулирует вопросы по авансовому отчету с подотчетным лицом в течение 2 рабочих дней и при наличии полного пакета подтверждающих документов передает авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру;

9) при приобретении подотчетным лицом товарно-материальных ценностей старший бухгалтер передает накладные, счета-фактуры, а при их отсутствии – копии товарных чеков, кассовых чеков, иных документов, подтверждающих оплату и приобретение товарно-материальных ценностей (их наименование, количество и цену), бухгалтеру по учету материалов;

10) главный бухгалтер в тот же день подписывает авансовый отчет и передает на утверждение финансовому директору;

11) финансовый директор рассматривает, утверждает авансовый отчет и передает его старшему бухгалтеру в течение 2 рабочих дней;

12) в случае перерасхода по авансовому отчету выдача наличных денег работнику осуществляется на основании служебной записки старшего бухгалтера, подписанной главным бухгалтером по форме согласно приложению № 2 к настоящему Стандарту;

13) утвержденный авансовый отчет и служебная записка передаются главному бухгалтеру для осуществления окончательного расчета с работником в течение 2 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета.

 

Приложение № 1

К Стандарту организации 08-06.14

 

Финансовому директору ООО «Наша фирма»

________________________________

От (Ф.И.О. и должность работника)

ЗАЯВЛЕНИЕ № ___

от «__» ________ _______ г.

Прошу выдать под отчет __________ руб. на __________________ сроком на ___________.

В соответствии со Стандартом организации 08-06.14 обязуюсь:

1) представить авансовый отчет не позднее _________;

2) в случае неполного использования полученной под отчет суммы наличных денег внести в кассу организации остаток наличных денег _________.

В случае невнесения в кассу остатка наличных денег прошу удержать неиспользованную подотчетную сумму, рассчитанную по авансовому отчету, из моей заработной платы.

 

Работник: (должность, подпись, расшифровка подписи)

Старший бухгалтер: последнее получение под отчет наличных денег – _________,                                задолженность отсутствует (подпись, расшифровка подписи).

 

Разрешаю: Финансовый директор (подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение № 2

К Стандарту организации 08-06.14

Главному бухгалтеру ООО «Наша фирма»

_____________________________________

От _______________, старшего бухгалтера

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № _____

от «___» ________ ____ г.

Подлежит выдаче (должность, Ф.И.О. подотчетного лица) перерасход по авансовому отчету № _____ от __________, утвержденному финансовым директором (Ф.И.О.) в сумме ______ руб. __ коп.

Детали платежа:

– получено по расходному кассовому ордеру № _____ от _________ – _______ руб. __ коп.;

– утвержден авансовый отчет в сумме ______ руб. ____ коп.;

– перерасход – ____ руб__ коп.

Старший бухгалтер: (подпись, расшифровка подписи).

Разрешаю к выплате (указать дату выплаты):

Главный бухгалтер   (подпись, расшифровка подписи, дата)

Понятие выдачи денег под отчет

Авансовые отчеты являются важными элементами в любых кассовых операциях организаций.

Важно! Если будут отсутствовать данные документы, то это может стать причиной возникновения проблем с инспекцией, поэтому существует вероятность, что будет доначислен НДФЛ, а также руководство компании будет нести административную ответственность, представленную в виде штрафа.

Для снижения риска начисления штрафов и пеней, каждая организация должна соблюдать правила выдачи денег. Для этого непременно выдаются они на основании заранее составленного заявления, а также в конкретный срок формируется отчет.

Под отчет деньги допускается предоставлять для разных целей, но наиболее часто это требуется для:

• приобретения ТМЦ. Тут вы можете узнать, как правильно составить доверенность на получение ТМЦ;
• оплаты расходов работников, которые были направлены в командировку;
• произведения различных расчетов по контрактам.

Важно! Во время выдачи средств непременно надо ориентироваться на указания Банка России №3210, которые называются «О ведении кассовых операций».

В данном документе указывается, что передаются деньги с составлением отчета на разные цели:

• хозяйственные нужды организации;
• затраты, которые несет отделение фирмы или ее филиал.

Если деньги будут выдаваться без правильного составления отчета, то это будет существенным нарушением со стороны компании, поэтому налоговые органы могут применить к ней разные меры наказания.

Как в программе в 1С сделать расчеты с подотчетными лицами вы можете посмотреть в этом видео:

Законодательное регулирование, сроки составления отчета

Правила, на основании которых осуществляются кассовые операции, постоянно подергаются корректировке со стороны государственных органов. Поэтому каждый бухгалтер должен постоянно обновлять свои знания в этой области, чтобы во время работы фирмы не нарушались основные требования инспекции. Основные правила содержатся в указаниях Банка России №3210.

Во время выдачи денег учитываются сроки их предоставления. В законодательстве отсутствуют точные сроки, когда должны предоставляться подотчетные суммы, поэтому данное решение принимается исключительно руководством организации. Оно оформляется с помощью специального расходного кассового ордера.

Непременно определяются сроки, когда подотчетное лицо отчитывается относительно затраченных средств. Для этого дается три дня, которые начинаются после конца командировки или иного процесса, для которого предназначались деньги.

Размер выдаваемой суммы может быть разным. Этот момент непременно прописывается в кассовой книге, которая должна иметься на любом предприятии, где для расчетов используются наличные средства.

Важно! Нельзя пользоваться подотчетными деньгами для иных целей, чем те, которые указываются в кассовом ордере, оформляемом для их выдачи.

Размер выдаваемой суммы устанавливается непосредственно работодателем, который определяет, какое количество денег надо выделить, чтобы покрыть все расходы.

Какие подготавливаются документы

Для передачи подотчетных средств непременно требуется правильное документальное оформление. К основным документам, создаваемым в такой ситуации, относится:

• служебная записка, составляемая руководством фирмы, которое выступает в качестве инициатора того или иного поручения, причем в этом документе прописывается инициатор и исполнитель;
• доверенность, формирующаяся по форме М-2 или М-2а;
• приказ, создаваемый руководителем фирмы, в котором указываются поручения, причем важно прописать не только исполнителя, но и размер авансовой суммы, которая передается ему под отчет;
• расходные кассовые ордера считаются достаточно необычной документацией, которая может существенно отличаться в разных ситуациях, так как информация в них зависит от поручений, так как деньги могут выдаваться для отправки гражданина в командировку, для выполнения служебного задания или иных целей, что непременно указывается в этих бумагах.

Если формируется служебная записка, то надо пользоваться произвольной формой, так как отсутствует какой-либо строго установленный образец данного документа. Он очень часто формируется на крупных и средних предприятиях. Информация в нем зависит от разных факторов, поэтому может значительно отличаться в разных ситуациях.

Обычно отражается цель выдачи средств, но допускается даже вписывать адрес продавца и точные расходы. Важно! Приказ составляется на базе служебной записки.

Приказ может формироваться в произвольной форме, причем в него вносятся разные указания конкретным сотрудникам, выполняющим поручения с получением подотчетных денег.

Образец приказа о выдаче средств под отчет.

Правила составления заявления и приказа

Заявление на получение подотчетных денег содержит информацию:

• название фирмы;
• ФИО директора;
• наименование самого документа;
• содержание, в котором указывается о необходимости получения сотрудником денег в конкретном размере на определенные цели;
• подпись и ФИО заявителя.

Внизу вносятся определенные сведения бухгалтером компании, после чего расписывается директор и ставится дата формирования заявления.

Приказ необходим для выдачи денег, так как именно на основании него производится передача средств работнику фирму. В нем указывается цель передачи средств, сотрудник, который их получает, сроки, на которые предоставляются деньги, а также иные важные сведения о данном процессе.

Образец заявления на выдачу средств под отчет.

Порядок предоставления денег с составлением отчета

Весь процесс выдачи средств под отчет делится на последовательные этапы:

• работник составляет заявление, которое пишется на имя работодателя;
• выпускается приказ, в котором указывается, какая сумма выдается, а также на какой срок она предоставляется;
• выпускается кассовый ордер. Что такое приходный кассовый ордер и как его составить – читайте здесь;
• заявителю передаются деньги;
• в нужные сроки сотрудник фирмы формирует и отдает по месту работы авансовый отчет, в котором прописано, на какие цели были потрачены деньги.

Важно! В законе отсутствует информация о максимальном размере подотчетной суммы, поэтому каждая организация может выдавать любое количество средств работникам, но наличностью выдается максимально 100 тыс. руб.

Особенности выдачи денег директору

Отсутствуют какие-либо сведения в законодательстве о том, что предоставление подотчетных средств директору обладает какими-либо нюансами. Это обусловлено тем, что руководители компаний выступают такими же ее работниками, как и другие сотрудники. Поэтому к директорам применяются те же правила и условия.

При составлении заявления можно вносить коррективы, которые заключаются в том, что назначает выдачу средств не директор, а компания. Подпись в такой ситуации будет являться разрешением на предоставление денег.

Важно! Отсутствие заявления от директора будет расценено работниками ФНС как нарушение, за которое назначается наказание в виде штрафа.

Также не допускается директору нарушать другие правила:

• получение наличными средствами суммы, превышающей 100 тыс. руб.;
• неоприходование средств в кассу;
• нарушение правил, используемых для хранения наличных средств;
• накопление в кассе большого количества денег, превышающего имеющиеся пределы.

Все вышеуказанные нарушения являются строго наказуемыми при их выявлении работниками ФНС.

Какие ошибки обычно допускаются

При выдаче денег с составлением отчета часто возникают распространенные ошибки. К ним относится:

• предоставление наличных в размере, превышающем установленные лимиты;
• отсутствие приказа или заявления;
• не представляется работником отчет;
• отсутствие документов, выступающих подтверждением понесенных расходов;
• не передаются фирме остатки подотчетных средств;
• неправильно составляются бухгалтерские проводки;
• деньги использованы на недопустимые цели.

Все вышеуказанные нарушения достаточно легко выявляются работниками ФНС, поэтому желательно тщательно следить за их отсутствием. Их обнаружение влечет за собой необходимость уплачивать значительные штрафы.

Бухгалтерские проводки

Операция, связанная с предоставлением сотрудникам подотчетных средств, оформляется в бухучете правильными проводками, для чего используется счет 71:

• Д 71 К50 – выдача подотчетных средств;
• Д 94 К 71 – несвоевременный возврат остатка подотчетных денег работником;
• Д 70, 73 К 94 – списание денег, выданных под отчет;
• Д 20 К 71 – списание затрат;
• Д 50 К 71 – возвращение остатка в кассу;
• Д 70 К 94 – удержание задолженности по деньгам, выданным под отчет, с заработка работника фирмы.

Таким образом, подотчетные деньги передаются только при соблюдении определенных условий и требований. Для этого формируются официальные документы по правильным образцам и формам. Важно разобраться в порядке совершения процедуры, в ее правилах и особенностях, а также надо знать, как грамотно она отражается в бухучете.

Какие существуют типичные ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами – смотрите тут:

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Обязательно ли составлять положение о подотчете

Положение о расчетах с подотчетными лицами, образец которого можно найти ниже, выполняет ряд важных задач:

• регламентирует порядок ведения расчетов с сотрудниками, которые получают денежные средства подотчет;
• обеспечивает полный контроль за движением выданных сумм и их использованием;
• обеспечивает контроль за правильностью отображения операций в бухгалтерском учете;
• обеспечивает сохранность денежных ресурсов организации.

Законодательство не требует, чтобы субъекты хозяйствования в обязательном порядке оформляли данный документ. Но многие организации уже на практике убедились в том, насколько полезно иметь его под рукой. От возникновения споров с работниками-подотчетниками не застрахован никто, и в таком случае работодатель сможет доказать свою правоту ссылаясь на нормы Положения.

Читайте также:  Беременность и материнство Особенности увольнения и права декретницы при ликвидации компании

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

• квитанции;
• товарные и кассовые чеки;
• проездные билеты;
• прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Как отчитаться за подотчетные деньги

При получении наличных авансовый отчет (форма АО-1) об их использовании должен быть предоставлен в течение трех дней после:

• дня истечения срока, на который они выданы (срок указан в заявлении или Приказе);
• дня выхода на работу.

При перечислении денег безналом такого срока не установлено. Поэтому для своевременной отчетности и исключения рисков признания полученных средств в качестве дохода физлиц с начислением на них НДФЛ в той же учетной политике или локальном акте (документ, которым установлена возможность перечисления денег в подотчет со счета на счет) нужно указать срок для предоставления авансового отчета. Например:

«По денежным средствам, полученным подотчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу».

К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.

Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76 ) Кт 71.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, они возвращаются предприятию и отражаются проводками:

• Дт 50 Кт 71 (при внесении в кассу);
• Дт 51 Кт 71 (при перечислении денег на счет организации с обязательным указанием в назначении платежа: возврат подотчетных сумм).

Если выданных денег не хватило, и сотрудник рассчитывался своими сбережениями, ему необходимо компенсировать расходы, выдав перерасход по авансовому отчету Дт 71 Кт 50 (51).

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2021 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Читайте также:  Трудовая книжка Инструкция к написанию заявления на выдачу трудовой книги

Образец приказа о подотчетных лицах, 2020

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2021 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц (2020)

Основные правила выдачи подотчетных денег

Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.

Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Обновленные правила отчета по расходам

Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

На что надо обратить внимание:

• бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
• в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
• в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
• расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/[email protected]).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Читайте также:  Что делать, если хотят уволить с работы без причины

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

• получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
• в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
• ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).