Форма 6-НДФЛ: кто должен сдавать, в какие сроки, как ее правильно заполнить

В этом году работодателям пришлось столкнуться не только с изменениями, появившимися в отчетных бланках по налогам, но и с необходимостью заниматься заполнением нового документа. С начала текущего года введена форма 6-НДФЛ, которая является обязательной для всех организаций, компаний, предприятий.

Пустой бланк формы 6-НДФЛ — скачать (excel) ↓

 Образец заполнения 6-НДФЛ — скачать (pdf) ↓

Что такое форма 6-НДФЛ?

С документом 2-НДФЛ, правилами его подачи, оформления уже знакомы все работодатели. Форма 6-НДФЛ отличается лишь тем, что в ней содержатся общие данные о доходах всех сотрудников организации, предприятия. При заполнении данного документа важно внимательно рассчитывать размеры налогов с учетом статуса физических лиц, вида полученных доходов. Форма 6-НДФЛ подается поквартально и по итогу года. Последние сроки предоставления документа: 4 мая (I квартал), 1 августа (II квартал, полугодие), 31 октября (III квартал), 01.04.2018 (за год). Данная форма должна отправляться в ИФНС всеми предприятиями, заключающими договора с работниками.

Форма 6-НДФЛ с 2021 года

В форме 6-НДФЛ отражаются все виды доходов работников предприятия: зарплаты, премиальные, отпускные и др. Заполнение документа регулируется ФЗ№113, НК ст.217. Все расчеты необходимо выполнять предельно внимательно, так как за ошибки, неверные данные, выявленные налоговым инспектором, предусмотрены штрафные санкции. За просрочку в течение месяца предусмотрен штраф 1 тыс. руб. Даже за 10 дней просрочки налоговая инспекция может замораживать банковские счета предприятия. Для формы имеются специальные бланки, которые должны заполняться в полном соответствии с требованиями налоговых органов. Документ отправляется в офис ИФНС по месту нахождения предприятия.

Практика показывает, что вся необходимая информация может не разместиться на стандартных страницах. В таком случае нужно добавить требуемое количество листов. После заполнения формы на каждом листе ставится номер 001,002 и т.д.

Пример заполнения новой формы 6-НДФЛ: инструкция

В форме 6-НДФЛ кроме титульного листа имеется четыре раздела. Титульный лист является ознакомительной частью, он содержит подробные данные о предприятии. В первом разделе нужно вписать коды бюджетной классификации и ОКТМО. Здесь же содержится информация о количестве сотрудников, получающих доходы. В первом разделе указывается общая сумма налога, которую нужно будет указать после сделанных расчетов.

В заполнении второго раздела потребуется внести общие суммы полученных доходов и налоговых вычетов. Если при этом используются различные ставки, раздел для каждой из них оформляется отдельно. Необходимо указывать коды вычетов.

Третий раздел предназначен для фиксирования разновидностей налогов: стандартных, инвестиционных, имущественных и др. В определении кодов необходимо использовать специальный Справочник.

Четвертый раздел включает перечень всех доходов налогоплательщиков и удержанные суммы для перечисления в государственный бюджет (суммы указываются без копеек). Указываются даты совершения выплат, коды доходов (согласно Справочнику), их размер и сумма вычетов.

Все расчеты при заполнении данной формы должны быть сделаны точно. Ошибки в форме 6-НДФЛ наказываются строго. За каждое неверное сведение начисляется штраф в размере 500 рублей. В оформлении этого документа необходимо руководствоваться законодательными регулирующими актами: статьей 226.1 Налогового Кодекса пункты: 2, 7, 10; Письмом Минфина №03-04-06/18016.

Заполнение нулевой формы 6-НДФЛ

Не все действия, предусмотренные стандартной формой, совершаются предприятиями, индивидуальными предпринимателями. Но это не значит, что в документе могут быть пустые, незаполненные места. Это налоговая инспекция посчитает за ошибки, что повлечет за собой наказание. В полях, которые не могут быть заполнены, требуется проставлять «0».

Нулевой отчет сдавать не нужно, если в штате нет наемных работников. Не требуется сдача нулевой формы 6-НДФЛ, когда сотрудники числятся в штатном расписании предприятия, но по каким-либо причинам не производились никакие выплаты. Введение данного документа в отчетность связано с необходимостью обеспечения контроля над налогоудержаниями. Отсутствие доходов исключает какие-либо отчисления.

Скачать бесплатно бланк 6-НДФЛ и образец заполнения

Заполнение формы 6-НДФЛ может вызвать определенные затруднения, так как является новым видом отчетности. На нашем сайте вы можете получить практическую помощь, изучив образец ее оформления. Здесь же вы можете бесплатно, без регистрации скачать 6-НДФЛ для подачи в налоговую в 2021 году. Это избавит от необходимости затрачивать время на посещение офиса налоговой инспекции для взятия стандартных бланков.

Пустой бланк формы — скачать↓

 Образец заполнения — скачать↓

imageФорма № 6-НДФЛ – “Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом”.

Год разработки от 14.10.2015
КНД 1151099
Периодичность
  • за I квартал 2016 года – не позднее 30 апреля;
  • за полугодие 2016 года – не позднее 31 июля;
  • за 9 месяцев 2016 года – не позднее 31 октября;
  • годовой расчет 6-НДФЛ — не позднее 1 апреля следующего года.
Указания по заполнению image

С 01.01.2016 подготавливается ИП (работающие по системе УСН), у которых оформлены работники. В архиве с формой находится инструкция по заполнению и 3 приложения: Коды периодов представленияКоды мест представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентомКоды, определяющие способ представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом в налоговый орган.

Скачать Форма 6 НДФЛ.zip (бланк формы + инструкция по заполнению + 3 приложения)

С  2016 года все налоговые агенты по НДФЛ начали сдавать новый вид документа. Эта отчетность называется 6-НДФЛ. Заполняют её все фирмы, имеющие хотя бы одного сотрудника. Сдавать форму надо ровно через месяц после окончания отчетного квартала. Многие зададутся вопросом: зачем эта форма, если есть 2-НДФЛ, где указываются данные по заработанной плате?

Форма 6-НДФЛ имеет существенные отличия от 2-НДФЛ. В ней отражаются данные общей суммой по всем сотрудникам целиком.

  • Скачать бесплатно бланк 6-НДФЛ (Excel) можно по ссылке, в формате PDF.
  • Скачать несколько примеров заполнения 6-НДФЛ по ссылкам:

Для чего нужен 6-НДФЛ

Как уже писалось выше, 6-НДФЛ была введена в отчетность всех организаций с 2020 года. Те налоговые агенты, которые имеют в своем штате хотя бы одного сотрудника, обязаны заполнять данный вид документа. Налоговая инспекция сможет увидеть в документе, сколько было выплачено заработных средств сотрудникам и сколько было уплачено в государственный бюджет.

В документ вносится общее число сотрудников, суммы, даты выплат и даты удержаний. Налоговик сможет сразу определить, насколько своевременно выплачивается заработная плата сотрудникам, имеются ли задержки в выплатах.

Эта форма предусмотрена в том числе для того, чтобы работодатели не нарушали сроки выплат зарплаты. При заполнении бланка 6-НДФЛ можно использовать образец заполнения, приведенный на нашем сайте.

Детальный разбор новой формы смотрите в этом видео:

Из каких разделов состоит 6-НДФЛ

Отчетность состоит из титульного листа, разделов 1 и 2. Во все разделы данные заполняются на основании бухгалтерских записей в 1С. Если штат сотрудников составляет 24 человека, то можно заполнять бумажный бланк. Скачать бланк 6-НДФЛ можно на нашем сайте по ссылке.

Оформление титульного листа не вызовет у ответственного лица затруднения. Это стандартная процедура заполнения реквизитов компании, её названия, как указано в документах.

Разделы 1 и 2 уже могут вызвать кое-какие вопросы у бухгалтера.

  • Первый раздел заполняется нарастающим итогом. В разделе указываются суммы, которые были выплачены и удержаны со всех сотрудников за все отчетные периоды. Например, отчетность сдаётся за 3 квартал. В разделе 1 отображать нужно все суммы за 1-й квартал, 2-й квартал и 3-й квартал вместе.
  • Во втором разделе уже указываются даты и суммы конкретно за один отчётный период (за три месяца). В строках указываются суммы, которые были начислены, суммы удержаний подоходного налога и суммы, выплаченные на руки (сколько на руки получил сотрудник с учётом вычетов). Обязательно отражается, когда эти операции были проведены — даты выплат и удержаний.

Где взять бланк 6-НДФЛ

Форма документа утверждена налоговой инспекцией (14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). Для заполнения формы можно использовать различные форматы.

Заполнять бланк удобнее всего в формате PDF (скачать 6-НДФЛ в этом формате). Для этого необходимо установить программу Adobe Reader (бесплатное приложение) и внести все необходимые данные. Если же программа не установлена, то подойдет и бланк jpeg, распечатанный на бумаге.

Как рассказывают законодатели, новая форма отчетности позволит быстро и оперативно проводить камеральные проверки тех организаций, которые нарушают закон РФ, в случае несвоевременной выплаты заработанной платы.

Штрафы за просрочку

Любое опоздание с предоставлением отчетности приводит к штрафным санкциям.

  • 500 рублей — если в отчётности 6-НДФЛ были допущены ошибки или заведомо отражены неверные данные.
  • 1000 рублей — если отчётность не отправлена в установленный срок.
  • Если отправка документов задержана более чем на 10 дней, будьте готовы к тому, что счета организации окажутся под арестом.

Пример заполнения

Скачанный на нашем сайте бланк 6-НДФЛ при заполнении не вызовет трудностей. Пример заполнения формы за полгода:

Комментарии Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Итого
Зарплата начисленная  100 000 100 000  100 000  100 000  110 000 увеличили  110 000  620 000
Вычеты налоговые  6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 36 000
НДФЛ  13 000 13 000 13 000 13 000 14 3000 14 3000  80 6000
Дата выплаты з/п.  05.02.2016  05.03.2016  05.04.2016  05.05.2016  05.06.2016  05.07.2016
Дата удержанного НДФЛ  08.02.2016 08.03.2016  08.03.2016  08.03.2016  08.03.2016  08.03.2016

Эти данные вносятся в раздел 2 отчетности 6-НДФЛ. Сразу видно, когда начислена заработная плата, когда были переведены денежные средства в казну.

Если организация крупная, то формируются такого рода отчеты автоматически. Если же предприниматель имеет одного и более сотрудников, то имея наш бланк формы 6-НДФЛ и пользуясь нашими инструкциями, он быстро справится с заполнением.

Каждая организация, индивидуальный предприниматель при наличии работников обязаны подавать сведения по начисленным, удержанным и уплаченным суммам подоходного налога.

Данный вид налоговой нагрузки применяется в отношении доходов, получаемых физическими лицами.

Содержание

Что такое простыми словами

Форма 6-НДФЛ – это отчет, который сдают работодатели. В данном расчете приводятся суммарные данные о начисленных доходах и удержанном подоходном налоге (13%).

В первом разделе сведения приводятся в сумме по всем работникам за период с начала года по конец отчетного или налогового периода. Во втором – за последние 3 месяца, то есть за последний квартал.

Ранее работодатели по подоходному налогу сдавали только один раз в год 2-НДФЛ, данный отчет заполнялся на каждого работника отдельно.

С 2016 года, помимо годовой справки 2-НДФЛ, работодатели стали сдавать еще и ежеквартальный расчет 6-НДФЛ без детализации по каждому сотруднику.

Отчитываться по данному виду отчета работодатели обязаны в ФНС, где они стоят на учете в качестве налогоплательщика.

Актуальная форма отчета

Форма 6-НДФЛ была утверждена приказом ФНС России от 14.10.2015 №ММВ-7-11/450@, а в 2018 году были внесены изменения в действующую форму приказом от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@.

Что изменилось в новой форме 6-НДФЛ?

Изменения не значительно – поменялись штрихкода и добавлены два поля при заполнении расчета в случае ликвидации, реорганизации организации.

Скачать бланк расчета бесплатно в excel

Скачать актуальный бланк новой формы 6-НДФЛ в формате excel можно здесь.

В конце статьи можно скачать образец заполнения расчета для 2018 года, его также можно бесплатно скачать в удобном формате.

Отчетные периоды и даты сдачи 2018 — 2019

Предусмотрено 4 периода, три из них отчетных, один – налоговый:

  • 1 квартал – включается в себя три первых месяца с января по март.
  • Полугодие – включает шесть первых месяца текущего года с января по июнь
  • 9 месяцев – включаются месяцы с января по сентябрь — образец заполнения 6-НДФЛ за 9 месяцев.
  • Год – налоговый период, включает полностью календарный год.

За отчетные периоды расчет 6-НДФЛ нужно сдать не позднее последнего числа следующего за периодом месяца. Если это выходной, то крайний срок сдвигается на следующий рабочий день.

За налоговый – до 1 апреля будущего года включительно.

О сроках сдачи читайте также здесь.

Таблица со сроками сдачи в 2018 году:

Период Срок подачи в ИФНС
2017 год

02.04.2018

(01.04 – воскресенье)

1 квартал 03.05.2018

(с 30.04 – 02.05 – праздники)

Полугодие (6мес.) 31.07.2018
9 месяцев 31.10.2018

Таблица со сроками сдачи в 2019 году:

Период Срок подачи в ИФНС
2018 год 01.04.2019
1 квартал 30.04.2019
Полугодие (6мес.) 31.07.2019
9 месяцев 31.10.2019

Кто сдает по НК РФ?

Обязанность отчитываться перед ФНС с помощью расчета 6-НДФЛ имеется у следующих лиц:

  • юридические лица;
  • ИП с работниками.

То есть обязанность по подаче отчета возникает у налоговых агентов, использующих наемный труд.

Правила оформления отчетности

В приложении 2 к приказу ФНС №ММВ-7-11/450@ приведен порядок заполнения формы 6-НДФЛ.

В соответствии с данным порядком необходимо придерживаться следующих правил при заполнении расчета 6-НДФЛ:

  • данные для заполнения необходимо брать из налоговых регистров;
  • если одного листа не достаточно для заполнения, то берутся дополнительные листы;
  • на каждом листе проставляется номер страницы в сквозном порядке в специальном поле «стр.» в формате «001», «002»… «010»;
  • применение корректоров не допустимо;
  • распечатка заполненного отчета с двух сторон листов запрещена;
  • не допускается скрепление листов, так как это вызывает их повреждение;
  • в каждой клетке заполняется только один показатель;
  • дата указывается в цифровом формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • десятичная дробь указывается через точку;
  • заполнять форму 6-НДФЛ можно чернилами черного или синего оттенка;
  • поля с суммами должны быть все заполнены, если показатель для заполнения отсутствует, то проставляются нули;
  • в пустых клетках проставляются прочерки;
  • по каждому ОКТМО расчет заполняется отдельно;
  • каждый лист должен быть подписан либо руководителем, либо его представителем, для ИП подпись ставит сам предприниматель или его представитель;
  • если расчет заполняется на компьютере, то последующая его распечатка допускается без обрамлений клеток и полей, также не обязательно ставить прочерки, штрифт должен быть courier new 16-18.

Данные правила заполнения обязательны к соблюдению всеми лицами.

Как отразить в 6-НДФЛ:

  • больничные;
  • аванс.

Как правильно составить — порядок действий

Форма расчета 6-НДФЛ состоит из титульного листа и второго листа, на котором расположены два раздела.

В первом разделе нужно показать данные по всем работникам, исчисленные нарастающим итогом с 1 января текущего года по конец периода, за который заполняется отчетность.

Во втором разделе приводятся даты только для трех последних месяцев периода.

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ — пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Заполнить титульный лист расчета.

Здесь нужно указать ИНН, КПП, общие параметры о периоде, за который сдается расчет, коде ФНС и места подачи формы. Необходимые коды берутся из приложений к порядку заполнения расчета 6-НДФЛ.

Далее нужно вписать наименование работодателя, проставить ОКТМО, контактные данные и сведения, подтверждающие достоверность заполнения.

Если организация ликвидируется или реорганизуется, то дополнительно заполняется два новых поля на титульном листе.

Шаг 2. Заполнить раздел 1.

Следует указать суммарные значения с 1 января по последнее числе отчетного или налогового периода.

Данные приводятся суммарные по всем сотрудникам.

Шаг 3. Заполнить раздел 2.

Здесь достаточно показать показатели за последний квартал в разрезе по каждому месяцу. Сведения также приводятся в суммарном виде по всем работникам.

Шаг 4. Подписать все заполненные листы расчета и пронумеровать их в сквозном порядке.

Подробное заполнение всех строк формы 6-НДФЛ.

Разъяснения, как заполнить Раздел 1

Данные заполняются в обобщенном виде по всему персоналу за время с начала января отчетного года по последний день периода, за который сдается форма расчета по налогу на доходы физических лиц. Раздел заполняется отдельно по каждой ставке НДФЛ.

Все суммы считаются нарастающим итогом с начала налогового периода (года).

Вверху проставляется ИНН и КПП организации работодателя либо ИНН ИП, а также ставится номер страницы в формате 002.

В разделе 11 полей с 010 по 090, расшифровка и правильное заполнение этих строк представлено в таблице ниже:

Коды поля Информация для заполнения
010 Налоговая ставка
020 Общая величина дохода, который начислен работникам с 1 января
025 Общая сумма дивидендов с начала года, начисленная физлицам
030 Общая величина вычетов с начала года
040 Налог, рассчитанный с начала года с доходов физических лиц
045 Налог, рассчитанный с дивидендов
050 Общая величина фиксированных авансовых платежей  с начала года, сокращающая налог к уплате
060 Число работников, которым выплачен доход с начала года
070 НДФЛ, который удержан с доходов персонала, с начала года
080 НДФЛ, который по какой-то причине не удержан работодателем
090 НДФЛ, который возвращен работникам согласно ст.231 НК РФ

Рекомендации по правильному составлению Раздела 2

В данном разделе расчета форма 6-НДФЛ достаточно заполнить сведения за три последних месяца.

Здесь приводятся даты и суммы, которые были исчислены, удержаны или уплачены в соответствующую дату.

Особенности заполнение полей раздела отчета 6-НДФЛ представлены в таблице:

Коды поля Информация для заполнения
100 Дата получения дохода, указанного в строке 130 данного раздела (фактическая)
110 Дата, когда НДФЛ удержан с дохода, указанного в строке 130
120 Дата, когда данный налог уплачен в ФНС
130 Сумма дохода, с которого удерживается подоходный налог. Значение вносится до момента налогообложения
140 Величина удерживаемого подоходного налога

Указанные сведения приводятся по всем перечисляемым суммам налога за три последних месяца. Если для разных доходов сроки перечисления НДФЛ разные, то для каждого заполняется отдельно строки с 100 по 140.

Если одного листа недостаточно для указания всех дат, то заполняются дополнительные.

Образец

Скачать пример заполнения отчета форма 6-НДФЛ для сдачи в ФНС в 2018 году — excel.

Скачать бланк расчета — excel

Выводы

Расчет 6-НДФЛ обязаны заполнять все работодатели. Отчет нужно представлять в срок, в противном случае придется заплатить штраф за каждый просроченный месяц в размере 1000 руб.

Важно правильно заполнять форму на основании актуального бланка, иначе ФНС может не принять отчетность у налогового агента.

Их нужно будет начать применять с отправки расчета за первый квартал следующего года.

Налоговая опубликовала новую форму расчета 6-НДФЛ, в него включены: справка 2-НДФЛ, которую требуется отправлять в ФНС, электронный формат, правила внесения данных и отправки, а также форма 2-НДФЛ, выдаваемая сотрудникам по их письменному заявлению. Документы содержатся в приказе ведомства от 15.10.2020 года № ЕД-7-11/753@.

Кроме того, приказ утверждает, что сообщение о невозможности удержания налоговой выплаты, о суммах дохода, который не облагается налогом, и сумме неудержанного налога нужно будет отправлять по форме 6-НДФЛ. Но о неудержанном налоге нужно будет отмечать сведения и в справке 2-НДФЛ.

Нововведения вступят в силу с периода предоставления 6-НДФЛ за первый квартал 2021 года. И пока еще не совсем ясно, какую форму применять для уведомления о неудержанном налоге в 2021 году, поскольку уведомить нужно до 1 марта. Скорее всего, прежнюю.

В расчете 6-НДФЛ будут такие изменения: ячейка для кода периода теперь будет называться «Код отчетного периода». «Обобщенные показатели» (раздел первый) переименовали в «Данные об обязательствах налогового агента». Здесь нужно будет вписать сумму налога, удержанного за квартал, КБК, расшифровать данные по суммам и периодам оплаты, указать возвращенную сумму подоходного налога.

Вторым разделом теперь будет «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ». Тут надо будет отметить общую сумму дохода работников, их число, сумму вычетов и другое.

Документ 2-НДФЛ отправляют в ФНС все так же 1 раз в год. Сам внешний вид справки будет немного другим.

К сведению! Приказы, которыми установлены нынешние формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, перестанут действовать.

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Максим Коновалов
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий