Как заполнить авансовый отчет по командировке — пример для скачивания

Бухгалтерия в любой организации подразумевает оформление финансовой отчетности за любые осуществленные операции. Поручения сотрудникам, которые даются согласно распоряжениям руководства, требуют денежных средств (аванса). Эти средства должны возместить все расходы, затраченные на выполнение полученного задания. Однако, сотруднику впоследствии требуется предоставить оправдательные и подтверждающие документы, чтобы подтвердить целевое расходование полученного аванса. Форма отчета, который подается работником, устанавливается внутри предприятия и называется авансовый отчет.

Что это такое?

Авансовый бухгалтерский отчет — документ, заполнение которого требуется для подтверждения бюджетных средств, которые были израсходованы работником во время командировки или другого служебного задания.

Бухгалтерия компании обязана выпустить приказ, который включает в себя перечень сотрудников, имеющих право на получение денег на хозяйственные потребности под отчет.

Виды отчетности

Отчет необходимо составить и оформить, согласно установленного на предприятии образца, и подать в бухгалтерию. Он обязан подкрепляться первичными документами, которые отображают, что средства были потрачены по целевому назначению. Выдача наличных денег под отчет выполняется посредством кассы предприятия согласно расходного кассового ордера, содержащего назначение предоставляемых денежных средств.

Срок, на который выдаются деньги, должен быть утвержден в указанном приказе. Поданный лицом отчет, проверяется ответственными сотрудниками бухгалтерии компании или учреждения, а после утверждается доверенным лицом или руководителем лично. Документ является основанием для списания выданного аванса. Неиспользуемые денежные средства, которые сохранились в виде остатка, следует вернуть обратно в кассу.

Если остаток от предоставленных денег не был своевременно возвращен, аналогичная сумма удерживается с заработной платы.

Независимо от назначения, работник, получивший денежные средства, обязан указать и оформить в документе:

  • денежную сумму, которая была получена под отчет;
  • перерасход или остаток средств;
  • фактически выполненные расходы.

Отчет не принимается без подтверждающих документов, в которых указаны траты (чеки, квитанции).

Авансовый отчет может иметь бланк или образец, который установлен и утвержден внутри компании. Однако, такое новшество появилось только с 2013 года. До этого времени, требовалось обязательно соблюдать форму АО-1, которая регламентировалась постановлением Государственного комитета статистики, номер 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1», выпущенное 1 августа 2001 года.

Изменения в правилах

С 2013 года действует статья девятая Федерального закона РФ № 402, которая выпущена 6 декабря 2011 года. Она называется «О бухгалтерском учете» и подтверждает возможность создания внутренней формы отчета для каждой организации.

В реальности большинство предприятий продолжает применять проверенную унифицированную форму АО-1.

Банк России выпустил указание «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11 марта 2014 под номером 3210-У. В нем говорится о порядке оформления и подачи утвержденного отчета.

Некоторые специфические указания отображены в положении про особенности отправления сотрудников в командировки по служебным целям, оно регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации № 479 от 13 октября 2008 года.

Кто оформляет

Указание номер 3210-У содержит все необходимые нормы и сведения об оформлении отчета. Информация о лицах, которые обязаны составить и сдать документацию, отображена в пункте 6.3, второй абзац.

Образец приказа о выдаче средств

В нем регламентирован следующий перечень:

  • сотрудники предприятия в первую очередь;
  • внештатные наемные работники, физические лица, с которыми предприятием были заключены гражданско-правовые соглашения. В качестве примера — контракт на оказание услуг или договор подряда). В письме от Банка России говорится, что такие лица во время заполнения и сдачи документа приравниваются к официальным сотрудникам предприятия.

Внештатный персонал обязан выполнять те же действия, аналогичные штатному в правилах окончательного расчета и получения средств.

Кто может получать

Получать деньги для выполнения рабочих задач или командировки может любой сотрудник компании. Для этого, ему обязано быть поручено официальное дело от руководства, которое требует расхода средств. Перед обращением в кассу, необходимо заполнить заявление на возмещение.

Строго регламентированной необходимости оформлять перечень работников, которые имеют право получать деньги под отчет, не существует. Предприятие не должно создавать такой перечень.

Для упрощения процедуры, есть возможность отобразить такие лица в локальном нормативном акте. Такой акт может выглядеть как вписанный раздел в положение про документооборот на предприятии или выпускаться в виде специальной документальной инструкции по составлению отчета.

Заявление

Получение наличных денежных средств представителем предприятия (подотчетным лицом), которые выделяются на расходы и потребуются для деятельности предпринимателя или юридического лица, оформляется бухгалтерией. Для этого заводится расходный кассовый ордер, на основании заявления получателя денег. Заполняется такой документ согласно произвольной формы, необходимо указание периода, на который деньги выдаются и количества наличных средств. Обязательно проставляются дата и подпись руководителя.

Заявление сотрудника содержит данные:

  • о сумме наличных денег для получателя и период, на протяжении которого они нужны. Заполняется работником;
  • подпись начальника должна подтвердить или откорректировать полученный запрос от подотчетного лица.

Важно! Дата и подпись начальника являются обязательными составляющими, согласно указанию 3210-У (пункт 6.3, первый абзац).

Прочие данные и информация прописываются в произвольной форме и не имеют обязательных указаний.

Необходимо, чтобы в заявлении были данные про отсутствие задолженностей у представителя компании, которому поручаются наличные деньги. Средства под отчет выдаются кассой только в случае полного погашения предварительно полученных выдач.

Сроки

Отчет, содержащий потраченные суммы, должен быть подан на протяжении трех рабочих дней:

  • после завершения периода, на который были получены средства;
  • со дня возвращения к работе, когда сотрудник вышел из отпуска или командировки.

Можно рассмотреть два примера правильного расчета.

Пример 1:

Наличные деньги представителю компании были выданы во вторник 15.05.2018 сроком в пять рабочих дней. Первый рабочий день завершается 16.05.2018 в среду, а пятый в понедельник 22.05.2018.

Получается, что на протяжении последующих трех рабочих дней со вторника по четверг период с 23 по 25 мая), отчет о потраченных деньгах обязан быть получен бухгалтерией.

Пример 2:

Наличные деньги переданы работнику для расходов на командировку, которая заканчивается в пятницу, 19 мая 2018 года. 22 мая, в понедельник, работник приступает к работе. Он имеет три дня (с 23 до 25 мая), чтобы подать отчет в отдел бухгалтерии.

Ограничения по срокам

Отдел бухгалтерии занимается проверкой поданных документов, после чего передает его на утверждение директора компании. Когда он окончательно утвержден, выполняется окончательный расчет с сотрудником на протяжении периода, который отображается в приказе.

Поданный документ должен быть проверен и утвержден на протяжении срока, который утверждается директором предприятия. Об этом говорится в пункте 6.3 Указания 3210-У.

Окончательный расчет производится либо возвратом представителем не потраченных денег в виде остатка, либо ему требуется возместить размер перерасхода, который был взят из собственных денег.

Правильное заполнение

Представленный вид отчета, в зависимости от формы, утвержденной компанией, заполняется тремя частями:

  • лицевая часть оформляется бухгалтером. В ней указываются реквизиты бумаги, дата и номер. Должны содержаться данные о компании и сотруднике, порученном ему авансовом платеже, данные про бухгалтерские счета и потраченные суммы, сведения о получении неизрасходованных денег или перерасходе. Бухгалтерские счета должны содержать списание и движение средств;
  • далее идет место отрывной расписки, которая свидетельствует о получении документа для проверки. Она также заполняется бухгалтером, отрезается и отдается работнику;
  • последняя составляющая часть является оборотной стороной формы. Данные в нее вносятся совместно. Подотчетное лицо указывает реквизиты документов, которые выступают как подтверждение трат, и отображает общую сумму расхода. Потом бухгалтер обязан вписать сумму, которая принимается для учета, а также бухгалтерский счет, согласно которого пройдет расход.

Поданный документ подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и самим подотчетным лицом. После этого, документ следует отправить на согласование руководителя. Для него имеется специальная область на основной стороне отчета.

Если в компании применяется электронный документооборот, то соответствующий отчет может подаваться и в цифровом виде. Подписывается и согласовывается он при помощи электронной цифровой подписи (согласно письма Министерства финансов РФ от 28 августа 2015 года, номер 03-03-06/2/48232).

На текущий период (сентябрь 2019 года) правила подачи отчетов не менялись. Он является обязательным для оформления.

Отчет

Следует рассмотреть пример подачи отчетности. Например, 21 января 2019 года, компанией ООО «Икс» были выданы денежные средства для подотчетного лица. Сумма составляет 20 тысяч рублей, за которые ему нужно купить пять сменных картриджей с краской для печати. Долгов за работником не числится. Приобретение было выполнено в указанный день, отчет подан 22 января, на следующий день.

Итоговая сумма, потраченная Смирновым, составила 18 950 рублей без НДС. Магазин не относится к упрощенной схеме налогообложения. Сумма, которая осталась, составила 1 050 рублей. Она была предоставлена в кассу во время подачи документа.

При таких условиях итоговый документ будет иметь вид, как на приведенном рисунке.

Обратите внимание! У документа есть оборотная сторона, которая представляет собой таблицу, в которой просто перечисляются документы, подтверждающие покупку Смирновым картриджей (например, накладная или чек).

Проводки

В бухгалтерии, согласно отчету, проводятся специальные проводки. Они имеют следующий внешний вид:

На дату выдачи денег под отчет

Дт 71, Кт 50. Подотчетному лицу выданы деньги;

На дату утверждения документа

  • дебет 10 (08, 20, 26, 44), кредит 71. Взяты на учет услуги, продукты, оплаченные работников. Это могут быть канцелярские товары, нотариальное обслуживание, расходы на командировку;
  • Дт 50, Кт 71. Сотрудник предоставил остаток неиспользуемых подотчетных средств;
  • Дт 71, Кт 50. Возвращен перерасход согласно отчета.

Расчеты с применением банковской карты

  • Дт 55, Кт 51,52. Выделены деньги для их использования по карточке компании;
  • Дт 71, Кт 55. Лицом сняты деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет);
  • дебет 73, кредит 55. Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами;
  • дебет 50, кредит 73. Внесены представителем наличные денежные средства для возмещения расходов;
  • дебет 70, кредит 73. Удержана из заработной платы та денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях.

Удержание из заработной платы

  • Дт 94, Кт 71. Отражены подотчетные суммы, невозвращенные в установленный срок;
  • Дт 70, Кт 94. Из зарплаты удержаны подотчетные суммы, невозвращенные в установленный срок.

Авансовый отчет является одним из важнейших документов бухгалтерской отчетности. Оформляется коллективно, в процессе участвует как подотчетный сотрудник, бухгалтер, так и руководитель компании. Законодательно установлены сроки подачи документа и время на его обработку. Необходимо знать порядок правильного заполнения бумаги, прикрепить прочие документы, которые подтверждают целевое назначение платежей. По результатам, выполняются проводки, в соответствии с применяемыми видами расчетов и оплат.

После принятия решения направить сотрудника в командировку предприятие выделяет ему под отчет некоторую сумму денег. Кроме того, командировка предполагает определенные финансовые затраты, которые необходимо возместить сотруднику из средств компании.

О документе

Главный законодательный акт, который регламентирует методы и правила составления и предоставления авансовой отчетности — Указание «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. Банка России. Он четко устанавливает правила и условия для юридических лиц, ИП и субъектов малого бизнеса.

Частично при составлении отчета можно руководствоваться Постановлением Правительства от 13.10.2008 г. «Об условиях направления работников в служебную командировку».

Перед командировкой сотрудник пишет заявление, где отмечается цель получения средств, размер и период, на который они выдаются. Заявление подписывается руководителем при условии, что у данного командированного нет задолженностей по предыдущим подотчетным суммам.

Заполнение авансового отчета считается обязанностью командированного, который в данном случае выступает в качестве подотчетного лица, которому предприятие авансом выдало наличными деньгами некоторую сумму под отчет. Обычно в командировку направляется сотрудник компании.

В отдельных случаях командированными могут стать физические лица, оказывающие предприятию услуги по условиям гражданско-правовых договоров: по оказанию услуг или по договору подряда. В этом случае они приравниваются к штатным сотрудникам компании, соответственно авансовый отчет входит в их обязанность после командировки. Также его составляют и дистанционные сотрудники.

Данные по авансовым отчетам становятся решающим основанием для возмещения расходов.

Условия выдачи средств и проведения расчетов с внештатными сотрудниками ничем не отличаются от условий для штатных сотрудников. Предприятие может самостоятельно составить список тех, кто вправе получить авансовые суммы перед служебными поездками.

Когда предоставляется отчет

imageАвансовый отчет заполняется и сдается в течение трех дней:

  • с последнего дня командировки;
  • или по истечении периода, установленного для расходования авансовых сумм.

Затем бухгалтерия проверяет все сведения и одобряет отчет, если он полностью отвечает всем требованиям.

Как правильно рассчитать сроки

  • Пример 1. Средства получены сотрудником под отчет в четверг 12. 04. 2018 г. на 7 дней. Первым рабочим днем становится пятница 13. 04. 2018, последним – 23. 04. 2018, понедельник. Следовательно, начиная со вторника 24 апреля до четверга включительно, сотрудник должен написать и сдать отчет.
  • Пример 2. Сотрудник направлен в командировку с предоставлением ему авансовой суммы. Последним днем его командировки будет пятница. В понедельник он начинает работу на своем постоянном месте. Для отчета ему дается три дня, начиная со вторника и заканчивая четвергом.

Авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где все сведения должны быть проверены и согласованы, в документ вписываются номера и суммы по дебету и кредиту.

Последним шагом становится подписание отчета, это делает директор предприятия. Затем финансовые затраты учитываются в бухгалтерском учете, после чего производится полный расчет с сотрудником.

Предприятие самостоятельно устанавливает, в какой срок требуется проверить сведения по расходам, каковы условия подтверждения отчета и окончательного расчета с сотрудником. Окончательным расчетом считается:

  • возврат сотрудником неизрасходованного остатка авансовой подотчетной суммы в кассу предприятия;
  • возмещение предприятием сотруднику средств, которые он затратил сверх авансовой суммы.

Содержание

Заполняется по форме NАО-1 (согласно Постановления № 55 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» от 01.08.2001 г.) в единственном экземпляре.

Начиная с 2013 года, данная форма перестала считаться обязательной для юрлиц. Любое предприятие может разработать бланк авансового отчета для своего первичного учета по собственному усмотрению. Главное условие – это соответствие формы обязательным условиям, перечисленным в ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» (06. 12. 2011 г.).

В ней должна содержатся следующая обязательная информация:

  • общая сумма выделенных средств;
  • расходы, имевшие место по факту;
  • размер остатка или перерасхода.

Кроме того, может быть отражена информация по:

  • валютным операциям;
  • своевременности предоставления отчетности;
  • задолженностям сотрудника: их наличию или отсутствию;
  • необходимости вычета из зарплаты долга работника;
  • обязательствам включения выданной суммы в состав облагаемых доходов физлица, если отчет не был предоставлен вовремя.
  • доказательствам целевого расходования средств и возможности их учета в составе расходов.

Большинство предприятий применяют форму N АО-1, ввиду его удобства и полного соответствия требованиям. Бланк такового можно скачать здесь бесплатно.

Образец заполнения лицевой стороны АО

image

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Оформление авансовых отчетов по командировке

Начать заполнять нужно с лицевой стороны бланка:

  1. В верхнем углу записывается наименование предприятия с реквизитами.
  2. Далее ставится номер отчета и дата составления (это делает сотрудник, принимающий отчет).
  3. Вставляются ФИО командированного, название структурного подразделения и должность.
  4. В строке «Причина составления документа» указывается: служебная командировка.
  5. При наличии задолженности по предыдущему авансу: работника перед предприятием или наоборот предприятия перед сотрудником, это следует указать в бланке.
  6. Далее следует перечислить сумму аванса и фактические затраты в ходе командировки.
  7. Указывают сумму остатка (при его наличии).
  8. Если расчет производится не в рублях, указать валюту.
  9. Привести перечень прилагаемых документов с подтверждением расходов (с указанием их страниц).

На обратной стороне бланка заполняется таблица с подробным указанием всех потраченных средств и целей, на которые они потрачены.

При сдаче бухгалтер заполняет в нем отрывную часть (расписку) и передает ее сотруднику. После сдачи отчета работники бухгалтерии проверяют оставшуюся часть отчета:

  • выставляются проводки;
  • вписываются избранные способы учета расходов.

Нередко авансовые отчеты заполняются работниками бухгалтерии. Это не противоречит закону, если имеются все подтверждающие документы, стоят все подписи, отчет утвержден.

В заполненном документе должны стоять подписи:

  • командированного (ставится при сдаче отчета);
  • бухгалтера (при приеме отчета и при утверждении);
  • директора (после одобрения бухгалтерией);
  • бухгалтера или кассира (при фактической передаче остатка или перерасходованной суммы подотчетных средств).

Если расходы производились по наличному расчету, то необходимо приложение кассовых чеков, бланков строгой отчетности. При расчетах с помощью банковских карт – слипы (оригиналы), чеки из банкоматов и терминалов. Суммы, указанные в отчетах, должны быть полностью аналогичны тем суммам, которые отражены в платежных документах. Билеты на транспорт также включаются в отчет.

Суточные в аванс не входят, если они оформляются отдельным расходным кассовым ордером.

После проведения всех процедур отчет принимается к учету и направляется на хранение. Срок его хранения в бухгалтерии не менее 5 лет.

Проводки

Выдача авансовых сумм сотруднику перед отъездом оформляется следующим путем: Дебет 71 — Кредит 50: «Работник получает подотчетные средства перед направлением в командировку».

После принятия и одобрения

После принятия и одобрения авансового отчета используются:

  1. Д 10 (44, 20, 26, 08) – К 71. Учет товаров (услуг, работ), оплаченных из средств подотчетных лиц.
  2. Д 50 — К 71. Перечисление неизрасходованного остатка от сотрудника на счет предприятия.
  3. Д 71 — К 50. Перечисление сотруднику перерасходованных средств по отчету.

При удержании средств с заработной платы применяют следующие проводки:

  1. Д 94 – К 71. Отражаются суммы под отчет, которые не возвращены в указанный срок.
  2. Д 70 – К 94. Подотчетные средства, не возвращенные подотчетным лицом в установленный срок, удерживаются из его зарплаты.

С применением банковских карт

Если на предприятии финансовые операции проводятся с применением банковских карт, то используются такие проводки:

  1. Д 55- К 51 (52). Сотруднику выделяются средства для расходов по корпоративной карте.
  2. Д 71 – К 55. Сотрудник снимает средства с карты.
  3. Д 73 — К 55. С особого счета списываются наличные без подтверждения первичным документом.
  4. Д 50 – К 73. Работником внесены наличные суммы в счет возмещения.
  5. Д 70 – К 73. Из зарплаты сотрудника удержана сумма, потраченная в личных целях.

Авансовые отчеты имеют важное значения для целей бухгалтерского и налогового учета. Несвоевременная сдача отчетов может помешать учету сумм при формировании базы налогообложения, а неучтенные суммы признаются задолженностью работника перед предприятием.

Про оформление авансового отчета по командировке в 1С смотрите в данном видео:

Для учета средств, которые выдаются сотрудникам организации на время поездок или на другие нужды, используется специальный бланк. Он называется “авансовый отчет по командировке”. Этот документ является подтверждением использования денег. Основанием для выдачи средств является приказ руководителя. В этой статье вы найдете образец авансового отчета по командировке, узнаете регламент подачи бланка.

Документооборот

Для направления в командировку необходимо оформить:

  • приказ;
  • служебное задание;
  • удостоверение.

По возвращении необходимо представить отчет о выполнении служебного задания.

Командировочное удостоверение сотрудник должен всегда держать при себе. В каждом пункте в нем делаются пометки о времени приезда и отъезда. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель должен возмещать сотруднику такие расходы: по проезду, найму жилища, суточные, иные затраты, которые были согласованы с руководством.

Обычно деньги выдаются работнику перед отъездом. В соответствии с Положением о ведении кассовых операций на территории РФ, эта операция оформляется кассовым ордером (РКО) на основании заявления сотрудника, в котором указывается сумма и сроки. Средства предоставляются: наличными из кассы, банковским чеком, корпоративной картой, денежным переводом.

Оформление

С 2002 года юридические лица всех форм собственности используют специальную форму № АО-1. Авансовый отчет по командировке, бланк которого можно взять в бухгалтерии предприятия, заполняется в одном экземпляре в течение трех дней с момента возвращения. Он сдается на проверку в финотдел.

На лицевой стороне указываются такие данные:

  • название организации;
  • номер и дата документа;
  • наименование подразделения;
  • Ф. И. О. сотрудника, его должность;
  • назначение средств: хознужды, командировка, приобретение материалов и т. п.;
  • в таблице декларируются данные о предыдущем авансе, если таковой имелся. Здесь же указывается выданная сумма, израсходованная часть, остаток средств или перерасход (в руб. и коп.).

Форма авансового отчета заполняется с двух сторон. На обороте указывается перечень документов, которые подтверждают расходы (чеки, билеты, квитанции и т. п.), их номера и даты, суммы затрат. Внизу под таблицей подотчетно лицо должно поставить свою подпись.

Пометки бухгалтерии

После получения бланка сотрудник финансового отдела должен заполнить такие реквизиты:

  • «бухгалтерская запись» – проводки с номерами субсчетов, на которых отражены израсходованные суммы;
  • состав приложений – количество предоставленных документов;
  • фиксируется утвержденная сумма потраченных денег и ставится роспись главного бухгалтера;
  • внесенный остаток или выданный перерасход;
  • номер и дата ПКО или РКО;
  • под линией отреза расположена расписка о принятии к проверке документов. Здесь бухгалтер фиксирует инициалы сотрудника, номер и дату отчета, израсходованную сумму (прописью), количество предоставленных документов.

Заполненный авансовый отчет по командировке подается на утверждение руководителю организации.

По возвращении из командировки сотрудник должен сдать:

  • удостоверение;
  • служебное задание;
  • авансовый отчет о командировке с документами, которые подтверждают расходы.

Если использовалась карта, то необходимо приложить чеки из банкоматов. В случае зарубежной командировки сотрудник должен предоставить копии загранпаспорта и страниц с пометкой о дате пересечения границы.

Отчет о командировке, пример которого будет представлен далее, передается руководителю на утверждение. Не израсходованная часть средств возвращается в кассу сразу либо удерживается из заработной платы. Максимальная сумма ограничена 20 % от уровня дохода, в редких случаях — 50 %.

Ввод данных в программу “1С Бухгалтерия”

На основании заполненного и утвержденного авансового отчета в программе формируются проводки по использованию средств. Для этого предусмотрен одноименный документ, который открывается через меню «Касса» на панели инструментов.

В журнале нужно создать новый бланк, нажав на кнопку «Добавить». В нем заполняются такие реквизиты:

  • «Физ. лицо» – Ф. И. О. сотрудника.
  • «Назначение» – «командировочные затраты».
  • На вкладке «Авансы» табличной части документа указывается номер РКО, по которому были выданы средства.
  • В нижней части окна в поле «Приложение» указывается количество предоставленных документов.
  • На вкладке «Прочие» расписываются расходы, которые указаны в документе «Отчет о командировке».

Пример

Билет на проезд № 8956 от 20.03.14 – 2500 руб. без НДС.

Квитанция за проживание № 1245 от 20.03.14 – 2400 руб. без НДС.

Справка-расчет (суточные) – 600 руб. без НДС.

После проведения документа должны сформироваться проводки: ДТ 26 КТ 71.01.

Суточные

Это отдельная часть расходов, которая не подтверждена документарно. Деньги выдаются на собственные нужды сотрудника. Размер суточных одинаков для всех населенных пунктов. По закону предельная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, составляет 700 руб. На суммы сверх этой цифры должен начисляться налог по ставке 13 %. Размер суточных для заграничных командировок зависит от страны назначения. Расчет производится по календарным дням, включая выходные и праздники, время нахождения в пути. Выплата может осуществляться наличкой на основе заявления сотрудника или банковским переводом. Чаще используется второй вариант. Но при перечислении таких сумм на «зарплатные» карты могут возникнуть налоговые риски, которые связаны с переквалификацией средств. Чтобы не возникали конфликты, организация должна отразить в учетной политике возможность перечисления денег на любые реквизиты сотрудников. Иначе госорганы могут доначислить на них НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы.

Несколько слов о зарубежных командировках. Организация может выдавать сотруднику деньги наличными в рублях, иностранной валюте или перечислять на карту. Размер суточных определяется коллективным договором или локальными правовыми актами. Период пребывания в командировке рассчитывается по отметкам в паспорте. В случае вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению руководства.

Пример авансового отчета по командировке

Авансовый отчет № 10 от 01.04.2015 года

Физическое лицо: Иванов А.А. Отдел: Цех Должность: Электрик

Назначение: хознужды

Остаток/ Перерасход с предыдущего аванса

Дата

Цель

Сумма

Остаток / перерасход

20.04.15

Моторное масло

500 руб.

0,00

Итого

500

Всего возвращено к утверждению: 0 руб. 00 коп.

(заполняется бухгалтером)

Всего получено: 500 руб.

Израсходовано 500 руб. 00 коп.

Остаток: 0,00 руб.

Отчет подтвержден в сумме: 500 руб. 00 коп.

Перерасход: 0 рублей 00 копеек.

Приложение: 1 документов

1. чек № 1245 от 20.04.2015.

Дата Подпись

Так заполняется форма авансового отчета. Все расходы фиксируются с учетом копеек.

Вывод

Авансовый отчет по командировке подтверждает использование денежных средств сотрудниками. В бланке указывается: кем, когда и сколько денег было израсходовано. К нему прилагаются все чеки и квитанции, которые подтверждают использование денег. Бланк сдается на проверку в бухгалтерию, а потом – руководителю организации.

Авансовый отчет обязаны составлять сотрудники, отправленные в служебную поездку по приказу руководства предприятия, считается поездка в отдаленное место от основной работы, в пределах России или за границу. Любая командировка документально подтверждается. Законодательством РФ в 2016 году утверждена новая форма отчета. Наша статья расскажет, что означает авансовый отчет, как грамотно его заполнить, и возможные нюансы, возникающие при заполнении. Также на нашем сайте можно бесплатно скачать бланки авансового отчета.

Что такое авансовый отчет

Для начала разберемся, что такое авансовый отчет – это документ, где производятся записи всех произведенных затратах сотрудника в период служебной командировки, составление формы регламентируется законом РФ. Вместе с этим документом обязательно сдаются сотруднику бухгалтерской службы на предприятии все оригиналы чеков, накладных, квитанций и др., которые отражают понесенные затраты.

Согласно законодательству РФ авансовый отчет составляется по прибытию сотрудника на работу.

В документе указываются суммы всех затрат, связанных с поездкой:

  • питание;
  • проживание;
  • проезд в обе стороны;
  • суточные.

Также производятся записи выданных перед командировкой средств из кассы. Основанием для выплаты считается приказ директора, после чего бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и выдает деньги. Отчет отражает размер полученных денег и если затраты были меньше, остаток наличных у сотрудника по прибытию. Этот остаток он обязан внести в кассу.

Обратите внимание: перерасход по авансовому отчету отображается должными документами, в случае целенаправленности затрат, разница будет возвращена ответственному лицу. Как видим, составление отчета является обязательным условием командированного сотрудника.

Выше было сказано, на какие нужды выдаются денежные средства, одним из пунктов являются суточные расходы. Размер устанавливается на усмотрение руководителя предприятия, однако, Налоговым кодексом РФ установлен минимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ:

  • если командированный выполняет служебные поручения в пределах РФ, размер затрат установлен 700 рублей в день;
  • если работник направлен в командировку за границу РФ – 2500 рублей в день.

Иногда бухгалтерия может по приказу руководителя выдать сумму, превышающую установленный лимит. В этом случае разница лимита и выданной суммы облагается НДФЛ. Помимо этого на некоторые виды затрат начисляются взносы в пенсионный фонд, фонд социального страхования, медицинского страхования.

Для бухгалтерии отчет считается основанием для осуществления следующих операций:

  • перечисления денег на покрытие командировочных расходов;
  • расчета финансовых данных при выданном перед поездкой авансе.

Отметим также, что выдать деньги бухгалтерия может только ответственному лицу и без наличия предыдущей задолженности.

Командированный работник обязан отчитаться о том, что средства, выданные на командировку были израсходованы по назначению

Как грамотно оформить отчет

Постановление Госкомстата №55 от 2001 года дает четкие рекомендации, как заполняется новая форма авансового отчета. Представляется как двухсторонний унифицированный бланк, заполняющийся ответственным работником и представителем бухгалтерской службы в одном экземпляре. Далее подробно рассмотрим пример заполнения авансового отчета, порядок действий и срок его сдачи.

Общие правила оформления

Унифицированная форма авансового отчета по командировке форма АО-1 является документом, подлежащему строгому отчету, который впоследствии представляется в налоговую службу. Составляется в бумажном варианте или в электронном виде, утверждается подписью руководителя.

На обратной стороне ответственное лицо отображает виды назначения аванса в авансовом отчете и все произведенные затраты, связанные с поездкой и список бумаг, отражающих операции, связанные с командировкой. Бухгалтер проверяет целенаправленность расходов, грамотность оформления, деловые бумаги и производит расчет полученных и потраченных средств.

Обратите внимание: срок сдачи утвержден Указанием ЦБ РФ №3210-У пунктом 6.3, где говорится, что ответственный обязан отчитаться сотруднику бухгалтерской службы не позднее 3 дней после прибытия на рабочее место.

Порядок формирования отчета

Новая форма бланка изменилась только в одном пункте – добавлена строка «расписка бухгалтера о получении от работника отчета». В остальном документ ничем не отличается от формы, заполняемой ранее.

Ниже представлены нормы, как правильно оформить авансовый отчет по чекам с обеих сторон:

  1. С лицевой стороны отображаются сведения о личных данных работника, указывается документ, подтверждающий выдачу наличных, данные о предыдущем авансе (сумма задолженности, если она имеется).
  2. С обратной стороны отображаются даты произведения затрат, сумма, номер и наименование подтверждающего документа, чека, накладной и т.д. в порядке очередности.

Все подтверждающие документы хранятся у сотрудника до прибытия на работу, затем подклеиваются на отдельный лист. Сумма выплаты полностью зависит от предоставленного отчета о командировке. После проверки бухгалтером на целевое использование средств и достоверность подложенных документов, он подается на подпись руководителю организации. В соответствии со статьей 272 НК РФ датой внереализационных и иных расходов является дата подписания документа.

Обратите внимание: при перерасходе бухгалтерия возмещает командированному лицу разницу из кассы. При неполной растрате средств ответственный работник обязан вернуть оставшиеся деньги.

Работник должен сдать отчет в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней после командировки

Образец заполнения

Ранее отмечалось, что отчет составляют командируемый работник и бухгалтер. Сотрудник обязан заполнить полностью лицевую часть документа, где указывается:

  • полное наименование учреждения;
  • дата составления;
  • личные данные командируемого лица;
  • занимаемая должность;
  • табельный номер;
  • основания поездки и выдачи аванса;
  • слева в табличке указываются сведения о полученных ранее деньгах и отчетах по их использованию (перерасход или остаток).

На обратной части в первые шесть строк прописывается информация о произведенных затратах с отображением даты, номера документа и суммы по операции. Все перечисленные документы пронумеровываются по очередности в списке. Во втором столбце прописывается дата, в третьем – номер документа. В четвертом – цель затрат (например, проезд), в пятом – сумма. В шестом столбце указывается сумма в иностранной валюте, если таковые имеются.

Бухгалтер после получения документа проверяет грамотность заполнения, дополнительные бумаги, целевое использование, проставляет дату и номер авансового отчета и ставит свою подпись. После этого начинает заполнять обратную часть. В графе 7 и 8 отображается сумма расхода, подлежащая учету, в графе 9 отражаются бухгалтерские проводки.

Когда эти данные были заполнены, бухгалтер возвращается к заполнению лицевой части, где отражает:

  • сумму остатка или перерасхода по ранее полученному авансу;
  • сумму выданных денег;
  • сумму расхода;
  • сумму остатка или перерасхода по авансовому отчету;
  • бухгалтерские проводки.

Данные для заполнения лицевой стороны берутся с обратной стороны из графы 9. Руководитель ставит подпись на лицевой стороне в верхней строчке.

Образец заполнения авансового отчета по командировке доступен в этой статье. Бланк авансового отчета скачать бесплатно в excel (ссылка) и word (ссылка).

Возникающие нюансы

Бывают случаи загранкомандировок, когда приходится некоторую часть отчета заполнять на иностранном языке. Как быть в этой ситуации? Ответим, что все данные или документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский, на отдельном листе бумаги, который подписывается руководителем предприятия. Если документами, оформленными на иностранном языке, являются билеты или чеки, для правильной их оплаты требуется перевод только реквизитов.

Нередки случаи, когда работник сразу после командировки уходит в отпуск. Как быть в этом случае со сроками сдачи отчета, ведь утверждено, что сдать отчет нужно в течение 3 рабочих дней? Ответим, ничего страшного в этом нет, эти дни будут считаться с того момента, когда у командированного работника закончится официальный отпуск.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий